Какво е разход? Разход, плащане и себестойност

Разходът е измеримата в пари стойност, която едно предприятие потребява, за да реализира приходи или да поддържа дейността си. В ежедневната реч „разход" означава просто парите, които излизат; в счетоводството терминът е по-тесен — това е онази част от изходящия поток, която се отнася за определен период и попада в отчета за приходите и разходите.

Това ръководство обхваща определението за разход, думите, използвани като синоними в ежедневието (плащане, себестойност, изходящ поток), счетоводното разграничение, в което се препъват повечето месечни приключвания, видовете фирмени разходи, с които наистина се сблъсквате, и начина, по който се документира един разход.

Съдържанието е с общ информационен характер. За прилагането към вашето дружество се обърнете към счетоводителя си.

Какво е разход?

Разходът е ресурс, който предприятието потребява, за да генерира приходи или да осигури дейността си, изразен в пари. За да се приеме една позиция за фирмен разход, обикновено се изискват три условия:

1. Да е измерим в пари. Потребление, което не може да се остойности, не може и да се отчете.
2. Да е свързан с дейността. Личните разходи не са фирмени разходи.
3. Да се основава на документ. Фактура, касова бележка, билет или банково извлечение.

Тези три условия са и отправната точка за данъчното признаване. Позициите, които не ги покриват, се проследяват отделно — темата разглеждаме в непризнати за данъчни цели разходи и счетоводната им запис.

Разход, плащане, себестойност и изходящ поток

Българският разполага с няколко думи за нещо, което изглежда еднакво. Счетоводно то не е:

Практическата същина: разходът е терминът, който натоварва вашия финансов резултат, докато плащането обозначава единствено момента на паричното движение. Себестойността може да се капитализира и да остане в баланса.

Разликата между разход и плащане

Разграничението се вижда най-ясно чрез пример. Да приемем, че дружество плаща авансово 120 000 за застрахователна полица с дванадесетмесечен срок.

• Плащането е моментът, в който парите напускат банката — цялата сума от 120 000 в деня на превода.
• Разходът е частта, която се пада на всеки период. Всеки месец се признават 10 000; остатъкът стои в баланса като разход за бъдещи периоди.
• Себестойността е това, което се включва в стойността на актив. Тя остава в баланса, докато активът не бъде продаден или потребен, без веднага да засяга резултата.
• Загубата е намаление на стойност без насрещна полза. Оборудване, унищожено при пожар, е загуба, а не разход от обичайна дейност.

Накратко: зад всеки разход стои изходящ паричен поток, но не всеки изходящ поток е разход за същия период. Това е един от най-честите източници на грешки при месечното приключване.

Как се класифицират разходите в счетоводството

Повечето сметкопланове групират разходите по функция, за да се вижда за какво са отишли парите, а не само колко са излезли:

• Себестойност на продажбите / на услугите — какво е било нужно, за да се произведе продаденото
• Разходи за продажби, маркетинг и дистрибуция — достигане и обслужване на клиентите
• Общи административни разходи — работата на самото дружество
• Разходи за научноизследователска и развойна дейност — изграждането на следващото
• Финансови разходи — лихви, комисиони и курсови разлики

По-голямата част от разходите на служителите (храна, транспорт, нощувки, представителни) попадат в разходите за продажби или административните, според целта. Финансовите разходи образуват отделна позиция, обхващаща лихви, курсови разлики и банкови такси.

За по-широката рамка: какво е счетоводство и какво е предварителното счетоводство.

