Шығындарды бекітер алдында тексерілетін 10 тармақ

Көп компанияда шығын есебін бекіту бірнеше секундтық бір басуға айналған. Басшы есепті ашады, жалпы сомаға қарайды да бекітеді. Ал мәселелер ай соңында бухгалтерияда шығады: жоқ чек, екі рет енгізілген кешкі ас, қате шығын орталығына жазылған қонақ үй түні. Бұл мақала шығын есептерін бекітетін басшыларға және олардың артындағы қаржы командаларына арналған, мысалдар Түркиядағы компаниялардан алынған. Онда «Бекіту» батырмасын басар алдында тексерілетін 10 тармақ, әрқайсысында нені қауіп белгісі деп санау керектігі және бұл тексерулердің шығын жүйесінде қалай жұмыс істейтіні түсіндіріледі.

Шығындарды бекіткенде басшы нені тексеруі керек?

Басшы шығынның құжатпен расталғанын, компания саясатына сай екенін, дұрыс жерге жазылғанын және іскерлік мақсаты анық екенін тексеруі керек. Төмендегі кесте 10 тармақты бір қарағанда жинақтайды; толығырақ келесі бөлімдерде.

Құжат, күн және соманы тексеру

Алғашқы төрт тексеру шығынның шынымен жасалғанын және құжатты бухгалтерлік есепке алуға болатынын растайды.

1. Жарамды құжат тіркелген бе?

Әр шығын жолының артында шот-фактура, e-Arşiv шоты (электрондық мұрағат шоты) немесе кассалық чек сияқты жарамды құжат болуы керек. Түркияда №213 Салық процедурасы туралы заңның (VUK, Ресми газет: 1961 жылғы 10 қаңтар) 227-бабы есепке алынатын әр жазбаның құжатпен расталуын талап етеді. Ақпараттық чек, тапсырыс экранының скриншоты немесе тамақ картасының түбіртегі шығын құжатын алмастырмайды; мұндай шығындар KKEG (салық мақсатында қабылданбайтын шығындар) ретінде бөлінеді. Құжат фотосында күні, сомасы және сатушының салық нөмірі анық оқылуы керек.

2. Күн мен кезең дұрыс па?

Шығын күні компания шығындарды қабылдайтын кезеңнің ішінде болуы керек. Үш ай бұрынғы такси чегін еске түсіру қиын, әрі ол бухгалтерия әлдеқашан жапқан кезеңге түсуі мүмкін. Саясатыңызда «шығыннан кейін ең кешікпей неше күн ішінде мәлімделуі керек?» деген сұрақтың жауабы болмаса, бекітуші әр кешіккен шығын бойынша бір дауды қайта бастайды.

3. Дәл осы шығын бұрын енгізілген бе?

Қайталанған шығындар көбіне әдейі болмайды: қызметкер бір чекті өткен айдың да, осы айдың да есебіне тіркейді немесе корпоративтік картамен төлеген сатып алуын қолма-қол шығын ретінде де мәлімдейді. Екі жолда бірдей күн, сома және сатушы көрінсе, бекітер алдында сұраңыз.

4. Сома мен ҚҚС құжатқа сәйкес пе?

Енгізілген сома құжаттағы ҚҚС қосылған жалпы сомамен дәл бірдей болуы керек. Шотта ҚҚС бөлек көрсетілсе, ҚҚС сомасының да бөлек енгізілгеніне көз жеткізіңіз; Түркияның Бірыңғай шоттар жоспары бойынша ол есепке алынатын ҚҚС шотына (191), ал ҚҚС-сыз сома 7-сыныптағы шығын шоттарына (мысалы, 760, 770) жазылады. Валютадағы шығындарда валюта сомасы мен қолданылған бағам есепте көрінуі керек.

Саясат пен бухгалтерияны тексеру

Келесі үш тексеру шығынның компания ережелеріне сай екенін және дұрыс шотқа түсетінін анықтайды.

