Түркиядағы өкілдік шығындар: ережелер және ҚҚС

Клиентпен іскерлік түскі ас, көрмедегі стендке келушілерге дастарқан, шетелден келген серіктестің қонақүй шығыны… Мұның бәрі компаниялар жиі кездесетін және бухгалтерияда ең көп сұрақ туғызатын санатқа жатады: өкілдік және қонақ күту шығындары (түрікше temsil ve ağırlama giderleri).

Қиындығы сол, Түркияның салық заңнамасы бұл шығындарды жеке баппен реттемейді. Бір компания еш талқылаусыз шығынға жатқызатын сома басқа компанияда заң бойынша танылмайтын шығынға айналуы мүмкін. Бұл нұсқаулықта өкілдік шығындардың не екенін, қандай жағдайда шығынға жатқызылатынын, қандай құжаттар қажет екенін, ҚҚС пен KKEG мәселесін және бухгалтерлік жазбаны кезең-кезеңімен қарастырамыз.

Өкілдік және қонақ күту шығындары дегеніміз не?

Өкілдік және қонақ күту шығындары — кәсіпорынның клиенттермен, әлеуетті клиенттермен, жеткізушілермен, іскер серіктестермен немесе қонақтармен қарым-қатынасын сақтау және дамыту үшін жұмсайтын дастарқан, тамақ, тұру және соған ұқсас шығындары.

Екі ұғым бір-біріне жақын, бірақ оларды ажыратуға болады:

• Өкілдік шығын: іскерлік әдет-ғұрыпқа сай компанияның немесе лауазымның үшінші тұлғалар алдындағы беделін сақтау және нығайту үшін жұмсалатын шығындар. Кеңсеге келген қонаққа шай-кофе ұсыну — ең қарапайым мысал.
• Қонақ күту шығыны: іскерлік қарым-қатынасқа байланысты компанияға келген адамдардың тамағын, тұруын, көлігін және басқа қажеттіліктерін өтеу.

Түркияның Табыс салығы туралы заңында да, Корпоративтік салық туралы заңында да «өкілдік және қонақ күту» деп аталатын жеке ереже жоқ. Бұл шығындар Табыс салығы туралы заңның 40-бабының 1-тармағындағы жалпы шығындар, яғни коммерциялық табысты алу және сақтау үшін жұмсалған шығындар ретінде қарастырылады. Корпоративтік салық төлеушілерге де дәл осы ережелер Корпоративтік салық туралы заңның 6-бабы арқылы қолданылады.

Қандай шығындар өкілдік шығынға жатады?

Тәжірибеде өкілдік және қонақ күту шығыны ретінде тіркелетін негізгі шығындар:

• Клиенттермен, жеткізушілермен немесе серіктестермен іскерлік ас
• Кеңсеге келушілерге шай, кофе, салқын сусын және соған ұқсас дастарқан
• Іскерлік кездесуге келген қонақтардың тұруы және қала ішіндегі көлігі
• Көрме, дилерлер жиыны, таныстырылым және ұқсас іс-шаралар қатысушыларына дастарқан
• Ерекше күндері клиенттер мен серіктестерге жіберілетін, компания беделіне қызмет ететін сыйлықтар
• Корпоративтік іс-шаралар мен кездесулерде қонақтарға ұсынылатын тағам мен сусын

Маңызды айырмашылық: қызметкерлерге берілетін тамақ, қызметкерлердің өз іссапарындағы шығындары немесе ішкі жиналыстар әдетте өкілдік шығын емес, персонал, іссапар немесе жалпы әкімшілік шығыны ретінде есепке алынады. Дұрыс жіктеу есептерді мағыналы етеді және тексеру кезінде түсіндіруді жеңілдетеді.

Шығынға жатқызу шарттары

Өкілдік шығындар салық базасынан шегерілуі үшін заңнама мен салық органдарының ұстанымы бірнеше негізгі шартты алға тартады:

1. Қызметпен байланысы: шығын коммерциялық қызметпен тікелей байланысты болуы керек. Кім және қандай іскерлік қатынасқа байланысты қабылданғанын түсіндіре білу қажет.
2. Бизнестің көлемі мен маңызына сәйкестігі: сома компанияның мөлшеріне, қызмет саласына және қонақтың қарым-қатынастағы орнына қарай қисынды болуы тиіс.
3. Жеке сипаттың болмауы: құрылтайшылардың, басшылардың немесе қызметкерлердің жеке қажеттіліктеріне жұмсалған шығындар өкілдік шығын болып саналмайды.
4. Құжатпен расталуы: шығын Салық рәсімдері туралы заңға сәйкес құжатпен дәлелденуі керек.
5. Әдет-ғұрыпқа сәйкестігі: шығын саланың және іскерлік өмірдің қалыпты тәжірибесінен шықпауы тиіс.

