Что такое расход? Расход, затраты и издержки

Расход — это измеримая в деньгах стоимость ресурса, который компания потребляет ради получения дохода или поддержания деятельности. В обиходе «расход» означает просто уходящие деньги; в бухгалтерском учете термин уже — это та часть выбытия, которая относится к конкретному периоду и попадает в отчет о финансовых результатах.

В этом руководстве — определение расхода, слова, которые в быту используют как синонимы (затраты, издержки, выплата), бухгалтерское разграничение, на котором спотыкается большинство ежемесячных закрытий, виды корпоративных расходов, с которыми действительно приходится иметь дело, и порядок документального подтверждения расхода.

Материал носит общий информационный характер. По применению к вашей компании обратитесь к своему бухгалтеру.

Что такое расход?

Расход — это ресурс, который компания потребляет для получения дохода или обеспечения работы, выраженный в денежной форме. Чтобы статья считалась расходом компании, обычно требуются три условия:

1. Он должен быть измерим в деньгах. Потребление, которое нельзя оценить, нельзя и учесть.
2. Он должен относиться к деятельности. Личные траты расходом компании не являются.
3. Он должен подтверждаться документом. Счет-фактура, чек, билет или банковская выписка.

Эти три условия — одновременно и отправная точка для вопроса о вычете. Статьи, которые им не отвечают, учитываются отдельно; об этом — в материале не принимаемые к вычету расходы и их учет.

Расход, затраты, издержки и выплата

В русском языке есть несколько слов для того, что кажется одним и тем же. В учете это не одно и то же:

Практическая суть: расход — тот термин, который уменьшает ваш финансовый результат, а выплата обозначает только момент движения денег. Затраты могут капитализироваться в стоимости актива и оставаться в балансе.

Разница между расходом и выплатой

Разграничение виднее всего на примере. Допустим, компания авансом уплачивает 120 000 за страховой полис сроком на двенадцать месяцев.

• Выплата — момент, когда деньги покидают банк: все 120 000 в день оплаты.
• Расход — та доля, которая приходится на каждый период. Ежемесячно признаются 10 000; остаток числится в балансе как расходы будущих периодов.
• Затраты — то, что включается в стоимость актива. Они остаются в балансе, пока актив не продан или не потреблен, и не уменьшают результат сразу.
• Убыток — уменьшение стоимости без встречной выгоды. Оборудование, уничтоженное пожаром, — это убыток, а не расход по обычной деятельности.

Коротко: за каждым расходом стоит выбытие средств, но не каждое выбытие является расходом того же периода. Это одна из самых частых причин ошибок при закрытии месяца.

Как расходы классифицируют в учете

Большинство планов счетов группирует расходы по функции — чтобы было видно, на что ушли деньги, а не только сколько их ушло:

• Себестоимость продаж / себестоимость услуг — во что обошлось произведенное и проданное
• Коммерческие расходы, маркетинг и сбыт — привлечение и обслуживание клиентов
• Общехозяйственные и управленческие расходы — работа самой компании
• Расходы на исследования и разработки — создание следующего продукта
• Финансовые расходы — проценты, комиссии и курсовые разницы

Основная часть расходов сотрудников (питание, проезд, проживание, представительские) относится к коммерческим или управленческим — в зависимости от цели. Финансовые расходы образуют отдельную статью: проценты, курсовые разницы и банковские комиссии.

Для более широкого контекста: что такое бухгалтерский учет и что такое предварительный учет.