Видове фирмени разходи

Когато във фирмата се говори за „разходи", обикновено се имат предвид сумите, които служител е платил от името на дружеството и после иска да му бъдат възстановени. Най-честите позиции:

• Храна — бизнес обеди, храна на служители на терен
• Транспорт — такси, автобусни и влакови билети, полети, паркинг, пътни такси
• Нощувки — хотелски фактури при командировка
• Гориво — касови бележки за служебни автомобили или лични коли, използвани по работа
• Представителни — посрещане на клиенти, гостоприемство на бизнес срещи
• Офис и канцеларски материали — консумативи, печат, дребни офис покупки
• Обучение и членство — курсове, сертификации, професионални членски внос
• Дневни — дневна сума, изплащана на служителя по време на пътуване

Каква част от всяка позиция се признава данъчно зависи от приложимата нормативна уредба. Документът, който очертава вътрешната рамка, е вашата политика за разходи.

Как се документира разход

Разход може да се отчете само ако се основава на валиден документ. Обичайните:

• Фактура или електронна фактура — задължителна над приложимия праг
• Касова бележка — при дребни ежедневни покупки
• Билет или бордна карта — при пътувания със самолет, влак и автобус
• Банково извлечение — за банкови такси, преводи и комисиони
• Отчет за дневни — там, където определена дневна сума замества отделните документи

Датата, сумата, данните на доставчика и данъчният номер трябва да са четими. Нечетими, изтекли или лични документи не се приемат.

Какво е формуляр за разходи?

Формулярът за разходи е документът, с който служител декларира какво е похарчил от името на дружеството и иска възстановяване. По всеки ред съдържа дата, категория, сума, валута, служебно основание и придружаващ документ; след това отива за одобрение от ръководителя.

Класически това е файл в Excel: служителят го попълва, прикрепя бележките, дава го за подпис и го предава в счетоводството. В малък екип работи. С растежа на персонала идват липсващите документи, грешните суми, одобренията, заседнали в пощата, и дублираните заявки.

За готова структура нашето ръководство образец на формуляр за разходи в Excel формат разглежда всяко поле и стъпките за попълване.

От отделния разход към управляван процес

Да определиш един разход е лесно. Да управляваш хиляди разходи на стотици служители — точно, навреме и готови за проверка — не е. Точно с това се занимава управлението на разходите: да води целия път от момента на харченето до счетоводната запис, под правила, одобрения и отчетност.

Masraff дигитализира този път от край до край. Служителят снима бележката, изкуственият интелект разчита сумата и категорията, разходът се проверява спрямо правилата на дружеството, процесът на одобрение върви и записът е готов да премине към счетоводството. Интеграциите със счетоводни системи и системи за планиране на ресурсите — сред които Oracle, SAP и Microsoft Dynamics — автоматизират това последно предаване.

За целия процес и на какво да гледате при избор на решение вижте какво е управление на разходи. За одобренията: процес за одобрение на разходи и делегиране.

Често задавани въпроси

Какво означава „разход"?

Разходът е паричната стойност на онова, което дружество или лице потребява за определена цел. В счетоводството обозначава ресурса, изразходван през периода за реализиране на приходи, и се отразява в отчета за приходите и разходите.

Каква е разликата между разход и плащане?

Плащането е моментът, в който парите реално напускат дружеството. Разходът е онази част от изходящия поток, която се отнася за текущия период и влияе върху резултата. Годишен наем, платен авансово, е едно плащане, но дванадесет месечни разхода.

Себестойността и разходът едно и също ли са?

Не. Себестойността се включва в стойността на актив и стои в баланса, докато активът не бъде продаден или потребен. Разходът се признава срещу резултата за периода. Една и съща сума може първо да е себестойност, а по-късно да стане разход.

Какво е сметка за разходи?

Сметките за разходи са сметките, по които се отчита потреблението. Сметкоплановете обикновено ги разделят по функция: себестойност на продажбите, продажби и дистрибуция, обща администрация, научноизследователска дейност и финансови разходи.

Кои фирмени разходи се признават данъчно?

По правило се признават разходите, свързани с дейността, подкрепени с документ и измерими в пари. Позициите, които не отговарят на тези условия или са изрично ограничени от нормативната уредба, се проследяват отделно. Потвърдете конкретния си случай със счетоводителя си.