Aprobarea cheltuielilor: 10 puncte de verificat

În multe companii, aprobarea unui decont de cheltuieli s-a redus la un clic de câteva secunde. Managerul deschide decontul, se uită la total și aprobă. Problemele apar la final de lună în contabilitate: un bon lipsă, o cină introdusă de două ori, o noapte de hotel pusă pe centrul de cost greșit. Acest articol se adresează managerilor care aprobă deconturi de cheltuieli și echipelor financiare din spatele lor, cu exemple din companii din Turcia. Prezintă cele 10 puncte de verificat înainte de a apăsa „Aprobă”, ce înseamnă semnal de alarmă la fiecare și cum funcționează aceste verificări într-un sistem de gestionare a cheltuielilor.

Ce trebuie să verifice un manager când aprobă cheltuieli?

Un manager trebuie să verifice că cheltuiala este susținută de un document, respectă politica companiei, este alocată corect și are un scop de afaceri clar. Tabelul rezumă cele 10 puncte dintr-o privire; detaliile urmează.

Verificări pentru document, dată și sumă

Primele patru verificări confirmă că cheltuiala a avut loc cu adevărat și că documentul poate fi înregistrat în contabilitate.

1. Este atașat un document valid?

În spatele fiecărui rând de cheltuială trebuie să existe un document valid, cum ar fi o factură, o factură e-Arşiv (factură electronică de arhivă) sau un bon fiscal. În Turcia, articolul 227 din Legea procedurii fiscale nr. 213 (VUK, Monitorul Oficial din 10 ianuarie 1961) impune ca fiecare înregistrare contabilă să fie susținută de un document. Un bon informativ, captura de ecran a unei comenzi sau chitanța unui card de masă nu înlocuiesc un document justificativ; astfel de cheltuieli se separă ca KKEG (cheltuieli nedeductibile). Pe fotografia documentului trebuie să se vadă clar data, suma și codul fiscal al vânzătorului.

2. Data și perioada sunt corecte?

Data cheltuielii trebuie să fie în perioada în care compania acceptă cheltuieli. Un bon de taxi de acum trei luni este greu de reconstituit și poate cădea într-o perioadă pe care contabilitatea a închis-o deja. Dacă politica dumneavoastră nu răspunde la întrebarea „în câte zile de la cheltuială trebuie declarată?”, cel care aprobă reia aceeași discuție pentru fiecare cheltuială întârziată.

3. A mai fost introdusă aceeași cheltuială?

Cheltuielile duble nu sunt de obicei intenționate: angajatul atașează același bon la decontul de luna trecută și la cel din luna aceasta sau declară o achiziție cu cardul corporativ și ca cheltuială în numerar. Dacă aceeași dată, sumă și furnizor apar pe două rânduri, întrebați înainte de a aproba.

4. Suma și TVA corespund documentului?

Suma introdusă trebuie să fie exact totalul cu TVA din document. Dacă factura arată TVA separat, asigurați-vă că și suma TVA este introdusă separat; conform Planului de conturi uniform al Turciei, aceasta merge în contul de TVA deductibilă (191), iar suma fără TVA în conturile de cheltuieli din clasa 7 (de ex. 760, 770). Pentru cheltuielile în valută, decontul trebuie să arate suma în valută și cursul folosit.

Verificări de politică și contabilitate

Următoarele trei verificări stabilesc dacă cheltuiala respectă regulile companiei și dacă ajunge în contul corect.

5. A fost depășită o limită de politică?

Depășirea unei limite nu este întotdeauna motiv de respingere, dar fiecare depășire are nevoie de o explicație. De exemplu (cifre exemplificative), la o limită zilnică de masă de 750 TRY de persoană, 2.600 TRY pentru o cină cu un client în patru persoane este normal; 2.600 TRY pentru o singură persoană cere explicații. Pentru a pune în scris limitele și excepțiile, consultați ghidul nostru despre politica de cheltuieli.

6. Categoria este corectă?

Categoria decide în ce cont de cheltuieli este înregistrată suma. Cina cu un client a echipei de vânzări și prânzul unei ședințe interne la sediu pot merge în conturi diferite (de ex. 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție; 770 Cheltuieli generale de administrație). O categorie greșită, neobservată la aprobare, devine un rând pe care contabilul îl corectează manual la final de lună.

7. Centrul de cost și proiectul sunt corecte?

Cheltuiala trebuie alocată centrului de cost al unității pe care a servit-o, nu celui al persoanei care a făcut-o. O deplasare făcută pentru proiectul altui departament trebuie să poarte codul acelui proiect; altfel proiectul pare mai ieftin, iar bugetul dumneavoastră depășit.

Verificări pentru scop, metodă de plată și autoritate

Ultimele trei verificări clarifică de ce s-au cheltuit banii și dacă aprobarea ține de autoritatea dumneavoastră.

8. Sunt scrise scopul de afaceri și participanții?

Mai ales la cheltuielile de protocol, descrierea trebuie să spună cine a fost invitat și în ce scop de afaceri. „Întâlnire” nu este suficient; „Negocierea contractului anual cu echipa de achiziții a X Comerț, 4 persoane” este suficient. Este prima întrebare pe care o va pune un auditor.

