Тасдиқи хароҷот: 10 нуқтае, ки бояд санҷид

Дар бисёр ширкатҳо тасдиқи ҳисоботи хароҷот ба як пахши чандсонияӣ табдил ёфтааст. Роҳбар ҳисоботро мекушояд, ба маблағи умумӣ нигоҳ мекунад ва тасдиқ мекунад. Мушкилот бошад, дар охири моҳ дар муҳосибот ошкор мешаванд: чеки гумшуда, зиёфати шоме, ки ду бор ворид шудааст, шаби меҳмонхона, ки ба маркази хароҷоти нодуруст навишта шудааст. Ин мақола барои роҳбароне, ки ҳисоботи хароҷотро тасдиқ мекунанд, ва гурӯҳҳои молиявии паси онҳо омода шудааст, бо мисолҳо аз ширкатҳои Туркия. Дар он 10 нуқтае, ки пеш аз пахши тугмаи «Тасдиқ» бояд санҷид, он чи дар ҳар кадоми онҳо аломати хатар ҳисоб мешавад ва тарзи кори ин санҷишҳо дар системаи хароҷот шарҳ дода мешаванд.

Роҳбар ҳангоми тасдиқи хароҷот чиро бояд санҷад?

Роҳбар бояд санҷад, ки хароҷот бо ҳуҷҷат тасдиқ шудааст, ба сиёсати ширкат мувофиқ аст, ба ҷои дуруст навишта шудааст ва ҳадафи корӣ равшан дорад. Ҷадвали зер 10 нуқтаро дар як нигоҳ ҷамъбаст мекунад; тафсилот дар бахшҳои баъдӣ.

Санҷиши ҳуҷҷат, сана ва маблағ

Чор санҷиши аввал тасдиқ мекунанд, ки хароҷот воқеан анҷом ёфтааст ва ҳуҷҷатро ба баҳисобгирии муҳосибӣ дохил кардан мумкин аст.

1. Ҳуҷҷати эътибордор замима шудааст?

Дар паси ҳар сатри хароҷот бояд ҳуҷҷати эътибордор истад, масалан суратҳисоб-фактура, суратҳисоби e-Arşiv (суратҳисоби электронии бойгонӣ) ё чеки хазина. Дар Туркия моддаи 227-и Қонуни тартиботи андоз № 213 (VUK, Рӯзномаи расмӣ: 10 январи соли 1961) талаб мекунад, ки ҳар як сабти баҳисобгирӣ бо ҳуҷҷат тасдиқ карда шавад. Чеки иттилоотӣ, скриншоти фармоиш ё чеки корти хӯрок ҷои ҳуҷҷати хароҷотро намегирад; чунин хароҷот ҳамчун KKEG (хароҷоте, ки барои мақсадҳои андоз қабул намешаванд) ҷудо карда мешаванд. Дар акси ҳуҷҷат сана, маблағ ва рақами андози фурӯшанда бояд равшан хонда шаванд.

2. Сана ва давра дурустанд?

Санаи хароҷот бояд дар доираи даврае бошад, ки ширкат хароҷотро қабул мекунад. Чеки таксии се моҳ пешро ба хотир овардан душвор аст ва он метавонад ба даврае афтад, ки муҳосибот аллакай бастааст. Агар сиёсати шумо ба саволи «хароҷот дар муддати чанд рӯз пас аз анҷом бояд пешниҳод шавад?» ҷавоб надиҳад, тасдиқкунанда барои ҳар хароҷоти дермонда ҳамон баҳсро аз нав оғоз мекунад.

3. Ҳамин хароҷот пештар ворид шуда буд?

Хароҷоти такрорӣ одатан қасдан нестанд: корманд ҳамон чекро ҳам ба ҳисоботи моҳи гузашта ва ҳам ба ҳисоботи ҳамин моҳ замима мекунад ё хариди бо корти корпоративӣ пардохтшударо инчунин ҳамчун хароҷоти нақд эълон мекунад. Агар дар ду сатр ҳамон сана, маблағ ва фурӯшанда намоён бошанд, пеш аз тасдиқ пурсед.

4. Маблағ ва ААИ ба ҳуҷҷат мувофиқанд?

Маблағи воридшуда бояд комилан ба маблағи умумии ҳуҷҷат бо ААИ (андоз аз арзиши иловашуда) баробар бошад. Агар дар суратҳисоб ААИ алоҳида нишон дода шуда бошад, боварӣ ҳосил кунед, ки маблағи ААИ низ алоҳида ворид шудааст; тибқи Нақшаи ягонаи ҳисобҳои Туркия он ба ҳисоби ААИ-и тарҳшаванда (191) ва маблағи бе ААИ ба ҳисобҳои хароҷоти синфи 7 (масалан, 760, 770) меравад. Дар хароҷоти асъорӣ маблағи асъор ва қурби истифодашуда бояд дар ҳисобот намоён бошанд.

