Кіраванне выдаткамі ў SAP

Кіраванне выдаткамі ў SAP — гэта комплексны набор працэсаў, які дазваляе карпаратыўным кампаніям адсочваць, зацвярджаць і справаздачыць па сваіх выдатках у лічбавым асяроддзі. У экасістэме SAP кіраванне выдаткамі ахоплівае шырокі спектр — ад выдаткаў супрацоўнікаў да плацяжоў пастаўшчыкам, ад камандзіровачных выдаткаў да аперацыйных выдаткаў. Дык як жа насамрэч працуе кіраванне выдаткамі ў SAP, якія модулі выкарыстоўваюцца і якое рашэнне найбольш падыходзіць для беларускіх (турэцкіх) кампаній?

У гэтым гайдзе мы дэталёва разгледзім працэсы кіравання выдаткамі ў SAP, вывучым модулі ERP для выдаткаў і ацэнім альтэрнатыўныя рашэнні для карпаратыўнага ўліку выдаткаў.

Што такое SAP і чаму яго абіраюць для кіравання выдаткамі?

SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing) — гэта заснаваная ў 1972 годзе ў Германіі кампанія-распрацоўшчык праграмнага забеспячэння для планавання карпаратыўных рэсурсаў (ERP), якая сёння абслугоўвае больш за 400 000 кліентаў па ўсім свеце. SAP мае мадульную структуру, якая аб'ядноўвае на адной платформе шматлікія бізнес-працэсы — фінансы, кадры, ланцужок пастаўкі, вытворчасць і продажы.

Сярод асноўных прычын, чаму SAP абіраюць для кіравання выдаткамі, вылучаюцца наступныя:

• Інтэграваная структура: дадзеныя пра выдаткі аўтаматычна сінхранізуюцца з модулямі бухгалтэрыі, фінансаў і бюджэту.
• Глабальная адпаведнасць: сістэма адаптуецца пад падатковае заканадаўства і валюты розных краін.
• Маштабаванасць: можа выкарыстоўвацца як маленькімі камандамі, так і кампаніямі з тысячамі супрацоўнікаў.
• Магутная справаздачнасць: дэталёвыя аналітычныя і справаздачныя інструменты дазваляюць лёгка адсочваць тэндэнцыі выдаткаў.

Якія модулі SAP выкарыстоўваюцца для кіравання выдаткамі?

У экасістэме SAP кіраванне выдаткамі рэалізуецца праз некалькі модуляў і рашэнняў. У залежнасці ад патрэб кампаніі могуць выкарыстоўвацца розныя камбінацыі.

SAP FI (Financial Accounting)

Модуль SAP FI складае аснову кіравання выдаткамі. Галоўная бухгалтэрская кніга, дэбіторская і крэдыторская запазычанасць, а таксама ўлік асноўных сродкаў уваходзяць у гэты модуль. Справаздачы супрацоўнікаў пра выдаткі перадаюцца праз SAP FI ў бухгалтарскія запісы і адлюстроўваюцца ў фінансавай справаздачнасці.

SAP CO (Controlling)

Модуль SAP CO выкарыстоўваецца для ўліку затрат і ўнутранай справаздачнасці. Такія функцыі, як улік па цэнтрах затрат, унутраныя заказы і аналіз рэнтабельнасці, знаходзяцца менавіта ў гэтым модулі. Праз SAP CO адсочваецца, да якога аддзела, праекта ці цэнтра затрат адносяцца выдаткі.

SAP Concur

SAP Concur — гэта хмарнае рашэнне SAP для кіравання камандзіроўкамі і выдаткамі. Яно дазваляе супрацоўнікам кіраваць браняваннем паездак, сканаваць чэкі выдаткаў з мабільных прылад і пераводзіць працэсы зацвярджэння ў лічбавы фармат. SAP Concur асабліва шырока выкарыстоўваецца ў транснацыянальных кампаніях.