Бұл шарттардың ешқайсысы тұрақты сома шегін белгілемейді. Сондықтан бір шығын қызметі мен көлемі әртүрлі екі компанияда әртүрлі бағалануы мүмкін. Бұл белгісіздікке қарсы ең мықты қорғаныс — нақты негіздеме және ретті есеп.

Қандай құжаттар қажет?

Өкілдік шығындар басқа шығындар сияқты Салық рәсімдері туралы заңда көрсетілген құжаттарға негізделуі керек:

• Шот-фактура, e-Fatura немесе e-Arşiv шот-фактурасы: компания атына және салық нөміріне жазылған шот-фактура — ең сенімді құжат.
• Кассалық чек: шот-фактура жазу шегінен төмен сатып алуларда қолдануға болады. Қолданыстағы шекті жыл сайын бухгалтериямен нақтылаңыз.
• Қосымша түсініктеме: шығынның мақсатын, қабылданған адамдарды және олар өкілдік ететін компанияларды жазып қою — тексеру кезінде қызметпен байланысты көрсетудің ең тиімді жолы.

Құжаттың өзі сияқты оның артындағы тарих та маңызды. «Клиентпен түскі ас» деп жазылған чек алты айдан кейін кімнің және неге қабылданғанын өздігінен түсіндірмейді. Кездесу хаттамаларын, қатысушылар тізімін немесе күнтізбе жазбаларын шығынмен бірге сақтау дәлелдеуді айтарлықтай жеңілдетеді.

Өкілдік шығындар бойынша ҚҚС-ты есепке алу

Түркияның Қосылған құн салығы туралы заңының 30/d бабына сәйкес табыс немесе корпоративтік салық базасын анықтауда шегерілмейтін шығындарға төленген ҚҚС есепке алынбайды.

Өкілдік шығындар үшін бұл мынаны білдіреді:

• Егер шығын қызметпен байланысты, құжатталған және қисынды болса, ол шығын ретінде танылады, ал шот-фактурадағы ҚҚС есепке алынатын ҚҚС ретінде ескерілуі мүмкін.
• Егер шығынның бір бөлігі KKEG деп танылса, сол бөлікке тиесілі ҚҚС есепке алынбайды және ол да KKEG ретінде қарастырылады.

Яғни шығынның танылу-танылмауы ҚҚС-тың да тағдырын шешеді. Екі мәселені бөлек емес, бірге бағалау керек.

Қандай жағдайда KKEG болады?

Өкілдік шығындар мына жағдайларда заң бойынша танылмайтын шығын (KKEG) ретінде бағалану қаупіне ұшырайды:

• Қызметпен байланысы түсіндірілмейтін немесе құжаттары толық емес шығындар
• Құрылтайшылардың, басшылардың немесе қызметкерлердің жеке тамақ, ойын-сауық және демалыс шығындары
• Компания көлеміне және қарым-қатынастың маңызына қарағанда шамадан тыс немесе сәнді саналуы мүмкін шығындар
• Қонақтың отбасы мүшелері сияқты іскерлік қатынасқа қатысы жоқ адамдарға жұмсалған шығындар
• Тәжірибеде даулы саналатын баптар: мысалы, іскерлік астағы алкогольді сусындар салық органдарының бағалауында жиі KKEG ретінде қарастырылады.

KKEG ретінде бөлінген сома коммерциялық пайдадан шегерілмейді, декларацияда салық базасына қосылады. Жыл соңында бұл баптарды бір-бірлеп сұрыптаудың орнына, шығын кезінде дұрыс жіктеу уақытты үнемдейді және қате қаупін азайтады.

Өкілдік шығындардың бухгалтерлік жазбасы

Түркияның Бірыңғай шоттар жоспарында өкілдік және қонақ күту шығындарына арналған жеке негізгі шот жоқ. Шығынның сипатына қарай әдетте мына шоттардың астында қосалқы шот ашылады:

Жазба мысалы: сату бөлімі клиентпен түскі ас ішіп, компания картасымен төлейді. Шот-фактура компания атына жазылған, шығын іскерлік қатынаспен байланысты және қисынды.

• Дебет: 760.xx Өкілдік және қонақ күту шығындары (ҚҚС-сыз сома)
• Дебет: 191 Есепке алынатын ҚҚС (шот-фактурадағы ҚҚС)
• Кредит: 102 Банктер немесе тиісті карта берешегі шоты (жалпы сома)

Егер шығынның бір бөлігі KKEG болса, сол бөлік пен оған тиесілі ҚҚС жеке қосалқы шотта немесе компания KKEG-ті бақылайтын шотта есепке алынады да, жылдық декларацияда салық базасына қосылады. 7/A нұсқасын қолданатын кәсіпорындар 760 және 770 шоттарын, 7/B нұсқасын қолданатындар тиісті 79X шоттарын пайдаланады. Шоттар жоспары компанияларда әртүрлі болғандықтан, өз құрылымыңызды қаржы кеңесшіңізбен нақтылаған жөн.

