Як увесці абмежаванне выдаткаў? Пакрокавы дапаможнік

Па меры росту кампаніі выдаткі таксама становяцца больш разнастайнымі: чэкі за абеды, камандзіровачныя выдаткі, прадстаўнічыя выдаткі, офісныя пакупкі... Калі пазіцый становіцца так шмат, што іх немагчыма разгледзець паасобку, самым канкрэтным інструментам у руках фінансавай каманды з’яўляецца абмежаванне выдаткаў. Устанаўліваючы для выдаткаў супрацоўнікаў ліміты, правілы і рамкі паводле катэгорый, абмежаванне выдаткаў дазваляе выявіць выдаткі, што супярэчаць палітыцы, яшчэ да таго, як яны ўзнікнуць.

У гэтым дапаможніку мы крок за крокам тлумачым, як пабудаваць абмежаванне выдаткаў з нуля.

Што такое абмежаванне выдаткаў?

Абмежаванне выдаткаў — гэта прымяненне пісьмовых правілаў з палітыкі выдаткаў кампаніі да працэсу выдаткавання. Яно мае тры асноўныя складнікі:

• Ліміт: Сума, якую пазіцыя выдаткаў не можа перавысіць. Напрыклад, дзённая верхняя мяжа на чалавека для выдаткаў на абед у межах горада.
• Правіла: Логіка, якая вызначае, пры якіх умовах выдатак лічыцца дапушчальным. Напрыклад, непрыманне выдаткаў без чэка або патрабаванне дадатковага абгрунтавання для выдаткаў у выхадныя.
• Кантроль катэгорый: Занясенне кожнага выдатку ў правільную катэгорыю (харчаванне, транспарт, пражыванне, прадстаўнічыя і г. д.) і прымяненне правілаў, характэрных для катэгорыі.

Калі гэтыя тры элементы працуюць разам, абмежаванне выдаткаў становіцца найбольш бачнай часткай намаганняў кампаніі ў фінансавым кантролі. Тут важна правільна акрэсліць рамкі: абмежаванне выдаткаў — гэта не планаванне бюджэту і не кіраванне грашовым патокам; гэта пласт палітыкі, які працуе разам з працэсам зацвярджэння і кантралюе адпаведнасць выдаткаў супрацоўнікаў правілам.

Крок 1: Занясіце сваю палітыку выдаткаў у пісьмовы выгляд

Правілы абмежавання застаюцца ў паветры, калі не абапіраюцца на палітыку. Першы крок — занесці ў пісьмовую палітыку выдаткаў, які выдатак і пры якіх умовах кампанія пакрывае. У палітыцы павінна быць прынамсі наступнае:

• Пакрываныя і непакрываныя катэгорыі выдаткаў
• Абмежаванні сум паводле катэгорый (дзённыя, месячныя або на кожны выдатак)
• Абавязковасць дакумента (звыш якой сумы патрабуецца чэк/рахунак-фактура?)
• Чыім зацвярджэннем могуць праходзіць выключэнні

Калі вы пачынаеце з нуля, працу паскарае гатовая аснова: вы можаце спампаваць наш шаблон палітыкі выдаткаў і адаптаваць яго пад сваю кампанію.

Крок 2: Вызначце катэгорыі і іх уладальнікаў

Абмежаванне не працуе без катэгорый. Падзяліце выдаткі на асэнсаваную і кіравальную колькасць катэгорый: харчаванне, гарадскі транспарт, паездкі, пражыванне, прадстаўнічыя і гасціннасць, офісныя выдаткі і да таго падобнае. Для кожнай катэгорыі адкажыце на два пытанні:

1. Якое правіла ў гэтай катэгорыі? (ліміт, патрабаванне дакумента, абавязковасць абгрунтавання)
2. Хто прымае рашэнне ў выпадку выключэння? (кіраўнік, адказны за аддзел, фінансавая каманда)

Не перабольшвайце колькасць катэгорый. Структура, у якой супрацоўнік не можа занесці выдатак у правільную катэгорыю, стварае памылковыя запісы замест таго, каб палегчыць кантроль.

Крок 3: Устанаўлівайце ліміты паводле рэальных даных

Устанаўліваючы ліміт, глядзіце на свае мінулыя даныя пра выдаткі замест таго, каб гадаць. Размеркаванне выдаткаў паводле катэгорый за апошнія 6-12 месяцаў паказвае, які ліміт з’яўляецца рэалістычным. Добры ліміт:

• Утульна пакрывае звычайныя выдаткі пераважнай большасці супрацоўнікаў,
• Робіць бачнымі экстрэмальныя выдаткі,
• Пры неабходнасці размяжоўвае адрозненні паводле горада, пасады або аддзела (напрыклад, ліміт на пражыванне ў буйных гарадах можа быць іншым).

Пасля вызначэння лімітаў выразна абвясціце іх супрацоўнікам. Ліміт, пра які ніхто не ведае, стварае сюрпрыз, а не кантроль.

