Паколькі тэрмін "электронны рахунак-фактура" трактуецца па-рознаму, важна ўдакладніць, што мы маем на ўвазе пад паняццем "е-рахунак-фактура".
Паводле нашага вызначэння, сапраўдны электронны рахунак-фактура — гэта рахунак, які выдаецца, атрымліваецца і апрацоўваецца ў электроннай форме. Ён існуе ў лічбавым выглядзе з моманту стварэння ў фінансавай сістэме выдаўца да атрымання і апрацоўкі атрымальнікам. Іншымі словамі, сапраўдны электронны рахунак-фактура з'яўляецца электронным на ўсім працягу свайго жыццёвага цыклу. Некаторыя кампаніі адпраўляюць PDF-копіі рахункаў па электроннай пошце. Такія рахункі можна раздрукаваць або адсканіраваць на паперу і затым унесці ў кнігу ўліку.
Якія перавагі выкарыстання электроннага рахунку-фактуры?
Электронны рахунак-фактура мае перавагі як для пастаўшчыка, так і для пакупніка. Сярод іх — зніжэнне выдаткаў, скарачэнне цыклаў аплаты і паляпшэнне ўзаемаадносін з пастаўшчыкамі і кліентамі.
- Больш хуткія плацяжы
Выкарыстоўваючы электронны рахунак-фактуру, пастаўшчыкі могуць абмінуць этапы, звязаныя з папяровымі або PDF-рахункамі. Вядома, што гэты працэс займае шмат часу, а самі рахункі могуць згубіцца. У адрозненне ад гэтага, электронныя рахункі-фактуры лёгка даступны ў сістэме атрымальніка, што дазваляе іх хутчэй накіраваць і апрацаваць.
- Зніжэнне выдаткаў
Выкарыстоўваючы электронны рахунак-фактуру замест традыцыйнага папяровага, пастаўшчыкі могуць зэканоміць час і грошы на друку, захоўванні і апрацоўцы.
- Менш спрэчак
Папяровыя рахункі нярэдка становяцца прычынай спрэчак і адхіленняў, а гэта можа выклікаць значныя страты. Пры электронным рахунку-фактуры інфармацыя і дадзеныя з сістэмы пастаўшчыка могуць быць перададзены непасрэдна ў бухгалтарскую сістэму кліента.
Хочаце скараціць выкарыстанне паперы і пазбавіцца ад гор квіткоў? Вы можаце азнаёміцца з нашым дадаткам, які цалкам пераводзіць працэс кіравання выдаткамі ў лічбавы фармат, скарыстаўшыся бясплатным пробным перыядам на 7 дзён.