Карпаратыўны бюракратычны вір: працэс уліку выдаткаў

У карпаратыўным свеце ўпраўленне выдаткамі — адзін з працэсаў, на які супрацоўнікі скардзяцца часцей за ўсё. Барацьба з табліцамі Excel, збіранне чэкаў і рахункаў, шматдзённае чаканне зацвярджэння... Усё гэта ператварае, здавалася б, простую аперацыю ў бюракратычны вір. У гэтым артыкуле мы разбяром, чаму традыцыйны працэс уліку выдаткаў выклікае столькі праблем, якія цяжкасці ствараюць формы выдаткаў на аснове Excel, і як лічбавыя рашэнні кладуць канец гэтаму кашмару.

Анатомія традыцыйнага працэсу ўліку выдаткаў

Уявіце, што вы вярнуліся з дзелавой паездкі. У кішэні — купа чэкаў, у пошце — пацвярджэнні авіябілетаў, у галерэі тэлефона — рахункі за пражыванне... Цяпер усё гэта трэба сабраць і перанесці ў карпаратыўную форму выдаткаў. Гучыць проста, ці не так? На справе ўсё зусім інакш.

Лабірынт бюракратыі крок за крокам

Традыцыйны працэс уліку выдаткаў звычайна складаецца з наступных крокаў:

1. Захаванне чэка ў момант траты: трэба захоўваць кожны чэк — з рэстарана, таксі, гатэля — не згубіўшы яго. Улічваючы, што надрукаваныя на тэрмапаперы чэкі з часам бляднеюць, гэта само па сабе выклік.

2. Запаўненне Excel-формы выдаткаў: кожную трату трэба ўручную ўносіць у Excel-файл вызначанага кампаніяй фармату. Дзясяткі палёў чакаюць вас: дата, сума, катэгорыя, апісанне, стаўка ПДВ.

3. Даданне дакументаў: трэба сфатаграфаваць, адсканаваць або скапіраваць чэкі, затым упарадкаваць іх у лічбавым выглядзе і дадаць да формы.

4. Запуск працэсу зацвярджэння: адправіць форму кіраўніку, атрымаць яго зацвярджэнне, потым перадаць у бухгалтэрыю і, нарэшце, чакаць выплаты... На кожным кроку можа быць шматдзённае чаканне.

5. Запыты на выпраўленне: калі бухгалтэрыя выяўляе адсутную інфармацыю або неадпаведную пазіцыю, працэс пачынаецца спачатку. Форму трэба выправіць, зноў зацвердзіць і паўторна адправіць.

Гэты цыкл прыводзіць да таго, што адзін супрацоўнік у сярэднім траціць 3-5 гадзін у месяц толькі на справаздачнасць па выдатках. Для кампаніі з сотнямі супрацоўнікаў гэта азначае, што кожны месяц сотні чалавека-дзён губляюцца на бюракратыю выдаткаў.

Схаваная кошт Excel-формы выдаткаў

Excel — самы распаўсюджаны інструмент для стварэння формаў выдаткаў. Многія кампаніі выкарыстоўваюць уласныя, адаптаваныя пад свае патрэбы шаблоны Excel. Аднак у кіраванні выдаткамі на аснове Excel ёсць сур'ёзныя праблемы.

Узровень памылак і неадпаведнасць даных

Даследаванні паказваюць, што ў Excel-табліцах, запоўненых уручную, у сярэднім сустракаецца 5-8% памылак. Гэтыя памылкі звычайна выяўляюцца наступным чынам:

• Памылкі формул: няправільны разлік агульных сум, некарэктнае прымяненне стаўкі ПДВ
• Праблемы капіравання-ўстаўкі: устаўка даных не ў тыя ячэйкі, перазапіс старых даных
• Блытаніна з адзінкамі: змешванне розных валют, розніца ў коскі і кропцы
• Неадпаведнасць катэгорый: адзін і той жа тып траты розныя супрацоўнікі ўносяць у розныя катэгорыі

Кожная з гэтых памылак стварае дадатковую нагрузку для бухгалтэрыі. Выяўленне, справаздача і выпраўленне памылкі можа заняць значна больш часу, чым сам першапачатковы ўлік выдаткаў.

Кашмар кантролю версій

Калі файлы Excel перасылаюцца туды-сюды па пошце, адсачыць, якая версія актуальная, становіцца амаль немагчыма. Назвы файлаў кшталту "форма_выдаткаў_v2_канчатковая_сапраўды_канчатковая.xlsx" — адзін з самых вядомых сімвалаў гэтага хаосу.

Супрацоўнік адпраўляе форму, кіраўнік просіць выправіць, супрацоўнік абнаўляе, але адпраўляе не тую версію... Гэты цыкл прыводзіць і да страты часу, і да сур'ёзных бухгалтарскіх памылак.