5. Саясат лимиті асып кетті ме?

Лимиттің асуы әрдайым бас тарту себебі емес, бірақ әр асудың түсіндірмесі болуы керек. Мысалы (шартты сандар), адам басына күндік тамақ лимиті 750 TRY болатын компанияда төрт адамдық клиентпен кешкі ас үшін 2 600 TRY қалыпты; бір адамға 2 600 TRY болса, түсініктеме керек. Лимиттер мен ерекшеліктерді жазбаша бекіту үшін шығын саясаты жөніндегі нұсқаулығымызды қараңыз.

6. Санат дұрыс па?

Санат шығынның қай шығын шотына жазылатынын анықтайды. Сату командасының клиентпен кешкі асы мен бас кеңседегі ішкі кездесудің түскі асы әртүрлі шоттарға кетуі мүмкін (мысалы, 760 Маркетинг, сату және тарату шығындары, 770 Жалпы әкімшілік шығындар). Бекіту кезінде байқалмаған қате санат ай соңында бухгалтер қолмен түзететін жолға айналады.

7. Шығын орталығы мен жоба дұрыс па?

Шығын оны жасаған адамның емес, шығын қызмет еткен бөлімшенің шығын орталығына жазылуы керек. Басқа бөлімнің жобасы үшін жасалған іссапар сол жобаның кодымен енгізілуі керек; әйтпесе жобаның құны аз, ал сіздің бюджетіңіз асып кеткендей көрінеді.

Мақсат, төлем түрі және өкілеттікті тексеру

Соңғы үш тексеру ақшаның не үшін жұмсалғанын және бекіту сіздің өкілеттігіңізде ме екенін нақтылайды.

8. Іскерлік мақсат пен қатысушылар жазылған ба?

Әсіресе өкілдік шығындарда түсініктемеде кімнің қандай іс бойынша қонақ етілгені жазылуы керек. «Кездесу» жеткіліксіз; «X Сауда компаниясының сатып алу командасымен жылдық келісімшарт келіссөзі, 4 адам» жеткілікті. Аудитте қойылатын алғашқы сұрақ осы.

9. Төлем түрі дұрыс па?

Төлем түрі қызметкерге өтемақы төленетінін не төленбейтінін анықтайды. Қолма-қол немесе жеке картамен жасалған шығын қызметкер шотына (195/320) өтемақы ретінде жазылады; корпоративтік картамен төленген шығын қызметкерге төленбейді, карта үзінді көшірмесімен салыстырылады. Корпоративтік карта шығынын қолма-қол деп енгізу бір соманың екі рет төленуіне әкеледі.

10. Алдын ала бекіту бар ма және бекіту құқығы сізде ме?

Іссапар немесе аванс сияқты алдын ала бекітуді қажет ететін шығындарда бекітілген өтінімнің есепке байланғанын тексеріңіз. Сома сіздің бекіту лимитіңізден асса, есеп келесі бекітушіге өтуі керек; бекіту ретін және лимиттерін тегін бекіту ағынын құрастырғыш құралымен жобалай аласыз. Өз шығыныңызды немесе сізге бағынбайтын қызметкердің шығынын бекітпеңіз. Демалыста жүргенде бекітулерді қалай тапсыру керектігін шығынды бекіту ағыны және делегациялау туралы мақалада түсіндірдік.

Бекіту, қабылдамау немесе сұрау: қайсысы қашан?

Құжат жоқ болса немесе шығын саясатқа анық қайшы келсе, қабылдамаңыз; түсініктеменің жоқтығы немесе қате санат сияқты түзетуге болатын мәселелерде алдымен сұраңыз. Қабылданбаған есеп қызметкерге қайтады және өтемақыны кешіктіреді. Практикалық ереже: құжат мәселесі — бас тарту, ақпарат мәселесі — сұрақ. Бас тарту себебін әрдайым жазбаша қалдырыңыз; келесі айда сол қате қайталанса, бұл сіздің негізіңіз болады.

