Барацьба з унутраным злоўжываннем і махлярствам

Унутранае злоўжыванне і махлярства — адзін з найбуйнейшых схаваных ворагаў бізнесу ва ўсім свеце. Паводле даклада Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) за 2024 год, кампаніі губляюць у сярэднім 5% гадавой выручкі з-за ўнутранага махлярства. Лічба можа здавацца невялікай, але ў сусветным маштабе гаворка ідзе пра страты ў трыльёны долараў.

Дык як жа кіраваць такімі рызыкамі сярод супрацоўнікаў, якім вы давяраеце? Адказ хаваецца ў прынцыпе, які не страціў сваёй актуальнасці на працягу стагоддзяў: «Давяраць, але правяраць.»

Распаўсюджаныя віды ўнутранага махлярства

Унутранае злоўжыванне можа праяўляцца ў самых розных формах. Разгледзім найбольш тыповыя з іх.

1. Махлярства з выдаткамі (Expense Fraud)

Махлярства з выдаткамі ўзнікае, калі супрацоўнікі правяраюць асабістыя выдаткі як дзелавыя, прад'яўляюць адзін і той жа чэк некалькі разоў або паведамляюць пра выдаткі, якія ніколі не рабіліся. Паводле дадзеных ACFE, сярэдняя працягласць выяўлення такіх выпадкаў складае 24 месяцы, за якія назапашваюцца значныя страты.

Найбольш распаўсюджаныя схемы махлярства з выдаткамі:

• Правядзенне асабістых выдаткаў як службовых: абеды на адпачынку, асабістыя пакупкі або выдаткі на паездкі членаў сям'і адносяцца на рахунак кампаніі.
• Паўторнае прад'яўленне чэкаў: адна і тая ж квітанцыя або рахунак-фактура прад'яўляюцца зноў і зноў у розныя перыяды.
• Завышаныя сумы: заяўленая сума перавышае фактычны выдатак, або дакументы фізічна падробліваюцца.
• Фіктыўныя выдаткі: ствараюцца падробленыя дакументы для выдаткаў, якія ніколі не ўзнікалі.

2. Фіктыўныя супрацоўнікі (Ghost Employees)

Схема з фіктыўнымі супрацоўнікамі прадугледжвае ўключэнне ў платніцкую ведамасць людзей, якія фактычна не існуюць або больш не працуюць у кампаніі. Як правіла, такое злоўжыванне здзяйсняецца ўпаўнаважанымі асобамі з аддзела кадраў або бухгалтэрыі і вельмі цяжка выяўляецца.

Калі ў кампаніі сотні ці нават тысячы супрацоўнікаў, некалькі фіктыўных запісаў лёгка застаюцца незаўважанымі. Пры дапамозе гэтай схемы зламыснікі накіроўваюць штомесячныя зарплатныя выплаты на банкаўскія рахункі, якімі яны кіруюць.

3. Завышаныя рахункі і махлярства з пастаўшчыкамі

Яшчэ адна распаўсюджаная форма злоўжывання ў закупачных працэсах — завышэнне цэн у дамовах з пастаўшчыкамі або стварэнне фіктыўных кампаній-пастаўшчыкоў. Нядобрасумленны супрацоўнік стварае «пастаўшчыка», які належыць яму або яго блізкім, і атрымлівае ад кампаніі рэгулярныя плацяжы. Сярэднія страты па такіх выпадках перавышаюць 200 000 долараў.

4. Растрата і крадзеж актываў

Несанкцыянаванае прысваенне грашовых сродкаў, запасаў або маёмасці кампаніі — яшчэ адна класічная форма ўнутранага махлярства. Выпадкі растраты, якія пачынаюцца з невялікіх сум, з часам разрастаюцца і могуць нанесці кампаніі значную фінансавую шкоду.

Унутранае злоўжыванне ў лічбах

Статыстыка красамоўна сведчыць аб маштабах праблемы:

• 42% выпадкаў унутранага махлярства выяўляецца дзякуючы данясенням (сігналам), што падкрэслівае важнасць моцных механізмаў для паведамлення аб парушэннях.
• 20% выпадкаў выяўляецца ў ходзе ўнутраных аўдытаў.
• 65% зламыснікаў здзяйсняюць злоўжыванне ўпершыню, гэта значыць «надзейныя» супрацоўнікі таксама ўяўляюць рызыку.
• Малы бізнес (менш за 100 супрацоўнікаў) несе амаль удвая большыя страты на аднаго супрацоўніка ў параўнанні з буйнымі кампаніямі — менавіта таму, што ўнутраныя кантрольныя механізмы там, як правіла, слабей.
• Медыянная страта па выпадках махлярства з выдаткамі складае каля 100 000 долараў на выпадак.

Гэтыя лічбы наглядна паказваюць: кампаніі любога маштабу павінны прымаць апераджальныя меры.