Санҷиши сиёсат ва муҳосибот

Се санҷиши навбатӣ муайян мекунанд, ки оё хароҷот ба қоидаҳои ширкат мувофиқ аст ва ба ҳисоби дуруст меафтад.

5. Ҳадди сиёсат гузаштааст?

Гузаштан аз ҳад ҳамеша сабаби рад нест, аммо ҳар як гузариш бояд шарҳ дошта бошад. Масалан (рақамҳои намунавӣ), дар ширкате, ки ҳадди рӯзонаи хӯрок барои як нафар 750 TRY аст, 2 600 TRY барои зиёфати шом бо муштарӣ барои чор нафар муқаррарӣ аст; 2 600 TRY барои як нафар шарҳ талаб мекунад. Барои хаттӣ муқаррар кардани ҳадҳо ва истисноҳо ба дастури мо оид ба сиёсати хароҷот нигаред.

6. Категория дуруст аст?

Категория муайян мекунад, ки хароҷот ба кадом ҳисоби хароҷот навишта мешавад. Зиёфати шоми гурӯҳи фурӯш бо муштарӣ ва хӯроки нисфирӯзии вохӯрии дохилӣ дар дафтари марказӣ метавонанд ба ҳисобҳои гуногун раванд (масалан, 760 Хароҷоти маркетинг, фурӯш ва тақсимот, 770 Хароҷоти умумии маъмурӣ). Категорияи нодурусте, ки ҳангоми тасдиқ дида нашудааст, дар охири моҳ ба сатре табдил меёбад, ки муҳосиб дастӣ ислоҳ мекунад.

7. Маркази хароҷот ва лоиҳа дурустанд?

Хароҷот бояд ба маркази хароҷоти воҳиде навишта шавад, ки ба он хизмат кардааст, на ба воҳиди шахсе, ки онро анҷом додааст. Сафаре, ки барои лоиҳаи шӯъбаи дигар анҷом ёфтааст, бояд бо рамзи ҳамон лоиҳа ворид шавад; вагарна арзиши лоиҳа кам ва буҷаи шумо зиёд сарфшуда менамояд.

Санҷиши ҳадаф, намуди пардохт ва ваколат

Се санҷиши охир равшан мекунанд, ки пул барои чӣ сарф шудааст ва оё тасдиқ дар доираи ваколати шумост.

8. Ҳадафи корӣ ва иштирокчиён навишта шудаанд?

Махсусан дар хароҷоти намояндагӣ ва меҳмоннавозӣ дар шарҳ бояд навишта шавад, ки кӣ ва барои кадом кор пазироӣ шудааст. «Вохӯрӣ» кифоя нест; «Музокироти шартномаи солона бо гурӯҳи харидории X Тиҷорат, 4 нафар» кифоя аст. Ин аввалин саволест, ки аудитор медиҳад.

9. Намуди пардохт дуруст аст?

Намуди пардохт муайян мекунад, ки ба корманд ҷуброн дода мешавад ё не. Хароҷоте, ки бо пули нақд ё корти шахсӣ пардохт шудааст, ба ҳисоби корманд (195/320) ҳамчун ҷуброн навишта мешавад; хароҷоте, ки бо корти корпоративӣ пардохт шудааст, ба корманд пардохт намешавад, балки бо иқтибоси корт муқоиса карда мешавад. Ворид кардани хароҷоти корти корпоративӣ ҳамчун нақд боиси ду бор пардохт шудани ҳамон маблағ мегардад.

10. Тасдиқи пешакӣ ҳаст ва ҳаққи тасдиқ аз они шумост?

Дар хароҷоте, ки тасдиқи пешакӣ талаб мекунанд, масалан сафари хизматӣ ё пешпардохт, санҷед, ки дархости тасдиқшуда ба ҳисобот пайваст аст. Агар маблағ аз ҳадди тасдиқи шумо гузарад, ҳисобот бояд ба тасдиқкунандаи навбатӣ равад; тартиб ва ҳадҳои тасдиқро бо абзори ройгони созандаи раванди тасдиқ тарҳрезӣ карда метавонед. Хароҷоти худ ё хароҷоти кормандеро, ки ба шумо тобеъ нест, тасдиқ накунед. Чӣ тавр супурдани тасдиқҳоро ҳангоми рухсатӣ дар мақолаи раванди тасдиқи хароҷот ва делегатсия шарҳ додаем.

Тасдиқ, рад ё савол: кадомаш кай?

Агар ҳуҷҷат набошад ё хароҷот ба сиёсат ошкоро мухолиф бошад, рад кунед; дар мушкилоти ислоҳшаванда, ба монанди набудани шарҳ ё категорияи нодуруст, аввал пурсед. Ҳисоботи радшуда ба корманд бармегардад ва ҷубронро ба таъхир меандозад. Қоидаи амалӣ: мушкили ҳуҷҷат — рад, мушкили маълумот — савол. Сабаби радро ҳамеша хаттӣ гузоред; вақте ҳамон хато моҳи оянда такрор шавад, он асоси шумо хоҳад буд.