SAP S/4HANA

S/4HANA, платформа ERP новага пакалення ад SAP, выконвае працэсы кіравання выдаткамі ў рэжыме рэальнага часу. Дзякуючы тэхналогіі in-memory базы дадзеных яна здольная імгненна апрацоўваць і фармаваць справаздачы па вялікіх аб'ёмах дадзеных пра выдаткі.

Як пабудаваны працэс кіравання выдаткамі ў SAP?

Тыповы працэс кіравання выдаткамі ў SAP складаецца з наступных крокаў:

1. Стварэнне запісу пра выдаткі: супрацоўнік уносіць у сістэму зробленую пакупку. Дадаецца выява чэка ці рахунку-фактуры.
2. Катэгарызацыя: абіраецца тып выдаткаў (харчаванне, транспарт, пражыванне, канцтавары і г. д.) і прызначаецца адпаведны цэнтр затрат.
3. Працоўны працэс зацвярджэння: справаздача пра выдаткі накіроўваецца кіраўнікам згодна з вызначанай іерархіяй зацвярджэння. У выпадку перавышэння бюджэту або парушэння палітыкі спрацоўваюць аўтаматычныя апавяшчэнні.
4. Інтэграцыя з бухгалтэрыяй: зацверджаныя выдаткі аўтаматычна перадаюцца ў модулі FI/CO, дзе фармуюцца бухгалтарскія запісы.
5. Аплата: запускаецца працэс кампенсацыі супрацоўніку, і статус аплаты адсочваецца.
6. Справаздачнасць і аналіз: усе дадзеныя пра выдаткі кансалідуюцца для падрыхтоўкі кіраўніцкіх справаздач.

Якія перавагі кіравання выдаткамі праз SAP?

Асноўныя перавагі, якія SAP дае кампаніям пры карпаратыўным уліку выдаткаў:

• Аўтаматызацыя: ручное ўвядзенне дадзеных зводзіцца да мінімуму, узровень памылак зніжаецца.
• Адпаведнасць палітыцы: карпаратыўныя палітыкі выдаткаў уносяцца ў сістэму, забяспечваючы аўтаматычны кантроль.
• Бачнасць у рэальным часе: выдаткі можна адсочваць у момант іх узнікнення, што спрашчае кантроль бюджэту.
• Лёгкасць аўдыту: усе аперацыі з выдаткамі фіксуюцца, што паскарае ўнутраны і знешні аўдыт.
• Падтрымка некалькіх валют: дазваляе працаваць з рознымі валютамі пры міжнародных аперацыях.

Якія недахопы і складанасці ёсць у кіраванні выдаткамі праз SAP?

Нягледзячы на тое, што SAP з'яўляецца магутнай платформай, у кіраванні выдаткамі яна мае і пэўныя складанасці:

• Высокая кошт: ліцэнзійныя плацяжы SAP, укараненне і абслугоўванне могуць быць цяжкімі, асабліва для малога і сярэдняга бізнесу. Плата за падпіску SAP Concur таксама можа дасягаць значных сум у пераліку на карыстальніка.
• Складанае ўкараненне: укараненне SAP можа доўжыцца месяцамі і патрабуе прафесійных кансультантаў. Канфігурацыя модуляў кіравання выдаткамі патрабуе тэхнічных ведаў.
• Карыстальніцкі досвед: традыцыйны інтэрфейс SAP можа стварыць крывую навучання для канчатковых карыстальнікаў. Увядзенне выдаткаў супрацоўнікамі можа быць складаным.
• Недахопы лакалізацыі: нягледзячы на глабальны характар платформы, для інтэграцыі з мясцовымі патрабаваннямі (электронныя рахункі-фактуры, архівы, падатковае заканадаўства) можа спатрэбіцца дадатковая распрацоўка.
• Абмежаванасць гнуткасці: стандартныя працоўныя працэсы кіравання выдаткамі SAP могуць не цалкам адпавядаць спецыфічным працэсам кожнай кампаніі. Кастамізацыя патрабуе дадатковых выдаткаў і часу.

Якія рашэнні можна разглядаць як альтэрнатыву SAP Concur?

