Што такое выдаткі? Выдаткі, затраты і плацяжы

Выдаткі — гэта вымяральная ў грошах вартасць рэсурсу, які прадпрыемства спажывае дзеля атрымання даходу або падтрымання дзейнасці. У штодзённай мове «выдаткі» азначаюць проста грошы, якія сыходзяць; у бухгалтарскім уліку тэрмін вузейшы — гэта тая частка выбыцця, якая належыць пэўнаму перыяду і трапляе ў справаздачу пра фінансавыя вынікі.

У гэтым дапаможніку — вызначэнне выдаткаў, словы, якія ў побыце ўжываюць як сінонімы (затраты, плацёж, сабекошт), бухгалтарскае размежаванне, на якім спатыкаецца большасць месячных закрыццяў, віды карпаратыўных выдаткаў, з якімі сапраўды даводзіцца мець справу, і парадак дакументальнага пацвярджэння выдатку.

Матэрыял мае агульны інфармацыйны характар. Наконт прымянення да вашай кампаніі звярніцеся да свайго бухгалтара.

Што такое выдаткі?

Выдаткі — гэта рэсурс, які кампанія спажывае дзеля атрымання даходу або забеспячэння працы, выражаны ў грашовай форме. Каб артыкул лічыўся выдаткамі кампаніі, звычайна патрабуюцца тры ўмовы:

1. Ён мусіць быць вымяральны ў грошах. Спажыванне, якое немагчыма ацаніць, немагчыма і ўлічыць.
2. Ён мусіць адносіцца да дзейнасці. Асабістыя траты выдаткамі кампаніі не з'яўляюцца.
3. Ён мусіць пацвярджацца дакументам. Рахунак-фактура, чэк, білет або банкаўская выпіска.

Гэтыя тры ўмовы — адначасова і адпраўны пункт для пытання пра выліковасць. Артыкулы, якія ім не адпавядаюць, улічваюцца асобна; пра гэта — у матэрыяле выдаткі, што не прымаюцца да вылічэння, і іх бухгалтарскі запіс.

Выдаткі, затраты, плацёж і сабекошт

У беларускай мове ёсць некалькі слоў для таго, што здаецца адным і тым жа. Ва ўліку гэта не так:

Практычная сутнасць: выдаткі — той тэрмін, які памяншае ваш фінансавы вынік, а плацёж пазначае толькі момант руху грошай. Затраты могуць капіталізавацца ў вартасці актыву і заставацца ў балансе.

Розніца паміж выдаткамі і плацяжом

Размежаванне лепш за ўсё бачна на прыкладзе. Дапусцім, кампанія авансам плаціць 120 000 за страхавы поліс тэрмінам на дванаццаць месяцаў.

• Плацёж — момант, калі грошы пакідаюць банк: усе 120 000 у дзень аплаты.
• Выдаткі — тая доля, што прыпадае на кожны перыяд. Штомесяц прызнаюцца 10 000; рэшта лічыцца ў балансе як выдаткі будучых перыядаў.
• Затраты — тое, што ўключаецца ў вартасць актыву. Яны застаюцца ў балансе, пакуль актыў не прададзены або не спажыты, і не змяншаюць вынік адразу.
• Страта — памяншэнне вартасці без сустрэчнай выгады. Абсталяванне, знішчанае пажарам, — гэта страта, а не выдаткі па звычайнай дзейнасці.

Коратка: за кожнымі выдаткамі стаіць выбыццё сродкаў, але не кожнае выбыццё з'яўляецца выдаткамі таго ж перыяду. Гэта адна з самых частых прычын памылак пры закрыцці месяца.

Як выдаткі класіфікуюцца ва ўліку

Большасць планаў рахункаў групуе выдаткі паводле функцыі — каб было бачна, на што пайшлі грошы, а не толькі колькі іх сышло:

• Сабекошт продажаў / сабекошт паслуг — у што абышлося вырабленае і прададзенае
• Камерцыйныя выдаткі, маркетынг і збыт — прыцягненне і абслугоўванне кліентаў
• Агульнагаспадарчыя і кіраўнічыя выдаткі — праца самой кампаніі
• Выдаткі на даследаванні і распрацоўкі — стварэнне наступнага прадукту
• Фінансавыя выдаткі — працэнты, камісіі і курсавыя розніцы

Асноўная частка выдаткаў супрацоўнікаў (харчаванне, праезд, пражыванне, прадстаўнічыя) адносіцца да камерцыйных або кіраўнічых — у залежнасці ад мэты. Выдаткі на фінансаванне утвараюць асобны артыкул: працэнты, курсавыя розніцы і банкаўскія камісіі.

Для шырэйшага кантэксту: што такое бухгалтарскі ўлік і што такое папярэдні бухгалтарскі ўлік.

