Чыгымдарды бекитүүдөн мурун текшерилүүчү 10 пункт

Көп компанияларда чыгым отчетун бекитүү бир нече секунддук бир басууга айланган. Жетекчи отчетту ачат, жалпы суммага карайт да бекитет. Көйгөйлөр болсо ай аягында бухгалтерияда чыгат: жок чек, эки жолу киргизилген кечки тамак, туура эмес чыгым борборуна жазылган мейманкана түнү. Бул макала чыгым отчетторун бекиткен жетекчилерге жана алардын артындагы каржы командаларына арналган, мисалдар Түркиядагы компаниялардан алынган. Анда «Бекитүү» баскычын басуудан мурун текшерилүүчү 10 пункт, ар биринде эмне коркунуч белгиси болору жана бул текшерүүлөр чыгым системасында кантип иштээри түшүндүрүлөт.

Чыгымдарды бекиткенде жетекчи эмнени текшериши керек?

Жетекчи чыгымдын документ менен ырасталганын, компаниянын саясатына ылайык келерин, туура жерге жазылганын жана ишкердик максаты так экенин текшериши керек. Төмөнкү таблица 10 пунктту бир карашта жыйынтыктайт; кеңири маалымат кийинки бөлүмдөрдө.

Документ, дата жана сумманы текшерүү

Алгачкы төрт текшерүү чыгым чындап жасалганын жана документти бухгалтердик эсепке киргизүүгө боло турганын ырастайт.

1. Жарактуу документ тиркелгенби?

Ар бир чыгым сабынын артында эсеп-фактура, e-Arşiv эсеби (электрондук архивдик эсеп) же кассалык чек сыяктуу жарактуу документ болушу керек. Түркияда №213 Салык процедурасы жөнүндө мыйзамдын (VUK, Расмий газета: 1961-жылдын 10-январы) 227-беренеси эсепке алынган ар бир жазуунун документ менен ырасталышын талап кылат. Маалыматтык чек, буйрутма экранынын скриншоту же тамак картасынын дүмүрчөгү чыгым документинин ордун баспайт; мындай чыгымдар KKEG (салык максатында кабыл алынбаган чыгымдар) катары бөлүнөт. Документтин сүрөтүндө дата, сумма жана сатуучунун салык номери так окулушу керек.

2. Дата жана мезгил туурабы?

Чыгымдын датасы компания чыгымдарды кабыл алган мезгилдин ичинде болушу керек. Үч ай мурунку такси чегин эстөө кыйын, ал бухгалтерия мурда эле жапкан мезгилге түшүп калышы мүмкүн. Саясатыңызда «чыгымдан кийин эң кечинде канча күндүн ичинде билдирилиши керек?» деген суроонун жообу жок болсо, бекитүүчү ар бир кечиккен чыгым боюнча ошол эле талашты кайра баштайт.

3. Ушул эле чыгым мурда киргизилгенби?

Кайталанган чыгымдар көбүнчө атайылап болбойт: кызматкер бир эле чекти өткөн айдын да, ушул айдын да отчетуна тиркейт же корпоративдик карта менен төлөгөн сатып алуусун накталай чыгым катары да билдирет. Эки сапта бирдей дата, сумма жана сатуучу көрүнсө, бекитүүдөн мурун сураңыз.

4. Сумма жана КНС документке дал келеби?

Киргизилген сумма документтеги КНС (кошумча нарк салыгы) кошулган жалпы суммага так барабар болушу керек. Эсепте КНС өзүнчө көрсөтүлсө, КНС суммасы да өзүнчө киргизилгенине ынаныңыз; Түркиянын Бирдиктүү эсептер планы боюнча ал эсептен чыгарылуучу КНС эсебине (191), ал эми КНСсыз сумма 7-класстагы чыгым эсептерине (мисалы, 760, 770) жазылат. Валютадагы чыгымдарда валюта суммасы жана колдонулган курс отчетто көрүнүшү керек.

Саясатты жана бухгалтерияны текшерүү

Кийинки үч текшерүү чыгым компаниянын эрежелерине ылайык келерин жана туура эсепке түшөрүн аныктайт.

5. Саясат лимити ашып кеттиби?

