Masraf Onaylarken Kontrol Edilecek 10 Nokta

Masraf onayı çoğu şirkette birkaç saniyelik bir tıklamaya dönüşür. Yönetici formu açar, toplam tutara bakar ve onaylar. Sorunlar ise ay sonunda muhasebede ortaya çıkar: belgesi eksik bir fiş, iki kez girilmiş bir yemek, yanlış masraf merkezine yazılmış bir konaklama. Bu yazı, masraf formunu onaylayan yöneticiler ve onların arkasındaki finans ekibi için hazırlandı. Onay tuşuna basmadan önce bakılması gereken 10 noktayı, her birinde neyin kırmızı bayrak sayıldığını ve bu kontrollerin bir masraf sisteminde nasıl yürüdüğünü anlatıyor.

Masraf onayında yönetici neyi kontrol etmeli?

Yönetici, masrafın belgeyle kanıtlandığını, şirket politikasına uyduğunu, doğru yere yazıldığını ve iş amacının açık olduğunu kontrol etmelidir. Aşağıdaki tablo 10 noktayı tek bakışta özetler; ayrıntılar sonraki bölümlerde.

Belge, tarih ve tutar kontrolleri

İlk dört kontrol, masrafın gerçekten yapıldığını ve belgenin muhasebeye girebilecek nitelikte olduğunu doğrular.

1. Belge ekli ve geçerli mi?

Her masraf satırının arkasında fatura, e-Arşiv fatura ya da yazar kasa fişi gibi geçerli bir belge olmalıdır. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 227. maddesi (Resmî Gazete: 10 Ocak 1961) deftere yapılan kayıtların belgeyle tevsik edilmesini zorunlu tutar. Bilgi fişi, sipariş ekranının görüntüsü ya da yemek kartı slipi gider belgesi yerine geçmez; bu tür harcamalar kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) olarak ayrılır. Belgenin fotoğrafında tarih, tutar ve satıcının vergi numarası okunabilmelidir.

2. Tarih ve dönem uygun mu?

Harcama tarihi, şirketin masraf kabul ettiği dönemin içinde olmalıdır. Üç ay önceki bir taksi fişi hem hatırlanması zor bir harcamadır hem de muhasebede kapanmış bir döneme düşebilir. Politikanızda "harcamadan sonra en geç kaç gün içinde beyan edilir" sorusunun bir yanıtı yoksa, onaycı her geç masrafta aynı tartışmayı yeniden yapar.

3. Aynı masraf daha önce girilmiş mi?

Mükerrer masraf, çoğu zaman kasıtlı değildir: çalışan fişi hem geçen ayın hem bu ayın formuna ekler ya da kurumsal kartla ödediği bir harcamayı nakit gibi de beyan eder. Aynı tarih, aynı tutar ve aynı satıcı iki satırda görünüyorsa formu onaylamadan önce sorun.

4. Tutar ve KDV belgeyle uyuşuyor mu?

Girilen tutar, belgedeki KDV dahil toplamla birebir aynı olmalıdır. Faturada KDV ayrı gösterilmişse, KDV tutarının da ayrı girildiğinden emin olun; bu tutar muhasebede indirilecek KDV'ye (191) gider, KDV hariç tutar ise 7'li gider hesaplarına (ör. 760, 770). Dövizli harcamalarda döviz tutarı ve kullanılan kur formda görünmelidir.

Politika ve muhasebe kontrolleri

Sonraki üç kontrol, masrafın şirket kurallarına uyup uymadığını ve muhasebede doğru hesaba düşüp düşmeyeceğini belirler.

5. Politika limiti aşıldı mı?

Limit aşımı her zaman ret sebebi değildir, ama her aşımın bir açıklaması olmalıdır. Örneğin (örnek rakamlar) günlük yemek limiti kişi başı 750 TL olan bir şirkette dört kişilik müşteri yemeği için 2.600 TL normaldir; tek kişilik 2.600 TL ise açıklama ister. Limitleri ve istisnaları yazılı hale getirmek için gider politikası rehberimize göz atabilirsiniz.

6. Kategori doğru mu?

Kategori, masrafın hangi gider hesabına yazılacağını belirler. Satış ekibinin müşteri yemeği ile genel müdürlüğün iç toplantı yemeği farklı hesaplara gidebilir (ör. 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri, 770 Genel Yönetim Giderleri). Yanlış kategori, onay anında fark edilmezse ay sonunda muhasebecinin elle düzelttiği bir satıra dönüşür.

7. Masraf merkezi ve proje doğru mu?

Gider, harcamayı yapan kişinin değil, harcamanın hizmet ettiği birimin masraf merkezine yazılmalıdır. Başka bir departmanın projesi için yapılan seyahat, o projenin koduyla girilmelidir; aksi halde proje maliyeti eksik, sizin bütçeniz fazla görünür.

İş amacı, ödeme tipi ve yetki kontrolleri

Son üç kontrol, masrafın neden yapıldığını ve onayı vermenin sizin yetkinizde olup olmadığını netleştirir.

8. İş amacı ve katılımcılar yazılı mı?

