Інтэграцыя Masraff і SAP: запуск за 10 дзён

Уводзіны: чаму SAP + Masraff — самы хуткі шлях да аўтаматызацыі выдаткаў?

Карпаратыўнае кіраванне выдаткамі даўно асацыюецца са складанасцю. Фінансавыя каманды, якія выкарыстоўваюць SAP ERP, сутыкаюцца са складаным выбарам: укараніць SAP Concur з яго доўгімі тэрмінамі наладкі і высокімі выдаткамі, ці абыходзіцца ручнымі працэсамі, якія прыводзяць да кашмараў зверкі. Masraff прапануе трэці шлях — сучасную платформу кіравання выдаткамі на аснове штучнага інтэлекту, якая інтэгруецца з SAP за дні, а не месяцы.

У гэтым дапаможніку мы разглядаем кожны крок інтэграцыі Masraff + SAP — ад першапачатковай канфігурацыі да першай праводкі ў галоўнай кнізе. Незалежна ад таго, ці выкарыстоўваеце вы SAP S/4HANA, SAP ECC ці SAP Business One, працэс ідзе паводле аднаго і таго ж правераного фрэймворка, які дазволіў дзясяткам арганізацый выйсці ў прадакшн за 10 працоўных дзён ці менш. Для агульнага фрэймворка працэсаў выдаткаў з SAP азнаёмцеся з нашым дапаможнікам па кіраванні выдаткамі з SAP, а для ўсіх злучэнняў ERP і бухгалтарскага ўліку, якія падтрымлівае Masraff, глядзіце нашу старонку інтэграцый.

Разуменне архітэктуры інтэграцыі Masraff з SAP

Перад тым як перайсці да крокаў наладкі, карысна зразумець, як Masraff узаемадзейнічае з SAP. Інтэграцыя выкарыстоўвае бяспечны двухбаковы пласт API, які злучае рухавік апрацоўкі выдаткаў Masraff з модулямі Фінансавага ўліку (FI) і Кантролінгу (CO) у SAP.

Асноўныя пункты інтэграцыі

• Сінхранізацыя цэнтраў затрат: Masraff падцягвае іерархію вашых цэнтраў затрат непасрэдна з SAP, гарантуючы, што кожны выдатак прызначаецца правільнай арганізацыйнай адзінцы без ручнога супастаўлення.
• Супастаўленне бухгалтарскіх рахункаў: Катэгорыі выдаткаў у Masraff супастаўляюцца з вашым планам рахункаў у SAP. Сістэма падтрымлівае як супастаўленне адзін-да-аднаго, так і супастаўленне на аснове правілаў для складаных сцэнарыяў.
• Інтэграцыя асноўных даных пастаўшчыкоў: Запісы супрацоўнікаў сінхранізуюцца з асноўнымі данымі пастаўшчыкоў SAP для стварэння аўтаматычных праводак вяртання сродкаў.
• Кіраванне падатковымі кодамі: Masraff аўтаматычна прымяняе правільныя коды ПДВ у залежнасці ад тыпу выдатку і юрысдыкцыі ў адпаведнасці з вашай канфігурацыяй падатковых кодаў SAP.
• Праводка дакументаў: Зацверджаныя выдаткі праводзяцца як дакумент FI у SAP з выявамі чэкаў, далучанымі ў якасці дакументаў SAP ArchiveLink, што забяспечвае поўны аўдытарскі след.

Дзень 1-2: планаванне перад інтэграцыяй і наладка асяроддзя

Першыя два дні прысвечаны падрыхтоўцы. Менавіта тут церпіць няўдачу шмат інтэграцыйных праектаў — не таму, што тэхналогія складаная, а таму, што планаванне непаўнавартаснае.

Крок 1: збярыце звесткі аб канфігурацыі SAP

Каб Masraff змог падключыцца да вашага асяроддзя SAP, вам трэба сабраць некалькі асноўных параметраў канфігурацыі:

• Ідэнтыфікатар сістэмы SAP (SID) і нумар кліента
• Звесткі аб злучэнні RFC ці адрас API-шлюза
• Ідэнтыфікатар плана рахункаў
• Код(ы) кампаніі, якія трэба інтэграваць
• Іерархія груп цэнтраў затрат
• Адпаведныя дыяпазоны бухгалтарскіх рахункаў для паездак і выдаткаў
• Табліца падатковых кодаў для адпаведных юрысдыкцый

Крок 2: наладзьце модуль інтэграцыі Masraff

У панэлі адміністратара Masraff перайдзіце ў Налады > Інтэграцыі > ERP і абярыце SAP. Увядзіце звесткі аб злучэнні і запусціце аўтаматычны тэст злучэння. Masraff правярае злучэнне, кантралюе дазволы і пацвярджае, якія модулі SAP даступныя.

