Одобряване на разходи: 10 точки за проверка

В повечето компании одобряването на разходен отчет се е свело до клик от няколко секунди. Мениджърът отваря отчета, поглежда общата сума и одобрява. Проблемите излизат в края на месеца в счетоводството: липсваща касова бележка, вечеря, въведена два пъти, нощувка, отнесена към грешен разходен център. Тази статия е за мениджърите, които одобряват разходни отчети, и за финансовите екипи зад тях, с примери от компании в Турция. Тя описва 10-те неща, които да проверите преди да натиснете „Одобри“, какво е червен флаг при всяко от тях и как тези проверки работят в система за разходи.

Какво трябва да провери мениджърът при одобряване на разходи?

Мениджърът трябва да провери, че разходът е подкрепен с документ, спазва фирмената политика, отнесен е на правилното място и има ясна бизнес цел. Таблицата обобщава 10-те проверки с един поглед; подробностите следват.

Проверки на документ, дата и сума

Първите четири проверки потвърждават, че разходът наистина е направен и че документът може да бъде осчетоводен.

1. Приложен ли е валиден документ?

Зад всеки ред разход трябва да стои валиден документ, например фактура, e-Arşiv фактура (електронна архивна фактура) или касова бележка. В Турция член 227 от Закона за данъчната процедура № 213 (VUK, Държавен вестник от 10 януари 1961 г.) изисква всяко счетоводно записване да бъде подкрепено с документ. Информационна бележка, екранна снимка на поръчка или бележка от карта за храна не заместват разходен документ; такива разходи се отделят като KKEG (непризнати за данъчни цели разходи). На снимката на документа трябва ясно да се виждат датата, сумата и данъчният номер на търговеца.

2. Правилни ли са датата и периодът?

Датата на разхода трябва да е в периода, в който компанията приема разходи. Касова бележка за такси отпреди три месеца е трудна за проследяване и може да попадне в период, който счетоводството вече е приключило. Ако политиката ви не отговаря на въпроса „До колко дни след разхода трябва да се декларира?“, одобряващият води един и същ спор за всеки закъснял разход.

3. Въвеждан ли е същият разход преди?

Дублираните разходи обикновено не са умишлени: служителят прикача същата бележка към отчета за миналия и за текущия месец или декларира покупка с корпоративна карта и като разход в брой. Ако на два реда има една и съща дата, сума и търговец, попитайте преди да одобрите.

4. Съвпадат ли сумата и ДДС с документа?

Въведената сума трябва да е точно общата сума с ДДС по документа. Ако ДДС е посочен отделно във фактурата, уверете се, че и сумата на ДДС е въведена отделно; според Единния сметкоплан на Турция тя отива по сметката за ДДС за приспадане (191), а нетната сума — по разходните сметки от група 7 (напр. 760, 770). При разходи във валута сумата във валута и използваният курс трябва да се виждат в отчета.

Проверки по политика и счетоводство

Следващите три проверки определят дали разходът спазва фирмените правила и дали ще попадне по правилната сметка.

5. Надвишен ли е лимит по политика?

Надвишаването на лимит не винаги е причина за отказ, но всяко надвишаване изисква обяснение. Пример (примерни стойности): при дневен лимит за храна 750 TRY на човек, 2 600 TRY за вечеря с клиент за четирима е нормално; 2 600 TRY за един човек изисква обяснение. За да запишете лимитите и изключенията, вижте нашето ръководство за политика за разходите.

6. Правилна ли е категорията?

Категорията определя по коя разходна сметка се осчетоводява разходът. Вечерята с клиент на търговския екип и обядът на вътрешна среща в централата могат да отидат по различни сметки (напр. 760 Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция, 770 Общоадминистративни разходи). Грешна категория, която не е забелязана при одобрението, става ред, който счетоводителят коригира ръчно в края на месеца.

7. Правилни ли са разходният център и проектът?

Разходът трябва да се отнесе към разходния център на звеното, на което е послужил, а не на човека, който го е направил. Пътуване по проект на друг отдел трябва да носи кода на този проект; иначе проектът изглежда по-евтин, а вашият бюджет — превишен.

Проверки на цел, начин на плащане и правомощия

Последните три проверки изясняват защо са похарчени парите и дали одобрението е във вашите правомощия.

8. Записани ли са бизнес целта и участниците?

Особено при представителни разходи описанието трябва да казва кой е бил поканен и по какъв бизнес повод. „Среща“ не е достатъчно; „Годишни преговори по договор с екипа по покупки на X Трейд, 4 души“ е достатъчно. Това е първият въпрос при одит.

