Was ist eine Ausgabe? Ausgabe, Aufwand und Kosten

Eine Ausgabe ist der in Geld messbare Wert, den ein Unternehmen verbraucht, um Erträge zu erzielen oder seinen Betrieb aufrechtzuerhalten. Umgangssprachlich meint „Ausgabe" schlicht das Geld, das abfließt; in der Buchhaltung ist der Begriff enger — gemeint ist der Teil dieses Abflusses, der einer bestimmten Periode zuzurechnen ist und in die Gewinn- und Verlustrechnung eingeht.

Dieser Leitfaden behandelt die Definition der Ausgabe, die Begriffe, die im Alltag gleichbedeutend verwendet werden (Aufwand, Kosten, Auszahlung), die buchhalterische Abgrenzung, an der die meisten Monatsabschlüsse scheitern, die betrieblichen Ausgabenarten, denen Sie tatsächlich begegnen, und die Frage, wie eine Ausgabe belegt wird.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Für die Anwendung auf Ihr Unternehmen wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

Was ist eine Ausgabe?

Eine Ausgabe ist eine in Geld ausgedrückte Ressource, die ein Unternehmen verbraucht, um Erträge zu erwirtschaften oder seinen Betrieb zu sichern. Damit ein Posten als Betriebsausgabe gilt, müssen in der Regel drei Bedingungen erfüllt sein:

1. Sie muss in Geld messbar sein. Ein Verbrauch ohne bezifferbaren Wert lässt sich nicht erfassen.
2. Sie muss betrieblich veranlasst sein. Private Ausgaben sind keine Betriebsausgaben.
3. Sie muss belegt sein. Rechnung, Beleg, Ticket oder Bankauszug.

Diese drei Bedingungen sind zugleich der Ausgangspunkt für die Frage der steuerlichen Abzugsfähigkeit. Posten, die sie nicht erfüllen, werden gesondert geführt — nachzulesen unter steuerlich nicht anerkannte Betriebsausgaben und ihre Buchung.

Ausgabe, Aufwand, Kosten und Auszahlung

Im Deutschen gibt es mehrere Begriffe für etwas, das zunächst gleich wirkt. Buchhalterisch sind sie es nicht:

Der praktische Punkt: Aufwand ist der Begriff, der Ihr Ergebnis belastet, während Auszahlung lediglich den Zahlungszeitpunkt bezeichnet. Kosten sind der Begriff der Kosten- und Leistungsrechnung und decken sich nicht zwangsläufig mit dem Aufwand der Finanzbuchhaltung.

Der Unterschied zwischen Ausgabe und Aufwand

Am klarsten wird die Abgrenzung am Beispiel. Angenommen, ein Unternehmen zahlt 120.000 im Voraus für eine Versicherungspolice mit zwölf Monaten Laufzeit.

• Die Auszahlung ist der Moment, in dem das Geld die Bank verlässt — die vollen 120.000 am Zahltag.
• Der Aufwand ist der Anteil, der jeder Periode zuzurechnen ist. Monatlich werden 10.000 aufwandswirksam; der Rest steht als aktive Rechnungsabgrenzung in der Bilanz.
• Kosten entstehen dort, wo der Verbrauch dem Betriebszweck dient; ein aktivierter Wert bleibt in der Bilanz, bis er veräußert oder verbraucht wird.
• Ein Verlust ist eine Wertminderung ohne Gegenleistung. Durch Brand zerstörte Betriebsausstattung ist kein Aufwand im laufenden Sinne, sondern ein Verlust.

Kurz: Jeder Aufwand geht auf eine Ausgabe zurück, aber nicht jede Ausgabe ist Aufwand derselben Periode. Das ist eine der häufigsten Fehlerquellen im Monatsabschluss.

Wie Ausgaben in der Buchhaltung gegliedert werden

Die meisten Kontenrahmen gliedern den Aufwand nach seiner Funktion, damit erkennbar wird, wofür das Geld verbraucht wurde — und nicht nur, wie viel abgeflossen ist:

• Herstellungs- bzw. Umsatzkosten — was die verkauften Güter oder Leistungen erforderten
• Vertriebs-, Marketing- und Distributionsaufwand — Kunden erreichen und betreuen
• Allgemeine Verwaltungsaufwendungen — der Betrieb des Unternehmens selbst
• Forschungs- und Entwicklungsaufwand — der Aufbau des Nächsten
• Finanzierungsaufwand — Zinsen, Provisionen und Währungsdifferenzen

Der größte Teil der Mitarbeiterausgaben (Verpflegung, Fahrt, Übernachtung, Bewirtung) fällt je nach Zweck unter Vertriebs- oder Verwaltungsaufwand. Finanzierungskosten bilden eine eigene Position für Zinsen, Kursdifferenzen und Bankgebühren.

Für den weiteren Zusammenhang: Was ist Buchhaltung? und Vorbereitende Buchhaltung — was ist das?

