Улік выдаткаў: як наладзіць кантроль за 7 крокаў

Гэтае кіраўніцтва пра ўлік і кантроль выдаткаў, якія супрацоўнікі робяць ад імя кампаніі: харчаванне, транспарт, пражыванне, паліва, аплаты карпаратыўнай картай, авансы. Да бухгалтарскага паняцця цэнтр выдаткаў гэта дачынення не мае, як і да ўліку даходаў і выдаткаў індывідуальнага прадпрымальніка. У выніках пошуку гэтыя тры тэмы пастаянна змешваюцца; тут гаворка толькі пра выдаткі наёмных супрацоўнікаў.

Ніжэй спачатку розніца паміж улікам і кантролем, потым тыповыя месцы, дзе працэс рвецца, і нарэшце поўная наладка ў сем крокаў.

Што такое ўлік выдаткаў і чым ён адрозніваецца ад кантролю

Іх часта лічаць адным і тым жа, але яны працуюць у розны час.

Улік выдаткаў глядзіць назад. Грошы ўжо выдаткаваны; вы гэта фіксуеце, збіраеце пацвярджальныя дакументы, разносіце па катэгорыях і рыхтуеце справаздачы. Вынік — бачнасць. Калі ўлік працуе, у канцы месяца вы без затрымкі адкажаце на пытанне «хто, на што і колькі выдаткаваў».

Кантроль выдаткаў глядзіць наперад. У тую частку выдатку, якая парушае ваша правіла, вы ўмешваецеся па магчымасці да таго, як яна адбудзецца. Вынік — не бачнасць, а змена паводзін.

Простае размежаванне: улік кажа вам, што адбылося, кантроль вызначае, што адбудзецца. Кампанія без уліку не пабудуе кантроль — яна не ведае, што абмяжоўваць. А кампанія, якая робіць толькі ўлік, кожны месяц наноў адкрывае адно і тое ж адхіленне. Базавыя паняцці разабраны ў матэрыяле што такое выдаткі, а агульная рамка — у кіраўніцтве па кіраванні выдаткамі.

Тры моманты кантролю

Умяшацца ў выдатак можна ў трох кропках. Тое, дзе вы спыняецеся, паказвае ўзровень вашай сталасці.

Большасць кампаній працуе толькі ў слупку «пасля». Кантроль — гэта і ёсць перанос вагі ўлева.

Узроўні сталасці

1. Ручны збор — чэкі ў сумцы, табліца ходзіць па пошце.
2. Цэнтралізаваны запіс — усё збіраецца ў адным месцы, але правілаў няма.
3. Праверка па правілах — парушэнне палітыкі пазначаецца ўжо пры ўнясенні.
4. Папераджальны кантроль — парушэнне наогул не трапляе ў запіс або блакуецца да ўзгаднення.

Прапусціць узровень нельга. У кампаніях, якія скачуць з першага адразу на чацвёрты, сістэму ўкараняюць, а карыстацца ёй ніхто не пачынае.

Чаму ўлік выдаткаў не ўтрымліваецца: тыповыя месцы разрыву

• Табліца плюс ланцужок лістоў. Форма ходзіць у некалькіх версіях, узгадненне застаецца ў паштовай скрыні, а потым немагчыма даказаць, хто менавіта яе даў.
• Затрымка з дакументамі. Чэк здаюць праз тыдні пасля выдатку; закрыццё перыяду спатыкаецца на гэтым.
• Неаднастайнасць катэгорый. Адзін і той жа выдатак тры чалавекі запісваюць у тры розныя артыкулы, і справаздача губляе сэнс. Пра тое, як знікаюць дробныя сумы, падрабязна ў матэрыяле ўлік дробных выдаткаў.
• Правіла існуе толькі на словах. «Вячэра не даражэй за пэўную суму» ў галаве кожнага гучыць па-свойму; ненапісанае правіла нельга праверыць.
• Выпіска па карце жыве асобна ад запісаў. У выпісцы радок ёсць, дакумента да яго няма, і ніхто не ведае, каго пра гэта пытаць.

Агульнае ў гэтых пяці пунктах адно: ніводзін з іх не вырашаецца заклікам «будзем уважлівейшыя». Усе яны — праблемы канструкцыі працэсу.

Крок 1 — Запішыце палітыку выдаткаў

Увесь кантроль абапіраецца на адзін дакумент: хто, у якой катэгорыі і колькі можа выдаткаваць, і хто зацвярджае выключэнні. Пакуль не вызначаны спіс катэгорый, верхні ліміт па кожнай, абавязковасць пацвярджальнага дакумента і адказны за выключэнні, ніводзін з астатніх шасці крокаў не працуе.