Крок 3: стварыце сэрвісны акаўнт для інтэграцыі

Стварыце ў SAP спецыяльны сэрвісны акаўнт з мінімальна неабходнымі дазволамі. Masraff прадастаўляе шаблон ролі (Z_MASRAFF_INTEGRATION), які змяшчае менавіта тыя аб'екты дазволаў, якія патрэбны — не больш і не менш. Гэта адпавядае прынцыпу найменшых прывілеяў і спрашчае ваш аўдыт бяспекі.

Дзень 3-4: гатовыя шаблоны і супастаўленне бухгалтарскіх рахункаў

Менавіта тут гатовыя шаблоны SAP ад Masraff эканомяць тыдні распрацоўкі ў параўнанні з індывідуальнымі інтэграцыямі.

Выкарыстанне шаблонаў выдаткаў SAP ад Masraff

Masraff пастаўляецца з галіновымі шаблонамі катэгорый выдаткаў, папярэдне супастаўленымі з распаўсюджанымі бухгалтарскімі рахункамі SAP:

• Стандартны карпаратыўны шаблон: ахоплівае паездкі, харчаванне, транспарт, пражыванне, офісныя прыналежнасці і прыём кліентаў, супастаўляючы іх з тыповымі дыяпазонамі бухгалтарскіх рахункаў выдаткаў SAP (6200xxxx - 6800xxxx).
• Шаблон вытворчасці: дадае катэгорыі выдаткаў на палявое абслугоўванне, ахоўнае абсталяванне і выезды на аб'екты.
• Шаблон прафесійных паслуг: уключае адсочванне выдаткаў, якія выстаўляюцца кліенту, з інтэграцыяй кода праекта.
• Шаблон рознічнага гандлю/FMCG: дадае катэгорыі мерчандайзінгавых выдаткаў, выдаткаў на наведванне крам і прасоўвальных выдаткаў.

Канфігурацыя індывідуальнага супастаўлення бухгалтарскіх рахункаў

Для арганізацый з нестандартнымі планамі рахункаў рухавік супастаўлення Masraff падтрымлівае наступнае:

• Супастаўленне на аснове правілаў: накіроўвайце выдаткі на розныя бухгалтарскія рахункі ў залежнасці ад парогаў сум, аддзела супрацоўніка ці падкатэгорыі выдатку.
• Падтрымка некалькіх кодаў кампаніі: супастаўляйце адзін і той жа тып выдатку з рознымі бухгалтарскімі рахункамі ў залежнасці ад кода кампаніі, пад якім ён праводзіцца.
• Вывядзенне цэнтра прыбытку: аўтаматычна вывядзіце прызначэнні цэнтра прыбытку з асноўных даных цэнтра затрат.
• Інтэграцыя структуры дэкампазіцыі работ (WBS): для праектна-арыентаваных арганізацый выдаткі могуць праводзіцца непасрэдна на элементы WBS у SAP Project System.

Дзень 5-6: сінхранізацыя даных супрацоўнікаў і канфігурацыя працоўных працэсаў

Сінхранізацыя асноўных даных супрацоўнікаў

Masraff падключаецца да SAP HCM ці SuccessFactors, каб падцягнуць арганізацыйныя даныя супрацоўнікаў. Гэтая сінхранізацыя забяспечвае наступнае:

• Новыя супрацоўнікі аўтаматычна з'яўляюцца ў Masraff з правільнымі прызначэннямі цэнтраў затрат
• Арганізацыйныя змены (пераводы, павышэнні) аўтаматычна абнаўляюць працэсы зацвярджэння
• Супрацоўнікі, якія звальняюцца, дэактывуюцца ў Masraff у межах зададзенага інтэрвалу сінхранізацыі

Канфігурацыя працэсаў зацвярджэння

Пасля сінхранізацыі арганізацыйных даных наладзьце свае працэсы зацвярджэння ў Masraff. Платформа падтрымлівае наступнае:

