Как да се борим с вътрешните измами в компанията

Вътрешните злоупотреби и измами са един от най-опасните скрити врагове на бизнеса по целия свят. Според доклада на Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) за 2024 г. компаниите губят средно 5% от годишните си приходи вследствие на вътрешни измами. Цифрата може да изглежда малка, но в глобален мащаб говорим за загуби от трилиони долари.

Как да управлявате подобни рискове сред служителите, на които имате доверие? Отговорът се крие в принцип, изпитан от векове: „Доверявай се, но проверявай."

Разпространени видове вътрешни измами

Вътрешните злоупотреби могат да се проявят в много различни форми. Нека разгледаме по-отблизо най-честите от тях.

1. Злоупотреба с разходи (Expense Fraud)

Злоупотребата с разходи се изразява в това, че служителите декларират лични разходи като служебни, използват един и същ касов бон повече от веднъж или отчитат разходи, които изобщо не са извършени. Според данните на ACFE средната продължителност на случаите на злоупотреба с разходи е 24 месеца — преди да бъдат открити, те водят до сериозни натрупани загуби.

Чести методи за злоупотреба с разходи:

• Представяне на лични разходи като служебни: Записване на сметки от почивки, лични покупки или пътни разходи на членове на семейството по сметката на компанията.
• Дублиране на касови бонове: Представяне на една и съща фактура или бон многократно в различни периоди.
• Завишени суми: Деклариране на суми, по-високи от действителните разходи, или манипулиране на касови бонове.
• Фиктивни разходи: Създаване на фалшиви документи за разходи, които изобщо не са направени.

2. Фиктивни служители (Ghost Employees)

Измамата с фиктивни служители се извършва чрез добавяне към ведомостта на лица, които реално не съществуват или вече не работят в компанията. Обикновено този вид злоупотреба се осъществява от упълномощени лица в отдел „Човешки ресурси" или в отдела по заплати и е изключително трудно да бъде открита.

Когато в ведомостта на компанията фигурират стотици или дори хиляди служители, забелязването на няколко фиктивни записа се затруднява значително. Чрез този метод извършителите пренасочват месечните заплати към банкови сметки, намиращи се под техен контрол.

3. Завишени фактури и измами с доставчици

Друг разпространен вид измама в процесите по закупуване е завишаването на цените в договорите с доставчици или създаването на фиктивни доставчически компании. Служителят извършител учредява „доставчик", свързан с него или с негови близки, и получава редовни плащания от компанията. При подобни случаи средната загуба надхвърля 200 000 долара.

4. Присвояване и кражба на активи

Неразрешеното вземане на парични средства, инвентар или фирмено имущество е класическа форма на вътрешна измама. Случаите на присвояване, които започват с малки суми, могат да нараснат с времето и да нанесат сериозни финансови щети на компанията.

Вътрешните измами в цифри

Статистиката очертава мащабите на проблема с поразителна яснота:

• 42% от случаите на вътрешни измами се разкриват благодарение на сигнали (доносничество); това показва важността на силен механизъм за подаване на сигнали.
• 20% от случаите се установяват в хода на вътрешни одитни процеси.
• 65% от извършителите са лица, замесени за пръв път; с други думи, дори „доверени" служители могат да представляват риск.
• Малките предприятия (под 100 служители) понасят почти два пъти по-големи загуби на служител в сравнение с по-големите компании — тъй като механизмите за вътрешен контрол обикновено са по-слаби.
• Медианната загуба при случаи на злоупотреба с разходи е около 100 000 долара на случай.

Тези числа ясно показват, че компаниите от всякакъв мащаб трябва да предприемат проактивни мерки.

Подходът „Доверявай се, но проверявай"

„Trust but verify" — този принцип е универсална управленска философия, пътувала от Студената война до съвременния бизнес свят. Доверието към вашите служители е крайъгълен камък на здравословната корпоративна култура. Но когато това доверие не е подкрепено от контролни механизми, то се превръща в уязвимост.

Основните принципи на този подход са:

1. Създайте прозрачни политики: Правилата за разходи, процесите на одобрение и лимитите трябва да са известни на всички и лесно достъпни.
2. Въведете механизъм на двойно одобрение: Изисквайте одобрение от повече от един ръководител за разходи над определена сума.
3. Провеждайте редовни одити: Произволните и периодични одити засилват възпиращия ефект срещу злоупотреби.
4. Открийте канали за сигнали: Анонимни горещи линии или цифрови канали дават на служителите възможност да докладват съмнителни ситуации без страх.
5. Приемете принципа на разделение на задълженията: Рисковано е едно и също лице да има право едновременно да извършва и да одобрява разходи. Разпределете тези правомощия между различни хора.

Механизми за вътрешен контрол и методи за разкриване

Ефективната система за вътрешен контрол едновременно предотвратява измамите и ги открива в ранен етап. Ето основните контролни механизми, които трябва да приложите:

Превантивни контроли

• Прилагане на политика за разходите: Определете лимити по категории, географски ограничения и правила, базирани на времето.
• Автоматизирани работни потоци за одобрение: Създайте процеси на одобрение, автоматично насочвани по сума, категория и отдел.
• Задължителна документация: Изисквайте представяне на касов бон, фактура или подкрепящ документ за всеки разход.
• Контрол на достъпа: Ограничете достъпа до финансовите системи на базата на роли и го преглеждайте редовно.

