Які схаваны кошт часу на ўвод выдаткаў?

Кожны дзень тысячы супрацоўнікаў, вярнуўшыся з сустрэчы, дастаюць з кішэні змяты чэк і кладуць яго на стол. "Уваду гэта пазней", — думаюць яны. Потым гэты чэк ляжыць тыдзень, на яго праліваецца кава, а надпісы бляднеюць. А калі надыходзіць канец месяца, на падрыхтоўку справаздачы аб выдатках трацяцца гадзіны. Калі гэтая сцэна вам знаёмая, вы не адзіныя — і рэальны кошт гэтага працэсу для вашай кампаніі вы, хутчэй за ўсё, ніколі не падлічвалі.

Ручны ўвод выдаткаў: нябачны злодзей часу

Кіраванне выдаткамі — адзін з тых працэсаў, якія ва ўсіх кампаніях "павінны быць, але іх ніхто не любіць". Супрацоўнікі збіраюць чэкі, уручную ўносяць даныя ў табліцы Excel, фатаграфуюць чэкі, дасылаюць лісты. Фінансавая каманда, у сваю чаргу, правярае гэтыя даныя па адным, вяртае няпоўныя дакументы, адсочвае працэс зацвярджэння. Кожны з гэтых крокаў займае некалькі хвілін — і калі гэтыя хвіліны складваюцца, атрымліваецца ўражлівая сума выдаткаў.

Рэальны кошт аднаго чэка

Паводле даследаванняў Global Business Travel Association (GBTA), апрацоўка адной справаздачы аб выдатках у сярэднім займае 20 хвілін, а прамы кошт для кампаніі складае ад 4 да 8 долараў. Гэтая лічба ўключае не толькі час на ўвод даных, але і механізм зацвярджэння, выпраўленне памылак і бухгалтарскія запісы.

Разгледзім канкрэтна:

• Увод аднаго чэка: у сярэднім 3-5 хвілін (пошук чэка, увод у сістэму, выбар катэгорыі, дадаванне фота)
• Штотыднёвая справаздача аб выдатках: 15-30 хвілін (для 5-10 чэкаў)
• Штомесячнае закрыццё выдаткаў: 1-2 гадзіны (праверка ўсіх чэкаў, запаўненне прабелаў)

Уявім, што супрацоўнік у сярэднім рыхтуе 12 справаздач аб выдатках у год. Калі на кожную справаздачу трацiцца 25 хвілін, гэта азначае, што чалавек за год траціць 5 гадзін толькі на ўвод выдаткаў. Гэта можа здацца невялікай лічбай — але пры маштабаванні карціна дramатычна мяняецца.

Маштаб страчанага часу ў маштабах усёй кампаніі

Разлічым гэта для кампаніі з 50 супрацоўнікамі:

Гэтая табліца паказвае толькі час, які трацяць супрацоўнікі. Калі дадаць час, які фінансавая каманда трацiць на праверку, зацвярджэнне і перанос кожнай справаздачы ў бухгалтарскую сістэму, кошт лёгка падвойваецца. Для кампаніі з 50 супрацоўнікамі агульны гадавы схаваны кошт можа лёгка перавысіць 100 000 TL.

Для кампаніі з 500 супрацоўнікамі гэтая лічба набліжаецца да мяжы 1 мільёна TL — і гэта пры ідэальным сцэнары без адзінай памылкі.

Памылкі і паўторная апрацоўка: узмоцненая частка кошту

Найбольшая праблема ручных працэсаў — узровень памылак. Паводле даных GBTA, у 19% справаздач аб выдатках знаходзіцца прынамсі адна памылка. Кожная памылковая справаздача выклікае дадатковыя 18 хвілін на выпраўленне і паўторнае зацвярджэнне.

