Xərc nədir? Xərc, məsrəf və ödəniş arasındakı fərq

Xərc, bir müəssisənin gəlir əldə etmək və ya fəaliyyətini davam etdirmək üçün istehlak etdiyi, pulla ölçülə bilən dəyərdir. Gündəlik danışıqda «xərc» sadəcə cibdən çıxan pul deməkdir; mühasibatda isə termin daha dardır — həmin çıxışın müəyyən dövrə aid olan və mənfəət və zərər hesabatına düşən hissəsi nəzərdə tutulur.

Bu bələdçidə xərcin tərifi, gündəlik dildə sinonim kimi işlədilən sözlər (məsrəf, ödəniş, maya dəyəri), aylıq bağlanışların çoxunu büdrədən mühasibat fərqi, real qarşılaşdığınız korporativ xərc növləri və xərcin necə sənədləşdirildiyi yer alır.

Bu məzmun ümumi məlumat xarakteri daşıyır. Şirkətinizə aid tətbiq üçün mühasibinizlə məsləhətləşin.

Xərc nədir?

Xərc, müəssisənin gəlir yaratmaq və ya fəaliyyətini təmin etmək üçün istehlak etdiyi, pul ifadəsində göstərilən resursdur. Bir maddənin korporativ xərc sayılması üçün adətən üç şərt tələb olunur:

1. Pulla ölçülə bilməlidir. Dəyəri müəyyən edilə bilməyən istehlak qeydə alına bilməz.
2. Fəaliyyətlə bağlı olmalıdır. Şəxsi xərcləmələr müəssisə xərci deyil.
3. Sənədə əsaslanmalıdır. Hesab-faktura, qəbz, bilet və ya bank çıxarışı.

Bu üç şərt eyni zamanda verginin hesablanmasında çıxılma məsələsinin başlanğıc nöqtəsidir. Şərtləri daşımayan maddələr ayrıca izlənir — bu mövzunu vergidən çıxılmayan xərclər və mühasibat qeydi yazımızda ələ almışıq.

Xərc, məsrəf, ödəniş və maya dəyəri

Azərbaycan dilində eyni şey kimi görünən bir neçə söz var. Mühasibatda isə eyni deyil:

Praktik məqam: xərc maliyyə nəticənizi azaldan termindir, ödəniş isə yalnız pulun hərəkət anını bildirir. Maya dəyəri aktivin dəyərinə daxil edilir və satılana və ya istehlak olunana qədər balansda qalır.

Xərc ilə ödəniş arasındakı fərq

Fərq ən aydın şəkildə bir nümunə üzərində görünür. Tutaq ki, şirkət on iki aylıq sığorta müqaviləsi üçün əvvəlcədən 120.000 ödəyir.

• Ödəniş pulun bankdan çıxdığı andır — ödəniş günü tam 120.000.
• Xərc həmin məbləğin hər dövrə düşən hissəsidir. Hər ay 10.000 xərc yazılır; qalan hissə balansda gələcək dövrlərin xərci kimi durur.
• Maya dəyəri aktivə daxil edilən məbləğdir. Aktiv satılana və ya istehlak olunana qədər balansda qalır, nəticəyə dərhal təsir etmir.
• Zərər əvəzində fayda əldə edilmədən yaranan dəyər azalmasıdır. Yanğında zədələnən avadanlıq xərc deyil, zərərdir.

Qısası: hər xərcin arxasında bir resurs çıxışı dayanır, lakin hər çıxış eyni dövrün xərci deyil. Bu, ay sonu bağlanışlarında ən çox səhv edilən məqamlardan biridir.

Xərclər mühasibatda necə təsnif olunur

Hesablar planlarının çoxu xərcləri funksiyasına görə qruplaşdırır ki, pulun nəyə getdiyi görünsün, təkcə nə qədər çıxdığı yox:

• Satışın maya dəyəri / xidmətin maya dəyəri — satılanı istehsal etmək üçün tələb olunan
• Kommersiya, marketinq və satış xərcləri — müştəriyə çatmaq və ona xidmət göstərmək
• Ümumi inzibati xərclər — müəssisənin özünün işləməsi
• Tədqiqat və inkişaf xərcləri — növbətini qurmaq
• Maliyyə xərcləri — faizlər, komissiyalar və məzənnə fərqləri

İşçi xərclərinin böyük hissəsi (yemək, nəqliyyat, yaşayış, qonaqpərvərlik) məqsədinə görə kommersiya və ya inzibati xərclərə aid edilir. Maliyyələşdirmə xərci faiz, məzənnə fərqi və bank komissiyası kimi maddələri əhatə edən ayrıca bir başlıqdır.

Daha geniş çərçivə üçün: mühasibat uçotu nədir və ön uçot nədir.

Korporativ xərc növləri

Şirkətlərdə «xərc» deyiləndə adətən işçinin şirkət adına ödədiyi və sonra geri tələb etdiyi məbləğlər nəzərdə tutulur. Ən çox rast gəlinən maddələr:

• Yemək xərcləri — işgüzar naharlar, sahədə çalışan işçinin yeməyi
• Nəqliyyat xərcləri — taksi, avtobus və qatar biletləri, aviabiletlər, dayanacaq, yol haqqı
• Yaşayış xərcləri — ezamiyyətdə otel hesabı
• Yanacaq xərcləri — xidməti avtomobil və ya işdə istifadə olunan şəxsi avtomobil üçün yanacaq qəbzləri
• Təmsilçilik və qonaqpərvərlik — müştəri qəbulu, işgüzar görüşlərdə ikramlar
• Ofis və dəftərxana — sərf materialları, çap, kiçik ofis alışları
• Təlim və üzvlük — kurslar, sertifikatlar, peşə birliyi haqları
• Gündəlik (ezamiyyə pulu) — ezamiyyətdə işçiyə ödənilən gündəlik məbləğ

Bunların hansının nə qədərinin vergidən çıxıla biləcəyi qüvvədə olan qanunvericiliyə bağlıdır. Daxili çərçivəni müəyyən edən sənəd sizin xərc siyasətinizdir.