Віды карпаратыўных выдаткаў

Калі ў кампаніі кажуць «выдаткі», звычайна маюць на ўвазе тое, што супрацоўнік аплаціў ад імя фірмы і потым падае да пакрыцця. Найчасцейшыя артыкулы:

• Харчаванне — дзелавыя абеды, харчаванне супрацоўнікаў на выездзе
• Праезд — таксі, білеты на аўтобус і цягнік, авіябілеты, паркоўка, платныя дарогі
• Пражыванне — рахункі за гасцініцу ў камандзіроўцы
• Паліва — чэкі на паліва для службовых або асабістых аўтамабіляў, што выкарыстоўваюцца ў працы
• Прадстаўнічыя — прыём кліентаў, гасціннасць на дзелавых сустрэчах
• Офіс і канцтавары — расходныя матэрыялы, друк, дробныя офісныя пакупкі
• Навучанне і сяброўства — курсы, сертыфікацыі, прафесійныя ўзносы
• Сутачныя — дзённая сума, што выплачваецца супрацоўніку ў паездцы

Якая частка кожнага артыкула прымаецца да вылічэння, вызначаецца дзейным заканадаўствам. Унутраныя рамкі задае ваша палітыка выдаткаў.

Як пацвярджаюцца выдаткі

Выдаткі можна ўлічыць толькі пры наяўнасці сапраўднага дакумента. Звычайныя:

• Рахунак-фактура або электронны рахунак — абавязковыя звыш прымянімага парога
• Касавы чэк — пры дробных штодзённых пакупках
• Білет або пасадачны талон — пры паездках самалётам, цягніком і аўтобусам
• Банкаўская выпіска — па камісіях, пераводах і банкаўскіх зборах
• Справаздача па сутачных — там, дзе ўстаноўленая дзённая сума замяняе асобныя чэкі

Дата, сума, рэквізіты пастаўшчыка і падатковы нумар мусяць чытацца. Нечытэльныя, пратэрмінаваныя або асабістыя дакументы не прымаюцца.

Што такое форма выдаткаў?

Форма выдаткаў — дакумент, якім супрацоўнік заяўляе пра траты, панесеныя ад імя кампаніі, і просіць іх пакрыць. У ёй па кожным радку пазначаюцца дата, катэгорыя, сума, валюта, дзелавая падстава і пацвярджальны дакумент; потым форма ідзе на ўзгадненне кіраўніку.

Класічна гэта файл Excel: супрацоўнік запаўняе, дадае чэкі, падпісвае і здае ў бухгалтэрыю. У невялікай камандзе гэта працуе. З ростам штату прыходзяць адсутныя дакументы, памылковыя сумы, узгадненні, што захраслі ў пошце, і паўторныя заяўкі.

Гатовую структуру разбірае наш дапаможнік бухгалтарскі вір: улік выдаткаў — усе палі і парадак запаўнення.

Ад асобнага выдатку да кіраванага працэсу

Вызначыць адзін выдатак проста. Кіраваць тысячамі выдаткаў сотняў супрацоўнікаў — без памылак, у тэрмін і ў гатовым для праверкі выглядзе — не. Менавіта гэтым займаецца кіраванне выдаткамі: вядзеннем усяго шляху ад моманту траты да бухгалтарскага запісу пад правіламі, узгадненнямі і ўлікам.

Masraff лічбавізуе гэты шлях цалкам. Супрацоўнік фатаграфуе чэк, штучны інтэлект счытвае суму і катэгорыю, трата правяраецца на адпаведнасць правілам кампаніі, запускаецца працэс узгаднення, і запіс гатовы да перадачы ў бухгалтэрыю. Інтэграцыі з сістэмамі ўліку і планавання рэсурсаў — сярод іх Oracle, SAP і Microsoft Dynamics — аўтаматызуюць гэтую апошнюю перадачу.

Поўны працэс і крытэрыі выбару рашэння — у матэрыяле кіраванне выдаткамі: што гэта. Пра ўзгадненне: працэс узгаднення выдаткаў і дэлегаванне.

Частыя пытанні

Што азначае «выдаткі»?

Выдаткі — гэта грашовая вартасць таго, што кампанія або чалавек спажывае з пэўнай мэтай. Ва ўліку яны абазначаюць рэсурс, выдаткаваны на працягу перыяду дзеля атрымання даходу, і адлюстроўваюцца ў справаздачы пра фінансавыя вынікі.

У чым розніца паміж выдаткамі і плацяжом?

Плацёж — момант, калі грошы фактычна пакідаюць кампанію. Выдаткі — тая частка выбыцця, што адносіцца да бягучага перыяду і ўплывае на вынік. Гадавая арэнда, аплачаная авансам, — адзін плацёж, але дванаццаць месячных выдаткаў.

Затраты і выдаткі — гэта адно і тое ж?

Не. Затраты — вартасць рэсурсаў, аднесеная на аб'ект уліку; яны могуць капіталізавацца і заставацца ў балансе. Выдаткі прызнаюцца ў выніку перыяду. Адна і тая ж сума можа спачатку быць затратамі, а пазней стаць выдаткамі.

Што такое рахунак выдаткаў?

Рахункі выдаткаў — рахункі, на якіх улічваецца спажыванне. Планы рахункаў звычайна дзеляць іх паводле функцыі: сабекошт продажаў, камерцыйныя і збытавыя, агульнагаспадарчыя, даследаванні і распрацоўкі, фінансавыя выдаткі.

Якія карпаратыўныя выдаткі прымаюцца да вылічэння?

Як правіла, прымаюцца выдаткі, звязаныя з дзейнасцю, пацверджаныя дакументам і вымяральныя ў грошах. Артыкулы, што не адпавядаюць гэтым умовам або наўпрост абмежаваныя нормамі, улічваюцца асобна. Сваё становішча ўдакладніце ў бухгалтара.