Як пісаць саму палітыку, тут не паўтараем — пакрокавы разбор ёсць у кіраўніцтве па палітыцы выдаткаў. Калі пачынаеце з нуля, за гатовы каркас можна ўзяць шаблон палітыкі выдаткаў.

Адно засцярожанне: не спрабуйце напісаць палітыку ідэальна з першага разу. Хай першая версія будзе кароткай, а праз тры месяцы перагледзьце яе на рэальных даных.

Крок 2 — Пабудуйце працэс узгаднення па схеме «хто, што і калі зацвярджае»

Працэс узгаднення выдаткаў мусіць адказваць на два пытанні: колькі ступеняў праходзіць пэўная сума ці катэгорыя і што адбываецца, калі зацвярджальніка няма на месцы.

Практычны падыход праз парогі:

• Невялікая сума, якая адпавядае палітыцы → адразу зацвярджэнне кіраўніка, адна ступень.
• Вышэй за вызначаны парог або выключэнне → кіраўнік плюс фінансы, дзве ступені.
• Дагаворныя ці праектныя асобныя артыкулы → дадатковае зацвярджэнне ўладальніка праекта.

Павелічэнне колькасці ступеняў не ўзмацняе кантроль, а падаўжае тэрміны. Кожная лішняя ступень дадае дні да часу ўзгаднення і прыводзіць да таго, што дакументы збіраюцца позна. Калі не наладжана дэлегаванне (хто зацвярджае замест кіраўніка ў адпачынку), шматступенны працэс затнецца ў першы ж адпускны сезон — механіка гэтага разгледжана ў матэрыяле працэс узгаднення выдаткаў і дэлегаванне.

Каб праверыць уласныя ступені на паперы, скарыстайцеся канструктарам працэсу ўзгаднення.

Крок 3 — Вызначце ліміты загадзя

Ліміт — самы танны інструмент, які пераносіць кантроль з «пасля» на «да». Задаецца ён у трох вымярэннях: каманда, праект і катэгорыя. Выдатак ацэньваецца на перакрыжаванні трох: напрыклад, аддзел продажаў плюс візіт да кліента плюс харчаванне.

Што рабіць пры парушэнні ліміту, таксама трэба вырашыць загадзя: папярэджанне ці жорсткая блакіроўка. Дзе што ўжываць — асобная размова, яе разбірае матэрыял жорсткая блакіроўка і прымяненне палітыкі выдаткаў. Крокі наладкі лімітаў і правілаў апісаны ў матэрыяле як абмежаваць выдаткі; тут іх не паўтараем.

Не блытайце ліміты з бюджэтам: даныя пра выдаткі сілкуюць бюджэтныя рашэнні, але бюджэт не замяняюць. Калі хочаце наладзіць і бюджэтны бок, зазірніце ў матэрыял кіраванне бюджэтам.

Крок 4 — Звяжыце аванс і яго закрыццё

Аванс — месца, дзе ўлік рвецца найчасцей: грошы выдадзены, выдатак адбыўся, а закрыць забыліся. Сальда месяцамі застаецца адкрытым і ператвараецца ў запазычанасць, за якую ніхто не адказвае.

Наладку варта разглядаць як тры часткі:

1. Заяўка і ўзгадненне — абгрунтаванне, прыблізная сума, дыяпазон датаў.
2. Запіс выдатку — кожны выдатак з авансу прывязваецца да той самай заяўкі.
3. Залік — выдаткаваная сума спісваецца з авансу, рэшта вяртаецца або недахоп дапаўняецца.

Крытычны тут другі пункт. Калі запісы пра аванс і пра выдаткі захоўваюцца ў розных месцах, закрыццё лічыцца ўручную, а тое, што лічыцца ўручную, спазняецца. Простае правіла — не выдаваць новы аванс супрацоўніку з незакрытым сальда — само па сабе амаль спыняе гэты кругазварот.

Крок 5 — Фіксуйце выдатак у момант яго ўзнікнення

Чым пазней сабраны дакумент, тым больш памылак у запісе. Мэта — скараціць час паміж выдаткам і запісам не да дзён, а да хвілін.

• Счытванне даных са здымка чэка ці рахунку. Супрацоўнік фатаграфуе чэк тэлефонам, і сума, дата ды пастаўшчык ператвараюцца ў запіс. Параўнанне з ручным уводам — у матэрыяле распазнаванне чэкаў супраць ручнога ўводу.
• QR-код электроннага рахунку. Запіс пра выдатак можна стварыць з квадратнага кода атрыманага дакумента.
• Аплаты карпаратыўнай картай. Выпіска па карце загружаецца ў сістэму файлам у канцы перыяду; па даце, суме і нумары карты яна супастаўляецца з запісамі, якія ўнеслі супрацоўнікі. Радкі без пары трапляюць у спіс «няма дакумента» і бяруцца на кантроль. Падрабязнасці працэсу — у матэрыяле зверка выпіскі карпаратыўнай крэдытнай карты.