Падыход «Давяраць, але правяраць»

«Trust but verify» — гэты прынцып прыйшоў з эпохі Халоднай вайны і стаў універсальнай філасофіяй кіравання ў сучасным бізнесе. Давяраць сваім супрацоўнікам — аснова здаровай карпаратыўнай культуры. Аднак без падтрымкі механізмамі кантролю гэтае давер становіцца ўразлівым для злоўжыванняў.

Асноўныя прынцыпы гэтага падыходу:

1. Фармулюйце празрыстую палітыку: правілы выдаткаў, працэдуры зацвярджэння і ліміты павінны быць вядомыя ўсім і лёгкадаступны.
2. Укараняйце механізм падвойнага зацвярджэння: для выдаткаў вышэй пэўнай сумы патрабуйце зацвярджэння некалькіх кіраўнікоў.
3. Праводзьце рэгулярныя аўдыты: выпадковыя і перыядычныя праверкі ўзмацняюць стрымальны эфект.
4. Адкрывайце каналы для данясенняў: ананімныя гарачыя лініі або лічбавыя каналы дазваляюць супрацоўнікам бяспечна паведамляць аб падазроных сітуацыях.
5. Прытрымлівайцеся прынцыпу падзелу абавязкаў: калі адна і тая ж асоба мае права і рабіць выдаткі, і зацвярджаць іх — гэта рызыка. Размяркуйце гэтыя паўнамоцтвы паміж рознымі людзьмі.

Механізмы ўнутранага кантролю і метады выяўлення

Эфектыўная сістэма ўнутранага кантролю адначасова прадухіляе махлярства і дазваляе выявіць яго на ранняй стадыі. Вось ключавыя кантрольныя механізмы, якія варта ўкараніць:

Прэвентыўны кантроль

• Выкананне палітыкі выдаткаў: усталёўвайце ліміты па катэгорыях, геаграфічныя абмежаванні і правілы па часе.
• Аўтаматызаваныя рабочыя працэсы зацвярджэння: стварайце аўтаматычна накіроўваемыя патокі зацвярджэння ў залежнасці ад сумы, катэгорыі і аддзела.
• Абавязковасць дакументаў: патрабуйце прадастаўлення чэка, рахунку-фактуры або пацвярджальнага дакумента для кожнага выдатку.
• Кантроль доступу: абмяжоўвайце доступ да фінансавых сістэм на аснове роляў і рэгулярна правярайце яго.

Выяўляльны кантроль

• Аналіз дадзеных і выяўленне ананімалій: сачыце за незвычайнымі заканамернасцямі ў дадзеных аб выдатках (раптоўны рост, паўтаральныя круглыя сумы, выдаткі ў выходныя дні).
• Праверка дублікатаў чэкаў: аўтаматычна пазначайце рахункі-фактуры з аднолькавай сумай, датай або ад аднаго і таго ж пастаўшчыка.
• Аналіз паводле закона Бенфарда: аналізуйце размеркаванне першых лічбаў сум выдаткаў для выяўлення адхіленняў ад натуральнага размеркавання.
• Аналіз трэндаў: адсочвайце тэндэнцыі выдаткаў па аддзелах або супрацоўніках для выяўлення анамальных зменаў.

Тэхналагічныя рашэнні: штучны інтэлект і аўтаматызацыя

Традыцыйных метадаў аўдыту аднаго не дастаткова. Сёння тэхналогіі штучнага інтэлекту і машыннага навучання робяць рэвалюцыю ў выяўленні махлярства.

Выяўленне ананімалій на аснове штучнага інтэлекту

Алгарытмы штучнага інтэлекту здольны выяўляць у буйных масівах дадзеных заканамернасці, якія чалавечае вока не заўважыць. Мадэлі машыннага навучання вывучаюць «нармальныя» выдаткавыя паводзіны кожнага супрацоўніка і аўтаматычна пазначаюць аперацыі, якія адхіляюцца ад гэтага профілю.

Напрыклад:

• Супрацоўнік, сярэднія выдаткі якога на абед складаюць 150 руб., раптам прад'яўляе рахунак на 800 руб.
• Супрацоўнік, які звычайна выкарыстоўвае такі ў горадзе, раз за разам заяўляе міжгарадскія транспартныя выдаткі.
• Незвычайныя выдаткі, зробленыя ў выходныя або святочныя дні.

Аўтаматычнае выкананне палітыкі

Тэхналагічна арыентаваныя сістэмы кіравання выдаткамі могуць аўтаматычна прымяняць карпаратыўную палітыку:

• Праверка палітыкі ў рэальным часе: адпаведнасць правілам правяраецца ў момант увядзення выдатку.
• Разумнае маршрутызацыя зацвярджэнняў: выдаткі без парушэнняў хутка зацвярджаюцца, а падазроныя аперацыі накіроўваюцца на дэталёвую праверку.
• Праверка чэкаў з дапамогай OCR: тэхналогія аптычнага распазнавання сімвалаў аўтаматычна счытвае інфармацыю з чэка і параўноўвае яе з заяўленай сумай.