Typische betriebliche Ausgabenarten

Wenn im Unternehmen von „Ausgaben" die Rede ist, sind meist die Beträge gemeint, die Mitarbeitende im Namen des Unternehmens verauslagt und anschließend zurückfordern. Am häufigsten:

• Verpflegung — Geschäftsessen, Mahlzeiten im Außendienst
• Fahrtkosten — Taxi, Bus- und Bahntickets, Flüge, Parkgebühren, Maut
• Übernachtung — Hotelrechnungen auf Dienstreisen
• Kraftstoff — Tankbelege für Firmenwagen oder dienstlich genutzte Privatfahrzeuge
• Bewirtung — Kundenbewirtung, Gastfreundschaft bei Geschäftsterminen
• Büro und Schreibwaren — Verbrauchsmaterial, Druck, kleinere Büroanschaffungen
• Weiterbildung und Mitgliedschaften — Kurse, Zertifizierungen, Kammer- und Verbandsbeiträge
• Tagegeld — Pauschale für Verpflegungsmehraufwand auf Reisen

Welche davon in welchem Umfang abzugsfähig sind, richtet sich nach dem geltenden Steuerrecht. Den internen Rahmen setzt Ihre Ausgabenrichtlinie.

Wie eine Ausgabe belegt wird

Eine Ausgabe lässt sich nur erfassen, wenn sie auf einem gültigen Beleg beruht. Die gängigen:

• Rechnung oder E-Rechnung — oberhalb der jeweiligen Betragsgrenze verpflichtend
• Kassenbon — bei kleinen alltäglichen Anschaffungen
• Ticket oder Bordkarte — bei Flug-, Bahn- und Busreisen
• Bankbeleg — bei Bankgebühren, Überweisungen und Provisionen
• Tagegeldabrechnung — wo eine definierte Pauschale die Einzelbelege ersetzt

Datum, Betrag, Angaben zum Leistenden und die Steuernummer müssen lesbar sein. Unleserliche, veraltete oder private Belege werden nicht anerkannt.

Was ist ein Spesenformular?

Ein Spesenformular ist der Beleg, mit dem Mitarbeitende ihre für das Unternehmen getätigten Ausgaben melden und die Erstattung beantragen. Es enthält je Position Datum, Kategorie, Betrag, Währung, geschäftlichen Anlass und den zugehörigen Beleg — und geht anschließend in die Freigabe durch die Führungskraft.

Klassischerweise ist das eine Excel-Datei: ausfüllen, Belege anheften, unterschreiben lassen, in der Buchhaltung abgeben. In kleinen Teams funktioniert das. Mit wachsender Belegschaft bringt es fehlende Belege, falsche Beträge, im Postfach hängende Freigaben und doppelte Anträge mit sich.

Eine fertige Struktur finden Sie in Spesenformular: Beispiel und Excel-Vorlage — mit allen Feldern und den Schritten zum Ausfüllen.

Von einzelnen Ausgaben zum gesteuerten Prozess

Eine einzelne Ausgabe zu definieren ist einfach. Tausende Ausgaben hunderter Mitarbeitender fehlerfrei, fristgerecht und prüfungssicher zu verwalten, ist es nicht. Genau das leistet Ausgabenmanagement: den gesamten Weg von der Ausgabe bis zur Buchung unter Regeln, Freigaben und nachvollziehbarer Erfassung zu führen.

Masraff digitalisiert diesen Weg durchgängig. Die Mitarbeiterin fotografiert den Beleg, die künstliche Intelligenz liest Betrag und Kategorie aus, die Ausgabe wird gegen die Unternehmensregeln geprüft, der Freigabeprozess läuft, und der Datensatz steht für die Buchhaltung bereit. Integrationen in Buchhaltungs- und Ressourcenplanungssysteme — darunter Oracle, SAP und Microsoft Dynamics — automatisieren diese letzte Übergabe.

Den gesamten Prozess und die Auswahlkriterien für eine Lösung behandelt Was ist Ausgabenmanagement?. Zur Freigabeseite: Spesen-Freigabe-Workflow und Delegation.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet „Ausgabe"?

Eine Ausgabe ist der in Geld messbare Wert dessen, was ein Unternehmen oder eine Person für einen Zweck verbraucht. Im Rechnungswesen bezeichnet der zugehörige Aufwand die in einer Periode zur Ertragserzielung verbrauchte Ressource; er erscheint in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Was ist der Unterschied zwischen Ausgabe und Aufwand?

Die Ausgabe ist der Abfluss von Zahlungsmitteln aus dem Unternehmen. Der Aufwand ist der Teil dieses Abflusses, der der laufenden Periode zuzurechnen ist und das Ergebnis belastet. Eine im Voraus gezahlte Jahresmiete ist eine Ausgabe, aber zwölf monatliche Aufwände.

Sind Kosten und Aufwand dasselbe?

Nein. Aufwand ist der Begriff der Finanzbuchhaltung und geht in die GuV ein. Kosten sind der Begriff der Kosten- und Leistungsrechnung und erfassen den betriebszweckbezogenen Werteverzehr. Die beiden Größen können auseinanderfallen.

Was ist ein Aufwandskonto?

Aufwandskonten sind die Konten, auf denen der Werteverzehr erfasst wird. Kontenrahmen gliedern sie üblicherweise nach Funktion — Umsatzkosten, Vertrieb und Distribution, allgemeine Verwaltung, Forschung und Entwicklung sowie Finanzierungsaufwand.

Welche betrieblichen Ausgaben sind abzugsfähig?

Grundsätzlich sind Ausgaben abzugsfähig, die betrieblich veranlasst, belegt und in Geld messbar sind. Posten, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen oder gesetzlich gesondert begrenzt sind, werden separat geführt. Die verbindliche Einschätzung für Ihr Unternehmen trifft Ihre Steuerberatung.