• Ланцужкі зацвярджэння на аснове кіраўнікоў, вывадзеныя з арганізацыйнай структуры SAP
• Правілы эскалацыі на аснове сумы (напрыклад, выдаткі звыш 5 000 TL патрабуюць зацвярджэння дырэктарам)
• Аўтаматычнае зацвярджэнне для выдаткаў з нізкай сумай, якія адпавядаюць палітыцы
• Паралельнае зацвярджэнне для міжаддзельскіх выдаткаў

Дзень 7-8: тэсціраванне і валідацыя

Фрэймворк тэсціравання Masraff распрацаваны для валідацыі поўнага цыкла ад выдатку да праводкі без уплыву на ваша прадакшн-асяроддзе SAP.

Пратакол тэсціравання ў пясочніцы (Sandbox)

1. Тэст злучэння: праверце злучэнне API і аўтэнтыфікацыю
2. Тэст асноўных даных: пацвердзіце, што цэнтры затрат, бухгалтарскія рахункі і даныя супрацоўнікаў сінхранізуюцца правільна
3. Тэст падачы выдаткаў: стварыце тэставыя выдаткі ва ўсіх катэгорыях і праверце супастаўленне палёў
4. Тэст працэсу зацвярджэння: правядзіце тэставыя выдаткі праз кожны шлях зацвярджэння
5. Тэст праводкі: правядзіце зацверджаныя выдаткі ў пясочнае асяроддзе SAP і праверце структуру дакумента
6. Тэст зверкі: запусціце справаздачу зверкі Masraff і зверце з SAP FBL3N

Распаўсюджаныя тэставыя сцэнарыі

На аснове сотняў інтэграцый SAP, вось сцэнарыі, якія з найбольшай верагоднасцю выяўляюць праблемы канфігурацыі:

• Шматвалютныя выдаткі з курсавымі розніцамі
• Выдаткі, размеркаваныя па некалькіх цэнтрах затрат
• Выдаткі, якія ўтрымліваюць кампанент ПДВ, што не падлягае вылічэнню
• Патрабаванні па кампенсацыі прабегу з разлікамі на аснове адлегласці
• Патрабаванні сутачных для міжнародных паездак

Дзень 9-10: выхад у прадакшн і аптымізацыя пасля запуску

Кантрольны спіс выхаду ў прадакшн

• Усе супастаўленні бухгалтарскіх рахункаў правераны ў пясочным асяроддзі
• Прадакшн-злучэнне SAP наладжана і пратэсціравана
• Сінхранізацыя даных супрацоўнікаў працуе паводле расклада
• Працэсы зацвярджэння правераны бізнес-падраздзяленнямі
• Фінансавая каманда навучана справаздачам зверкі
• Служба падтрымкі праінфармавана аб распаўсюджаных пытаннях супрацоўнікаў
• План адкату задакументаваны (на ўсялякі выпадак)

Стратэгія паэтапнага разгортвання

Мы рэкамендуем паэтапны падыход да выхаду ў прадакшн:

1. Пілотная група (тыдзень 1-2): пачніце з 20-50 супрацоўнікаў з аднаго аддзела. Гэтая група правярае скразны працэс у прадакшн-асяроддзі.
2. Разгортванне па аддзелах (тыдзень 3-4): пашырце на ўсе аддзелы на аснове водгукаў пілота.
3. У маштабе кампаніі (тыдзень 5 і далей): разгарніце для ўсіх супрацоўнікаў з упэўненасцю ў стабільнасці інтэграцыі.

Параўнанне Masraff і SAP Concur: чаму кампаніі пераходзяць?

Шмат арганізацый разглядаюць Masraff як альтэрнатыву SAP Concur, і адрозненні даволі відавочныя:

КрытэрыйMasraffSAP Concur

Тэрмін наладкі10 дзён у сярэднімЗвычайна 3-6 месяцаў Інтэграцыя з SAPЗ падтрымкай гатовых шаблонаўНатыўная, але складаная канфігурацыя Апрацоўка чэкаў з ШІ%99,5 дакладнасці, шматмоўнаяБазавы OCR, арыентаваны на англійскую Мабільны досведНатыўны дадатак, падтрымка афлайнВэб-арыентаваны, патрабуе злучэння Прымяненне палітыкіУ рэальным часе, да падачыАдзначэнне пасля падачы Мадэль цэнаўтварэнняЗа карыстальніка, усё ўключанаНа аснове модуляў, дадатковыя плацяжы Лакальная адпаведнасцьУбудаваная падтрымка Турцыі, MENA, ЕСУ асноўным арыентаваны на ЗША/ЕС ПадтрымкаВылучаны менеджар кліентаў, мясцовая моваМнагаўзроўневая, у асноўным англійская

