Змест
У многіх кампаніях «форма выдаткаў» успрымаецца як адзін дакумент. Насамрэч у працэсе выдаткаў ёсць дзве асобныя формы, і яны адказваюць на розныя пытанні: заяўка на выдатак — на пытанне «ці магу я зрабіць гэты выдатак?», а справаздача аб выдатках — на пытанне «што я патраціў і дзе дакумент?». Гэты артыкул тлумачыць розніцу паміж дзвюма формамі, якія палі павінна мець кожная і як яны звязваюцца паміж сабой. Падатковыя і дакументальныя правілы, згаданыя тут (Закон аб падатковай працэдуры № 213, кансультант mali müşavir), — гэта правілы Турцыі; парадак у вашай краіне правярайце асобна. Пра агульную структуру формы выдаткаў у нас ёсць асобнае кіраўніцтва на турэцкай мове.
У чым розніца паміж заяўкай на выдатак і справаздачай?
Заяўка на выдатак запаўняецца да расходу, каб атрымаць адабрэнне, а справаздача аб выдатках — пасля расходу, каб паведаміць фактычную суму разам з дакументам.
Заяўка — гэта дакумент-дазвол. Супрацоўнік указвае, што ён хоча купіць або зрабіць, арыенціровачную суму, абгрунтаванне і бюджэт або цэнтр выдаткаў, на які будзе аднесены расход. Кіраўнік або ўладальнік бюджэту разглядае гэтыя звесткі і дазваляе або адхіляе выдатак. На гэтым этапе няма ні чэка, ні рахунку-фактуры; ёсць толькі намер і ацэнка.
Справаздача — гэта дакумент падсправаздачнасці. Выдатак зроблены, чэк або рахунак атрыманы, і супрацоўнік паведамляе фактычную суму разам з дакументам. Бухгалтэрыя параўноўвае справаздачу з дакументам, прымае яе да ўліку, калі ўсё ў парадку, і пры неабходнасці кампенсуе супрацоўніку выдаткі. Карацей, заяўка адкрывае выдатак, справаздача яго закрывае.
Як параўнаць дзве формы побач?
Табліца ніжэй паказвае галоўныя адрозненні дзвюх формаў з першага погляду.
| Прыкмета | Заяўка на выдатак | Справаздача аб выдатках |
|---|---|---|
| Час | Да расходу | Пасля расходу |
| Хто запаўняе | Супрацоўнік, які будзе траціць | Супрацоўнік, які патраціў |
| Хто адабрае | Кіраўнік або ўладальнік бюджэту | Кіраўнік, затым бухгалтэрыя |
| Дадатковы дакумент | Звычайна няма; можна дадаць прапанову або звесткі аб цане | Чэк, рахунак-фактура або e-Fatura абавязковыя |
| Сума | Арыенціровачная | Фактычная |
| Вынік | Дазвол на выдатак | Улік і кампенсацыя |
Самы важны радок табліцы — «дадатковы дакумент». На этапе заяўкі дакумент не чакаецца, бо выдатак яшчэ не зроблены. На этапе справаздачы без дакумента ўлік немагчымы; у Турцыі Закон аб падатковай працэдуры № 213 звязвае выдатак з дакументам. Раім удакладніць у вашага падатковага кансультанта, якія дакументы прымаюцца ў якасці выдатку.
Калі кампаніі патрэбныя абедзве формы?
Кампаніі патрэбныя і заяўка, і справаздача для буйных выдаткаў, выдаткаў, якія можна загадзя спланаваць, або тых, што рэзервуюць бюджэт.
Для дробных і руцінных выдаткаў заяўка часта лішні крок. Прасіць папярэдняе адабрэнне на аплату паркоўкі падчас візіту да кліента — значыць запавольваць працэс; такія выдаткі можна весці адразу праз справаздачу. Палітыка выдаткаў павінна выразна вызначаць гэтую мяжу.
Тыповыя сітуацыі, калі абедзве формы выкарыстоўваюцца разам:
- Службовыя камандзіроўкі: да пералёту, пражывання і сутачных патрэбнае адабрэнне бюджэту.
- Навучанне, канферэнцыі і выставы: рэгістрацыйны ўзнос вядомы загадзя і павінен быць спісаны з бюджэту.
- Закупка абсталявання і праграмнага забеспячэння: сума вялікая, цэнтр выдаткаў трэба ўдакладніць.
- Выдаткі, якія патрабуюць авансу: мэта павінна быць адобрана да выдачы грошай супрацоўніку.
Агульнае ва ўсіх выпадках тое, што выдатак загадзя рэзервуе бюджэт. Без заяўкі такія выдаткі становяцца бачнымі толькі пасля таго, як зроблены, і кантроль бюджэту адстае.
Якія палі павінна мець кожная форма?
Заяўка павінна паказваць, што, колькі, навошта і з якога бюджэту будзе патрачана, а справаздача — фактычную суму і падставовы дакумент.