Адсочванне лічбавых слядоў

Лічбавыя сістэмы кіравання выдаткамі ствараюць падрабязны аўдытарскі след для кожнай аперацыі. Хто, калі і на якую суму зрабіў выдатак; хто зацвердзіў; якія дакументы прыкладзены — уся гэтая інфармацыя захоўваецца празрыста і даступна.

Прадухіленне злоўжыванняў з Masraff

Masraff дапамагае кампаніям лічбавізаваць працэсы кіравання выдаткамі, адначасова прапаноўваючы магутныя механізмы прадухілення махлярства.

Разумны рухавік палітыкі

Гнуткі рухавік палітыкі Masraff дазваляе вызначаць правілы выдаткаў, адаптаваныя спецыяльна для вашай кампаніі. Ліміты па катэгорыях, дзённыя або месячныя столі, геаграфічныя абмежаванні і спецыяльныя правілы зацвярджэння кіруюцца ў адзінай платформе. Выдаткі, якія парушаюць палітыку, адразу пазначаюцца і трапляюць на разгляд.

Аўдыт на аснове штучнага інтэлекту

Модулі штучнага інтэлекту Masraff аўтаматычна выяўляюць ананімаліі ў вашых дадзеных аб выдатках. Дублікаты чэкаў, падазроныя сумы і незвычайныя заканамернасці выдаткаў пазначаюцца сістэмай і паведамляюцца вашай аўдытарскай камандзе. Гэта зніжае нагрузку на ручны аўдыт, адначасова істотна павышаючы ўзровень выяўлення.

OCR і праверка дакументаў

Перадавая тэхналогія OCR Masraff аўтаматычна счытвае і лічбавізуе чэкі і рахункі-фактуры. Заяўленая сума параўноўваецца з сумай на дакуменце; у выпадку разыходжання ствараецца папярэджанне. Гэта ўскладняе трапленне завышаных або падробленых дакументаў у сістэму.

Шматузроўневыя працэсы зацвярджэння

Наладжвальныя рабочыя працэсы Masraff дазваляюць ствараць розныя ланцужкі зацвярджэння для розных відаў і сум выдаткаў. Нізкасумовыя, руціністыя выдаткі хутка зацвярджаюцца, тады як буйныя або нестандартныя выдаткі праходзяць праверку некалькімі кіраўнікамі.

Справаздачнасць і бачнасць у рэальным часе

Панэлі кіравання Masraff візуалізуюць дадзеныя аб выдатках у рэжыме рэальнага часу. Дзякуючы параўнанням па аддзелах, аналізу трэндаў і справаздачам аб ананімаліях фінансавы кантроль заўсёды пад рукой.

Стварэнне культуры прадухілення злоўжыванняў

Якімі б моцнымі ні былі тэхналогіі і механізмы кантролю, поўнасцю выкараніць злоўжыванні можна толькі праз здаровую карпаратыўную культуру. Вось на што варта звярнуць увагу:

• Дакладна вызначайце этычныя нормы і рэгулярна праводзьце навучанне ўсіх супрацоўнікаў.
• Падавайце прыклад, пачынаючы з вышэйшага кіраўніцтва. Правілы павінны распаўсюджвацца на ўсіх.
• Умацоўвайце механізмы данясенняў і абараняйце тых, хто іх падае. Супрацоўнікі павінны быць упэўнены, што іх паведамленне аб падазроных сітуацыях не абернецца помстай.
• Паслядоўна прымяняйце санкцыі. У выпадках выяўленага злоўжывання прымяняйце паслядоўныя і справядлівыя меры.
• Рэгулярна камунікуйце. Дзяліцеся вынікамі аўдытаў (захоўваючы канфідэнцыяльнасць) — гэта стварае стрымальны эфект.

Выснова

Унутранае злоўжыванне і махлярства ўяўляюць сабой рызыку, якую нельга ігнараваць. Аднак з правільнай стратэгіяй, моцным унутраным кантролем і сучаснымі тэхналагічнымі рашэннямі гэтую рызыку можна істотна знізіць.

Прынцып «Давяраць, але правяраць» — гэта ключ да пабудовы эфектыўнай кантрольнай структуры без падрыву даверу да супрацоўнікаў. Калі празрыстая палітыка, аўтаматычны кантроль і механізмы выяўлення на аснове штучнага інтэлекту выкарыстоўваюцца разам, ваша кампанія атрымлівае адначасова бяспечны і эфектыўны працэс кіравання выдаткамі.

Лічбавізуйце працэсы кіравання выдаткамі з Masraff, аўтаматычна прымяняйце палітыку выдаткаў і звядзіце рызыку махлярства да мінімуму. Каб умацаваць фінансавую бяспеку вашай кампаніі, паспрабуйце Masraff бясплатна і ацаніце розніцу самі.