Узгадненне выдаткаў: 10 пунктаў для праверкі

У многіх кампаніях узгадненне справаздачы аб выдатках звялося да кліку на некалькі секунд. Кіраўнік адкрывае справаздачу, глядзіць на агульную суму і зацвярджае. Праблемы выяўляюцца ў канцы месяца ў бухгалтэрыі: няма чэка, вячэра ўнесена двойчы, пражыванне ў гатэлі аднесена не на той цэнтр выдаткаў. Гэты артыкул для кіраўнікоў, якія ўзгадняюць справаздачы аб выдатках, і для фінансавых каманд за імі, з прыкладамі з кампаній у Турцыі. У ім 10 пунктаў, якія варта праверыць перад націскам «Зацвердзіць», што лічыцца трывожным сігналам у кожным з іх і як гэтыя праверкі працуюць у сістэме ўліку выдаткаў.

Што павінен праверыць кіраўнік пры ўзгадненні выдаткаў?

Кіраўнік павінен праверыць, што выдатак пацверджаны дакументам, адпавядае палітыцы кампаніі, аднесены куды трэба і мае зразумелую дзелавую мэту. Табліца ніжэй збірае 10 пунктаў у адным месцы; падрабязнасці далей.

Праверка дакумента, даты і сумы

Першыя чатыры праверкі пацвярджаюць, што выдатак сапраўды быў і дакумент можна правесці ва ўліку.

1. Ці прыкладзены сапраўдны дакумент?

За кожным радком выдатку павінен стаяць сапраўдны дакумент: рахунак-фактура, e-Arşiv (электронны архіўны рахунак) або касавы чэк. У Турцыі артыкул 227 Падаткова-працэсуальнага кодэкса № 213 (VUK, Афіцыйная газета ад 10 студзеня 1961 года) патрабуе пацвярджаць дакументам кожны запіс ва ўліку. Інфармацыйны чэк, скрыншот заказа або слып карткі харчавання не замяняюць выдатковы дакумент; такія выдаткі вылучаюцца як KKEG (выдаткі, якія не прымаюцца для мэт падаткаабкладання). На фота дакумента павінны быць добра бачныя дата, сума і падатковы нумар прадаўца.

2. Ці правільныя дата і перыяд?

Дата выдатку павінна трапляць у перыяд, у якім кампанія прымае выдаткі. Чэк за таксі трохмесячнай даўнасці цяжка аднавіць у памяці, і ён можа трапіць у перыяд, які бухгалтэрыя ўжо закрыла. Калі палітыка кампаніі не адказвае на пытанне «на працягу колькіх дзён пасля выдатку трэба яго падаць?», той, хто ўзгадняе, кожны раз наноў спрачаецца пра кожны спознены выдатак.

3. Ці ўносіўся гэты выдатак раней?

Дублі звычайна не наўмысныя: супрацоўнік прыкладае адзін і той жа чэк да справаздачы за мінулы і за бягучы месяц або заяўляе пакупку па карпаратыўнай картцы яшчэ і як наяўны выдатак. Калі ў двух радках аднолькавыя дата, сума і прадавец, спытайце да зацвярджэння.

4. Ці супадаюць сума і ПДВ з дакументам?

Унесеная сума павінна дакладна супадаць з выніковай сумай па дакуменце з улікам ПДВ. Калі ў рахунку ПДВ вылучаны асобна, пераканайцеся, што і сума ПДВ унесена асобна; паводле Адзінага плана рахункаў Турцыі яна ідзе на рахунак ПДВ да вылічэння (191), а сума без ПДВ — на рахункі выдаткаў класа 7 (напрыклад, 760, 770). Для валютных выдаткаў у справаздачы павінны быць бачныя сума ў валюце і выкарыстаны курс.

Праверка палітыкі і ўліку

Наступныя тры праверкі вызначаюць, ці адпавядае выдатак правілам кампаніі і ці трапіць ён на правільны рахунак.

5. Ці перавышаны ліміт палітыкі?