Виды корпоративных расходов

Когда в компании говорят «расходы», обычно имеют в виду то, что сотрудник оплатил от имени фирмы и затем предъявляет к возмещению. Самые частые статьи:

• Питание — деловые обеды, питание сотрудников в поле
• Проезд — такси, билеты на автобус и поезд, авиабилеты, парковка, платные дороги
• Проживание — счета за гостиницу в командировке
• Топливо — чеки на горючее для служебных или личных автомобилей, используемых в работе
• Представительские — прием клиентов, гостеприимство на деловых встречах
• Офис и канцелярия — расходные материалы, печать, мелкие офисные покупки
• Обучение и членство — курсы, сертификации, взносы в профессиональные объединения
• Суточные — дневная сумма, выплачиваемая сотруднику в поездке

Какая часть каждой статьи принимается к вычету, определяется действующим законодательством. Внутренние рамки задает ваша политика расходов.

Как подтверждается расход

Расход можно учесть только при наличии действительного документа. Обычные:

• Счет-фактура или электронный счет — обязательны сверх применимого порога
• Кассовый чек — при мелких повседневных покупках
• Билет или посадочный талон — при поездках самолетом, поездом и автобусом
• Банковская выписка — по комиссиям, переводам и банковским сборам
• Отчет по суточным — там, где установленная дневная сумма заменяет отдельные чеки

Дата, сумма, реквизиты поставщика и налоговый номер должны читаться. Нечитаемые, просроченные или личные документы не принимаются.

Что такое форма расходов?

Форма расходов — документ, которым сотрудник заявляет о тратах, понесенных от имени компании, и просит их возместить. В ней по каждой строке указываются дата, категория, сумма, валюта, деловое основание и подтверждающий документ; затем форма уходит на согласование руководителю.

Классически это файл Excel: сотрудник заполняет, прикладывает чеки, подписывает и сдает в бухгалтерию. В небольшой команде это работает. С ростом штата приходят недостающие документы, ошибочные суммы, застрявшие в почте согласования и дублирующиеся заявки.

Готовую структуру разбирает наше руководство пример формы расходов в формате Excel — все поля и порядок заполнения.

От отдельного расхода к управляемому процессу

Определить один расход просто. Управлять тысячами расходов сотен сотрудников — без ошибок, в срок и в готовом для проверки виде — нет. Именно этим занимается управление расходами: ведением всего пути от момента траты до бухгалтерской записи под правилами, согласованиями и учетом.

Masraff оцифровывает этот путь целиком. Сотрудник фотографирует чек, искусственный интеллект считывает сумму и категорию, трата проверяется на соответствие правилам компании, запускается процесс согласования, и запись готова к передаче в бухгалтерию. Интеграции с системами учета и планирования ресурсов — среди них Oracle, SAP и Microsoft Dynamics — автоматизируют эту последнюю передачу.

Полный процесс и критерии выбора решения — в материале что такое управление расходами. О согласовании: процесс согласования расходов и делегирование.

Часто задаваемые вопросы

Что означает «расход»?

Расход — это денежная стоимость того, что компания или человек потребляет с определенной целью. В учете он обозначает ресурс, израсходованный в течение периода ради получения дохода, и отражается в отчете о финансовых результатах.

В чем разница между расходом и выплатой?

Выплата — момент, когда деньги фактически покидают компанию. Расход — та часть этого выбытия, которая относится к текущему периоду и влияет на результат. Годовая аренда, уплаченная авансом, — одна выплата, но двенадцать месячных расходов.

Затраты и расходы — это одно и то же?

Нет. Затраты — стоимость ресурсов, отнесенная на объект учета; они могут капитализироваться и оставаться в балансе. Расход признается в результате периода. Одна и та же сумма может сначала быть затратами, а позже стать расходом.

Что такое счет расходов?

Счета расходов — счета, на которых учитывается потребление. Планы счетов обычно делят их по функции: себестоимость продаж, коммерческие и сбытовые, общехозяйственные, исследования и разработки, финансовые расходы.

Какие корпоративные расходы принимаются к вычету?

Как правило, принимаются расходы, связанные с деятельностью, подтвержденные документом и измеримые в деньгах. Статьи, не отвечающие этим условиям либо прямо ограниченные нормами, учитываются отдельно. Свое положение уточните у бухгалтера.