Хаця SAP Concur прапаноўвае комплекснае рашэнне, для мясцовых кампаній больш падыходнымі могуць быць альтэрнатывы. Пры пошуку альтэрнатывы SAP Concur варта звярнуць увагу на наступныя крытэрыі:

• Падтрымка роднай мовы і адпаведнасць мясцоваму заканадаўству
• Інтэграцыя электронных рахункаў-фактур і электронных архіваў
• Праца ў мясцовай валюце і інтэграцыя з мясцовай банкаўскай сістэмай
• Мясцовая каманда падтрымкі і хуткае абслугоўванне кліентаў
• Прыдатная мадэль цэнаўтварэння
• Магчымасць інтэграцыі з існуючымі ERP-сістэмамі

Кампаніі, якія выкарыстоўваюць SAP, але шукаюць больш гнуткае і лакальнае рашэнне для кіравання выдаткамі, могуць разгледзець старонні рынак пастаўшчыкоў, што прапануюць інтэграцыю з SAP.

Модуль выдаткаў ERP ці асобнае праграмнае забеспячэнне для кіравання выдаткамі?

Адно з асноўных пытанняў, з якімі сутыкаюцца кампаніі, — весці кіраванне выдаткамі ўнутры ERP-сістэмы ці праз асобнае праграмнае забеспячэнне. У абодвух падыходаў ёсць свае перавагі:

Перавагі выкарыстання модуля выдаткаў ERP:

• Кіраванне ўсімі працэсамі праз адну платформу
• Натуральнае забеспячэнне інтэграцыі з бухгалтэрыяй
• Узгодненасць дадзеных і адзіная крыніца праўды

Перавагі асобнага праграмнага забеспячэння для кіравання выдаткамі:

• Больш хуткае ўкараненне і запуск
• Больш зручны для карыстальніка інтэрфейс і мабільны досвед
• Ніжэйшая агульная кошт валодання
• Спецыялізаваныя і адаптаваныя пад галіну функцыі кіравання выдаткамі
• Сінхранізацыя дадзеных праз API-інтэграцыю з ERP

Сёння многія кампаніі выкарыстоўваюць ERP-сістэмы для фінансаў і бухгалтэрыі, але аддаюць кіраванне выдаткамі спецыялізаванай платформе. Такі гібрыдны падыход дае перавагі як у аперацыйнай эфектыўнасці, так і ў аптымізацыі выдаткаў.

Якія лепшыя практыкі для кантролю карпаратыўных выдаткаў?

Незалежна ад таго, якую платформу вы выкарыстоўваеце — SAP ці іншую, — для эфектыўнага кантролю карпаратыўных выдаткаў рэкамендуецца ўкараніць наступныя практыкі:

1. Вызначце дакладныя палітыкі выдаткаў: пісьмова апішыце лімiты выдаткаў, працэсы зацвярджэння і дапушчальныя катэгорыі выдаткаў.
2. Лічбавізуйце: цалкам адмоўцеся ад папяровых працэсаў выдаткаў. Выкарыстоўвайце мабільнае сканаванне чэкаў і лічбавыя працоўныя працэсы зацвярджэння.
3. Наладзьце аўтаматычныя праверкі: вызначыце правілы, якія аўтаматычна выяўляюць перавышэнне бюджэту, парушэнне палітыкі і дублікаты выдаткаў.
4. Рэгулярна фармуйце справаздачы: аналізуйце тэндэнцыі выдаткаў праз штомесячныя і квартальныя справаздачы.
5. Навучайце супрацоўнікаў: рэгулярна праводзьце навучанне па працэсах і палітыках кіравання выдаткамі.
6. Забяспечце інтэграцыю: пераканайцеся, што сістэма кіравання выдаткамі інтэгравана з бухгалтэрыяй, банкам і іншым бізнес-праграмным забеспячэннем.

Часта задаваныя пытанні (FAQ)

Які модуль патрэбны для кіравання выдаткамі ў SAP?

