Gestione delle carte aziendali

Carichi i Suoi estratti conto bancari o li trasferisca automaticamente. L'intelligenza artificiale abbina ogni transazione alla registrazione di spesa corretta; ogni riga dell'estratto conto viene confrontata con le spese presenti nel sistema. Le spese corrispondenti vengono contrassegnate come «abbinate». Per le voci senza corrispondenza, il sistema crea automaticamente una spesa.

L'abbinamento si basa su tre campi: la carta selezionata come metodo di pagamento, la data della transazione e l'importo. Se il dipendente, registrando la spesa, ha selezionato la carta aziendale corrispondente come metodo di pagamento e data e importo coincidono con la voce dell'estratto conto, l'abbinamento avviene da solo.

Quando un dipendente carica o aggiorna una spesa, il sistema verifica di nuovo se corrisponde a una voce dell'estratto conto. La ricevuta può quindi essere fotografata prima o dopo il caricamento dell'estratto conto. L'ordine non conta.

Con la mappatura dei campi, collega tre colonne di un qualsiasi file Excel ai campi numero di carta, importo e data. Qualsiasi estratto conto che contenga numero di carta, data e importo può essere caricato direttamente dopo una configurazione iniziale. Per le spese in valuta estera, oltre a questi tre campi si utilizza anche un campo per il tasso di cambio.

Le spese sostenute all'estero vengono convertite automaticamente nella valuta locale. Le differenze di cambio e le commissioni vengono monitorate come voci separate.

Gli utenti con autorizzazioni contabili vedono in un'unica schermata per quante voci dell'estratto conto il documento è arrivato e quante sono ancora in attesa. Quando si carica un estratto conto e vengono create spese automatiche, i dipendenti interessati ricevono una notifica per caricare i propri documenti. Non deve più scrivere e-mail una per una per sollecitare i documenti.