Xərcləri təsdiqləyərkən yoxlanacaq 10 məqam

Bir çox şirkətdə xərc hesabatının təsdiqi bir neçə saniyəlik kliklə məhdudlaşır. Rəhbər hesabatı açır, ümumi məbləğə baxır və təsdiqləyir. Problemlər isə ay sonunda mühasibatlıqda üzə çıxır: çatışmayan çek, iki dəfə daxil edilmiş şam yeməyi, səhv xərc mərkəzinə yazılmış otel gecələməsi. Bu məqalə xərc hesabatlarını təsdiqləyən rəhbərlər və onların arxasındakı maliyyə komandaları üçün hazırlanıb, Türkiyədəki şirkətlərdən nümunələrlə. "Təsdiqlə" düyməsini basmazdan əvvəl yoxlanmalı olan 10 məqamı, hər birində nəyin xəbərdarlıq siqnalı sayıldığını və bu yoxlamaların xərc sistemində necə işlədiyini izah edir.

Rəhbər xərcləri təsdiqləyərkən nəyi yoxlamalıdır?

Rəhbər xərcin sənədlə təsdiqləndiyini, şirkət siyasətinə uyğun olduğunu, düzgün yerə yazıldığını və biznes məqsədinin aydın olduğunu yoxlamalıdır. Aşağıdakı cədvəl 10 məqamı bir baxışda ümumiləşdirir; təfərrüatlar sonrakı bölmələrdədir.

Sənəd, tarix və məbləğ yoxlamaları

İlk dörd yoxlama xərcin həqiqətən edildiyini və sənədin mühasibat uçotuna daxil edilə biləcəyini təsdiqləyir.

1. Etibarlı sənəd əlavə olunubmu?

Hər xərc sətrinin arxasında faktura, e-Arşiv faktura (elektron arxiv fakturası) və ya kassa çeki kimi etibarlı sənəd olmalıdır. Türkiyədə 213 saylı Vergi Prosedur Qanununun (VUK, Rəsmi Qəzet: 10 yanvar 1961) 227-ci maddəsi uçota salınan hər qeydin sənədlə təsdiqlənməsini tələb edir. Məlumat çeki, sifariş ekranının görüntüsü və ya yemək kartı çeki xərc sənədini əvəz etmir; belə xərclər KKEG (vergi məqsədləri üçün qəbul edilməyən xərclər) kimi ayrılır. Sənədin fotosunda tarix, məbləğ və satıcının vergi nömrəsi aydın oxunmalıdır.

2. Tarix və dövr uyğundurmu?

Xərc tarixi şirkətin xərcləri qəbul etdiyi dövrün daxilində olmalıdır. Üç ay əvvəlki taksi çekini xatırlamaq çətindir və o, mühasibatlığın artıq bağladığı dövrə düşə bilər. Siyasətinizdə "xərcdən sonra ən gec neçə gün ərzində bəyan edilməlidir?" sualının cavabı yoxdursa, təsdiqləyən şəxs hər gecikmiş xərcdə eyni mübahisəni yenidən aparır.

3. Eyni xərc əvvəl daxil edilibmi?

Təkrar xərclər adətən qəsdən olmur: işçi eyni çeki həm keçən ayın, həm də bu ayın hesabatına əlavə edir və ya korporativ kartla ödədiyi alışı həm də nağd xərc kimi bəyan edir. İki sətirdə eyni tarix, eyni məbləğ və eyni satıcı görünürsə, təsdiqləməzdən əvvəl soruşun.

4. Məbləğ və ƏDV sənədlə uyğun gəlirmi?

Daxil edilən məbləğ sənəddəki ƏDV daxil yekun məbləğlə tam eyni olmalıdır. Fakturada ƏDV ayrıca göstərilibsə, ƏDV məbləğinin də ayrıca daxil edildiyinə əmin olun; Türkiyənin Vahid Hesablar Planına görə bu məbləğ əvəzləşdiriləcək ƏDV hesabına (191), ƏDV-siz məbləğ isə 7-ci sinif xərc hesablarına (məs. 760, 770) gedir. Valyuta ilə edilən xərclərdə valyuta məbləği və istifadə olunan məzənnə hesabatda görünməlidir.

