Што такое кіраванне выдаткамі? Перавагі і выбар праграмы

Кожны месяц у кампаніях апрацоўваюцца дзесяткі, а часам і сотні квітанцый аб выдатках. Захаваныя ў табліцах Excel, электронных лістах ці забытыя ў шуфлядзе супрацоўніка — гэтыя выдаткі, калі імі не кіраваць належным чынам, пажыраюць час як фінансавага аддзела, так і самых супрацоўнікаў. У гэтым артыкуле мы разбіраем, што такое кіраванне выдаткамі, чаму яно важнае для бізнесу, на якія характарыстыкі варта звяртаць увагу пры выбары праграмы кіравання выдаткамі і як падыходы з прыярытэтам штучнага інтэлекту мяняюць гэты працэс.

Што такое кіраванне выдаткамі?

Кіраванне выдаткамі ахоплівае ўвесь працэс: ад запісу бізнес-выдаткаў супрацоўнікаў (харчаванне, транспарт, офісныя матэрыялы, камандзіровачныя расходы і г.д.) да іх зацвярджэння, занясення ў бухгалтарскія кнігі і кампенсацыі. Гэты працэс складаецца з чатырох асноўных этапаў:

1. Увод выдаткаў — Супрацоўнік запісвае свой выдатак разам з фотаздымкам квітанцыі/рахунку-фактуры.
2. Зацвярджэнне — Адпаведны кіраўнік або фінансавы аддзел праглядае выдатак згодна з устаноўленымі правіламі і ліміты.
3. Бухгалтарскі ўлік — Зацверджаны выдатак разносіцца на правільны рахунак выдаткаў з разбіўкай па ПДВ.
4. Кампенсацыя — Завяршаецца зверка сумы, якая належыць супрацоўніку або прывязана да карпаратыўнай карты.

У традыцыйным метадзе гэтыя этапы выконваюцца з дапамогай табліц Excel, ланцужкоў электронных лістоў і фізічнай архівацыі квітанцый. Сучасныя праграмы кіравання выдаткамі аб'ядноўваюць усе чатыры этапы ў адзіным лічбавым патоку — ад уводу выдатку праз ланцужок зацвярджэнняў да бухгалтарскага запісу.

Калі вы хочаце больш падрабязна азнаёміцца з этапамі гэтага працэсу і структурай формы выдаткаў, звярніцеся да нашага матэрыялу пра бюракратычны бок працэсу запісу выдаткаў.

Чаму кіраванне выдаткамі важнае?

Дакладнасць адсочвання даходаў і выдаткаў

Дадзеныя аб выдатках — адзін з ключавых фінансавых сігналаў, які адлюстроўвае рэальную структуру выдаткаў кампаніі. Калі невядома, які аддзел, у якой катэгорыі і колькі марнуе, планаванне бюджэту і аптымізацыя выдаткаў становяцца заснаванымі на здагадках. Правільна пабудаваны працэс кіравання выдаткамі дазваляе ў рэжыме рэальнага часу адсочваць расходы па катэгорыях, цэнтрах выдаткаў і кодах праектаў.

Памяншэнне памылак

Сярод найбольш распаўсюджаных праблем пры ручным кіраванні выдаткамі — расходы, занесеныя не на той рахунак, задвойваныя квітанцыі і адсутнасць дакументаў. Большасць гэтых памылак застаецца незаўважанай да канца года, пакуль іх не выявіць аўдыт — калі працэс не ліцыфікаваны. У нашым матэрыяле 5 эфектыўных спосабаў скараціць памылкі ў кіраванні выдаткамі мы падрабязна разгледзелі, як дакладнасць палітыкі, аўтаматызацыя і этапы аўдыту зніжаюць долю памылак.

Бачнасць у рэжыме рэальнага часу

Магчымасць бачыць бягучы стан расходаў, не чакаючы канца месяца, дае фінансавым аддзелам магчымасць своечасова ўмяшацца. Катэгорыю з рызыкай перавышэння бюджэту можна выявіць да таго, як выдатак будзе зроблены; выдаткі, якія чакаюць зацвярджэння, можна адсочваць з аднаго экрана. Гэтая патрэба ў бачнасці становіцца асабліва крытычнай у перыяды нявызначанасці — мы разгледзелі гэтую тэму ў нашым матэрыяле кіраванне выдаткамі і прадказальнасць у перыяд крызісу.

Якія характарыстыкі варта шукаць у праграме кіравання выдаткамі

Пры ацэнцы праграмы кіравання выдаткамі вы можаце выкарыстоўваць наступны кантрольны спіс:

• Увод выдаткаў праз мабільны і вэб — Магчымасць для супрацоўнікаў запісваць расходы адразу, не губляючы квітанцыю.
• Гнуткія палі для выдаткаў — Наладжвальныя палі, якія адпавядаюць уласнай структуры дадзеных арганізацыі: катэгорыя, цэнтр выдаткаў, тэг, код праекта.
• Кантроль палітыкі выдаткаў — Аўтаматычныя папярэджанні да або падчас расходаў на аснове катэгарыйных ліміт, дзённых/штомесячных абмежаванняў і правіл паводле роляў.
• Гнуткасць ланцужка зацвярджэнняў — Аднаэтапная або мнагаўзроўневая канфігурацыя зацвярджэнняў, якія адрозніваюцца ў залежнасці ад парогавага значэння, арганізацыі або катэгорыі.
• Інтэграцыя з бухгалтарскімі/ERP-сістэмамі — Перадача зацверджаных выдаткаў на правільныя рахункі выдаткаў і ПДВ без ручнога ўводу дадзеных.
• Зверка карпаратыўных карт — Аўтаматычная адпаведнасць выпіскі па крэдытнай карце з выдаткамі ў сістэме і адсочванне адсутных дакументаў.
• Справаздачнасць — Лёгкае фармаванне справаздач аб парушэннях палітыкі, перавышэнні ліміт і расходах па катэгорыях.

