Türkiyədə nümayəndəlik xərcləri: qaydalar və ƏDV

Müştəri ilə iş naharı, sərgidə stendə gələnlərə ikram, xaricdən gələn tərəfdaşın otel xərci… Bu xərclərin hamısı şirkətlərin tez-tez qarşılaşdığı və mühasibatlıqda ən çox sual doğuran kateqoriyaya aiddir: nümayəndəlik və qonaqpərvərlik xərcləri (türkcə temsil ve ağırlama giderleri).

Çətinlik ondadır ki, Türkiyənin vergi qanunvericiliyi bu xərcləri ayrıca maddə ilə tənzimləmir. Bir şirkətin rahatlıqla xərcə aid etdiyi məbləğ digər şirkətdə qanunla qəbul edilməyən xərcə çevrilə bilər. Bu bələdçidə nümayəndəlik xərclərinin nə olduğunu, hansı şərtlərlə xərcə aid edilə bildiyini, hansı sənədlərin lazım olduğunu, ƏDV və KKEG tərəfini və mühasibat qeydini addım-addım izah edirik.

Nümayəndəlik və qonaqpərvərlik xərcləri nədir?

Nümayəndəlik və qonaqpərvərlik xərcləri — müəssisənin müştəriləri, potensial müştəriləri, təchizatçıları, iş tərəfdaşları və ya qonaqları ilə münasibətlərini qorumaq və inkişaf etdirmək üçün çəkdiyi ikram, yemək, yaşayış və bu kimi xərclərdir.

İki anlayış bir-birinə yaxın olsa da, fərqləndirilir:

• Nümayəndəlik xərci: şirkətin və ya vəzifənin üçüncü şəxslər qarşısında nüfuzunu qorumaq və gücləndirmək üçün iş həyatının adlətlərinə uyğun çəkilən xərclərdir. Ofisə gələn qonaqa ikram ən sadə nümunədir.
• Qonaqpərvərlik xərci: iş münasibəti səbəbilə şirkəti ziyarət edən şəxslərin yemək, yaşayış, nəqliyyat və digər ehtiyaclarının qarşılanmasıdır.

Türkiyənin Gəlir Vergisi Qanununda və Korporativ Vergi Qanununda “nümayəndəlik və qonaqpərvərlik” adında ayrıca müddəa yoxdur. Bu xərclər Gəlir Vergisi Qanununun 40-cı maddəsinin 1-ci bəndində nəzərdə tutulan ümumi xərclər, yəni ticari gəlirin əldə edilməsi və saxlanılması üçün çəkilən xərclər kimi qiymətləndirilir. Korporativ vergi ödəyiciləri üçün də eyni qaydalar Korporativ Vergi Qanununun 6-cı maddəsi vasitəsilə tətbiq olunur.

Hansı xərclər nümayəndəlik xərci sayılır?

Praktikada nümayəndəlik və qonaqpərvərlik xərci kimi qeydə alınan əsas xərclər bunlardır:

• Müştəri, təchizatçı və ya iş tərəfdaşları ilə iş yeməkləri
• Ofisə gələn qonaqlara çay, qəhvə, sərin içkilər və bu kimi ikramlar
• İş görüşü üçün gələn qonaqların yaşayış və şəhərdaxili nəqliyyat xərcləri
• Sərgi, diler görüşü, təqdimat və bu kimi tədbirlərdə iştirakçılara ikramlar
• Xüsusi günlərdə müştəri və tərəfdaşlara göndərilən, şirkətin nüfuzuna xidmət edən hədiyyələr
• Korporativ tədbir və görüşlərdə qonaqlara təqdim olunan yemək və içkilər

Burada vacib bir fərq var: işçilərə verilən yemək, əməkdaşların öz ezamiyyətləri zamanı çəkdikləri xərclər və ya daxili görüşlər adətən nümayəndəlik deyil, personal, ezamiyyət və ya ümumi idarəetmə xərci kimi izlənilir. Düzgün təsnifat hesabatları mənalı edir və mümkün yoxlamada izahı asanlaşdırır.