Перавышэнне ліміту не заўсёды нагода для адмовы, але кожнае перавышэнне павінна мець тлумачэнне. Напрыклад (умоўныя лічбы), пры дзённым ліміце на харчаванне 750 TRY на чалавека 2 600 TRY за вячэру з кліентам на чатырох — нармальна; 2 600 TRY на аднаго чалавека патрабуюць тлумачэння. Каб зафіксаваць ліміты і выключэнні пісьмова, паглядзіце наша кіраўніцтва па палітыцы выдаткаў.

6. Ці правільная катэгорыя?

Катэгорыя вызначае, на які рахунак выдаткаў будзе праведзены выдатак. Вячэра аддзела продажаў з кліентам і абед на ўнутранай сустрэчы ў галоўным офісе могуць ісці на розныя рахункі (напрыклад, 760 — выдаткі на маркетынг, продажы і дыстрыбуцыю, 770 — агульныя адміністрацыйныя выдаткі). Памылка ў катэгорыі, не заўважаная пры ўзгадненні, ператвараецца ў радок, які бухгалтар у канцы месяца выпраўляе ўручную.

7. Ці правільныя цэнтр выдаткаў і праект?

Выдатак адносіцца на цэнтр выдаткаў таго падраздзялення, якому ён паслужыў, а не таго, дзе працуе супрацоўнік, які яго зрабіў. Паездка па праекце іншага аддзела павінна ўносіцца з кодам гэтага праекта; інакш праект выглядае танней, а ваш бюджэт — перавыдаткаваным.

Праверка мэты, спосабу аплаты і паўнамоцтваў

Апошнія тры праверкі высвятляюць, навошта былі выдаткаваны грошы і ці ў вашых паўнамоцтвах іх зацвердзіць.

8. Ці запісаны дзелавая мэта і ўдзельнікі?

Асабліва для прадстаўнічых выдаткаў у апісанні павінна быць указана, каго і з якой дзелавой нагоды прымалі. «Сустрэча» — недастаткова; «Перамовы пра гадавы дагавор з аддзелам закупак X Trade, 4 чалавекі» — дастаткова. Гэта першае пытанне, якое задасць аўдытар.

9. Ці правільны спосаб аплаты?

Спосаб аплаты вызначае, ці атрымае супрацоўнік кампенсацыю. Выдатак, аплачаны наяўнымі або асабістай карткай, праводзіцца на рахунак супрацоўніка (195/320) як кампенсацыя; выдатак па карпаратыўнай картцы супрацоўніку не выплачваецца, а зверваецца з выпіскай па картцы. Калі выдатак па карпаратыўнай картцы ўнесены як наяўны, адна і тая ж сума будзе выплачана двойчы.

10. Ці ёсць папярэдняе ўзгадненне і ці маеце вы права зацвярджаць?

Для выдаткаў, якія патрабуюць папярэдняга ўзгаднення, напрыклад паездкі або авансу, праверце, што ўзгодненая заяўка прывязана да справаздачы. Калі сума перавышае ваш ліміт узгаднення, справаздача павінна перайсці да наступнага ўзгадняльніка; парадак і ліміты ўзгаднення можна спраектаваць у бясплатным канструктары ўзгаднення. Не зацвярджайце ўласныя выдаткі і выдаткі супрацоўнікаў, якія вам не падпарадкоўваюцца. Як перадаць узгадненні на час адпачынку, мы расказалі ў артыкуле пра працэс узгаднення выдаткаў і дэлегаванне.

Зацвердзіць, адхіліць ці спытаць: што і калі?

Адхіляйце, калі няма дакумента або выдатак яўна парушае палітыку; пры выпраўных праблемах, такіх як адсутнасць тлумачэння або няправільная катэгорыя, спачатку спытайце. Адхіленая справаздача вяртаецца супрацоўніку і затрымлівае кампенсацыю. Практычнае правіла: праблема з дакументам — адмова, праблема з інфармацыяй — пытанне. Заўсёды пакідайце прычыну адмовы пісьмова; яна стане вашай падставай, калі тая ж памылка паўторыцца ў наступным месяцы.