Кожны з гэтых пунктаў непасрэдна ўплывае на тое, наколькі выбраная праграма спросціць штодзённыя аперацыі. Напрыклад, рашэнне без інтэграцыі з ERP азначае, што бухгалтарскі аддзел павінен працягваць ручны ўвод дадзеных — менавіта тут губляецца галоўная выгада аўтаматызацыі. Для арганізацый, якія выкарыстоўваюць SAP, мы асобна разгледзелі гэты аспект інтэграцыі ў нашым матэрыяле кіраванне выдаткамі ў SAP.

Ці бяспечная праграма кіравання выдаткамі?

Дадзеныя аб выдатках уключаюць звычкі супрацоўнікаў у галіне расходаў, інфармацыю аб карпаратыўных картах і фінансавыя запісы, таму бяспека з'яўляецца крытэрыем, якім нельга грэбаваць пры выбары праграмы кіравання выдаткамі. Пры ацэнцы важна атрымаць дакладныя адказы на наступныя пытанні:

• Дзе захоўваюцца дадзеныя, ці выкарыстоўваецца цэнтр апрацоўкі дадзеных у вашай краіне?
• Які стандарт шыфравання дадзеных?
• Як кіруюцца працэсы апрацоўкі персанальных дадзеных у адпаведнасці з прыкладным заканадаўствам аб абароне дадзеных?
• Ці заснавана аўтарызацыя доступу на ролях — хто можа бачыць якія выдаткі?

З боку Masraff: усе дадзеныя шыфруюцца з выкарыстаннем стандарту AES-256 і захоўваюцца ў цэнтрах апрацоўкі дадзеных. Інфраструктура адпавядае ISO 27001. Дзякуючы кантролю доступу на аснове роляў кожны карыстальнік мае доступ толькі да тых выдаткаў і справаздач, на якія ён маецца паўнамоцтвы.

Чым адрозніваецца кіраванне выдаткамі на аснове штучнага інтэлекту?

Традыцыйныя праграмы кіравання выдаткамі ажыццяўляюць лічбавізацыю, але ў значнай ступені пакідаюць увод дадзеных на карыстальніка — квітанцыя фатаграфуецца, палі запаўняюцца ўручную, выбіраецца катэгорыя. Падыход Masraff з прыярытэтам штучнага інтэлекту аўтаматызуе большасць гэтых этапаў:

• Тэхналогія распазнавання квітанцый — Сума, дата, катэгорыя і іншыя палі аўтаматычна распазнаюцца і запаўняюцца па фотаздымку квітанцыі; карыстальніку не трэба ўводзіць дадзеныя ўручную.
• Увод выдаткаў праз WhatsApp — Супрацоўнік можа ствараць запіс выдатку, адпраўляючы фотаздымак квітанцыі праз WhatsApp; не трэба адкрываць асобнае дадатак.
• Натыўная інтэграцыя з SAP — Зацверджаныя выдаткі аўтаматычна разносяцца ў SAP без неабходнасці ручной перадачы; бухгалтарскі аддзел не займаецца падвойным уводам дадзеных.
• Стварэнне выдатку па QR-кодзе электроннага рахунку — Выдатак ствараецца аўтаматычна пры сканіраванні QR-кода на электронным рахунку-фактуры; не трэба чакаць апрацоўкі.

Мы падрабязна разгледзелі, наколькі гэты падыход паскарае працэс выдаткаў ад квітанцыі да бухгалтарскага запісу, у нашым матэрыяле кіраванне выдаткамі з прыярытэтам штучнага інтэлекту: ад квітанцыі да бухгалтарскага запісу. Калі вы хочаце разлічыць аддачу ад інвестыцый для вашай кампаніі, звярніцеся да нашага кіраўніцтва па разліку ROI для кіравання выдаткамі.

Выснова

Кіраванне выдаткамі — гэта ўжо не проста збор квітанцый і кампенсацыйны працэс; гэта фінансавая функцыя, якая непасрэдна ўплывае на дысцыпліну выдаткаў кампаніі, бачнасць бюджэту і бухгалтарскую дакладнасць. Выбіраючы правільную праграму, варта звяртаць увагу не толькі на гнуткі кантроль палітыкі, надзейную інтэграцыю з ERP і бяспеку дадзеных, але і на аўтаматызацыю на аснове штучнага інтэлекту, якая сапраўды спрашчае працэс.

Каб азнаёміцца з магчымасцямі і цэнамі рашэння Masraff па кіраванні выдаткамі, наведайце нашу старонку прадукту «Кіраванне выдаткамі».