Крок 4: Падзяліце правілы на папярэджанне і блакіроўку

Не кожнае парушэнне правіла мае аднолькавую вагу. Пабудова правілаў на двух узроўнях абараняе і кантроль, і вопыт супрацоўніка:

• Узровень папярэджання: Калі выдатак набліжаецца да мяжы правіла або адбываецца невялікае адхіленне, супрацоўнік і зацвярджальнік атрымліваюць паведамленне, але працэс не спыняецца. Зацвярджальнік прымае рашэнне, убачыўшы абгрунтаванне.
• Узровень блакіроўкі: Выдатак, які відавочна супярэчыць палітыцы (перавышэнне ліміту, забароненая катэгорыя, вялікая сума без дакумента), спыняецца ўжо на этапе адпраўкі і не можа рухацца далей без выпраўлення.

Гэтае размежаванне таксама прадухіляе абыход правілаў, да якога прыводзіць жорсткая структура, што «блакіруе ўсё». Калі супрацоўнік бачыць, што і чаму было спынена, адпаведнасць палітыцы павялічваецца сама па сабе.

Крок 5: Звяжыце правілы з працэсам зацвярджэння

Адно абмежаванне выдаткаў — гэта недастаткова; трэба таксама вызначыць, да каго трапіць выдатак, які злавіла правіла. У здаровай структуры:

• Выдаткі, што адпавядаюць правілу, зацвярджаюцца хутка і нікога не займаюць без патрэбы.
• Выдаткі, што ствараюць папярэджанне, разам з абгрунтаваннем ідуць да адпаведнага зацвярджальніка.
• Запыты на выключэнне накіроўваюцца да ўпаўнаважанай асобы, вызначанай у палітыцы, і прынятае рашэнне застаецца зафіксаваным.

Ступеньчатае размеркаванне этапаў зацвярджэння паводле сумы і катэгорыі забяспечвае як хуткасць пры невялікіх выдатках, так і кантроль пры вялікіх. Мы падрабязна тлумачым, як пабудаваць працэсы зацвярджэння ад пачатку да канца, на нашай прадуктавай старонцы зацвярджэння і кантролю.

Крок 6: Рэгулярна перагляддайце

Абмежаванне выдаткаў — гэта не структура, якую пабудавалі адзін раз і забыліся. Раз на квартал глядзіце на наступныя пытанні:

• Якія правілы ствараюць найбольш папярэджанняў/блакіровак? Правіла занадта жорсткае ці праблема ў паводзінах?
• Ці актуальныя ліміты з улікам інфляцыі і змен коштаў?
• Ці канцэнтруюцца запыты на выключэнне ў пэўнай катэгорыі? (Калі канцэнтруюцца, трэба перагледзець само правіла.)
• Ці ведаюць і разумеюць супрацоўнікі правілы?

Размеркаванне парушэнняў правілаў — гэта самая сумленная зваротная сувязь, якая паказвае, дзе палітыка супярэчыць рэальнаму жыццю.

Весці абмежаванне выдаткаў уручную ці з дапамогай сістэмы?

У невялікай камандзе правілы нейкі час можна весці з дапамогай табліц і электроннай пошты. Аднак па меры росту аб’ёму выдаткаў выяўляюцца два слабыя месцы ручнога кантролю: правілы прымяняюцца непаслядоўна, а парушэнне заўважаецца толькі пасля таго, як выдатак зроблены.

Рухавік палітыкі выдаткаў Masraff запускае апісаную ў гэтым дапаможніку схему непасрэдна ў сістэме: вы вызначаеце ліміты і правілы паводле катэгорый; выдатак, які супярэчыць палітыцы, у момант адпраўкі альбо пазначаецца папярэджаннем, альбо блакіруецца, а выдатак, які трапіў пад правіла, накіроўваецца на вызначаны вамі этап зацвярджэння. Такім чынам абмежаванне выдаткаў перастае быць тэкстам палітыкі, што ляжыць у файле, і ператвараецца ў кантроль, які працуе сам па сабе пры кожным выдатку.

Частыя пытанні

Ці зніжае абмежаванне выдаткаў матывацыю супрацоўнікаў? Незразумелыя і адвольна ўжываныя правілы зніжаюць; празрыстыя і паслядоўна ўжываныя правілы, наадварот, даюць давер. Размежаванне папярэджанне/блакіроўка і выразнае паказанне абгрунтавання ствараюць гэты баланс.

Ці абавязковы асобны ліміт для кожнай катэгорыі? Не. Пачніце з рызыкоўных катэгорый з вялікім аб’ёмам (харчаванне, паездкі, прадстаўнічыя). Для астатніх катэгорый можа хапіць агульнага правіла.

Ці абмежаванне выдаткаў і палітыка выдаткаў — гэта адно і тое ж? Палітыка — гэта пісьмовая форма правілаў; абмежаванне — гэта фактычнае прымяненне гэтых правілаў у працэсе выдаткавання. Без аднаго другое застаецца няпоўным.

Увесці абмежаванне выдаткаў — гэта не вялікі праект трансфармацыі; гэта ўсяго толькі пісьмовая палітыка, рэалістычныя ліміты і схема зацвярджэння, якая выконвае правілы. Вы можаце пачаць сёння з адной катэгорыі і пашыраць крок за крокам.