Як выбудаваць працэс выдаткаў з бухгалтарам

У шматлікіх кампаніях канец месяца выглядае аднолькава: супрацоўнікі дасылаюць фота чэкаў у WhatsApp, бухгалтэрыя шукае дакументы, якіх не хапае, а малі мюшавір (mali müşavir — ліцэнзаваны фінансавы кансультант, з якім працуе большасць турэцкіх кампаній, па сутнасці знешні бухгалтар) бярэцца за разразненую татку за некалькі дзён да тэрміну дэкларацыі. У артыкуле апісана турэцкая практыка: згаданыя правілы пра KKEG (выдаткі, якія па законе не прымаюцца да вылічэння) і пра ПДВ — гэта правілы Турцыі. Мы пакажам, як маламу і сярэдняму бізнесу выбудаваць за знешнім бухгалтарам працэс уліку выдаткаў без збояў: які пакет рыхтаваць кожны месяц, як выглядае штомесячны каляндар, хто што зацвярджае і чаму KKEG трэба адзначаць пры ўводзе выдатку.

Чаму працэс выдаткаў з бухгалтарам кожны месяц буксуе?

Працэс выдаткаў за знешнім бухгалтарам часцей за ўсё буксуе таму, што дакументы прыходзяць позна, не цалкам і раскідана; праблема звычайна не ў уліку, а на этапе збору. Тыповыя прыкметы:

• Чэкі прыходзяць фотаздымкамі ў WhatsApp або па пошце; адныя нечытэльныя, іншыя не прыходзяць увогуле.
• Заднім чыслом спрабуюць успомніць, да якога аддзела або праекта адносіцца пакупка.
• Радкі выпіскі па карпаратыўнай картцы ў канцы месяца ўручную суадносяць з чэкамі.
• Выдаткі супрацоўніка, які атрымаў аванс, вядуцца ў асобнай табліцы, і закрыццё авансу зацягваецца.
• Артыкулы KKEG выяўляюць у канцы года, заднім чыслом.

Вынік — позна закрыты месяц і бясконцае ліставанне з бухгалтарам. Парадак, пры якім кожны месяц у адзін і той жа дзень перадаецца адзін і той жа пакет, знімае большую частку гэтага ліставання.

Які пакет па выдатках бухгалтар чакае кожны месяц?

Кожны месяц знешні бухгалтар чакае поўны пакет: дакументы, разбіўку ПДВ, артыкулы з адзнакай KKEG, цэнтры выдаткаў, закрыццё авансаў і зверку выпіскі па картцы. Склад залежыць ад кампаніі, але базавы каркас такі:

Калі кожны месяц рыхтаваць пакет аднолькава, праверка ў бухгалтара займае менш часу, а пытанняў «дзе гэты чэк?» становіцца менш. Калі архіў чэкаў захоўваецца ў лічбавым выглядзе і прывязаны да радка выдатку, знайсці дакумент нават праз месяцы таксама прасцей.

Як выбудаваць штомесячны парадак працы з выдаткамі?

Штомесячны парадак будуецца на каляндары, у якім выдаткі збіраюцца бесперапынна на працягу месяца, у канцы месяца ёсць кароткае акно закрыцця, а пакет перадаецца бухгалтару ў фіксаваны дзень. Ніжэй прыклад; дастасуйце даты да свайго падатковага каляндара і дамоўленасцей з бухгалтарам:

1. На працягу месяца: супрацоўнік загружае чэк адразу пасля пакупкі, кіраўнік зацвярджае выдаткі раз на тыдзень. KKEG і цэнтр выдаткаў выбіраюцца пры ўводзе.
2. Абапішні рабочы дзень месяца: супрацоўнікам ідзе нагадванне пра чэкі, якіх не хапае, пачынаецца зверка выпіскі па картцы.
3. Першыя рабочыя дні новага месяца: бухгалтэрыя закрывае несуаднесеныя радкі па картцы, адкрытыя авансы і дакументы, якіх не хапае.
4. Дзень перадачы: пакет перадаецца бухгалтару; у той жа дзень дадзеныя пераносяцца ў бухгалтарскую праграму.
5. Наступныя некалькі дзён: пытанні бухгалтара збіраюцца ў адзін спіс і закрываюцца; выпраўленні ўносяцца да таго, як яны перайдуць у наступны месяц.

Хто што зацвярджае? Дакладныя ролі не даюць парадку залежаць ад аднаго чалавека:

• Супрацоўнік: адказвае за правільнасць чэка і сваечасовую загрузку.
• Кіраўнік: пацвярджае, што выдатак быў патрэбны для працы.
• Бухгалтэрыя: правярае тып дакумента, разбіўку ПДВ, цэнтр выдаткаў і адзнаку KKEG, выконвае перанос дадзеных.
• Знешні бухгалтар: пацвярджае падатковую кваліфікацыю і сумы, якія трапляюць у дэкларацыю.