9. Правилен ли е начинът на плащане?

Начинът на плащане определя дали служителят получава възстановяване. Разход, платен в брой или с лична карта, се осчетоводява по сметката на служителя (195/320) като възстановяване; разход с корпоративна карта не се изплаща на служителя, а се съпоставя с извлечението по картата. Ако разход с корпоративна карта се въведе като разход в брой, една и съща сума се плаща два пъти.

10. Има ли предварително одобрение и ваше ли е правото да одобрите?

При разходи, които изискват предварително одобрение, като пътуване или аванс, проверете дали одобреното искане е свързано с отчета. Ако сумата надвишава вашия лимит за одобрение, отчетът трябва да отиде при следващия одобряващ; реда и лимитите на одобрение можете да проектирате с безплатния конструктор на процес за одобрение. Не одобрявайте собствените си разходи или тези на служител, който не ви е подчинен. Как да прехвърлите одобренията, докато сте в отпуск, обяснихме в статията за процеса за одобрение на разходи и делегирането.

Одобрение, отказ или въпрос: кога кое?

Откажете, когато документът липсва или разходът явно нарушава политиката; при поправими проблеми като липсващо обяснение или грешна категория първо попитайте. Отхвърленият отчет се връща на служителя и забавя възстановяването. Практично правило: проблем с документа — отказ, проблем с информацията — въпрос. Винаги оставяйте причината за отказа писмено; тя е вашето основание, когато същата грешка се повтори следващия месец.

Данъчната класификация, отделянето на KKEG и валидността на документите за вашата компания потвърдете с вашия дипломиран счетоводител (mali müşavir).

Как работи това в Masraff?

В Masraff служителите събират разходите си в Разходен отчет (Masraf Formu) и го изпращат за одобрение. При добавяне на разход в отчета се изпълняват проверки за приключен период, дублиране, политика за разходите и задължителни полета, така че проблемите по точки 2, 3 и 5 от списъка се маркират още при въвеждането.

• Механизъм за политика на разходите: Задават се лимити по категория, време и брой участници, както и правила по начин на плащане. Всяко правило получава собствено съобщение и тип предупреждение (Информация, Предупреждение, Грешка, Блокиране). Предупрежденията се показват както на служителя при въвеждане, така и на одобряващия мениджър в отчета.
• Последен ден за приемане на разходи: Определеният от компанията последен ден за приемане се прилага в системата; закъснелите разходи попадат под това правило.
• Разширено одобрение: Задават се лимити за одобрение по грейд, прагови стойности и делегиране. Ако сумата на отчета надвиши лимита на одобряващия, той отива при следващия ръководител. Преди изпращане потокът на одобрение може да се симулира, така че предварително се вижда до кого ще стигне отчетът.
• Формуляр за пътуване + поток на одобрение: Одобреният формуляр за пътуване се свързва с разходния отчет; мениджърът вижда, че разходът принадлежи към предварително одобрено пътуване.
• Коментари и история на действията: Мениджърът може да зададе въпрос в отчета, преди да го отхвърли. Историята на действията в уеб портала показва кои хора и кога са одобрили или отхвърлили отчета.

За екипите, които одобряват в движение от телефона, подробности има на страницата за мобилно одобрение в Masraff.

Често задавани въпроси

Коя е най-честата грешка при одобряване на разходи?

Най-честата грешка е отчетът да се одобри само по общата сума. Одобрение без проверка на документа, категорията и разходния център прехвърля работата по корекциите към счетоводството и към края на месеца.

Може ли мениджър да одобри собствените си разходи?

Не. При добре изграден процес на одобрение никой не одобрява собствените си разходи. Разходите на мениджъра трябва да отиват при неговия ръководител или при финансовия екип.

Трябва ли разход над лимита по политика да бъде отказан?

Не винаги. Ако бизнес целта е обяснена и изключението е предвидено в политиката, той може да бъде одобрен; при надвишаване без обяснение първо се пита, а при нужда се отказва.

За колко дни трябва да се одобрява разход?

Срокът трябва да е записан във фирмената политика. Например може да се постави цел от 3 работни дни от подаването (пример); по-важно от числото е всички да знаят една и съща цел.

Може ли да се одобри разход с изгубен документ?

В Турция разход без документ не може да се осчетоводи като разход и се счита за KKEG (непризнат). Дори компанията да реши да го възстанови, изяснете това решение и мотивите му с вашия дипломиран счетоводител.