Неадпаведнасць палітыцы

Палітыкі выдаткаў кампаній звычайна ўтрымліваюць складаныя правілы: сутачныя лімiты на харчаванне, кошт паліва за кіламетр, максімумы на пражыванне, правілы прадстаўнічых выдаткаў... Excel-формы не могуць аўтаматычна правяраць гэтыя палітыкі. У выніку траты, якія парушаюць палітыку, выяўляюцца толькі падчас праверкі бухгалтэрыяй, што зноў вяртае працэс на пачатак.

Кошт часу: рэальнасць у лічбах

Страта часу, якую стварае працэс уліку выдаткаў, — гэта схаваны кошт, пра які большасць кіраўнікоў нават не здагадваецца. Разбярэмся канкрэтна:

Пункт гледжання супрацоўніка

• Збіранне і ўпарадкаванне чэкаў: 30-45 хвілін / месяц
• Запаўненне Excel-формы: 45-90 хвілін / месяц
• Сканіраванне і даданне дакументаў: 20-30 хвілін / месяц
• Выпраўленні і паўторная адпраўка: 15-30 хвілін / месяц
• Разам: 2-3,5 гадзіны / месяц / супрацоўнік

Пункт гледжання кіраўніка

• Праверка справаздач па выдатках: 1-2 гадзіны / месяц
• Праверка адпаведнасці палітыцы: 30-60 хвілін / месяц
• Працэсы зацвярджэння і зваротнай сувязі: 30-45 хвілін / месяц
• Разам: 2-4 гадзіны / месяц / кіраўнік

Пункт гледжання бухгалтэрыі

• Праверка атрыманых справаздач: 15-20 хвілін / справаздача
• Выяўленне памылак і запыт выпраўлення: 10-15 хвілін / памылковая справаздача
• Унясенне даных у сістэмы: 5-10 хвілін / справаздача
• Кіраванне працэсамі выплат: 5-10 хвілін / справаздача

Калі сумаваць гэтыя лічбы для кампаніі са 100 супрацоўнікамі, атрымліваецца, што каля 500-700 гадзін у месяц траціцца выключна на бюракратыю ўпраўлення выдаткамі. Гэта эквівалентна поўнай занятасці 3-4 супрацоўнікаў.

Псіхалагічны эфект бюракратычнага віру

Праблемы, якія стварае працэс выдаткаў, не абмяжоўваюцца толькі стратай часу і фінансавымі стратамі. Гэты працэс аказвае сур'ёзны негатыўны ўплыў і на матывацыю супрацоўнікаў.

Сіндром адкладвання і назапашвання чэкаў

Супрацоўнікі звычайна чакаюць да апошняга моманту, каб запоўніць форму выдаткаў. Па меры назапашвання трат працэс становіцца ўсё складаней: цяжка ўзгадаць, які чэк да якой сустрэчы адносіцца, некаторыя чэкі губляюцца, тэкст на некаторых сціраецца.

Такія адкладванні прыводзяць да позняй падачы справаздач па выдатках і, адпаведна, да затрымкі кампенсацый. Позднія кампенсацыі, у сваю чаргу, узмацняюць незадаволенасць супрацоўнікаў і ствараюць заганнае кола.

Праблема даверу

Складаныя і цяжка кантралюемыя працэсы выдаткаў могуць таксама прыводзіць да праблем з даверам паміж кампаніяй і супрацоўнікам. Кіраўнікі могуць сумнявацца ў сапраўднасці трат, а супрацоўнікі — адчуваць дыскамфорт ад таго, што іх законныя траты ставяцца пад пытанне. Гэтая ўзаемная недаверлівасць негатыўна ўплывае на карпаратыўную культуру.

Лічбавая трансфармацыя: пераасэнсаванне працэсу выдаткаў

Агульная рыса ўсіх гэтых праблем відавочная: традыцыйны працэс упраўлення выдаткамі не адпавядае сучасным чаканням хуткасці і эфектыўнасці. Дык у чым жа рашэнне?

Лічбавыя рашэнні для ўпраўлення выдаткамі ліквідуюць гэты бюракратычны вір у корані. Вось асноўныя паляпшэнні, якія лічбавая трансфармацыя прыносіць у працэс выдаткаў:

Мабільнае фіксаванне чэкаў

Фота чэка, зробленае камерай смартфона, аўтаматычна счытваецца з дапамогай тэхналогіі аптычнага распазнавання сімвалаў (OCR). Дата, сума, ПДВ і дадзеныя пастаўшчыка за секунды пераносяцца ў лічбавую форму. Больш не трэба назапашваць чэкі, губляць іх або змагацца з тэрмапаперай, якая бляднее.