Чаму KKEG трэба адзначаць пры ўводзе, а не ў канцы года?

Калі KKEG адзначаецца пры ўводзе, рашэнне прымаецца, покуль абставіны пакупкі яшчэ свежыя, і ў канцы года не трэба заднім чыслом перабіраць сотні радкоў. Разбор у канцы года забірае час і можа прывесці да памылак у падатковай базе праз прапушчаныя артыкулы.

Практычны падыход:

• Для тыповых артыкулаў KKEG (напрыклад, адміністрацыйных штрафаў і выдаткаў без дакументаў) наладзьце папярэджанне на ўзроўні катэгорыі.
• Для часткова непрымальных артыкулаў паказвайце суму KKEG асобна; у праводцы такія артыкулы дзяляцца на частку выдатку і частку KKEG.
• Кожны месяц адпраўляйце бухгалтару спіс KKEG асобным лістом у складзе пакета.

У Masraff выдатак можна адзначыць як KKEG; у залежнасці ад налады кампаніі адзнака або толькі паказвае папярэджанне, або спыняе далейшы рух выдатку. Пры пераносе ў ERP радок можа быць падзелены на частку выдатку і частку KKEG. Каб выяўляць KKEG ужо пры ўводзе, зазірніце ў нашыя бясплатныя інструменты. Прававая аснова KKEG — турэцкія Закон № 5520 аб карпаратыўным падатку і Закон № 193 аб падаходным падатку; якія артыкулы лічацца KKEG, абавязкова ўдакладняйце ў свайго малі мюшавіра.

Якія перавагі дае сувязь праграмы ўліку выдаткаў з бухгалтарам?

Праграма кіравання выдаткамі спрашчае падрыхтоўку пакета для бухгалтара: кожны месяц у адной структуры, цалкам і ўжо правераным. Перавагі звычайна зводзяцца да чатырох пунктаў:

• Адзін архіў чэкаў: дакументы захоўваюцца прывязанымі да радка выдатку, а не раскіданыя па WhatsApp і пошце.
• Класіфікацыя пры ўводзе: катэгорыя, цэнтр выдаткаў і KKEG выбіраюцца ў момант траты; у канцы месяца ніхто не гадае.
• Рахункі па правілах: рахунак выдаткаў вызначаецца правіламі суаднясення па катэгорыі, цэнтры выдаткаў і іншых дадзеных; адная і тая ж трата кожны месяц трапляе на адзін і той жа рахунак.
• Хутчэйшае закрыццё: бухгалтэрыя траціць час на праверку, а не на збор дакументаў.

«Інтэграцыя» тут не абавязкова азначае падключэнне бухгалтара да асобнай сістэмы. Для большасці кампаній МСБ галоўны выйграш у тым, што бухгалтарскія запісы, з якімі працуе бухгалтар, фарміруюцца ўпарадкавана і па правілах.

Як выбраць праграму ўліку выдаткаў для працы з бухгалтарам?

Праграму, якая спрашчае працу з бухгалтарам, выбіраюць па сумяшчальнасці з вашай бухгалтарскай праграмай, здольнасці раздзяляць ПДВ і KKEG пры ўводзе і гнуткасці правіл вызначэння рахункаў. Пры ацэнцы задайце такія пытанні:

1. Як яна працуе з нашай бухгалтарскай праграмай або ERP і якім спосабам пераносяцца дадзеныя?
2. Ці можна адзначыць выдатак як KKEG і выдзяліць часткова непрымальную суму?
3. Ці можна задаваць рахунак правіламі па катэгорыі, цэнтры выдаткаў і кампаніі?
4. Ці можна суадносіць выпіскі па карпаратыўных картах і авансы з выдаткамі?
5. Ці лёгка нашаму бухгалтару атрымаць патрэбныя справаздачы і дакументы?
6. Наколькі праста супрацоўнікам загружаць чэкі? Сістэма, якой ніхто не карыстаецца, архіў чэкаў не запоўніць.

Уключыце бухгалтара ў працэс да выбару: калі вызначыць фармат пакета разам, пераход адбудзецца хутчэй.

Выснова

Працэс выдаткаў з малі мюшавірам супакойваецца, калі ператвараецца ў парадак, пры якім кожны месяц у адзін і той жа дзень перадаецца адзін і той жа пакет. Адзін архіў чэкаў, раздзяленне ПДВ і KKEG пры ўводзе і дакладныя зоны адказнасці за зацвярджэнне скарачаюць закрыццё месяца. Як мы працуем з бухгалтэрыямі і знешнімі бухгалтарамі, глядзіце на старонцы Masraff для бухгалтараў, увесь працэс уліку выдаткаў — на старонцы кіраванне выдаткамі.