Найчасцейшыя памылкі:

• Няправільны выбар катэгорыі: транспарт уведзены замест харчавання
• Адсутны чэк ці дакумент: чэк згублены, фота нечытэльнае
• Неадпаведнасць дат: дата на чэку адрозніваецца ад даты ў справаздачы
• Памылкі ў суме: памылковыя лічбы пры ручным уводзе
• Парушэнні палітыкі: незаўважанае перавышэнне лімітаў выдаткаў кампаніі

Кожная памылка азначае, што працэс пачынаецца спачатку. Супрацоўнік выпраўляе справаздачу, кіраўнік зацвярджае паўторна, фінансавая каманда правярае зноў. Гэты цыкл можа падоўжыць сярэдні час закрыцця справаздачы аб выдатках з 3-5 працоўных дзён да 10-15 працоўных дзён.

Кошт магчымасцяў: што сапраўды губляецца?

Найбольш ігнараваны вымер кошту часу — гэта кошт страчаных магчымасцяў. Кіраўнік па продажах, пакуль рыхтуе справаздачу аб выдатках, не можа наведаць кліента. Інжынер, пакуль фатаграфуе чэк, не можа пісаць код. Фінансавы спецыяліст, пакуль правярае чэкі па адным, не можа займацца стратэгічным аналізам.

Паводле даследаванняў McKinsey, работнікі разумовай працы трацяць 28% свайго часу на электронную пошту і адміністрацыйныя задачы. Кіраванне выдаткамі складае значную частку гэтага адміністрацыйнага цяжару, і пры аўтаматызацыі супрацоўнікі могуць сканцэнтравацца на больш каштоўнай працы.

Растлумачым на прыкладзе: гандлёвы прадстаўнік, які робіць 10 сустрэч з кліентамі ў месяц і пасля кожнай сустрэчы трацiць 15 хвілін на ўвод выдаткаў, губляе 2,5 гадзіны ў месяц. Гэтага часу хопіла б яшчэ на 1-2 дадатковыя сустрэчы з кліентамі. У маштабе года гэта азначае патэнцыйна страчаныя магчымасці продажу.

Маральны стан і вопыт супрацоўнікаў

Кошт уводу выдаткаў вымяраецца не толькі гадзінамі і грашыма. Не варта ігнараваць і ўплыў гэтага працэсу на вопыт супрацоўнікаў.

Страта матывацыі

Даследаванні паказваюць, што 53% супрацоўнікаў называюць падрыхтоўку справаздачы аб выдатках "адным з самых нелюбімых працэсаў у працы". Гэта пачуццё асабліва выразнае ў каманд, якія часта падарожнічаюць ці працуюць на месцы. Калі супрацоўнік вымушаны тыднямі чакаць кампенсацыі за выдаткі, аплачаныя са сваёй кішэні, яго матывацыя падае.

Затрымкі з кампенсацыяй

У ручных працэсах сярэдні тэрмін кампенсацыі складае 2-4 тыдні. Увесь гэты час супрацоўнік фактычна выкарыстоўвае свае ўласныя грошы дзеля кампаніі. Асабліва пры буйных сумах камандзіровачных выдаткаў гэта становіцца сур'ёзнай крыніцай незадаволенасці і ў некаторых выпадках непасрэдна ўплывае на лаяльнасць супрацоўнікаў.

Трэнне і адсутнасць празрыстасці

"Які статус маёй справаздачы?" — адно з найчасцейшых пытанняў, якія атрымлівае фінансавая каманда. У ручных працэсах адсутнасць празрыстасці — крыніца стрэсу як для супрацоўнікаў, так і для кіраўнікоў. Незразумела, якая справаздача чакае зацвярджэння, якая адхілена, а якая гатова да выплаты.

Агульная карціна схаванага кошту

Калі сабраць усе гэтыя фактары разам, гадавы схаваны кошт уводу выдаткаў для кампаніі з 50 супрацоўнікамі выглядае так:

Гэтая лічба значна перавышае кошт ліцэнзіі на праграмнае забеспячэнне для кіравання выдаткамі. Іншымі словамі, інвестыцыі ў аўтаматызацыю звычайна акупляюцца за 3-6 месяцаў.

Рашэнне: скараціць 5 хвілін да 10 секунд

Дык ці магчыма пазбавіцца ад гэтага схаванага кошту? Так — і рашэнне значна прасцейшае, чым можа падацца.