Компанияішілік өкілдік саясатын қалай құруға болады?

Салық заңнамасы тұрақты шек қоймағандықтан, шекті компанияның өзі белгілеуі керек. Жақсы өкілдік саясаты әдетте мыналарды қамтиды:

• Кім шығын жасай алады: сату, бизнесті дамыту және жоғары басшылық сияқты рөлдердің өкілеттіктері жеке анықталады.
• Бір адамға және бір іс-шараға шекті сомалар: қалаға, елге және іс-шара түріне қарай өзгеретін қисынды сомалар белгіленеді.
• Алдын ала келісу қажет жағдайлар: белгілі бір сомадан жоғары немесе шетелдік қонақтарға арналған шығындар алдын ала келісіледі.
• Міндетті ақпарат: әр шығында қонақ, оның компаниясы және кездесудің мақсаты тіркеледі.
• Қамтылмайтын баптар: компания төлемейтін шығындар (мысалы, алкогольді сусындар немесе жеке қосымшалар) анық жазылады.
• Төлем тәсілі: мүмкіндігінше корпоративтік карталар қолданылып, қолма-қол аванстар мен кейінгі өтемақылар азайтылады.

Саясат неғұрлым айқын болса, қызметкер не жұмсай алатынын соғұрлым жақсы біледі, ал қаржы тобы ай соңында даулы баптармен әуре болмайды.

Masraff арқылы өкілдік шығындарды бақылау

Негізгі қиындық ереженің өзінде емес, оның әр шығынға дәйекті қолданылуында. Masraff бұл процесті шығын жасалған сәттен бухгалтерлік жазбаға дейін бір ағынға біріктіреді:

• Чекті тану: қызметкер чекті немесе шот-фактураны суретке түсіреді; жасанды интеллектке негізделген құжат тану күнді, соманы, ҚҚС-ты және сатушыны автоматты түрде толтырады.
• Саясатты тексеру: компанияңыздың өкілдік ережелері шығын енгізілген кезде қолданылады; шектен асу немесе жетіспейтін түсініктемелер келісуге жіберілмей тұрып белгіленеді.
• Келісу процесі: шығындар сіз белгілеген ағын бойынша тиісті басшыға және қаржы тобына жетеді.
• Корпоративтік карта: картамен жасалған операциялар шығындармен салыстырылып, салыстыру жүктемесі азаяды.
• ERP интеграциясы: бекітілген шығындар SAP, Logo, Netsis және Mikro қоса алғанда 20-дан астам ERP жүйесіне дұрыс шот кодтарымен жіберіледі.

Нәтижесінде әрбір өкілдік шығын құжатымен, түсініктемесімен және келісімімен бірге бір жерде сақталады. Аудит немесе салық тексеруі келгенде қажетті ақпаратты бірнеше минутта табуға болады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Өкілдік шығындарға заңды шек бар ма?

Жоқ. Заңнамада тұрақты сома белгіленбеген. Шығынның қызметпен байланысты, компания көлеміне сәйкес, қисынды және құжатталған болуы күтіледі. Шекті компанияның өз шығын саясатымен белгілеуі ұсынылады.

Іскерлік ас өкілдік шығынға жата ма?

Іскерлік қатынас аясында клиенттермен, жеткізушілермен немесе серіктестермен ішілген ас өкілдік шығын ретінде қарастырылуы мүмкін. Тек қызметкерлер қатысқан ас әдетте персонал немесе жалпы әкімшілік шығыны ретінде есепке алынады.

Өкілдік шығындардың ҚҚС-ын есепке алуға бола ма?

Шығын танылса, оның ҚҚС-ы да есепке алынады. KKEG деп танылған бөлікке тиесілі ҚҚС есепке алынбайды және KKEG ретінде қарастырылады.

Кассалық чекпен өкілдік шығынды растауға бола ма?

Шот-фактура жазу шегінен төмен сатып алуларда кассалық чек жарамды құжат болып табылады. Шектен жоғары шығындарда компания атына шот-фактура алу қажет.

Клиенттерге берілетін сыйлықтар өкілдік шығынға жата ма?

Компания беделін қорғауға бағытталған, құны қисынды және әдет-ғұрыпқа сай сыйлықтар тәжірибеде өкілдік шығын ретінде қарастырылуы мүмкін. Сомасы мен ауқымын қаржы кеңесшіңізбен келісіп алғаныңыз жөн.

Бұл мақала жалпы ақпараттық сипатта. Компанияңызға тән салық және бухгалтерлік тәжірибе бойынша қаржы кеңесшіңізге жүгініңіз.