Міграцыя з SAP Concur

Для арганізацый, якія ўжо выкарыстоўваюць SAP Concur, Masraff прапануе структураваны шлях міграцыі:

1. Перадача даных: экспартуйце гістарычныя даныя выдаткаў з Concur з дапамогай набору інструментаў міграцыі Masraff
2. Паралельная праца: запускайце абедзве сістэмы адначасова падчас пераходнага перыяду
3. Паўторнае злучэнне SAP: перанакіруйце канчатковыя пункты інтэграцыі SAP з Concur на Masraff
4. Міграцыя карыстальнікаў: перанясіце акаўнты супрацоўнікаў з захаваннем іерархій зацвярджэння
5. Доступ да гістарычных даных: захавайце доступ толькі для чытання да даных Concur на працягу перыяду захоўвання

Рэальныя вынікі інтэграцыі

Вынікі, якіх звычайна дасягаюць кампаніі, што завяршылі інтэграцыю Masraff + SAP:

• Скарачэнне часу апрацоўкі справаздач аб выдатках на %85 — з 20 хвілін да менш за 3 хвіліны на справаздачу
• %97 прыняцця супрацоўнікамі на працягу 30 дзён — дзякуючы інтуітыўнаму мабільнаму досведу
• %99,8 дакладнасці праводкі — аўтаматычнае супастаўленне бухгалтарскіх рахункаў ліквідуе памылкі ручнога кадзіравання
• На %60 хутчэйшае закрыццё месяца — праводка выдаткаў у рэальным часе ліквідуе напружанне ў канцы месяца
• %100 адпаведнасці аўдытарскаму следу — кожны выдатак можна прасачыць ад чэка да дакумента SAP

Частыя пытанні

Ці падтрымлівае Masraff SAP S/4HANA Cloud?

Так. Masraff інтэгруецца з SAP S/4HANA Cloud, SAP S/4HANA on-premise, SAP ECC і SAP Business One. Інтэграцыя выкарыстоўвае стандартныя API SAP для забеспячэння сумяшчальнасці і магчымасці падтрымкі (OData для S/4HANA Cloud, RFC/BAPI для on-premise).

Што адбудзецца, калі злучэнне SAP перарвецца?

Masraff выкарыстоўвае асінхронную чаргу праводак. Калі злучэнне SAP часова перарвецца, зацверджаныя выдаткі становяцца ў чаргу на праводку і аўтаматычна паўтараюцца пры аднаўленні злучэння. Ніякія даныя не губляюцца, і супрацоўнікі могуць працягваць падаваць выдаткі без перапынку.

Ці можам мы наладжваць правілы супастаўлення бухгалтарскіх рахункаў пасля выхаду ў прадакшн?

Безумоўна. Супастаўленні бухгалтарскіх рахункаў можна змяняць у любы час праз панэль адміністратара Masraff. Змены ўступаюць у сілу неадкладна для новых праводак без неабходнасці перазапуску сістэмы ці перапынку.

Ці сертыфікавана інтэграцыя кампаніяй SAP?

Інтэграцыя Masraff з SAP прытрымліваецца лепшых практык інтэграцыі SAP і выкарыстоўвае сертыфікаваныя інтэрфейсы API. Інтэграцыя была правалідавана на некалькіх версіях і канфігурацыях SAP.

Пачніце зараз: ваш 10-дзённы план інтэграцыі

Гатовы падключыць Masraff да вашага асяроддзя SAP? Наступныя крокі:

1. Запланіруйце тэхнічны азнаямляльны званок з нашай камандай інтэграцыі (30 хвілін)
2. Атрымайце план інтэграцыі, адаптаваны пад вашу канфігурацыю SAP
3. Пачніце з Дня 1 — кіраваная наладка і вылучаная падтрымка да выхаду ў прадакшн

Вы можаце звязацца з нашай камандай інтэграцыі ці запытаць дэма, каб убачыць інтэграцыю SAP на практыцы.