Xarajatlarni tasdiqlashdan oldin 10 ta tekshiruv

Ko'p kompaniyalarda xarajat hisobotini tasdiqlash bir necha soniyalik bitta bosishga aylanib qolgan. Rahbar hisobotni ochadi, umumiy summaga qaraydi va tasdiqlaydi. Muammolar esa oy oxirida buxgalteriyada yuzaga chiqadi: yo'qolgan chek, ikki marta kiritilgan kechki ovqat, noto'g'ri xarajat markaziga yozilgan mehmonxona tuni. Ushbu maqola xarajat hisobotlarini tasdiqlaydigan rahbarlar va ularning ortidagi moliya jamoalari uchun tayyorlangan, misollar Turkiyadagi kompaniyalardan olingan. Unda "Tasdiqlash" tugmasini bosishdan oldin tekshirilishi kerak bo'lgan 10 ta jihat, har birida nima xavf belgisi hisoblanishi va bu tekshiruvlar xarajat tizimida qanday ishlashi tushuntiriladi.

Rahbar xarajatlarni tasdiqlashda nimani tekshirishi kerak?

Rahbar xarajat hujjat bilan tasdiqlanganini, kompaniya siyosatiga mos kelishini, to'g'ri joyga yozilganini va biznes maqsadi aniq ekanini tekshirishi kerak. Quyidagi jadval 10 ta jihatni bir qarashda jamlaydi; batafsil ma'lumot keyingi bo'limlarda.

Hujjat, sana va summani tekshirish

Dastlabki to'rt tekshiruv xarajat haqiqatan qilinganini va hujjatni buxgalteriya hisobiga kiritish mumkinligini tasdiqlaydi.

1. Haqiqiy hujjat ilova qilinganmi?

Har bir xarajat qatori ortida hisob-faktura, e-Arşiv hisob-fakturasi (elektron arxiv hisob-fakturasi) yoki kassa cheki kabi haqiqiy hujjat bo'lishi kerak. Turkiyada 213-sonli Soliq tartibi to'g'risidagi qonunning (VUK, Rasmiy gazeta: 1961-yil 10-yanvar) 227-moddasi hisobga olingan har bir yozuv hujjat bilan tasdiqlanishini talab qiladi. Ma'lumot cheki, buyurtma ekranining skrinshoti yoki ovqat kartasining cheki xarajat hujjati o'rnini bosmaydi; bunday xarajatlar KKEG (soliq maqsadida qabul qilinmaydigan xarajatlar) sifatida ajratiladi. Hujjat suratida sana, summa va sotuvchining soliq raqami aniq o'qilishi kerak.

2. Sana va davr to'g'rimi?

Xarajat sanasi kompaniya xarajatlarni qabul qiladigan davr ichida bo'lishi kerak. Uch oy oldingi taksi chekini eslash qiyin va u buxgalteriya allaqachon yopgan davrga tushib qolishi mumkin. Agar siyosatingizda "xarajatdan keyin eng kechi bilan necha kun ichida taqdim etilishi kerak?" degan savolga javob bo'lmasa, tasdiqlovchi har bir kechikkan xarajat bo'yicha o'sha bahsni qaytadan boshlaydi.

3. Aynan shu xarajat avval kiritilganmi?

Takroriy xarajatlar odatda qasddan bo'lmaydi: xodim bitta chekni ham o'tgan oyning, ham shu oyning hisobotiga ilova qiladi yoki korporativ karta bilan to'lagan xaridini naqd xarajat sifatida ham e'lon qiladi. Ikki qatorda bir xil sana, summa va sotuvchi ko'rinsa, tasdiqlashdan oldin so'rang.

4. Summa va QQS hujjatga mos keladimi?

Kiritilgan summa hujjatdagi QQS (qo'shilgan qiymat solig'i) bilan birga umumiy summaga aynan teng bo'lishi kerak. Hisob-fakturada QQS alohida ko'rsatilgan bo'lsa, QQS summasi ham alohida kiritilganiga ishonch hosil qiling; Turkiyaning Yagona hisoblar rejasiga ko'ra u chegiriladigan QQS hisobiga (191), QQSsiz summa esa 7-sinf xarajat hisoblariga (masalan, 760, 770) yoziladi. Valyutadagi xarajatlarda valyuta summasi va qo'llanilgan kurs hisobotda ko'rinishi kerak.

