Ce este o cheltuială? Cheltuială, plată și cost

O cheltuială este valoarea, măsurabilă în bani, pe care o companie o consumă pentru a obține venituri sau pentru a-și susține activitatea. În vorbirea curentă „cheltuială" înseamnă pur și simplu banii care ies; în contabilitate termenul este mai restrâns — partea din acea ieșire care aparține unei anumite perioade și ajunge în contul de profit și pierdere.

Ghidul acesta acoperă definiția cheltuielii, termenii folosiți interschimbabil în limbajul zilnic (plată, cost, ieșire), distincția contabilă de care se împiedică majoritatea închiderilor lunare, categoriile de cheltuieli de afaceri pe care le veți întâlni efectiv și modul în care se justifică o cheltuială.

Conținutul are caracter informativ general. Pentru aplicarea la compania dumneavoastră, consultați contabilul.

Ce este o cheltuială?

O cheltuială este o resursă pe care compania o consumă pentru a genera venituri sau pentru a-și asigura funcționarea, exprimată în bani. Pentru ca un element să fie considerat cheltuială de afaceri, se cer de regulă trei condiții:

1. Trebuie să fie măsurabilă în bani. Un consum care nu poate fi evaluat nu poate fi înregistrat.
2. Trebuie să țină de activitate. Cheltuielile personale nu sunt cheltuieli de afaceri.
3. Trebuie să se sprijine pe un document. Factură, bon, bilet sau extras bancar.

Aceste trei condiții sunt și punctul de plecare pentru deductibilitate. Elementele care nu le îndeplinesc se urmăresc separat — subiect tratat în cheltuieli nedeductibile și înregistrarea lor contabilă.

Cheltuială, plată, cost și ieșire

Româna are mai multe cuvinte pentru ceva ce pare același lucru. Contabil, nu este:

Punctul practic: cheltuiala este termenul care afectează rezultatul, în timp ce plata indică doar momentul ieșirii banilor. Costul ține de contabilitatea de gestiune și nu coincide obligatoriu cu cheltuiala contabilă.

Diferența dintre cheltuială și plată

Distincția se vede cel mai clar pe un exemplu. Să presupunem că o companie plătește în avans 120.000 pentru o poliță de asigurare pe douăsprezece luni.

• Plata este momentul în care banii părăsesc banca — întreaga sumă de 120.000 în ziua achitării.
• Cheltuiala este partea care revine fiecărei perioade. În fiecare lună se înregistrează 10.000; restul figurează în bilanț ca cheltuială în avans.
• Costul este ceea ce se încorporează într-un activ. Rămâne în bilanț până la vânzarea sau consumarea activului, fără a afecta imediat rezultatul.
• O pierdere este o diminuare de valoare fără contraprestație. Un echipament distrus într-un incendiu este pierdere, nu cheltuială de exploatare.

Pe scurt: orice cheltuială presupune o ieșire de resurse, dar nu orice ieșire este cheltuială a aceleiași perioade. Este una dintre cele mai frecvente surse de eroare la închiderea lunară.

Cum se clasifică cheltuielile în contabilitate

Majoritatea planurilor de conturi grupează cheltuielile după funcție, ca să se vadă la ce au servit banii, nu doar cât a ieșit:

• Costul vânzărilor / costul serviciilor — ce a fost necesar pentru a produce ceea ce s-a vândut
• Cheltuieli comerciale, de marketing și distribuție — a ajunge la clienți și a-i deservi
• Cheltuieli generale de administrație — funcționarea companiei în sine
• Cheltuieli de cercetare și dezvoltare — construirea pasului următor
• Cheltuieli financiare — dobânzi, comisioane și diferențe de curs

Cea mai mare parte a cheltuielilor angajaților (mese, transport, cazare, protocol) intră la cheltuieli comerciale sau administrative, în funcție de scop. Cheltuielile de finanțare formează o rubrică distinctă care acoperă dobânzi, diferențe de curs și comisioane bancare.

Pentru cadrul mai larg: ce este contabilitatea și ce este contabilitatea primară.

