Якія перавагі е-рахунку-фактуры для пакупнікоў?

Што такое электронны рахунак-фактура і чаму ён важны?

Электроннае выстаўленне рахункаў-фактур (е-рахунак-фактура) — гэта сістэма рахункаў-фактур, якая замяняе традыцыйныя папяровыя рахункі і ствараецца, перасылаецца і захоўваецца ў лічбавым асяроддзі. У Турцыі е-рахунак-фактура рэгулюецца стандартамі, устаноўленымі Упраўленнем па даходах (GİB), і забяспечвае пераход камерцыйных аперацый паміж прадпрыемствамі ў лічбавае асяроддзе. Гэта сістэма, якая стала абавязковай для большасці прадпрыемстваў сёння, мае вырашальнае значэнне як з пункту гледжання эканоміі сродкаў, так і аперацыйнай эфектыўнасці.

Традыцыйныя працэсы выстаўлення рахункаў-фактур уключаюць такія трудаёмкія і дарагія крокі, як друк на паперы, адпраўка па пошце, ручны ўвод даных і фізічнае архіваванне. Е-рахунак-фактура ліквідуе ўсе гэтыя этапы і прапануе прадпрыемствам істотныя перавагі. Турцыя лічыцца адной з перадавых краін у свеце ў галіне электроннага выстаўлення рахункаў-фактур, і інфраструктура, распрацаваная GİB, выкарыстоўваецца ў якасці прыкладу многімі іншымі краінамі.

Якая розніца паміж е-рахункам-фактурай і е-архіўным рахункам-фактурай?

Сістэма электроннага выстаўлення рахункаў-фактур у Турцыі складаецца з двух асноўных прыкладанняў: е-рахунак-фактура і е-архіўны рахунак-фактура. Разуменне адрозненняў паміж гэтымі двума сістэмамі вельмі важна для таго, каб прадпрыемствы маглі правільна ўкараніць адпаведнае прыкладанне.

Е-рахунак-фактура

• Бакі: Абодва бакі павінны быць зарэгістраванымі плацельшчыкамі е-рахунку-фактуры
• Перадача: Адпраўляецца праз GİB або праз прыватных інтэгратараў
• Фармат: Афармляецца ў фармаце XML паводле стандарту UBL-TR
• Захоўванне: Абавязковае захоўванне ў лічбавым асяроддзі на працягу 10 гадоў
• Зацвярджэнне: Атрымальнік можа прыняць або адхіліць рахунак-фактуру

Е-архіўны рахунак-фактура

• Бакі: Атрымальніку не трэба быць зарэгістраваным плацельшчыкам е-рахунку-фактуры
• Перадача: Можа быць дастаўлены па электроннай пошце, SMS або ў выглядзе друкаванай копіі
• Фармат: Афармляецца ў адпаведнасці са стандартамі GİB
• Сфера прымянення: Выкарыстоўваецца для рахункаў-фактур, выстаўленых фізічным асобам і прадпрыемствам, якія не з'яўляюцца плацельшчыкамі е-рахунку-фактуры
• Справаздачнасць: Патрабуецца перыядычнае прадастаўленне справаздачы ў GİB

Абедзве сістэмы з'яўляюцца часткай інфраструктуры электроннага выстаўлення рахункаў-фактур і павінны быць правільна ўкаранёны для бесперабойнага вядзення камерцыйнай дзейнасці прадпрыемствамі.

Якія перавагі электроннага выстаўлення рахункаў-фактур?

Пераход на е-рахунак-фактуру забяспечвае прадпрыемствам адчувальныя выгады ў многіх розных сферах. Вось найважнейшыя перавагі электроннага выстаўлення рахункаў-фактур:

1. Эканомія сродкаў

Выдаткі на паперу, друк, пошту і архіваванне поўнасцю ліквідуюцца. Паводле даследаванняў, агульны кошт аднаго папяровага рахунку-фактуры для прадпрыемства складае ў сярэднім ад 15 да 20 TL, тады як е-рахунак-фактура зніжае гэты выдатак да ўзроўню 1–2 TL. Для прадпрыемстваў з вялікім аб'ёмам рахункаў-фактур гэтая эканомія можа скласці сотні тысяч ліраў у год.