Лимиттин ашышы ар дайым баш тартуунун себеби эмес, бирок ар бир ашыктын түшүндүрмөсү болушу керек. Мисалы (шарттуу сандар), адам башына күндүк тамак лимити 750 TRY болгон компанияда төрт кишилик кардар менен кечки тамак үчүн 2 600 TRY кадимки көрүнүш; бир киши үчүн 2 600 TRY болсо түшүндүрмө талап кылат. Лимиттерди жана өзгөчөлүктөрдү жазуу жүзүндө бекитүү үчүн чыгым саясаты боюнча колдонмобузду караңыз.

6. Категория туурабы?

Категория чыгымдын кайсы чыгым эсебине жазыла турганын аныктайт. Сатуу командасынын кардар менен кечки тамагы жана башкы кеңседеги ички жолугушуунун түшкү тамагы ар башка эсептерге кетиши мүмкүн (мисалы, 760 Маркетинг, сатуу жана бөлүштүрүү чыгымдары, 770 Жалпы административдик чыгымдар). Бекитүүдө байкалбаган туура эмес категория ай аягында бухгалтер кол менен оңдогон сапка айланат.

7. Чыгым борбору жана долбоор туурабы?

Чыгым аны жасаган адамдын эмес, чыгым кызмат кылган бөлүмдүн чыгым борборуна жазылышы керек. Башка бөлүмдүн долбоору үчүн жасалган иш сапар ошол долбоордун коду менен киргизилиши керек; антпесе долбоордун наркы аз, сиздин бюджетиңиз болсо ашып кеткендей көрүнөт.

Максатты, төлөм түрүн жана ыйгарым укукту текшерүү

Акыркы үч текшерүү акча эмне үчүн сарпталганын жана бекитүү сиздин ыйгарым укугуңузда экенин тактайт.

8. Ишкердик максат жана катышуучулар жазылганбы?

Өзгөчө өкүлчүлүк чыгымдарында түшүндүрмөдө ким, кандай иш боюнча коноктолгону жазылышы керек. «Жолугушуу» жетишсиз; «X Соода компаниясынын сатып алуу командасы менен жылдык келишим сүйлөшүүсү, 4 киши» жетиштүү. Аудитте бериле турган биринчи суроо ушул.

9. Төлөм түрү туурабы?

Төлөм түрү кызматкерге компенсация төлөнөрүн же төлөнбөсүн аныктайт. Накталай же жеке карта менен жасалган чыгым кызматкердин эсебине (195/320) компенсация катары жазылат; корпоративдик карта менен төлөнгөн чыгым кызматкерге төлөнбөйт, карта көчүрмөсү менен салыштырылат. Корпоративдик карта чыгымын накталай катары киргизүү бир эле сумманын эки жолу төлөнүшүнө алып келет.

10. Алдын ала бекитүү барбы жана бекитүү укугу сиздеби?

Иш сапар же аванс сыяктуу алдын ала бекитүүнү талап кылган чыгымдарда бекитилген арыздын отчетко байланганын текшериңиз. Сумма сиздин бекитүү лимитиңизден ашса, отчет кийинки бекитүүчүгө өтүшү керек; бекитүү тартибин жана лимиттерин акысыз бекитүү агымын түзүүчү куралы менен долбоорлой аласыз. Өз чыгымыңызды же сизге баш ийбеген кызматкердин чыгымын бекитпеңиз. Эс алууда жүргөндө бекитүүлөрдү кантип өткөрүп берүүнү чыгымды бекитүү агымы жана делегациялоо жөнүндөгү макалада түшүндүрдүк.

Бекитүү, четке кагуу же суроо: кайсысы качан?

Документ жок болсо же чыгым саясатка ачык каршы келсе, четке кагыңыз; түшүндүрмөнүн жоктугу же туура эмес категория сыяктуу оңдоого мүмкүн болгон көйгөйлөрдө алгач сураңыз. Четке кагылган отчет кызматкерге кайтат жана компенсацияны кечиктирет. Практикалык эреже: документ көйгөйү — четке кагуу, маалымат көйгөйү — суроо. Четке кагуунун себебин ар дайым жазуу жүзүндө калтырыңыз; кийинки айда ошол эле ката кайталанса, бул сиздин негизиңиз болот.