Салықтық жіктеу, KKEG бөлу және құжаттардың жарамдылығы бойынша компанияңызға қатысты тәртіпті қаржы кеңесшіңізбен (mali müşavir) растаңыз.

Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?

Masraff-та қызметкерлер шығындарын Шығын есебіне (Masraf Formu) жинап, бекітуге жібереді. Есепке шығын қосылғанда кезеңді жабу, қайталану, шығын саясаты және міндетті өрістер тексерулері орындалады; осылайша тізімнің 2, 3 және 5-тармақтарындағы мәселелер шығын енгізіліп жатқанда белгіленеді.

• Шығын саясатының қозғалтқышы: Санат, уақыт және қатысушылар саны бойынша лимиттер, сондай-ақ төлем түріне қарай ережелер белгіленеді. Әр ереже үшін жеке хабарлама мен ескерту түрі (Ақпарат, Ескерту, Қате, Бұғаттау) таңдалады. Ескертулер шығын енгізілген кезде қызметкерге де, есептің ішінде бекітетін басшыға да көрсетіледі.
• Шығынды қабылдаудың соңғы күні: Компания белгілеген соңғы қабылдау күні жүйеде қолданылады; кешіккен шығындар осы ережеге түседі.
• Кеңейтілген бекіту: Грейд (деңгей) бойынша бекіту лимиттері, шекті мәндер және делегациялау белгіленеді. Есеп сомасы бекітушінің лимитінен асса, ол жоғары тұрған басшыға өтеді. Бекітуге жіберер алдында бекіту ағынын модельдеуге болады; есептің кімдерге баратыны алдын ала көрінеді.
• Іссапар формасы + бекіту ағыны: Бекітілген іссапар формасы шығын есебіне байланады; басшы шығынның алдын ала бекітілген іссапарға тиесілі екенін көреді.
• Пікірлер және операциялар тарихы: Басшы есепті қабылдамас бұрын ол бойынша сұрақ қоя алады. Веб-порталдағы операциялар тарихы есептің қай адамдардың бекітуінен немесе бас тартуынан қай уақытта өткенін көрсетеді.

Бекіту қадамын далада, телефоннан орындайтын командалар үшін толығырақ ақпарат Masraff мобильді бекіту бетінде.

Жиі қойылатын сұрақтар

Шығынды бекітуде ең жиі кездесетін қате қандай?

Ең жиі қате — есепті тек жалпы сомаға қарап бекіту. Құжат, санат және шығын орталығы тексерілмей берілген бекіту түзету жұмысын бухгалтерияға және ай соңына ығыстырады.

Басшы өз шығынын бекіте ала ма?

Жоқ. Дұрыс құрылған бекіту процесінде ешкім өз шығынын бекітпейді. Басшының шығыны оның басшысына немесе қаржы командасына баруы керек.

Саясат лимитінен асқан шығынды қабылдамау керек пе?

Әрдайым емес. Іскерлік мақсаты түсіндірілсе және ерекшелік саясатта қарастырылса, бекітуге болады; түсініктемесіз асуға алдымен сұрақ қойылып, қажет болса бас тартылуы керек.

Шығынды бекіту неше күнде берілуі керек?

Мерзім компания саясатында жазылуы керек. Мысалы, жіберілген күннен бастап 3 жұмыс күні (мысал) сияқты мақсат қоюға болады; мақсаттың өзінен гөрі барлығының бір мақсатты білуі маңызды.

Құжаты жоғалған шығынды бекітуге бола ма?

Түркияда құжаты жоқ шығын бухгалтерияда шығын ретінде жазыла алмайды және KKEG болып саналады. Компания өтеу туралы шешім қабылдаса да, бұл шешімді және оның негіздемесін қаржы кеңесшіңізбен бірге нақтылаңыз.