إدارة بطاقات الشركات

ارفعوا كشوف حساباتكم البنكية أو انقلوها تلقائيًا. ويطابق الذكاء الاصطناعي كل معاملة مع سجل المصروف الصحيح، ويُقارَن كل سطر في الكشف بالمصروفات الموجودة في النظام. وتُوسم المصروفات المتطابقة بأنها «مطابَقة». أما البنود غير المتطابقة، فيُنشئ لها النظام مصروفات تلقائيًا.

وتعتمد المطابقة على ثلاثة حقول: البطاقة المختارة في نوع الدفع، وتاريخ المعاملة، والمبلغ. فإذا اختار الموظف البطاقة المؤسسية المعنية كنوع دفع عند إدخال المصروف، وتطابق التاريخ والمبلغ مع البند الوارد في الكشف، تتم المطابقة من تلقاء نفسها.

عندما يرفع الموظف مصروفًا أو يحدّثه، يُعاد التحقق مما إذا كان المصروف يطابق بندًا واردًا من الكشف. وبذلك يمكن تصوير الإيصال قبل رفع الكشف أو بعده. فالترتيب لا يهم.

بفضل ربط الحقول، تربطون ثلاثة أعمدة في أي ملف Excel بحقول رقم البطاقة والمبلغ والتاريخ. ويمكن رفع أي كشف يتضمن رقم البطاقة والتاريخ والمبلغ مباشرةً بعد ضبطه مرة واحدة. وفي المصروفات بالعملات الأجنبية، يُستخدم حقل سعر الصرف إضافةً إلى هذه الحقول الثلاثة.

تُحوَّل مصروفاتكم في الخارج تلقائيًا إلى العملة المحلية. وتُتابَع فروق أسعار الصرف والعمولات كبنود منفصلة.

يرى المستخدمون الذين يملكون صلاحية المحاسبة على شاشة واحدة عدد بنود الكشف التي وصلت مستنداتها وعدد البنود التي لا تزال مستنداتها منتظرة. وعند رفع الكشف وإنشاء المصروفات التلقائية، يتلقى الموظفون المعنيون إشعارًا لرفع مستنداتهم. فلا تحتاجون إلى مراسلة كل شخص على حدة بحثًا عن المستندات.