2. Эканомія часу і хуткасць

У традыцыйным працэсе выстаўлення рахункаў-фактур афармленне, адпраўка і дастаўка рахунку-фактуры атрымальніку можа заняць дні. Пры электронным выстаўленні рахункаў-фактур гэты тэрмін скарачаецца да секунд. Рахункі-фактуры ствараюцца імгненна, перасылаюцца і паступаюць у сістэму атрымальніка. Такая хуткасць непасрэдна паляпшае кіраванне грашовымі патокамі.

3. Адпаведнасць заканадаўству

Забяспечваецца поўнае выкананне законных патрабаванняў, устаноўленых GİB. Прадпрыемствы, на якія распаўсюджваецца абавязковае выкарыстанне е-рахунку-фактуры, абараняюцца ад штрафных санкцый. Акрамя таго, у ходзе аўдытарскіх праверак усе даныя рахункаў-фактур становяцца лёгкадаступнымі ў лічбавым асяроддзі.

4. Скарачэнне колькасці памылак

Памылкі, выкліканыя ручным уводам даных, значна зніжаюцца. Дзякуячы аўтаматычным механізмам верыфікацыі няпоўныя або памылковыя рахункі-фактуры выяўляюцца імгненна. Гэта мінімізуе працэсы вяртання і выпраўлення.

5. Экалагічная ўстойлівасць

Скарачэнне спажывання паперы спрыяе зніжэнню вугляроднага следу. Электроннае выстаўленне рахункаў-фактур разглядаецца як важны крок у дасягненні прадпрыемствамі сваіх мэтаў у галіне ўстойлівага развіцця.

6. Удасканаленае архіваванне і доступ

Да рахункаў-фактур, якія захоўваюцца ў лічбавым асяроддзі, можна атрымаць доступ адусюль і ў любы час. Патрэба ў фізічным архіўным прасторы адпадае, і з дапамогай функцый пошуку можна знайсці патрэбны рахунак-фактуру за лічаныя секунды.

На каго распаўсюджваецца абавязковае выкарыстанне е-рахунку-фактуры?

У Турцыі абавязковае выкарыстанне е-рахунку-фактуры з цягам гадоў пашыралася і ахоплівае ўсё больш прадпрыемстваў. Згодна з бягучымі правіламі, наступныя прадпрыемствы абавязаны выкарыстоўваць е-рахунак-фактуру:

• Плацельшчыкі, валавы даход ад продажаў якіх перавышае ўстаноўлены ліміт
• Прадпрыемствы, якія займаюцца электроннай камерцыяй
• Кампаніі, якія займаюцца экспартам і імпартам
• Камісіянеры і гандляры, а таксама прадпрыемствы, якія гандлююць гароднінай і садавінай
• Плацельшчыкі, якія дзейнічаюць у сектары паліва, тытуню і алкаголю
• Прадпрыемствы, якія дзейнічаюць у вольных эканамічных зонах
• Іншыя плацельшчыкі, на якіх GİB увёў абавязковыя патрабаванні для пэўных сектараў або відаў дзейнасці

Прадпрыемствы, на якія не распаўсюджваецца абавязковае выкарыстанне, таксама могуць добраахвотна перайсці на сістэму е-рахунку-фактуры. Такі пераход настойліва рэкамендуецца з пункту гледжання канкурэнтнай перавагі і аперацыйнай эфектыўнасці.

Як перайсці на е-рахунак-фактуру?