Палі заяўкі на выдатак:
- Нумар і дата заяўкі
- Супрацоўнік-заяўнік і яго аддзел
- Прадмет і апісанне выдатку
- Арыенціровачная сума і валюта
- Абгрунтаванне
- Артыкул бюджэту або цэнтр выдаткаў, пры наяўнасці праект
- Плануемая дата выдатку
- Хто адобрыў, дата адабрэння і каментарый
Палі справаздачы аб выдатках:
- Дата справаздачы і супрацоўнік, які яе падае
- Нумар звязанай заяўкі (для выдаткаў па заяўцы)
- Дата, тып і нумар дакумента
- Назва пастаўшчыка і яго падатковы нумар
- Катэгорыя выдатку
- Стаўка ПДВ, сума ПДВ і агульная сума
- Спосаб аплаты: карта кампаніі, асабістая карта, наяўныя або аванс
- Выява або арыгінал чэка ці рахунку-фактуры
Калі хочаце пачаць з гатовага ўзору, азнаёмцеся з інструментамі Masraff і адаптуйце іх пад свае палі.
Як супастаўляюцца заяўка і справаздача?
Заяўка і справаздача супастаўляюцца па нумары заяўкі, указаным у справаздачы; бухгалтэрыя звязвае кожную справаздачу з адобранай заяўкай праз гэты нумар.
Логіка супастаўлення простая. Кожная адобраная заяўка атрымлівае ўнікальны нумар. Пасля расходу супрацоўнік указвае гэты нумар, запаўняючы справаздачу. Правяраючы справаздачу, бухгалтэрыя адкрывае заяўку і правярае тры рэчы: ці адпавядае выдатак адобранаму прадмету, ці ўкладваецца фактычная сума ў адобраную, ці супадае цэнтр выдаткаў з указаным у заяўцы?
Да адной заяўкі можа быць прывязана некалькі справаздач. Напрыклад, заяўка на трохдзённую камандзіроўку можа закрывацца асобнымі справаздачамі па авіябілеце, рахунку з гатэля і чэках за харчаванне. У такім выпадку для закрыцця заяўкі глядзяць на суму ўсіх справаздач. І наадварот, справаздачы без нумара заяўкі варта выносіць у асобны спіс праверкі: гэта або дробныя выдаткі, якія паводле палітыкі не патрабуюць заяўкі, або прапушчаны этап адабрэння.
Загадзя вызначаны парадак адабрэння і ліміты сум спрашчаюць супастаўленне. Карысна накідаць схему, хто і да якой сумы адабрае выдаткі.
Якія праблемы найчасцей узнікаюць у працэсе заяўкі і справаздачы?
Найчасцейшыя праблемы — выдатак без заяўкі, розніца ў суме паміж заяўкай і справаздачай і дакумент, не дададзены да справаздачы.
Заяўкі няма, а выдатак ёсць. Супрацоўнік адразу робіць выдатак, які патрабаваў папярэдняга адабрэння, і потым падае справаздачу. Нават калі выдатак разумны, уладальнік бюджэту даведваецца пра яго са спазненнем. Рашэнне — удакладніць у палітыцы, якія выдаткі патрабуюць заяўкі, і не адхіляць справаздачы без заяўкі аўтаматычна, а праводзіць іх праз асобнае адабрэнне з абгрунтаваннем.
Розніца ў суме. Адобраная і фактычная сумы адрозніваюцца. Невялікія адхіленні нармальныя; кампанія павінна вызначыць дапушчальны дапуск, а розніцы звыш яго — адпраўляць на паўторнае адабрэнне. Інакш заяўка ператвараецца ў фармальнасць.
Адсутны дакумент. Справаздача запоўнена, але чэк або рахунак не дададзены ці дакумент нечытэльны. Справаздачу без дакумента нельга прыняць да ўліку. Фатаграфаванне дакумента ў момант выдатку і адмова адкладваць справаздачу на канец месяца істотна памяншаюць гэтую праблему.
Незакрытыя заяўкі. Адобраныя, але так і не закрытыя справаздачай заяўкі дарма займаюць месца ў бюджэце. Перыядычны перагляд адкрытых заявак дазваляе вярнуць у бюджэт сродкі па адмененых выдатках.
Вынікі
Заяўка на выдатак і справаздача аб выдатках — два канцы аднаго працэсу: адна загадзя адабрае выдатак, другая закрывае фактычны выдатак дакументам. Звязванне іх праз нумар заяўкі спрашчае кантроль бюджэту і бухгалтарскую праверку. У працэсах, якія вядуцца ў Excel, гэтая сувязь часта ўсталёўваецца ўручную і губляецца. У Masraff этапы заяўкі і адабрэння адсочваюцца ў лічбавым выглядзе; падрабязней — на старонцы кіраванне заяўкамі на выдаткі.