Xərcə aid edilmə şərtləri

Nümayəndəlik xərclərinin vergi bazasından çıxılması üçün qanunvericilik və vergi idarəsinin mövqeyi bir neçə əsas şərti önə çıxarır:

1. İşlə əlaqəli olması: xərc ticari fəaliyyətlə birbaşa əlaqələndirilməlidir. Kimin və hansı iş münasibəti səbəbilə qəbul edildiyi izah oluna bilməlidir.
2. İşin həcmi və əhəmiyyətinə mütənasib olması: məbləğ şirkətin ölçüsü, fəaliyyət sahəsi və qonağın iş münasibətindəki yerinə görə məntiqli olmalıdır.
3. Şəxsi xarakter daşımaması: təsisçilərin, rəhbərlərin və ya əməkdaşların şəxsi ehtiyaclarını qarşılayan xərclər nümayəndəlik xərci sayılmır.
4. Sənədləşdirilməsi: xərc Vergi Usul Qanununa uyğun sənədlə təsdiqlənməlidir.
5. Adlətə uyğun olması: xərc sahənin və iş həyatının adi praktikasından kənara çıxmamalıdır.

Bu şərtlərin heç biri sabit məbləğ həddi nəzərdə tutmur. Bu səbəbdən eyni xərc fəaliyyət sahəsi və miqyası fərqli iki şirkətdə fərqli qiymətləndirilə bilər. Bu qeyri-müəyyənliyə qarşı ən güclü müdafiə möhkəm əsaslandırma və nizamlı qeydlərdir.

Hansı sənədlər lazımdır?

Nümayəndəlik xərcləri digər xərclər kimi Vergi Usul Qanununda sayılan sənədlərə əsaslanmalıdır:

• Faktura, e-Fatura və ya e-Arşiv faktura: şirkətin adına və vergi nömrəsinə tərtib edilmiş faktura ən etibarlı sənəddir.
• Kassa çeki: faktura tərtibi həddindən aşağı alışlarda istifadə edilə bilər. Aktual həddi hər il mühasibat komandanızla dəqiqləşdirin.
• Əlavə izahat: xərcin məqsədini, qəbul edilən şəxsləri və onların təmsil etdiyi şirkətləri qeyd etmək yoxlamada işlə əlaqəni göstərməyin ən praktik yoludur.

Sənədin özü qədər onun arxasındakı hekayə də vacibdir. Üzərində “müştəri yeməyi” yazılan çek altı ay sonra kimin və niyə qəbul edildiyini tək başına izah etmir. Görüş qeydlərini, iştirakçı siyahısını və ya təqvim qeydini xərclə birlikdə saxlamaq sübutu xeyli asanlaşdırır.

Nümayəndəlik xərclərində ƏDV əvəzləşdirilməsi

Türkiyənin Əlavə Dəyər Vergisi Qanununun 30/d maddəsinə görə, gəlir və ya korporativ vergi bazası müəyyənləşdirilərkən çıxılması qəbul edilməyən xərclərlə bağlı ödənilmiş ƏDV əvəzləşdirilə bilməz.

Bunun nümayəndəlik xərclərində qarşılığı belədir:

• Xərc işlə əlaqəli, sənədləşdirilmiş və məntiqlidirsə, xərc kimi qəbul olunur; fakturadakı ƏDV də əvəzləşdirilən ƏDV kimi nəzərə alına bilər.
• Xərcin bir hissəsi KKEG sayılırsa, həmin hissəyə düşən ƏDV əvəzləşdirilmir və o da KKEG kimi nəzərə alınır.

Yəni xərcin qəbul olunub-olunmaması məsələsi ƏDV-nin taleyini də müəyyən edir. Hər ikisi ayrı-ayrı deyil, birlikdə dəyərləndirilməlidir.

Hansı hallarda KKEG olur?