Tipuri de cheltuieli de afaceri

Când o companie spune „cheltuieli", se referă de obicei la ce a plătit un angajat în numele firmei și cere ulterior să i se deconteze. Elementele cele mai frecvente:

• Mese — prânzuri cu clienți, mese pentru personalul din teren
• Transport — taxi, bilete de autobuz și tren, zboruri, parcare, taxe de drum
• Cazare — facturi de hotel în deplasare
• Combustibil — bonuri de carburant pentru mașini de serviciu sau autoturisme personale folosite în interes de serviciu
• Protocol — primirea clienților, ospitalitate la întâlniri de afaceri
• Birou și papetărie — consumabile, tipar, achiziții mărunte de birou
• Instruire și cotizații — cursuri, certificări, cotizații profesionale
• Diurnă — suma zilnică acordată angajatului aflat în deplasare

Cât din fiecare este deductibil ține de reglementările aplicabile. Documentul care stabilește cadrul intern este politica de cheltuieli.

Cum se justifică o cheltuială

O cheltuială poate fi înregistrată doar dacă se sprijină pe un document valabil. Cele uzuale:

• Factură sau factură electronică — obligatorie peste pragul aplicabil
• Bon fiscal — pentru achizițiile mărunte de zi cu zi
• Bilet sau carte de îmbarcare — pentru deplasări cu avionul, trenul și autocarul
• Extras bancar — pentru comisioane, transferuri și speze bancare
• Decont de diurnă — acolo unde o sumă zilnică definită înlocuiește documentele individuale

Data, suma, datele furnizorului și codul fiscal trebuie să fie lizibile. Documentele ilizibile, expirate sau de natură personală nu se acceptă.

Ce este un formular de cheltuieli?

Un formular de cheltuieli este documentul prin care un angajat declară ce a cheltuit în numele companiei și solicită decontarea. Conține, pe fiecare rând, data, categoria, suma, moneda, motivul de afaceri și documentul justificativ; apoi merge la aprobarea managerului.

În mod clasic este un fișier Excel: angajatul îl completează, atașează bonurile, îl semnează și îl predă contabilității. Într-o echipă mică funcționează. Pe măsură ce crește numărul de angajați apar documentele lipsă, sumele greșite, aprobările blocate în e-mail și solicitările duplicate.

Pentru o structură gata făcută, ghidul nostru exemplu de formular de cheltuieli în format Excel detaliază fiecare câmp și pașii de completare.

De la cheltuiala izolată la procesul gestionat

A defini o cheltuială este simplu. A gestiona mii de cheltuieli ale sutelor de angajați — corect, la timp și pregătite pentru audit — nu este. Exact despre asta este managementul cheltuielilor: conducerea întregului traseu, de la momentul cheltuirii banilor până la înregistrarea contabilă, sub reguli, aprobări și evidență.

Masraff digitalizează acest traseu cap la cap. Angajatul fotografiază bonul, inteligența artificială extrage suma și categoria, cheltuiala este verificată față de regulile companiei, fluxul de aprobare avansează, iar înregistrarea este gata să treacă în contabilitate. Integrările cu sisteme de contabilitate și de planificare a resurselor — între care Oracle, SAP și Microsoft Dynamics — automatizează această ultimă predare.

Pentru procesul complet și criteriile de alegere a unei soluții, vedeți ce este managementul cheltuielilor. Pentru partea de aprobare: flux de aprobare cheltuieli și delegare.

Întrebări frecvente

Ce înseamnă „cheltuială"?

Cheltuiala este valoarea bănească a ceea ce o companie sau o persoană consumă într-un anumit scop. În contabilitate desemnează resursa consumată în cursul perioadei pentru a obține venituri și apare în contul de profit și pierdere.

Care este diferența dintre cheltuială și plată?

Plata este momentul în care banii părăsesc efectiv compania. Cheltuiala este partea din acea ieșire care aparține perioadei curente și afectează rezultatul. O chirie anuală achitată în avans este o singură plată, dar douăsprezece cheltuieli lunare.

Costul și cheltuiala sunt același lucru?

Nu. Cheltuiala ține de contabilitatea financiară și ajunge în contul de profit și pierdere. Costul ține de contabilitatea de gestiune și măsoară valoarea încorporată într-un produs sau într-o activitate. Cele două mărimi pot să nu coincidă.

Ce este un cont de cheltuieli?

Conturile de cheltuieli sunt conturile în care se înregistrează consumul. Planurile de conturi le clasifică de regulă după funcție: costul vânzărilor, comercial și distribuție, administrație generală, cercetare-dezvoltare și cheltuieli financiare.

Ce cheltuieli de afaceri sunt deductibile?

Ca regulă generală, sunt deductibile cheltuielile legate de activitate, justificate cu documente și măsurabile în bani. Elementele care nu îndeplinesc aceste condiții, sau pe care reglementările le limitează expres, se urmăresc separat. Confirmați situația proprie cu contabilul.