Siyasət və mühasibat yoxlamaları

Növbəti üç yoxlama xərcin şirkət qaydalarına uyğun olub-olmadığını və düzgün hesaba düşüb-düşməyəcəyini müəyyən edir.

5. Siyasət limiti aşılıbmı?

Limitin aşılması həmişə imtina səbəbi deyil, amma hər aşmanın izahı olmalıdır. Məsələn (nümunə rəqəmlər), adambaşı gündəlik yemək limiti 750 TRY olan şirkətdə dörd nəfərlik müştəri şam yeməyi üçün 2.600 TRY normaldır; bir nəfər üçün 2.600 TRY isə izah tələb edir. Limitləri və istisnaları yazılı hala gətirmək üçün xərc siyasəti bələdçimizə baxa bilərsiniz.

6. Kateqoriya düzgündürmü?

Kateqoriya xərcin hansı xərc hesabına yazılacağını müəyyən edir. Satış komandasının müştəri yeməyi ilə baş ofisin daxili görüş naharı fərqli hesablara gedə bilər (məs. 760 Marketinq, satış və paylama xərcləri, 770 Ümumi inzibati xərclər). Təsdiq zamanı fərq edilməyən səhv kateqoriya ay sonunda mühasibin əllə düzəltdiyi sətrə çevrilir.

7. Xərc mərkəzi və layihə düzgündürmü?

Xərc onu edən şəxsin deyil, xərcin xidmət etdiyi bölmənin xərc mərkəzinə yazılmalıdır. Başqa şöbənin layihəsi üçün edilən ezamiyyət həmin layihənin kodu ilə daxil edilməlidir; əks halda layihənin maya dəyəri az, sizin büdcəniz isə artıq görünür.

Məqsəd, ödəniş növü və səlahiyyət yoxlamaları

Son üç yoxlama pulun nə üçün xərcləndiyini və təsdiqin sizin səlahiyyətinizdə olub-olmadığını aydınlaşdırır.

8. Biznes məqsədi və iştirakçılar yazılıbmı?

Xüsusilə təmsilçilik və qonaqlama xərclərində kimin, hansı iş üçün qonaq edildiyi izahda yazılmalıdır. "Görüş" kifayət deyil; "X Ticarət satınalma komandası ilə illik müqavilə danışıqları, 4 nəfər" kifayətdir. Auditdə veriləcək ilk sual budur.

9. Ödəniş növü düzgündürmü?

Ödəniş növü işçiyə geri ödəniş edilib-edilməyəcəyini müəyyən edir. Nağd və ya şəxsi kartla edilən xərc işçi hesabına (195/320) geri ödəniş kimi yazılır; korporativ kartla ödənən xərc isə işçiyə ödənmir, kart çıxarışı ilə tutuşdurulur. Korporativ kart xərcinin nağd kimi daxil edilməsi eyni məbləğin iki dəfə ödənməsinə səbəb olur.

10. İlkin təsdiq varmı və təsdiq səlahiyyəti sizdədirmi?

Ezamiyyət və ya avans kimi ilkin təsdiq tələb edən xərclərdə təsdiqlənmiş sorğunun hesabata bağlandığını yoxlayın. Məbləğ sizin təsdiq limitinizi aşırsa, hesabat növbəti təsdiqləyənə getməlidir; təsdiq ardıcıllığını və limitləri pulsuz təsdiq axını qurucusu aləti ilə hazırlaya bilərsiniz. Öz xərcinizi və ya sizə tabe olmayan işçinin xərcini təsdiqləməyin. Məzuniyyətdə olarkən təsdiqlərin necə ötürüləcəyini xərc təsdiq axını və deleqasiya məqaləsində izah etmişik.

Təsdiqləmək, rədd etmək, yoxsa soruşmaq: hansı nə vaxt?

Sənəd yoxdursa və ya xərc siyasətə açıq şəkildə ziddirsə, rədd edin; çatışmayan izah və ya səhv kateqoriya kimi düzəldilə bilən problemlərdə əvvəlcə soruşun. Rədd edilən hesabat işçiyə qayıdır və geri ödənişi gecikdirir. Praktik qayda: sənəd problemi rədd, məlumat problemi sual deməkdir. Rədd səbəbini həmişə yazılı qoyun; eyni səhv növbəti ay təkrarlananda bu sizin əsasınız olacaq.