Nümayəndəlik xərcləri aşağıdakı hallarda qanunla qəbul edilməyən xərc (KKEG) kimi qiymətləndirilmə riski daşıyır:

• İşlə əlaqəsi izah edilə bilməyən və ya sənədləri natamam xərclər
• Təsisçi, rəhbər və ya əməkdaşların şəxsi yemək, əyləncə və istirahət xərcləri
• Şirkətin miqyasına və iş münasibətinin əhəmiyyətinə görə həddən artıq və ya dəbdəbəli sayıla biləcək xərclər
• Qonağın ailə üzvləri kimi iş münasibətindən kənarda olan şəxslər üçün xərclər
• Praktikada mübahisəli sayılan maddələr: məsələn, iş yeməklərindəki spirtli içki xərcləri vergi idarəsinin qiymətləndirmələrində tez-tez KKEG kimi qəbul edilir.

KKEG kimi ayrılan məbləğ ticari mənfəətdən çıxılmır; bəyannamə mərhələsində vergi bazasına əlavə edilir. İlin sonunda bu maddələri bir-bir ayırmaq əvəzinə, xərc anında düzgün təsnif etmək həm vaxta qənaət edir, həm də səhv riskini azaldır.

Nümayəndəlik xərclərinin mühasibat qeydi

Türkiyənin Vahid Hesablar Planında nümayəndəlik və qonaqpərvərlik xərcləri üçün ayrıca əsas hesab yoxdur. Xərcin mahiyyətinə görə adətən aşağıdakı hesabların altında subhesab açılır:

Nümunə qeyd: Satış komandası müştəri ilə iş naharı edir və şirkət kartı ilə ödəyir. Faktura şirkətin adına tərtib edilib, xərc iş münasibəti ilə bağlıdır və məntiqlidir.

• Debet: 760.xx Nümayəndəlik və qonaqpərvərlik xərcləri (ƏDV-siz məbləğ)
• Debet: 191 Əvəzləşdirilən ƏDV (fakturadakı ƏDV)
• Kredit: 102 Banklar və ya müvafiq kart borcu hesabı (ümumi məbləğ)

Xərcin bir hissəsi KKEG sayılırsa, həmin hissə və ona düşən ƏDV ayrıca subhesabda və ya şirkətin KKEG-i izlədiyi hesabda izlənilir; ilin sonunda bəyannamədə vergi bazasına əlavə edilir. 7/A seçimini istifadə edən müəssisələr 760 və 770 hesablarını, 7/B seçimini istifadə edənlər isə müvafiq 79X hesablarını istifadə edir. Hesablar planı seçimləri şirkətdən şirkətə dəyişdiyi üçün öz strukturunuzu maliyyə məsləhətçiniz ilə dəqiqləşdirməyiniz tövsiyə olunur.

Şirkətdaxili nümayəndəlik siyasəti necə qurulur?

Vergi qanunvericiliyi sabit hədd qoymadığı üçün həddi şirkətin özü müəyyənləşdirməlidir. Yaxşı nümayəndəlik siyasəti adətən bu başlıqları əhatə edir:

• Kim xərc edə bilər: satış, biznesin inkişafı və yüksək rəhbərlik kimi rolların səlahiyyətləri ayrıca müəyyənləşdirilir.
• Şəxs və tədbir başına yuxarı hədlər: şəhər, ölkə və tədbir növünə görə fərqlənən məntiqli məbləğlər müəyyən edilir.
• Əvvəlcədən təsdiq tələb olunan hallar: müəyyən məbləğdən yuxarı və ya xarici qonaqlar üçün xərclər əvvəlcədən təsdiqlənir.
• Məcburi məlumatlar: hər xərcdə qəbul edilən şəxs, onun şirkəti və görüşün məqsədi qeyd olunur.
• Əhatə xaricində olan maddələr: şirkətin ödəməyəcəyi xərclər (məsələn, spirtli içkilər və ya şəxsi əlavələr) açıq yazılır.
• Ödəniş üsulu: mümkün olduqda korporativ kart istifadə edilərək nağd avans və sonradan geri ödəmə prosesləri azaldılır.