Салыктык классификация, KKEG бөлүү жана документтердин жарактуулугу боюнча компанияңызга тиешелүү тартипти каржы кеңешчиңиз (mali müşavir) менен ырастаңыз.

Masraff'та бул кантип иштейт?

Masraff'та кызматкерлер чыгымдарын Чыгым отчетуна (Masraf Formu) топтоп, бекитүүгө жөнөтүшөт. Отчетко чыгым кошулганда мезгилди жабуу, кайталоо, чыгым саясаты жана милдеттүү талаалар текшерүүлөрү иштейт; ошентип тизменин 2, 3 жана 5-пункттарындагы көйгөйлөр чыгым киргизилип жатканда белгиленет.

• Чыгым саясатынын кыймылдаткычы: Категория, убакыт жана катышуучулардын саны боюнча лимиттер, ошондой эле төлөм түрү боюнча эрежелер аныкталат. Ар бир эреже үчүн жеке билдирүү жана эскертүү түрү (Маалымат, Эскертүү, Ката, Бөгөт) тандалат. Эскертүүлөр чыгым киргизилгенде кызматкерге да, отчеттун ичинде бекиткен жетекчиге да көрсөтүлөт.
• Чыгымды кабыл алуунун акыркы күнү: Компания белгилеген акыркы кабыл алуу күнү системада колдонулат; кечиккен чыгымдар ушул эрежеге кабылат.
• Кеңейтилген бекитүү: Грейд (деңгээл) боюнча бекитүү лимиттери, босого маанилери жана делегациялоо аныкталат. Отчеттун суммасы бекитүүчүнүн лимитинен ашса, ал бир жогорку жетекчиге өтөт. Бекитүүгө жөнөтүүдөн мурун бекитүү агымын моделдөөгө болот; отчет кимдерге барары алдын ала көрүнөт.
• Иш сапар формасы + бекитүү агымы: Бекитилген иш сапар формасы чыгым отчетуна байланат; жетекчи чыгым алдын ала бекитилген иш сапарга тиешелүү экенин көрөт.
• Комментарийлер жана операциялар тарыхы: Жетекчи отчетту четке кагуудан мурун ал боюнча суроо бере алат. Веб-порталдагы операциялар тарыхы отчет кайсы адамдардын бекитүүсүнөн же четке кагуусунан кайсы убакта өткөнүн көрсөтөт.

Бекитүү кадамын талаада, телефондон аткарган командалар үчүн кеңири маалымат Masraff мобилдик бекитүү барагында.

Көп берилүүчү суроолор

Чыгымды бекитүүдө эң көп кездешкен ката кайсы?

Эң көп ката — отчетту жалпы суммага гана карап бекитүү. Документ, категория жана чыгым борбору текшерилбей берилген бекитүү оңдоо ишин бухгалтерияга жана ай аягына жылдырат.

Жетекчи өз чыгымын беките алабы?

Жок. Туура курулган бекитүү процессинде эч ким өз чыгымын бекитпейт. Жетекчинин чыгымы анын жетекчисине же каржы командасына барышы керек.

Саясат лимитинен ашкан чыгымды четке кагуу керекпи?

Ар дайым эмес. Ишкердик максаты түшүндүрүлсө жана өзгөчөлүк саясатта каралса, бекитилиши мүмкүн; түшүндүрмөсүз ашыкка алгач суроо берилип, керек болсо четке кагылышы керек.

Чыгымды бекитүү канча күндө берилиши керек?

Мөөнөт компаниянын саясатында жазылышы керек. Мисалы, жөнөтүлгөн күндөн тартып 3 иш күнү (мисал) сыяктуу максат коюуга болот; максаттын өзүнөн да бардыгы бир эле максатты билиши маанилүү.

Документи жоголгон чыгымды бекитсе болобу?

Түркияда документи жок чыгым бухгалтерияда чыгым катары жазылбайт жана KKEG болуп саналат. Компания компенсация төлөөнү чечсе да, бул чечимди жана анын негиздемесин каржы кеңешчиңиз менен бирге тактаңыз.