إدارة سفر الأعمال

إلى جانب الموافقة على المصروفات، يُستخدم نموذج السفر للحصول على الإذن بالسفر نفسه. فيحصل الموظف على الموافقة عبر هذا النموذج قبل أن يسافر. ويمكن فتح النموذج مع سلفة أو من دونها. وتغطي حقوله المعلومات التي يحتاج إليها من سيتولى الحجز. وتظهر الفنادق المتعاقد معها لدى شركتكم في النموذج كقائمة جاهزة.

ويخضع نموذج السفر أيضًا لرقابة السياسات. إذ تُحدَّد قواعد مثل الحدود اليومية للوجبات أو التنقل على مستوى كل نموذج، وتُطبَّق بحسب مدة الرحلة.

عند اعتماد نموذج السفر، يُرسَل بريد إلكتروني تلقائي إلى القسم المعني في وكالة السفر المتعاقدة معكم وفق المعايير التي تختارونها. وتتولى الوكالة حجز التذاكر والفنادق. فلا تحتاجون إلى إعداد بريد إلكتروني وإرساله إلى الوكالة لكل رحلة.

تتحول مصروفات الإقامة والتنقل والوجبات خلال الرحلة إلى قيود مصروفات بمجرد تصوير الإيصال. ويُربط نموذج السفر المعتمد بنماذج المصروفات. ويُظهر تقرير المصروفات الرحلة التي أُنفق خلالها كل مصروف. ويرى المعتمِد على الشاشة نفسها أن المصروف يعود إلى رحلة سبقت الموافقة عليها.

وبعد انتهاء الرحلة، يتلقى الموظف تذكيرًا يُسأل فيه عن حالة إتمام الرحلة. وبذلك لا تبقى الرحلات المفتوحة معلّقة حتى نهاية الشهر.

يبقى في السجل من منح الموافقة، ولأي رحلة، ولمن، ولو كان ذلك قبل ستة أشهر. فلا تحتاجون إلى البحث في أرشيف البريد الإلكتروني عند التدقيق أو مراجعة الميزانية.

تابعوا شحنات البريد السريع والطرود. واحسبوا المصروفات القائمة على المسافة تلقائيًا، مثل بدل الكيلومترات عن التنقل بالسيارة الخاصة.