Змест
- Чаму выдаткі па карпаратыўнай картцы цяжка адсочваць?
- Як адсочваць выдаткі па карпаратыўнай крэдытнай картцы?
- Што правяраць у кожным радку выпіскі?
- Якія правілы патрэбныя для карыстання карткамі?
- Ці ёсць праграмы, якія аўтаматычна адсочваюць выдаткі па карпаратыўнай картцы?
- Вынік: не адкладвайце кантроль да канца месяца
Выдаткі па карпаратыўнай крэдытнай картцы адсочваюць, зводзячы ў адзін спіс тры рэчы: хто карыстаўся карткай, чэк па кожнай пакупцы і выпіску ў канцы месяца. Праблема ў тым, што ў большасці кампаній гэтыя тры крыніцы інфармацыі захоўваюцца ў трох розных месцах. У артыкуле — практычная руціна, якая дазваляе кантраляваць выдаткі па картках, не чакаючы канца месяца, чэк-ліст для кожнага радка выпіскі, асноўныя правілы картачнай палітыкі і крытэрыі выбару праграмы. Там, дзе гаворка ідзе пра дакументы і падаткі, апісаны правілы, якія дзейнічаюць у Турцыі.
Чаму выдаткі па карпаратыўнай картцы цяжка адсочваць?
Выдаткі па карпаратыўнай картцы цяжка адсочваць, таму што трымальнік карткі, чэк і выпіска з'яўляюцца ў розных месцах і ў розны час.
Тыповы месяц выглядае так:
- Трымальнік карткі робіць пакупку; чэк застаецца ў кашальку, у пошце ці ў бардачку аўтамабіля.
- Выпіска прыходзіць у канцы месяца; у яе радках звычайна ёсць толькі назва прадаўца, дата і сума.
- Бухгалтэрыя адкрывае выпіску і па кожным радку пытаецца: «Што гэта было, дзе чэк, на які цэнтр затрат аднесці?»
Паміж пакупкай і выпіскай праходзіць некалькі тыдняў, таму трымальнік карткі ўжо не памятае падрабязнасцей, чэкі губляюцца, а закрыццё месяца зацягваецца. Калі адной карткай карыстаюцца некалькі чалавек, часам незразумела нават, хто зрабіў пакупку. Прычына часцей за ўсё не ў злым намеры, а ў тым, што інфармацыя прыходзіць позна і раскідана.
Як адсочваць выдаткі па карпаратыўнай крэдытнай картцы?
Выдаткі па карпаратыўнай крэдытнай картцы адсочваюць з дапамогай пастаяннай руціны: чэк збіраюць у момант пакупкі, а ў канцы месяца зверуюць з выпіскай. Пяць крокаў ніжэй падыходзяць большасці кампаній.
- Замацуйце картку за карыстальнікам. Пісьмова зафіксуйце, каму належыць кожная картка, а для агульных картак — хто за яе адказвае. Пра выдаткі па картцы без вядомага ўладальніка няма ў каго спытаць.
- Збірайце чэк у момант пакупкі. Трымальнік карткі фатаграфуе чэк у дзень пакупкі і захоўвае яго з кароткім апісаннем і дзелавой мэтай. Мабільная праграма для ўліку выдаткаў спрашчае гэты крок.
- Зверце штомесячную выпіску з улічанымі выдаткамі. Кожнаму радку выпіскі павінны адпавядаць запіс пра выдатак і дакумент. Супастаўляйце па картцы, даце і суме.
- Адсочвайце несупастаўленыя радкі. Збярыце радкі без адпаведнасці ў адзін спіс, удакладніце ў адказнага і закрыйце іх да даты закрыцця перыяду. Калі сачыць за колькасцю адкрытых радкоў ад месяца да месяца, збоі ў працэсе бачныя загадзя.
- Прызначайце катэгорыю і цэнтр затрат. Прысвойце кожнаму выдатку артыкул і цэнтр затрат, каб выдаткі па картках траплялі ў патрэбнае месца бюджэтных справаздач.
Пра збор чэкаў і ўлік выдаткаў — на старонцы кіраванне выдаткамі.
Што правяраць у кожным радку выпіскі?
У кожным радку выпіскі трэба правяраць трымальніка карткі, адпаведны запіс пра выдатак, дакумент, дзелавую мэту, бухгалтарскую разноску і адпаведнасць палітыцы.