Для кіравання выдаткамі ў SAP у асноўным неабходныя модулі FI (Financial Accounting) і CO (Controlling). Для камандзіровачных і супрацоўніцкіх выдаткаў у якасці дадатковага рашэння можа выкарыстоўвацца SAP Concur. Калі вы выкарыстоўваеце S/4HANA, функцыі кіравання выдаткамі ўжо ўбудаваныя.

Колькі каштуе SAP Concur?

Цэнаўтварэнне SAP Concur залежыць ад колькасці карыстальнікаў і абраных модуляў. Звычайна прымяняецца мадэль штомесячнай падпіскі на карыстальніка. Для малога і сярэдняга бізнесу агульная гадавая кошт можа быць даволі высокай. Для дакладнай інфармацыі пра цэны неабходна звярнуцца непасрэдна ў SAP.

Ці можна весці кіраванне выдаткамі без SAP?

Так, прафесійнае кіраванне выдаткамі можна весці і без SAP. Асобныя праграмныя рашэнні для кіравання выдаткамі прапануюць карпаратыўны ўзровень уліку выдаткаў, працоўныя працэсы зацвярджэння і справаздачнасць нават без ліцэнзіі SAP. Такія рашэнні звычайна можна інтэграваць з існуючымі ERP- ці бухгалтарскімі сістэмамі праз API.

Ці можна выкарыстоўваць кіраванне выдаткамі SAP на мясцовым рынку?

Так, SAP мае шырокую базу карыстальнікаў на мясцовым рынку. Аднак для выканання мясцовых патрабаванняў — электронных рахункаў-фактур, электронных архіваў і актуальнага падатковага заканадаўства — можа спатрэбіцца дадатковая канфігурацыя і лакалізацыя. Спецыялізаваныя мясцовыя рашэнні для кіравання выдаткамі прапануюць прамую падтрымку ў гэтым пытанні.

Ці існуе праграмнае забеспячэнне для кіравання выдаткамі з інтэграцыяй ERP?

Так, сучасныя праграмныя рашэнні для кіравання выдаткамі прапануюць API-інтэграцыю з многімі ERP-сістэмамі, у тым ліку з SAP. Гэта дазваляе аўтаматычна перадаваць дадзеныя пра выдаткі ў ERP-сістэму, фармаваць бухгалтарскія запісы і забяспечваць узгодненасць дадзеных.

Выснова: правільнае рашэнне для кіравання выдаткамі для мясцовых кампаній

Кіраванне выдаткамі SAP дае магутную інфраструктуру для буйных і транснацыянальных кампаній. Аднак для многіх мясцовых кампаній складанасць SAP, высокая кошт і цяжкасці лакалізацыі могуць стаць сур'ёзнымі перашкодамі.

Менавіта тут вылучаецца Masraff — платформа для карпаратыўнага кіравання выдаткамі, распрацаваная спецыяльна для мясцовых кампаній. Masraff мае магчымасць інтэграцыі з SAP і іншымі ERP-сістэмамі, поўнасцю адпавядаючы патрэбам мясцовага бізнесу:

• Поўнасцю мясцовы інтэрфейс і мясцовая каманда падтрымкі
• Інтэграцыя электронных рахункаў-фактур і электронных архіваў
• Мабільнае сканаванне чэкаў з выманнем дадзеных на аснове штучнага інтэлекту
• Гнуткія працоўныя працэсы зацвярджэння і кіраванне палітыкай выдаткаў
• Хуткае ўкараненне і зручны для карыстальніка досвед
• Інтэграцыя з SAP для сумяшчальнасці з вашай існуючай інфраструктурай

Калі вы хочаце зрабіць свае працэсы кіравання выдаткамі SAP больш эфектыўнымі, эканамічнымі і зручнымі для карыстальніка, паспрабуйце Masraff бясплатна і адчуйце розніцу самастойна. Замовіце дэманстрацыю прама зараз і выведзіце сваё карпаратыўнае кіраванне выдаткамі на новы ўзровень.