Vergi təsnifatı, KKEG ayrımı və sənədlərin etibarlılığı ilə bağlı şirkətinizə aid tətbiqi mali müşavirinizlə (maliyyə məsləhətçisi) təsdiqləyin.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-da işçilər xərclərini Xərc Hesabatında (Masraf Formu) toplayıb təsdiqə göndərir. Hesabata xərc əlavə edilərkən dövr bağlanması, təkrar, xərc siyasəti və məcburi sahə yoxlamaları işləyir; beləliklə siyahının 2, 3 və 5-ci məqamlarındakı problemlər xərc daxil edilərkən işarələnir.

• Xərc Siyasəti Mühərriki: Kateqoriya, zaman və iştirakçı sayına görə limitlər, həmçinin ödəniş növünə görə qaydalar təyin edilir. Hər qayda üçün xüsusi mesaj və xəbərdarlıq növü (Məlumat, Xəbərdarlıq, Xəta, Blok) seçilir. Xəbərdarlıqlar həm xərc daxil edilərkən işçiyə, həm də hesabat daxilində təsdiqləyən rəhbərə göstərilir.
• Son Xərc Qəbul Günü: Şirkətin müəyyən etdiyi son xərc qəbul günü sistemdə tətbiq olunur; gecikmiş xərclər bu qaydaya düşür.
• Qabaqcıl Təsdiq: Qrade (səviyyə) əsaslı təsdiq limitləri, hədd dəyərləri və deleqasiya təyin edilir. Hesabat məbləği təsdiqləyənin limitini aşırsa, bir yuxarı rəhbərə gedir. Təsdiqə göndərməzdən əvvəl təsdiq axınının simulyasiyası edilə bilər; hesabatın kimlərə gedəcəyi əvvəlcədən görünür.
• Ezamiyyət Forması + Təsdiq Axını: Təsdiqlənmiş ezamiyyət forması xərc hesabatına bağlanır; rəhbər xərcin əvvəlcədən təsdiqlənmiş ezamiyyətə aid olduğunu görür.
• Şərh və Əməliyyat Tarixçəsi: Rəhbər hesabatı rədd etməzdən əvvəl onun üzərində sual verə bilər. Veb portaldakı Əməliyyat Tarixçəsi hesabatın hansı şəxslərin təsdiqindən və ya rəddindən hansı tarixlərdə keçdiyini göstərir.

Təsdiq addımını sahədə, telefondan icra edən komandalar üçün təfərrüatlar Masraff mobil təsdiq səhifəsindədir.

Tez-tez verilən suallar

Xərc təsdiqində ən çox edilən səhv hansıdır?

Ən çox edilən səhv hesabatı yalnız ümumi məbləğə baxaraq təsdiqləməkdir. Sənəd, kateqoriya və xərc mərkəzi yoxlanmadan verilən təsdiq düzəliş işini mühasibatlığa və ay sonuna ötürür.

Rəhbər öz xərcini təsdiqləyə bilərmi?

Xeyr. Yaxşı qurulmuş təsdiq prosesində heç kim öz xərcini təsdiqləmir. Rəhbərin xərci onun rəhbərinə və ya maliyyə komandasına getməlidir.

Siyasət limitini aşan xərc rədd edilməlidirmi?

Həmişə yox. Biznes məqsədi izah edilibsə və istisna siyasətdə nəzərdə tutulubsa, təsdiqlənə bilər; izahı olmayan aşma üçün əvvəlcə sual verilməli, lazım gələrsə rədd edilməlidir.

Xərc təsdiqi neçə günə verilməlidir?

Müddət şirkət siyasətində yazılı olmalıdır. Məsələn, göndərildiyi gündən 3 iş günü (nümunə) kimi bir hədəf qoymaq olar; hədəfin özündən daha çox hər kəsin eyni hədəfi bilməsi vacibdir.

Sənədi itmiş xərc təsdiqlənə bilərmi?

Türkiyədə sənədi olmayan xərc mühasibatda xərc kimi yazıla bilməz və KKEG sayılır. Şirkət geri ödəmə qərarı versə belə, bu qərarı və əsaslandırmasını mali müşavirinizlə birlikdə dəqiqləşdirin.