Xərc necə sənədləşdirilir

Xərcin qeydə alınması üçün etibarlı sənədə əsaslanması lazımdır. Ən çox işlənənlər:

• Hesab-faktura və ya elektron faktura — tətbiq olunan həddən yuxarı məcburidir
• Pərakəndə satış qəbzi — kiçik məbləğli gündəlik alışlarda
• Bilet və ya minik talonu — təyyarə, qatar və avtobus səfərlərində
• Bank çıxarışı — bank haqları, köçürmə və komissiyalarda
• Gündəlik bəyannaməsi — müəyyən edilmiş gündəlik məbləğin ayrı-ayrı qəbzləri əvəz etdiyi hallarda

Sənəddə tarix, məbləğ, satıcı məlumatı və vergi nömrəsi oxuna bilməlidir. Oxunmayan, vaxtı keçmiş və ya şəxsi xarakterli sənədlər qəbul edilmir.

Xərc forması nədir?

Xərc forması, işçinin şirkət adına etdiyi xərcləri bəyan etdiyi və geri ödəniş tələb etdiyi sənəddir. Hər sətirdə tarix, kateqoriya, məbləğ, valyuta, işgüzar əsas və müvafiq sənəd göstərilir; sonra rəhbərin təsdiqinə gedir.

Klassik üsulda bu bir Excel faylıdır: işçi doldurur, qəbzləri əlavə edir, imzalatdırır və mühasibatlığa təhvil verir. Kiçik komandalarda bu işləyir. Şirkət böyüdükcə çatışmayan sənədlər, səhv məbləğlər, poçtda ilişib qalan təsdiqlər və təkrarlanan tələblər ortaya çıxır.

Hazır struktur üçün xərc forması nümunəsi və Excel formatı bələdçimizdə bütün sahələr və doldurma addımları var.

Ayrı-ayrı xərclərdən idarə olunan prosesə

Bir xərci tərif etmək asandır. Yüzlərlə işçinin minlərlə xərcini səhvsiz, vaxtında və yoxlamaya hazır şəkildə idarə etmək çətindir. Xərc idarəetməsi məhz budur: pulun xərcləndiyi andan mühasibat qeydinə qədər olan bütün yolu qaydalar, təsdiqlər və uçot düzəni ilə aparmaq.

Masraff bu yolu başdan sona rəqəmsallaşdırır. İşçi qəbzin şəklini çəkir, süni intellekt məbləği və kateqoriyanı oxuyur, xərc şirkət qaydalarına uyğunluq baxımından yoxlanır, təsdiq axını işləyir və qeyd mühasibatlığa ötürülməyə hazır olur. Mühasibat və resurs planlaması sistemləri — Oracle, SAP və Microsoft Dynamics daxil olmaqla — ilə inteqrasiyalar bu son ötürülməni avtomatlaşdırır.

Prosesin bütövü və proqram seçərkən nələrə baxmaq lazım olduğu barədə xərc idarəetməsi nədir yazımıza baxın. Təsdiq tərəfi üçün: xərc təsdiq axını və deleqasiya.

Tez-tez verilən suallar

Xərc nə deməkdir?

Xərc, bir müəssisənin və ya şəxsin müəyyən məqsədlə istehlak etdiyi, pulla ölçülən dəyərdir. Mühasibatda dövr ərzində gəlir əldə etmək üçün istehlak edilən resursu bildirir və mənfəət və zərər hesabatında əks olunur.

Xərc ilə ödəniş arasında fərq varmı?

Ödəniş pulun müəssisədən faktiki çıxdığı andır. Xərc isə həmin çıxışın cari dövrə düşən və nəticəyə təsir edən hissəsidir. Əvvəlcədən ödənilmiş illik icarə tək bir ödənişdir, lakin on iki aylıq xərcdir.

Maya dəyəri ilə xərc eyni şeydirmi?

Xeyr. Maya dəyəri aktivin dəyərinə daxil edilir və aktiv satılana və ya istehlak olunana qədər balansda qalır. Xərc isə dövrün nəticəsinə birbaşa aid edilir. Eyni məbləğ əvvəl maya dəyəri, sonra xərc ola bilər.

Xərc hesabı nə deməkdir?

Xərc hesabları istehlakın qeydə alındığı hesablardır. Hesablar planları onları adətən funksiyaya görə bölür: satışın maya dəyəri, kommersiya və satış, ümumi inzibati, tədqiqat və inkişaf, maliyyə xərcləri.

Hansı korporativ xərclər vergidən çıxılır?

Ümumi qayda olaraq fəaliyyətlə bağlı, sənədə əsaslanan və pulla ölçülə bilən xərclər çıxılır. Bu şərtləri daşımayan və ya qanunvericiliklə xüsusi olaraq məhdudlaşdırılan maddələr ayrıca izlənir. Öz vəziyyətinizi mühasibinizlə dəqiqləşdirin.