Siyasət nə qədər aydın olsa, əməkdaş hansı xərci edə biləcəyini bir o qədər yaxşı bilir, maliyyə komandası da ay sonunda mübahisəli maddələrlə məşğul olmur.

Masraff ilə nümayəndəlik xərclərinin izlənilməsi

Əsas çətinlik qaydanın özü deyil, onun hər xərcdə ardıcıl tətbiq edilməsidir. Masraff bu prosesi xərc anından mühasibat qeydinə qədər vahid axında toplayır:

• Çek oxuma: əməkdaş çekin və ya fakturanın şəklini çəkir; süni intellekt dəstəkli sənəd tanıma tarix, məbləğ, ƏDV və satıcı məlumatını avtomatik doldurur.
• Siyasət yoxlaması: şirkətinizin nümayəndəlik qaydaları xərc daxil edilərkən tətbiq olunur; limit aşımları və ya çatışmayan izahatlar təsdiqə getməzdən işarələnir.
• Təsdiq prosesi: xərclər müəyyən etdiyiniz təsdiq axınına görə müvafiq rəhbərə və maliyyə komandasına çatır.
• Korporativ kart: kartla edilən xərclər xərc qeydləri ilə uyğunlaşdırılır və tutuşdurma yükü azalır.
• ERP inteqrasiyası: təsdiqlənmiş xərclər SAP, Logo, Netsis və Mikro daxil olmaqla 20-dən çox ERP sisteminə düzgün hesab kodları ilə ötürülür.

Nəticədə hər nümayəndəlik xərci sənədi, izahatı və təsdiqi ilə birlikdə bir yerdə saxlanılır. Audit və ya vergi yoxlaması gəldikdə lazım olan məlumata dəqiqələr içində çatmaq olur.

Tez-tez verilən suallar

Nümayəndəlik xərcləri üçün qanuni məbləğ həddi varmı?

Xeyr. Qanunvericilikdə sabit məbləğ həddi yoxdur. Xərcin işlə əlaqəli, şirkətin ölçüsünə mütənasib, məntiqli və sənədləşdirilmiş olması gözlənilir. Həddi şirkətin öz xərc siyasəti ilə müəyyənləşdirməsi tövsiyə olunur.

İş yeməyi nümayəndəlik xərcidirmi?

Müştəri, təchizatçı və ya iş tərəfdaşı ilə iş münasibəti çərçivəsində edilən yeməklər nümayəndəlik xərci kimi qiymətləndirilə bilər. Yalnız əməkdaşların iştirak etdiyi yeməklər isə adətən personal və ya ümumi idarəetmə xərci kimi izlənilir.

Nümayəndəlik xərclərinin ƏDV-si əvəzləşdirilə bilərmi?

Xərc qəbul edilirsə, onun ƏDV-si də əvəzləşdirilə bilər. KKEG sayılan hissəyə düşən ƏDV isə əvəzləşdirilmir və KKEG kimi nəzərə alınır.

Kassa çeki ilə nümayəndəlik xərci sənədləşdirilə bilərmi?

Faktura tərtibi həddindən aşağı alışlarda kassa çeki etibarlı sənəddir. Həddən yuxarı xərclərdə şirkətin adına faktura alınmalıdır.

Müştəriyə verilən hədiyyələr nümayəndəlik xərci sayılırmı?

Şirkətin nüfuzunu qorumaya yönəlmiş, məntiqli məbləğli və adlətə uyğun hədiyyələr praktikada nümayəndəlik xərci kimi qiymətləndirilə bilər. Məbləğ və əhatə barədə maliyyə məsləhətçinizə müraciət etməyiniz tövsiyə olunur.

Bu yazı ümumi məlumat xarakteri daşıyır. Şirkətinizə xüsusi vergi və mühasibat təcrübəsi üçün maliyyə məsləhətçinizə müraciət edin.