Разумнае кіраванне выдаткамі з Masraff

Masraff — гэта платформа кіравання выдаткамі на базе штучнага інтэлекту, якая карэнным чынам мяняе працэс уводу выдаткаў. Вось асаблівасці, якія ствараюць розніцу:

Тэхналогія OCR на аснове ШІ: дастаткова сфатаграфаваць чэк. ШІ-рухавік Masraff аўтаматычна счытвае чэк, за лічаныя секунды распазнае суму, дату, ПДВ і катэгорыю. Ручны ўвод даных знікае.

Дызайн, арыентаваны на мабільныя прылады: вы можаце ўнесці выдаткі адразу, як яны ўзніклі, за 10 секунд з тэлефона. Няма патрэбы збіраць чэкі ў кішэні. Сфатаграфуйце, пацвердзіце, працягвайце далей.

Аўтаматычная праверка палітыкі: правілы выдаткаў вашай кампаніі закладваюцца ў сістэму. Перавышэнне лімітаў, несумяшчальныя катэгорыі і падобныя выпадкі выяўляюцца імгненна. Памылкі прадухіляюцца яшчэ да таго, як яны ўзнікнуць.

Імгненныя патокі зацвярджэння: кіраўнікі могуць зацвярджаць выдаткі з тэлефона адным дотыкам. Пра справаздачы, якія чакаюць зацвярджэння, нагадваюць push-паведамленні. Тэрмін кампенсацыі скарачаецца з дзён да гадзін.

Справаздачнасць у рэальным часе: фінансавая каманда адсочвае ўсе выдаткі ў рэальным часе. Аналітыка па падраздзяленнях, катэгорыях і перыядах гатова адным націскам.

Параўнанне лічбаў

Гэтае параўнанне ясна паказвае, чаму аўтаматызацыя кіравання выдаткамі — гэта не "было б някепска", а "неабходная" інвестыцыя.

ROI ў кіраванні выдаткамі: акупальнасць інвестыцый

Разлік ROI аўтаматызацыі кіравання выдаткамі даволі канкрэтны:

• Эканомія часу: прынамсі 4 гадзіны на супрацоўніка ў год, а для фінансавай каманды — значна больш
• Зніжэнне памылак: зніжэнне ўзроўню памылак на 80-90%
• Захаванне палітыкі: зніжэнне выдаткаў, якія парушаюць правілы, да 70%
• Задаволенасць супрацоўнікаў: прыкметнае зніжэнне скаргаў, звязаных з працэсам выдаткаў
• Бачнасць грашовага патоку: больш дакладнае бюджэтнае планаванне дзякуючы даным аб выдатках у рэальным часе

Даследаванні паказваюць, што аўтаматызацыя кіравання выдаткамі зніжае кошт апрацоўкі адной справаздачы на 60-70%. Для кампаніі, якая апрацоўвае сотні справаздач у год, гэта азначае сур'ёзную эканомію.

Высновы: час зрабіць нябачны кошт бачным

Схаваны кошт часу на ўвод выдаткаў — гэта плата, якую большасць кампаній нясе, нават не заўважаючы гэтага. Кожны чэк, кожная справаздача, кожны цыкл зацвярджэння здаюцца дробязнымі — але ў суме яны непасрэдна ўплываюць на эфектыўнасць вашай кампаніі, задаволенасць супрацоўнікаў і прыбытковасць.

Кожная хвіліна, страчаная на ручныя працэсы, — гэта хвіліна, якую можна было б аддаць больш каштоўнай працы. Тэхналогіі ўжо дасягнулі той сталасці, каб ліквідаваць гэты кошт. Застаецца зрабіць толькі адзін крок — дзейнічаць.

---

Гатовыя трансфармаваць працэс кіравання выдаткамі ў вашай кампаніі? Паспрабуйце Masraff бясплатна і самі ўбачце, як увод выдаткаў скарачаецца да 10 секунд. Каб замовіць дэманстрацыю, звяжыцеся з нашай камандай — разам падлічым вашы схаваныя выдаткі.