Аўтаматычнае запаўненне формы

Лічбавыя рашэнні аўтаматычна пераносяць даныя чэка ў форму выдаткаў. Усё, што трэба зрабіць супрацоўніку, — гэта абраць катэгорыю траты і пры неабходнасці дадаць кароткае апісанне. Ручное ўвядзенне даных радок за радком у Excel застаецца ў мінулым.

Кантроль палітыкі ў рэальным часе

Сістэмы лічбавага ўпраўлення выдаткамі імгненна правяраюць палітыкі кампаніі. Калі ўведзеная трата перавышае сутачны ліміт на харчаванне, супрацоўнік адразу атрымлівае папярэджанне. Такім чынам, парушэнні палітыкі прадухіляюцца яшчэ да іх узнікнення, а нагрузка на бухгалтэрыю рэзка зніжаецца.

Разумныя працоўныя працэсы зацвярджэння

На лічбавых платформах працэсы зацвярджэння аўтаматызаваныя. Пасля адпраўкі справаздачы па выдатках адпаведны кіраўнік адразу атрымлівае апавяшчэнне. Кіраўнік можа зацвердзіць яе адным дотыкам з тэлефона або запытаць тлумачэнне. Шматдзённая перапіска па пошце скарачаецца да хвілін.

Імгненная справаздачнасць і аналітыка

Лічбавыя рашэнні аналізуюць даныя аб выдатках у рэжыме рэальнага часу. Фінансавыя каманды могуць бачыць на адной панэлі тэндэнцыі трат па падраздзяленнях, узровень выкарыстання бюджэту і патэнцыйныя магчымасці для эканоміі. Замест таго каб губляцца сярод табліц Excel, яны могуць прымаць рашэнні на аснове даных.

Трансфармуйце ўпраўленне выдаткамі з Masraff

Masraff, вядучая лічбавая платформа ўпраўлення выдаткамі Турцыі, прапануе комплексныя рашэнні для ўсіх апісаных вышэй праблем.

Функцыі Masraff, якія робяць рознiцу

• Разумнае счытванне чэкаў: сфатаграфуйце чэк на тэлефон — астатняе зробіць Masraff. Дзякуючы тэхналогіі OCR усе даныя аўтаматычна выманаюцца.
• Аўтаматычная форма выдаткаў: развітайцеся з Excel-формамі, якія трэба запаўняць уручную. Masraff аўтаматычна стварае вашу форму выдаткаў.
• Механізм палітыкі: задайце палітыкі выдаткаў вашай кампаніі ў сістэме — неадпаведныя траты будуць пазначаны аўтаматычна.
• Мабільнае зацвярджэнне: кіраўнікі могуць зацвярджаць справаздачы па выдатках адкуль заўгодна і ў любы час.
• Інтэграцыя з ERP: Masraff бесперашкодна інтэгруецца з вашымі існымі бухгалтарскімі і ERP-сістэмамі.
• Дэталёвая справаздачнасць: адсочвайце тэндэнцыі трат, выкарыстанне бюджэту і магчымасці для эканоміі ў рэжыме рэальнага часу.

Канкрэтныя вынікі

Кампаніі, якія выкарыстоўваюць Masraff, у сярэднім атрымліваюць наступныя паляпшэнні ў працэсах упраўлення выдаткамі:

• Час падрыхтоўкі справаздачы па выдатках скарачаецца на 80%
• Узровень памылак зніжаецца на 95%
• Працэсы зацвярджэння паскараюцца на 70%
• Нагрузка на бухгалтэрыю зніжаецца на 60%

Заключэнне: настаў час пазбавіцца ад Excel-формаў

Традыцыйныя працэсы ўліку выдаткаў — гэта бюракратычны цяжар, які высмоктвае рэсурсы кампаній, зніжае матывацыю супрацоўнікаў і павялічвае рызыку памылак. Формы выдаткаў на аснове Excel, магчыма, былі прымальным рашэннем на пачатку 2000-х. Але ў эпоху лічбавай трансфармацыі працягваць карыстацца гэтымі метадамі — значыць аслабляць сваю канкурэнтаздольнасць.

Masraff дазваляе поўнасцю лічбавізаваць ваш працэс упраўлення выдаткамі, эканомячы як час, так і сродкі. Пакончыце з назапашваннем чэкаў, барацьбой з Excel-формамі і адсочваннем лістоў зацвярджэння.

Пачніце лічбавую трансфармацыю ўпраўлення выдаткамі ўжо сёння. Паспрабуйце Masraff бясплатна і пераканайцеся самі, наколькі простымі могуць быць вашы працэсы выдаткаў.