Падатковую класіфікацыю, вылучэнне KKEG і сапраўднасць дакументаў для вашай кампаніі ўдакладніце ў свайго фінансавага кансультанта (mali müşavir).

Як гэта працуе ў Masraff?

У Masraff супрацоўнікі збіраюць свае выдаткі ў Справаздачу аб выдатках (Masraf Formu) і адпраўляюць яе на ўзгадненне. Пры даданні выдатку ў справаздачу выконваюцца праверкі закрыцця перыяду, дублёў, палітыкі выдаткаў і абавязковых палёў, таму праблемы па пунктах 2, 3 і 5 спіса адзначаюцца ўжо пры ўводзе выдатку.

• Механізм палітыкі выдаткаў: Задаюцца ліміты па катэгорыі, часе і колькасці ўдзельнікаў, а таксама правілы па спосабе аплаты. Для кожнага правіла выбіраецца сваё паведамленне і тып папярэджання (Інфармацыя, Папярэджанне, Памылка, Блакіроўка). Папярэджанні бачаць і супрацоўнік пры ўводзе выдатку, і кіраўнік, які ўзгадняе, у самой справаздачы.
• Апошні дзень прыёму выдаткаў: Устаноўлены кампаніяй апошні дзень прыёму выдаткаў прымяняецца ў сістэме; спозненыя выдаткі трапляюць пад гэта правіла.
• Пашыранае ўзгадненне: Задаюцца ліміты ўзгаднення па грэйдах, парогавыя значэнні і дэлегаванне. Калі сума справаздачы перавышае ліміт узгадняльніка, справаздача ідзе вышэйстаячаму кіраўніку. Перад адпраўкай маршрут узгаднення можна змадэляваць і загадзя ўбачыць, да каго трапіць справаздача.
• Форма паездкі + маршрут узгаднення: Узгодненая форма паездкі прывязваецца да справаздачы аб выдатках; кіраўнік бачыць, што выдатак адносіцца да загадзя ўзгодненай паездкі.
• Каментарыі і гісторыя аперацый: Кіраўнік можа задаць пытанне ў справаздачы, перш чым адхіліць яе. Гісторыя аперацый у вэб-партале паказвае, хто і калі зацвердзіў або адхіліў справаздачу.

Для каманд, якія ўзгадняюць выдаткі ў дарозе з тэлефона, падрабязнасці — на старонцы мабільнага ўзгаднення Masraff.

Частыя пытанні

Якая памылка пры ўзгадненні выдаткаў сустракаецца найчасцей?

Найчасцейшая памылка — зацвярджаць справаздачу, гледзячы толькі на агульную суму. Узгадненне без праверкі дакумента, катэгорыі і цэнтра выдаткаў пераносіць працу па выпраўленні ў бухгалтэрыю і на канец месяца.

Ці можа кіраўнік зацвердзіць уласныя выдаткі?

Не. У правільна выбудаваным працэсе ўзгаднення ніхто не зацвярджае ўласныя выдаткі. Выдаткі кіраўніка павінны ісці яго кіраўніку або фінансавай камандзе.

Ці трэба адхіляць выдатак звыш ліміту палітыкі?

Не заўсёды. Калі дзелавая мэта растлумачана і выключэнне прадугледжана палітыкай, выдатак можна зацвердзіць; перавышэнне без тлумачэння спачатку ўдакладняюць, а пры неабходнасці адхіляюць.

За колькі дзён павінна праходзіць узгадненне выдаткаў?

Тэрмін павінен быць прапісаны ў палітыцы кампаніі. Напрыклад, можна паставіць мэту ў 3 працоўныя дні з моманту падачы (умоўны прыклад); важней за саму лічбу тое, што ўсе ведаюць адну і тую ж мэту.

Ці можна зацвердзіць выдатак, калі чэк згублены?

У Турцыі выдатак без дакумента не можа быць праведзены як выдатак і лічыцца KKEG (выдаткам, які не прымаецца). Нават калі кампанія вырашыць яго кампенсаваць, узгадніце гэта рашэнне і яго абгрунтаванне са сваім фінансавым кансультантам.