Детективни контроли

• Анализ на данни и откриване на аномалии: Следете необичайни модели в данните за разходи (внезапни увеличения, повтарящи се кръгли суми, разходи в почивни дни).
• Проверка за дублирани бонове: Автоматично маркирайте фактури с еднаква сума, еднаква дата или от един и същ доставчик.
• Анализ по закона на Бенфорд: Анализирайте разпределението на водещите цифри в сумите на разходите, за да откривате отклонения от естественото разпределение.
• Анализ на тенденциите: Следете тенденциите в разходите по отдел или служител, за да идентифицирате необичайни промени.

Технологични решения: изкуствен интелект и автоматизация

Традиционните одитни методи сами по себе си не са достатъчни. Днес изкуственият интелект (ИИ) и технологиите за машинно обучение революционизират разкриването на измами.

Базирано на ИИ разкриване на аномалии

Алгоритмите за изкуствен интелект могат да разпознаят в големи масиви от данни модели, които човешкото oko би пропуснало. Моделите за машинно обучение научават „нормалното" поведение при разходи на всеки служител и автоматично маркират транзакции, отклоняващи се от този профил.

Например:

• Служител, чиито средни разходи за храна са 150 лв., внезапно представя сметка за хранене от 800 лв.
• Служител, който обичайно ползва градско такси, последователно декларира разходи за междуградски превоз.
• Необичайни разходи, направени в почивни дни или по време на официални празници.

Автоматизирано прилагане на политики

Системите за управление на разходи, базирани на технологии, могат автоматично да прилагат фирмените политики:

• Проверка на политиките в реално време: Съответствието с правилата се проверява в момента на въвеждане на разхода.
• Интелигентно насочване на одобренията: Разходите без риск се одобряват бързо, докато съмнителните транзакции се насочват към детайлна проверка.
• Верификация на бонове чрез OCR: Технологията за оптично разпознаване на символи автоматично чете информацията от бона и я сравнява с декларираната сума.

Проследяване на цифровата следа

Цифровите системи за управление на разходи създават подробна одитна следа за всяка транзакция. Кой, кога, на каква сума е направил разход; кой е одобрил; какви документи са приложени — цялата тази информация се записва по прозрачен и достъпен начин.

Предотвратете злоупотребите с Masraff

Masraff помага на компаниите да дигитализират процесите по управление на разходи, като същевременно предлага мощни механизми за предотвратяване на измами.

Интелигентен политически двигател

Благодарение на гъвкавия политически двигател на Masraff можете да дефинирате правила за разходи, специфични за вашата компания. Лимити по категории, дневни или месечни тавани, географски ограничения и специални правила за одобрение се управляват в една платформа. Разходите, нарушаващи политиката, незабавно се маркират и влизат в процеса на одобрение.

Одит, подпомаган от изкуствен интелект

ИИ модулите на Masraff автоматично разкриват аномалии в данните ви за разходи. Дублирани бонове, съмнителни суми и необичайни модели на разходи се маркират от системата и се докладват на вашия одитен екип. По този начин ръчното одитно натоварване намалява, докато степента на разкриваемост нараства значително.

OCR и верификация на документи

Усъвършенстваната OCR технология на Masraff автоматично чете и дигитализира бонове и фактури. Декларираната сума се сравнява с тази върху бона; при несъответствие се генерира предупреждение. По този начин навлизането на завишени или фалшиви документи в системата се затруднява.

Многослойни процеси на одобрение

Благодарение на персонализируемите работни потоци на Masraff можете да създавате различни вериги на одобрение за различни видове разходи и суми. Рутинните разходи с ниска стойност се одобряват бързо, докато разходите с висока стойност или извън политиката преминават през проверка от повече от един ръководител.

Отчитане в реално време и видимост

Таблата на Masraff визуализират данните ви за разходи в реално време. Сравнения по отдели, анализи на тенденции и отчети за аномалии осигуряват финансов контрол, винаги на ваше разположение.

Изграждане на култура за предотвратяване на злоупотреби

Колкото и силни да са технологиите и механизмите за контрол, пътят към пълното премахване на злоупотребите минава през здравословната корпоративна култура. Ето на какво трябва да обърнете внимание:

• Дефинирайте ясно етичните правила и провеждайте редовни обучения за всички служители.
• Давайте пример, започвайки от висшето ръководство. Правилата важат за всички.
• Укрепете механизмите за подаване на сигнали и защитавайте сигналоподавателите. Служителите трябва да са сигурни, че няма да бъдат преследвани, ако докладват за съмнителни ситуации.
• Прилагайте последствията последователно. Реагирайте с последователни и справедливи санкции при открити случаи на злоупотреба.
• Поддържайте редовна комуникация. Споделяйте резултатите от одитите (като защитавате поверителна информация) — това има възпиращ ефект.

Заключение

Вътрешните злоупотреби и измами представляват риск, твърде голям, за да бъде пренебрегван. Но с правилната стратегия, стабилен вътрешен контрол и съвременни технологични решения е напълно възможно значително да намалите този риск.

Принципът „Доверявай се, но проверявай" е ключът към изграждането на ефективна одитна структура, без да се подкопава доверието на служителите. Когато прозрачните политики, автоматизираните контроли и механизмите за разкриване с помощта на ИИ се използват заедно, вашата компания получава едновременно сигурен и ефективен процес по управление на разходи.

Дигитализирайте процесите си за разходи с Masraff, прилагайте автоматично политиките за разходи и сведете до минимум риска от измами. За да укрепите финансовата сигурност на компанията си, изпробвайте Masraff безплатно и се убедете сами в разликата.