Siyosat va buxgalteriyani tekshirish

Keyingi uch tekshiruv xarajat kompaniya qoidalariga mos kelishini va to'g'ri hisobga tushishini aniqlaydi.

5. Siyosat limiti oshib ketganmi?

Limitning oshishi har doim rad etish sababi emas, ammo har bir oshishning izohi bo'lishi kerak. Masalan (namunaviy raqamlar), bir kishi uchun kunlik ovqat limiti 750 TRY bo'lgan kompaniyada to'rt kishilik mijoz bilan kechki ovqat uchun 2 600 TRY odatiy hol; bir kishi uchun 2 600 TRY esa izoh talab qiladi. Limitlar va istisnolarni yozma ravishda belgilash uchun xarajat siyosati bo'yicha qo'llanmamizga qarang.

6. Toifa to'g'rimi?

Toifa xarajat qaysi xarajat hisobiga yozilishini belgilaydi. Savdo jamoasining mijoz bilan kechki ovqati va bosh ofisdagi ichki uchrashuvning tushlik ovqati turli hisoblarga ketishi mumkin (masalan, 760 Marketing, sotish va tarqatish xarajatlari, 770 Umumiy ma'muriy xarajatlar). Tasdiqlashda sezilmagan noto'g'ri toifa oy oxirida buxgalter qo'lda tuzatadigan qatorga aylanadi.

7. Xarajat markazi va loyiha to'g'rimi?

Xarajat uni qilgan shaxsning emas, balki xarajat xizmat qilgan bo'linmaning xarajat markaziga yozilishi kerak. Boshqa bo'limning loyihasi uchun qilingan xizmat safari o'sha loyiha kodi bilan kiritilishi kerak; aks holda loyiha arzonroq, sizning byudjetingiz esa oshib ketgandek ko'rinadi.

Maqsad, to'lov turi va vakolatni tekshirish

Oxirgi uch tekshiruv pul nima uchun sarflanganini va tasdiqlash sizning vakolatingizdami yoki yo'qligini aniqlaydi.

8. Biznes maqsad va ishtirokchilar yozilganmi?

Ayniqsa vakillik va mehmon kutish xarajatlarida izohda kim va qaysi ish yuzasidan mehmon qilingani yozilishi kerak. "Uchrashuv" yetarli emas; "X Savdo kompaniyasining xarid jamoasi bilan yillik shartnoma muzokarasi, 4 kishi" yetarli. Auditda beriladigan birinchi savol aynan shu.

9. To'lov turi to'g'rimi?

To'lov turi xodimga kompensatsiya to'lanishi yoki to'lanmasligini belgilaydi. Naqd pul yoki shaxsiy karta bilan qilingan xarajat xodim hisobiga (195/320) kompensatsiya sifatida yoziladi; korporativ karta bilan to'langan xarajat esa xodimga to'lanmaydi, balki karta ko'chirmasi bilan solishtiriladi. Korporativ karta xarajatini naqd sifatida kiritish bir xil summaning ikki marta to'lanishiga olib keladi.

10. Oldindan tasdiq bormi va tasdiqlash huquqi sizdami?

Xizmat safari yoki avans kabi oldindan tasdiq talab qiladigan xarajatlarda tasdiqlangan so'rov hisobotga bog'langanini tekshiring. Summa sizning tasdiqlash limitingizdan oshsa, hisobot keyingi tasdiqlovchiga o'tishi kerak; tasdiqlash tartibi va limitlarini bepul tasdiqlash jarayoni quruvchisi vositasi bilan loyihalashingiz mumkin. O'z xarajatingizni yoki sizga bo'ysunmaydigan xodimning xarajatini tasdiqlamang. Ta'tilda bo'lganingizda tasdiqlarni qanday topshirish kerakligini xarajatlarni tasdiqlash jarayoni va delegatsiya haqidagi maqolada tushuntirganmiz.

Tasdiqlash, rad etish yoki so'rash: qaysi biri qachon?

Hujjat bo'lmasa yoki xarajat siyosatga ochiq zid bo'lsa, rad eting; izoh yo'qligi yoki noto'g'ri toifa kabi tuzatish mumkin bo'lgan muammolarda avval so'rang. Rad etilgan hisobot xodimga qaytadi va kompensatsiyani kechiktiradi. Amaliy qoida: hujjat muammosi — rad etish, ma'lumot muammosi — savol. Rad etish sababini har doim yozma qoldiring; keyingi oyda o'sha xato takrorlansa, bu sizning asosingiz bo'ladi.