9. Metoda de plată este corectă?

Metoda de plată decide dacă angajatul este rambursat. O cheltuială plătită în numerar sau cu cardul personal se înregistrează în contul angajatului (195/320) ca rambursare; o cheltuială plătită cu cardul corporativ nu se plătește angajatului, ci se reconciliază cu extrasul cardului. Introducerea unei cheltuieli cu cardul corporativ ca numerar duce la plata aceleiași sume de două ori.

10. Există aprobare prealabilă și vă revine dreptul de a aproba?

Pentru cheltuielile care necesită aprobare prealabilă, cum ar fi o deplasare sau un avans, verificați că cererea aprobată este legată de decont. Dacă suma depășește limita dumneavoastră de aprobare, decontul trebuie să treacă la următorul aprobator; ordinea și limitele de aprobare le puteți proiecta cu generatorul gratuit de flux de aprobare. Nu aprobați propriile cheltuieli sau pe cele ale unui angajat care nu vă este subordonat. Am explicat cum să delegați aprobările în concediu în articolul despre fluxul de aprobare a cheltuielilor și delegare.

Aprobare, respingere sau întrebare: când folosiți fiecare?

Respingeți când documentul lipsește sau cheltuiala încalcă clar politica; pentru probleme care se pot corecta, cum ar fi o explicație lipsă sau o categorie greșită, întrebați mai întâi. Un decont respins se întoarce la angajat și întârzie rambursarea. O regulă practică: probleme de document înseamnă respingere, probleme de informație înseamnă întrebare. Lăsați întotdeauna motivul respingerii în scris; va fi referința dumneavoastră dacă aceeași greșeală revine luna următoare.

Confirmați cu consultantul dumneavoastră fiscal (mali müşavir) încadrarea fiscală, separarea KKEG și validitatea documentelor aplicabile companiei dumneavoastră.

Cum funcționează în Masraff?

În Masraff, angajații își adună cheltuielile într-un Decont de cheltuieli (Masraf Formu) și îl trimit spre aprobare. Când o cheltuială este adăugată în decont, rulează verificări de închidere a perioadei, dubluri, politică de cheltuieli și câmpuri obligatorii, astfel încât problemele de la punctele 2, 3 și 5 din listă sunt semnalate încă de la introducere.

• Motorul de politici de cheltuieli: Se definesc limite pe categorie, perioadă și număr de participanți, precum și reguli pe metodă de plată. Fiecare regulă are propriul mesaj și un tip de avertizare (Informare, Avertisment, Eroare, Blocare). Avertizările sunt afișate atât angajatului la introducere, cât și managerului care aprobă, în decont.
• Ultima zi de acceptare a cheltuielilor: Ultima zi de acceptare stabilită de companie este aplicată în sistem; cheltuielile întârziate intră sub această regulă.
• Aprobare avansată: Se definesc limite de aprobare pe grade, praguri și delegare. Dacă totalul decontului depășește limita aprobatorului, acesta merge la managerul superior. Înainte de trimitere, fluxul de aprobare poate fi simulat, astfel încât se vede din timp la cine va ajunge decontul.
• Formular de deplasare + flux de aprobare: Formularul de deplasare aprobat este legat de decontul de cheltuieli; managerul vede că cheltuiala aparține unei deplasări aprobate în prealabil.
• Comentarii și istoricul operațiunilor: Managerul poate pune o întrebare în decont înainte de a-l respinge. Istoricul operațiunilor din portalul web arată ce persoane au aprobat sau au respins decontul și când.

Pentru echipele care aprobă din mers, de pe telefon, detaliile sunt pe pagina de aprobare mobilă Masraff.

Întrebări frecvente

Care este cea mai frecventă greșeală la aprobarea cheltuielilor?

Cea mai frecventă greșeală este aprobarea unui decont uitându-vă doar la total. O aprobare dată fără verificarea documentului, a categoriei și a centrului de cost mută munca de corectare în contabilitate și la final de lună.

Poate un manager să-și aprobe propriile cheltuieli?

Nu. Într-un proces de aprobare bine construit nimeni nu își aprobă propriile cheltuieli. Cheltuielile unui manager trebuie să meargă la superiorul său sau la echipa financiară.

Trebuie respinsă o cheltuială peste limita politicii?

Nu întotdeauna. Dacă scopul de afaceri este explicat și excepția este prevăzută în politică, poate fi aprobată; o depășire fără explicație trebuie mai întâi clarificată și, dacă e nevoie, respinsă.

În câte zile trebuie aprobată o cheltuială?

Termenul trebuie scris în politica companiei. De exemplu, se poate stabili un obiectiv de 3 zile lucrătoare de la trimitere (exemplu); mai important decât cifra este ca toată lumea să cunoască același obiectiv.

Poate fi aprobată o cheltuială cu documentul pierdut?

În Turcia, o cheltuială fără document nu poate fi înregistrată ca cheltuială și este considerată KKEG (nedeductibilă). Chiar dacă firma decide să o ramburseze, clarificați decizia și motivarea ei cu consultantul dumneavoastră fiscal.