Пераход на сістэму электроннага выстаўлення рахункаў-фактур можна ажыццявіць бесперашкодна пры правільным планаванні. Вось пакрокавы працэс пераходу на е-рахунак-фактуру:

Крок 1: Ацэнка з фінансавым кансультантам

Сумесна са сваім фінансавым кансультантам ацаніце, ці падпадае ваша прадпрыемства пад абавязковае выкарыстанне е-рахунку-фактуры і якія прыкладанні вам неабходна выкарыстоўваць.

Крок 2: Вызначэнне метаду інтэграцыі

Вы можаце інтэгравацца ў сістэму е-рахунку-фактуры трыма рознымі спосабамі:

• Партал GİB: Падыходзіць для малых прадпрыемстваў з невялікім аб'ёмам рахункаў-фактур. Бясплатны, але мае абмежаваныя магчымасці.
• Прыватны інтэгратар: Рэкамендуецца для сярэдніх і буйных прадпрыемстваў. Забяспечваецца інтэграцыя з вашымі ERP і бухгалтарскімі праграмамі праз фірмы-інтэгратары.
• Прамая інтэграцыя: Забяспечвае прамое падключэнне да сістэмы GİB для буйных прадпрыемстваў. Патрабуе тэхнічнай інфраструктуры.

Крок 3: Атрыманне электроннай фінансавай пячаткі або е-подпісу

Для выстаўлення е-рахункаў-фактур юрыдычным асобам неабходна набыць фінансавую пячатку, а фізічным асобам — кваліфікаваны электронны сертыфікат (е-подпіс).

Крок 4: Падача заяўкі і рэгістрацыя ў GİB

Праз афіцыйны партал GİB завяршаецца рэгістрацыя ў якасці плацельшчыка е-рахунку-фактуры. Пасля падачы заяўкі праходзіцца тэставы этап.

Крок 5: Тэставы этап і запуск у эксплуатацыю

Для праверкі правільнасці работы сістэмы адпраўляюцца тэставыя рахункі-фактуры. Пасля завяршэння ўсіх праверак выконваецца пераход у рабочае асяроддзе.

Інтэграцыя е-рахунку-фактуры з ERP/бухгалтарскімі праграмамі

Сапраўдная сіла электроннага выстаўлення рахункаў-фактур праяўляецца пры інтэграцыі з існуючымі бізнес-працэсамі. Дзякуючы інтэграцыі з ERP і бухгалтарскімі праграмамі:

• Рахункі-фактуры аўтаматычна ўносяцца ў бухгалтарскія запісы
• Кіраванне запасамі і таварна-матэрыяльнымі каштоўнасцямі і выстаўленне рахункаў-фактур працуюць сінхронна
• Улік дэбіторскай і крэдыторскай запазычанасці абнаўляецца ў рэжыме рэальнага часу
• Працэсы справаздачнасці і аналізу аўтаматызуюцца
• Дэкларацыі па ПДВ і іншыя фінансавыя справаздачы лёгка падрыхтоўваюцца

Сучасныя платформы кіравання расходамі аб'ядноўваюць даныя е-рахункаў-фактур непасрэдна з працэсамі кіравання выдаткамі, прадастаўляючы прадпрыемствам комплексны механізм фінансавага кантролю ад пачатку да канца.

Бяспека і абарона даных пры электронным выстаўленні рахункаў-фактур

Бяспека ў сістэме е-рахунку-фактуры з'яўляецца адной з найбольш важных тэм. Інфраструктура GİB і прыватныя інтэгратары прымяняюць наступныя меры бяспекі:

• Шыфраванне: Усе даныя рахункаў-фактур шыфруюцца пры перадачы і захоўванні
• Лічбавы подпіс: Фінансавая пячатка або е-подпіс гарантуе сапраўднасць і цэласнасць рахунку-фактуры
• Кантроль доступу: Механізмы аўтарызацыі дазваляюць выконваць аперацыі з рахункамі-фактурамі толькі ўпаўнаважаным асобам
• Рэзервовае капіраванне: Даныя рахункаў-фактур рэгулярна рэзервуюцца і рэалізуюцца планы аварыйнага аднаўлення
• Адпаведнасць KVKK: Забяспечваецца поўная адпаведнасць заканадаўству аб абароне персанальных даных

Часта задаваемыя пытанні (ЧаПы)

Ці аднолькавыя е-рахунак-фактура і е-архіўны рахунак-фактура?