Soliq tasnifi, KKEG ajratish va hujjatlarning haqiqiyligi bo'yicha kompaniyangizga tegishli tartibni moliyaviy maslahatchingiz (mali müşavir) bilan tasdiqlang.

Masraff'da bu qanday ishlaydi?

Masraff'da xodimlar xarajatlarini Xarajat hisobotiga (Masraf Formu) to'plab, tasdiqlashga yuboradi. Hisobotga xarajat qo'shilganda davrni yopish, takror, xarajat siyosati va majburiy maydonlar tekshiruvlari ishlaydi; shu tariqa ro'yxatning 2, 3 va 5-bandlaridagi muammolar xarajat kiritilayotganda belgilanadi.

• Xarajat siyosati mexanizmi: Toifa, vaqt va ishtirokchilar soni bo'yicha limitlar, shuningdek to'lov turiga ko'ra qoidalar belgilanadi. Har bir qoida uchun alohida xabar va ogohlantirish turi (Ma'lumot, Ogohlantirish, Xato, Blok) tanlanadi. Ogohlantirishlar xarajat kiritilayotganda xodimga ham, hisobot ichida tasdiqlovchi rahbarga ham ko'rsatiladi.
• Xarajatni qabul qilishning oxirgi kuni: Kompaniya belgilagan oxirgi qabul kuni tizimda qo'llaniladi; kechikkan xarajatlar ushbu qoidaga tushadi.
• Kengaytirilgan tasdiqlash: Grade (daraja) bo'yicha tasdiqlash limitlari, chegara qiymatlari va delegatsiya belgilanadi. Hisobot summasi tasdiqlovchining limitidan oshsa, u bir yuqori rahbarga o'tadi. Tasdiqlashga yuborishdan oldin tasdiqlash jarayonini simulyatsiya qilish mumkin; hisobot kimlarga borishi oldindan ko'rinadi.
• Xizmat safari shakli + tasdiqlash jarayoni: Tasdiqlangan xizmat safari shakli xarajat hisobotiga bog'lanadi; rahbar xarajat oldindan tasdiqlangan safarga tegishli ekanini ko'radi.
• Izohlar va amallar tarixi: Rahbar hisobotni rad etishdan oldin unda savol berishi mumkin. Veb-portaldagi amallar tarixi hisobot qaysi shaxslarning tasdig'idan yoki rad etishidan qaysi vaqtlarda o'tganini ko'rsatadi.

Tasdiqlash bosqichini dalada, telefondan bajaradigan jamoalar uchun batafsil ma'lumot Masraff mobil tasdiqlash sahifasida.

Ko'p beriladigan savollar

Xarajatlarni tasdiqlashda eng ko'p uchraydigan xato qaysi?

Eng ko'p uchraydigan xato — hisobotni faqat umumiy summaga qarab tasdiqlash. Hujjat, toifa va xarajat markazi tekshirilmay berilgan tasdiq tuzatish ishini buxgalteriyaga va oy oxiriga suradi.

Rahbar o'z xarajatini tasdiqlashi mumkinmi?

Yo'q. To'g'ri qurilgan tasdiqlash jarayonida hech kim o'z xarajatini tasdiqlamaydi. Rahbarning xarajati uning rahbariga yoki moliya jamoasiga borishi kerak.

Siyosat limitidan oshgan xarajatni rad etish kerakmi?

Har doim emas. Biznes maqsadi tushuntirilgan va istisno siyosatda nazarda tutilgan bo'lsa, tasdiqlanishi mumkin; izohsiz oshish uchun avval savol berilishi, kerak bo'lsa rad etilishi kerak.

Xarajatni tasdiqlash necha kunda berilishi kerak?

Muddat kompaniya siyosatida yozilgan bo'lishi kerak. Masalan, yuborilgan kundan boshlab 3 ish kuni (namuna) kabi maqsad qo'yish mumkin; raqamning o'zidan ko'ra hamma bir xil maqsadni bilishi muhimroq.

Hujjati yo'qolgan xarajatni tasdiqlash mumkinmi?

Turkiyada hujjatsiz xarajat buxgalteriyada xarajat sifatida yozilmaydi va KKEG hisoblanadi. Kompaniya kompensatsiya to'lashga qaror qilsa ham, bu qarorni va uning asoslanishini moliyaviy maslahatchingiz bilan aniqlashtiring.