| Праверка | Пытанне | Што рабіць, калі не хапае |
|---|---|---|
| Трымальнік карткі | Хто карыстаецца гэтай карткай? | Абнавіць прывязку карткі да карыстальніка |
| Запіс пра выдатак | Ці ёсць улічаны выдатак па гэтым радку? | Папрасіць трымальніка карткі ўнесці запіс |
| Сума і дата | Ці супадаюць сума і дата з выпіскай? | Высветліць прычыну разыходжання (валюта, падзелены плацёж, вяртанне) |
| Дакумент | Ці прыкладзены чэк або рахунак? | Запытаць дакумент; пры страце прымяніць унутраную працэдуру |
| Дзелавая мэта | Ці пазначана дзелавое абгрунтаванне? | Папрасіць трымальніка карткі растлумачыць |
| Катэгорыя і цэнтр затрат | Ці абраны правільны артыкул і цэнтр затрат? | Бухгалтэрыя выпраўляе або ўдакладняе ў зацвярджальніка |
| Палітыка | Ці адпавядае пакупка правілам карыстання карткай? | Адзначыць як выключэнне і перадаць зацвярджальніку |
Важна: у большасці выпадкаў радок выпіскі не замяняе рахунак або чэк. Які дакумент дастатковы для прызнання выдатку паводле турэцкага Падатковага працэсуальнага закона (213 sayılı Vergi Usul Kanunu), удакладніце ў свайго mali müşavir (атэставанага бухгалтара-кансультанта ў Турцыі).
Якія правілы патрэбныя для карыстання карткамі?
Для карыстання карткамі патрэбныя пісьмовыя правілы: хто атрымлівае картку, на што яе можна траціць, якія дзейнічаюць ліміты, у які тэрмін здаюцца дакументы і як зацвярджаюцца выключэнні.
Кароткая і выканальная картачная палітыка ахоплівае наступнае:
- Валоданне карткай: Каму выдаюцца карткі, ці дапускаюцца агульныя карткі, як закрываецца картка пры звальненні супрацоўніка?
- Дазволеныя выдаткі: Якія катэгорыі можна аплачваць карткай, а якія (напрыклад, асабістыя пакупкі) забароненыя?
- Ліміты: Верхнія межы на супрацоўніка, катэгорыю або аперацыю.
- Тэрмін для дакументаў: Не пазней за колькі дзён пасля пакупкі чэк павінен быць унесены ў сістэму.
- Асабістыя выдаткі: Як кампаніі вяртаецца асабістая пакупка, зробленая памылкова.
- Выключэнні: Хто і на якой падставе зацвярджае пакупку, што парушае правілы.
Калі палітыка існуе толькі ў PDF-файле, кантроль па-ранейшаму вядзецца ўручную. Каб звязаць правілы з улікам выдаткаў, зазірніце на старонку кіраванне палітыкамі.
Ці ёсць праграмы, якія аўтаматычна адсочваюць выдаткі па карпаратыўнай картцы?
Так, існуюць праграмы кіравання выдаткамі, якія ў значнай ступені аўтаматызуюць кантроль, супастаўляючы выпіску па карпаратыўнай картцы з запісамі пра выдаткі.
Наколькі «аўтаматычнай» будзе такая праграма, залежыць ад таго, як даныя па картцы трапляюць у сістэму. Ацэньваючы рашэнне, звярніце ўвагу на наступныя крытэрыі:
- Наладка картак: Ці можна завесці карткі кампаніі і прывязаць іх да карыстальнікаў?
- Загрузка выпіскі: Якім спосабам выпіска трапляе ў сістэму, ці можна выкарыстоўваць фарматы файлаў розных банкаў?
- Супастаўленне: Ці параўноўваюцца радкі выпіскі з улічанымі выдаткамі, ці бачныя несупастаўленыя радкі?
- Мабільны ўвод чэкаў: Ці можа трымальнік карткі захаваць чэк з тэлефона ў момант пакупкі?
- Палітыка і зацвярджэнне: Ці праходзяць выдаткі па картках тыя ж праверкі палітыкі і той жа працэс зацвярджэння, што і іншыя выдаткі?
- Перадача ва ўлік: Ці можна перадаць катэгорыі, цэнтры затрат і дакументы ў вашу ўліковую сістэму?
У Masraff гэтую задачу вырашае модуль выпісак (Ekstre Modülü). Карткі заводзяцца для кампаніі і прывязваюцца да карыстальнікаў. Выпіска па картцы загружаецца ў выглядзе файла Excel, а яе слупкі супастаўляюцца з палямі сістэмы. Пасля загрузкі радкі па прывязаных картках параўноўваюцца з выдаткамі; для радкоў, па якіх выдатак не знойдзены, новыя выдаткі ствараюцца аўтаматычна. Бухгалтэрыя можа засяродзіцца на дакументах і тлумачэннях, якіх не хапае, замест таго каб шукаць радкі па адным. Падрабязней — на старонцы зверка картак.
Вынік: не адкладвайце кантроль да канца месяца
Сутнасць кантролю выдаткаў па карпаратыўнай картцы — збіраць інфармацыю ў момант пакупкі і выкарыстоўваць выпіску як кантрольную кропку. Калі замацаванне картак за карыстальнікамі, чэкі адразу пасля пакупкі, штомесячная зверка, спіс адкрытых радкоў і правільная разноска працуюць разам, закрыццё месяца скарачаецца, а непрыемных сюрпрызаў становіцца менш. Каб звяраць выпіскі і выдаткі ў адным месцы, азнаёмцеся са зверкай картак у Masraff.