Не, е-рахунак-фактура і е-архіўны рахунак-фактура — гэта розныя прыкладанні. Е-рахунак-фактура выкарыстоўваецца ў выпадках, калі абодва бакі з'яўляюцца плацельшчыкамі е-рахунку-фактуры, і перасылаецца праз GİB. Е-архіўны рахунак-фактура афармляецца ў выпадках, калі атрымальнік не з'яўляецца плацельшчыкам е-рахунку-фактуры, і можа перасылацца па розных каналах (электронная пошта, SMS, друк).

Ці абавязковы пераход на е-рахунак-фактуру?

Для прадпрыемстваў, якія адпавядаюць крытэрыям, устаноўленым GİB, выкарыстанне е-рахунку-фактуры з'яўляецца абавязковым. Сфера абавязковасці можа змяняцца ў залежнасці ад валавога даходу ад продажаў, сферы дзейнасці і сектара. Прадпрыемствы, якія не падпадаюць пад абавязковасць, таксама могуць добраахвотна перайсці.

Якая тэхнічная інфраструктура патрабуецца для выстаўлення е-рахунку-фактуры?

У асноўным патрэбны падключэнне да Інтэрнэту, фінансавая пячатка або сертыфікат е-подпісу і прыкладанне для е-рахунку-фактуры (партал GİB, праграмнае забеспячэнне прыватнага інтэгратара або прамая інтэграцыя). Таксама настойліва рэкамендуецца інтэграцыя з існуючай бухгалтарскай або ERP-сістэмай.

Як доўга трэба захоўваць е-рахунак-фактуру?

Згодна з Законам аб падатковых працэдурах, е-рахункі-фактуры павінны захоўвацца ў лічбавым асяроддзі на працягу 10 гадоў пачынаючы з года, наступнага за календарным годам, у якім яны былі выстаўлены. На працягу гэтага перыяду неабходна захоўваць цэласнасць і чытальнасць рахункаў-фактур.

Як ануляваць або вярнуць е-рахунак-фактуру?

Для ануляцыі або вяртання е-рахунку-фактуры атрымальнік павінен адхіліць рахунак-фактуру або паміж бакамі павінна быць дасягнута пагадненне. Адхіленне павінна быць выканана ў вызначаны тэрмін пасля выстаўлення рахунку-фактуры. Працэс можа быць завершаны шляхам выстаўлення рахунку-фактуры на вяртанне або ўдзелу нотарыуса.

Спросціце свае працэсы электроннага выстаўлення рахункаў-фактур з Masraff

Электроннае выстаўленне рахункаў-фактур стала неад'емнай часткай сучасных прадпрыемстваў. Аднак інтэграцыя працэсаў е-рахунку-фактуры з кіраваннем расходамі з'яўляецца ключом да сапраўднай эфектыўнасці.

Masraff як платформа кіравання расходамі з падтрымкай штучнага інтэлекту аўтаматычна апрацоўвае, катэгарызуе і фармуе справаздачы па вашых даных е-рахункаў-фактур. Masraff, які дыгіталізуе ўвесь фінансавы паток ад уводу выдаткаў супрацоўнікамі да працэсаў зацвярджэння менеджарамі, забяспечвае бесперашкодную інтэграцыю з вашай інфраструктурай электроннага выстаўлення рахункаў-фактур.

Адкрыйце для сябе Masraff прама зараз і аб'яднайце кіраванне расходамі і працэсы е-рахунку-фактуры вашага прадпрыемства на адной платформе. Запытайце бясплатную дэманстрацыю і паглядзіце ўваочы перавагі, якія Masraff прынясе вашаму прадпрыемству.