Özellikle temsil ve ağırlama giderlerinde kimin, hangi iş için ağırlandığı açıklamada yazılı olmalıdır. "Toplantı" yeterli değildir; "X Ticaret satın alma ekibiyle yıllık sözleşme görüşmesi, 4 kişi" yeterlidir. Denetimde sorulacak ilk soru budur.

9. Ödeme tipi doğru mu?

Ödeme tipi, çalışana geri ödeme yapılıp yapılmayacağını belirler. Nakit ya da kişisel kartla yapılan harcama çalışan hesabına (195/320) geri ödeme olarak yazılır; kurumsal kartla ödenen harcama ise çalışana ödenmez, kart ekstresiyle eşleştirilir. Kurumsal kart harcamasının nakit olarak girilmesi, aynı tutarın iki kez ödenmesine yol açar.

10. Ön onay var mı ve onay yetkisi sizde mi?

Seyahat ya da avans gibi ön onay gerektiren harcamalarda, onaylı talebin forma bağlı olduğunu kontrol edin. Tutar sizin onay limitinizi aşıyorsa formun bir üst onaycıya gitmesi gerekir; onay sırasını ve limitleri tasarlamak için ücretsiz onay süreci oluşturucu aracını kullanabilirsiniz. Kendi masrafınızı ya da size bağlı olmayan bir çalışanın masrafını onaylamayın. İzindeyken onayların nasıl devredileceğini masraf onay akışı ve delegasyon yazısında anlattık.

Onaylamak, reddetmek ya da soru sormak: hangisi ne zaman?

Belge yoksa veya harcama politikaya açıkça aykırıysa reddedin; eksik açıklama ya da yanlış kategori gibi düzeltilebilir sorunlarda önce soru sorun. Reddedilen form çalışana geri döner ve geri ödemeyi geciktirir. Pratik bir kural: belgeyle ilgili sorunlar ret, bilgiyle ilgili sorunlar soru. Ret gerekçesini her zaman yazılı bırakın; aynı hata bir sonraki ay tekrarlandığında dayanağınız olur.

Vergisel sınıflandırma, KKEG ayrımı ve belge geçerliliği konusunda şirketinize özel uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.

Masraff'ta nasıl işler?

Masraff'ta çalışan masraflarını bir Masraf Formu'nda toplayıp onaya gönderir. Forma masraf eklenirken dönem kapama, mükerrerlik kontrolü, gider politikası ve zorunlu alan kontrolleri çalışır; böylece listenin 2, 3 ve 5. maddelerindeki sorunlar masraf girilirken işaretlenir.

• Gider Politikası Motoru: Kategori, zaman ve katılımcı bazlı limitler ile ödeme tipine göre kurallar tanımlanır. Her kural için özel bir mesaj ve uyarı tipi (Bilgi, Uyarı, Hata, Blok) seçilir. Uyarılar hem masraf girilirken çalışana hem de form içinde onaylayan yöneticiye gösterilir.
• Son Masraf Kabul Günü: Şirketin belirlediği son masraf kabul günü sistemde uygulanır; geç gelen masraflar bu kurala takılır.
• Gelişmiş Onay: Grade (seviye) bazlı onay limitleri, eşik değerleri ve delegasyon tanımlanır. Form tutarı onaycının limitini aşarsa bir üst yöneticiye gider. Onaya göndermeden önce onay akışının simülasyonu yapılabilir; formun kimlere gideceği önceden görülür.
• Seyahat Formu + Onay Akışı: Onaylanan seyahat formu masraf formuna bağlanır; yönetici harcamanın önceden onaylı bir seyahate ait olduğunu görür.
• Yorum ve İşlem Tarihçesi: Yönetici formu reddetmeden önce form üzerinde soru sorabilir. İşlem Tarihçesi, web portalda formun hangi kişilerin onayından ya da reddinden hangi tarihlerde geçtiğini gösterir.

Onay adımını sahada, telefondan yürüten ekipler için ayrıntılar Masraff mobil onay sayfasında.

Sıkça sorulan sorular

Masraf onayında en sık yapılan hata nedir?

En sık hata, formu yalnızca toplam tutara bakarak onaylamaktır. Belge, kategori ve masraf merkezi kontrol edilmeden verilen onay, düzeltme işini muhasebeye ve ay sonuna taşır.

Yönetici kendi masrafını onaylayabilir mi?

Hayır, iyi bir onay sürecinde kimse kendi masrafını onaylamaz. Yöneticinin masrafı bir üst yöneticiye ya da finans ekibine gitmelidir.

Politika limitini aşan masraf reddedilmeli mi?

Her zaman değil. İş amacı açıklanmış ve istisna politikada tanımlıysa onaylanabilir; açıklaması olmayan aşım için önce soru sorulmalı, gerekirse reddedilmelidir.

Masraf onayı kaç günde verilmeli?

Süre şirket politikasında yazılı olmalıdır. Örneğin formun gönderildiği günden itibaren 3 iş günü (örnek) gibi bir hedef konabilir; hedefin kendisinden çok herkesin aynı hedefi bilmesi önemlidir.

Belgesi kaybolan masraf onaylanabilir mi?

Belgesi olmayan harcama muhasebede gider olarak yazılamaz ve KKEG sayılır. Şirket geri ödeme yapmaya karar verse bile bu kararı ve gerekçesini mali müşavirinizle birlikte netleştirin.