Таснифоти андозӣ, ҷудо кардани KKEG ва эътибори ҳуҷҷатҳоро барои ширкати худ бо мушовири молиявиатон (mali müşavir) тасдиқ кунед.

Ин дар Masraff чӣ тавр кор мекунад?

Дар Masraff кормандон хароҷоти худро дар Ҳисоботи хароҷот (Masraf Formu) ҷамъ карда, барои тасдиқ мефиристанд. Ҳангоми илова кардани хароҷот ба ҳисобот санҷишҳои пӯшидани давра, такрор, сиёсати хароҷот ва майдонҳои ҳатмӣ иҷро мешаванд; ҳамин тариқ мушкилоти нуқтаҳои 2, 3 ва 5-и рӯйхат ҳангоми ворид кардани хароҷот қайд карда мешаванд.

• Муҳаррики сиёсати хароҷот: Ҳадҳо аз рӯи категория, вақт ва шумораи иштирокчиён, инчунин қоидаҳо аз рӯи намуди пардохт муайян карда мешаванд. Барои ҳар қоида паёми хос ва навъи огоҳӣ (Иттилоот, Огоҳӣ, Хато, Манъ) интихоб мешавад. Огоҳиҳо ҳам ба корманд ҳангоми ворид кардан ва ҳам ба роҳбари тасдиқкунанда дар дохили ҳисобот нишон дода мешаванд.
• Рӯзи охирини қабули хароҷот: Рӯзи охирини қабуле, ки ширкат муайян кардааст, дар система татбиқ мешавад; хароҷоти дермонда зери ин қоида меафтанд.
• Тасдиқи васеъ: Ҳадҳои тасдиқ аз рӯи грейд (сатҳ), арзишҳои остона ва делегатсия муайян карда мешаванд. Агар маблағи ҳисобот аз ҳадди тасдиқкунанда гузарад, он ба роҳбари болоӣ меравад. Пеш аз фиристодан раванди тасдиқро моделсозӣ кардан мумкин аст, то пешакӣ маълум шавад, ки ҳисобот ба кӣ мерасад.
• Шакли сафар + раванди тасдиқ: Шакли тасдиқшудаи сафар ба ҳисоботи хароҷот пайваст мешавад; роҳбар мебинад, ки хароҷот ба сафари пешакӣ тасдиқшуда тааллуқ дорад.
• Шарҳҳо ва таърихи амалиётҳо: Роҳбар метавонад пеш аз рад кардани ҳисобот дар он савол диҳад. Таърихи амалиётҳо дар портали веб нишон медиҳад, ки кадом шахсон ва кай ҳисоботро тасдиқ ё рад кардаанд.

Барои гурӯҳҳое, ки тасдиқро дар роҳ аз телефон анҷом медиҳанд, тафсилот дар саҳифаи тасдиқи мобилии Masraff аст.

Саволҳои маъмул

Хатои маъмултарин ҳангоми тасдиқи хароҷот кадом аст?

Хатои маъмултарин тасдиқ кардани ҳисобот танҳо бо нигоҳ ба маблағи умумӣ аст. Тасдиқе, ки бе санҷиши ҳуҷҷат, категория ва маркази хароҷот дода мешавад, кори ислоҳро ба муҳосибот ва охири моҳ мегузаронад.

Оё роҳбар метавонад хароҷоти худро тасдиқ кунад?

Не. Дар раванди дуруст сохташудаи тасдиқ ҳеҷ кас хароҷоти худро тасдиқ намекунад. Хароҷоти роҳбар бояд ба роҳбари ӯ ё ба гурӯҳи молиявӣ равад.

Оё хароҷоти аз ҳадди сиёсат зиёдро бояд рад кард?

На ҳамеша. Агар ҳадафи корӣ шарҳ дода шуда бошад ва истисно дар сиёсат пешбинӣ шуда бошад, онро тасдиқ кардан мумкин аст; гузариши бешарҳро аввал бояд пурсид ва дар ҳолати зарурӣ рад кард.

Тасдиқи хароҷот бояд дар чанд рӯз дода шавад?

Мӯҳлат бояд дар сиёсати ширкат навишта шавад. Масалан, ҳадафе ба монанди 3 рӯзи корӣ аз лаҳзаи фиристодан (намуна) гузоштан мумкин аст; аз худи рақам муҳимтар он аст, ки ҳама ҳамон як ҳадафро донанд.

Оё хароҷотеро, ки ҳуҷҷаташ гум шудааст, тасдиқ кардан мумкин аст?

Дар Туркия хароҷоти бе ҳуҷҷат дар муҳосибот ҳамчун хароҷот навишта намешавад ва KKEG ҳисоб мешавад. Ҳатто агар ширкат ҷуброн карданро қарор диҳад, ин қарор ва асосноккунии онро бо мушовири молиявиатон муайян кунед.