Калі вы застаяцеся на ручным працэсе, карыстайцеся хаця б адной нязменнай формай выдаткаў; вольныя палі — галоўная крыніца неаднастайнасці катэгорый. Зафіксуйце структуру формы адзін раз і не дазваляйце кожнаму аддзелу вырабляць сваю версію.

Крок 6 — Стандартызуйце перадачу ў бухгалтарскі ўлік

Запіс сабраны і ўзгоднены — а што далей? У большасці кампаній тут пачынаецца другі круг ручнога ўводу: зацверджаныя выдаткі па адным пераносяць у бухгалтарскую праграму.

Спосаб гэта прыбраць — супастаўленне: адзін раз вызначаецца, якому бухгалтарскаму рахунку адпавядае кожная катэгорыя выдаткаў, і перадача робіцца па гэтым супастаўленні. Без яго перадачу нельга аўтаматызаваць.

Не прымайце падатковых рашэнняў самастойна: што менавіта адымаецца, а што лічыцца выдаткам, які не прызнаецца заканадаўствам, залежыць ад вашай кампаніі і перыяду. Пабудуйце класіфікацыю разам са сваім бухгалтарам і ў такім выглядзе запішыце ў палітыку — удакладніце ў свайго бухгалтара.

Крок 7 — Сачыце за паказчыкамі, якія сведчаць, што кантроль працуе

«Колькі мы выдаткавалі» — гэта не паказчык кантролю, а вынік. Ці працуе кантроль, паказваюць чатыры лічбы.

Не спрабуйце выправіць усе чатыры адначасова. Выберыце найгоршы, тры месяцы працуйце над адным паказчыкам, потым пераходзьце да наступнага.

З чаго пачаць у залежнасці ад памеру кампаніі

Ці можна весці ўлік выдаткаў у табліцы

Кароткі адказ: да пэўнага моманту так. Пры невялікай колькасці супрацоўнікаў, нізкім аб'ёме выдаткаў і адным зацвярджальніку табліцы дастаткова.

Месцы, дзе табліца ламаецца, відавочныя: блытаніна з версіямі, калі рэдагуюць адначасова некалькі чалавек; узгадненне, якое застаецца ў пошце і не даказваецца потым; дакумент і радок, якія жывуць паасобку; праверка правілаў, якая цалкам ляжыць на чалавеку. Калі вы сутыкнуліся хаця б з двума з чатырох, табліца — ужо не інструмент уліку, а крыніца рызыкі. Рамка сумежных паняццяў разабрана ў матэрыяле што такое кіраванне выдаткамі.

Крытэрыі выбару праграмы для ўліку выдаткаў

Доўгі спіс функцый, якія варта шукаць у праграме, ёсць у кіраўніцтве па кіраванні выдаткамі. Тут пакідаем толькі тры пытанні, вырашальныя менавіта для ўліку і кантролю:

1. Ці сапраўды механізм правілаў папераджальны? Інструмент, які папярэджвае толькі пасля справаздачы, — гэта не кантроль, а ўлік.
2. Як робіцца перадача ў бухгалтарыю ці сістэму планавання рэсурсаў? Ці можна апісаць супастаўленне рахункаў, ці выгрузку давядзецца правіць уручную?
3. Наколькі хутка гэта для супрацоўніка? Калі запіс чэка займае больш за хвіліну, перамагае не працэс, а супраціў супрацоўнікаў.

Дзе ў гэтых крокаў месца Masraff

Masraff — рашэнне для кіравання выдаткамі, створанае, каб весці ўсе сем крокаў вышэй у адным месцы. У прадукце ёсць апісанне палітык і лімітаў, папярэджанне ці жорсткая блакіроўка пры парушэнні, шматступеннае ўзгадненне і дэлегаванне, заяўка на аванс і залік, счытванне даных са здымка чэка, стварэнне запісу праз QR-код электроннага рахунку, а таксама загрузка выпіскі па карпаратыўнай карце файлам і яе супастаўленне з наяўнымі запісамі. З бухгалтарскага боку падтрымліваецца выгрузка больш чым у 20 сістэм ERP і бухгалтарскага ўліку.

Сёння Masraff карыстаюцца 800+ кліентаў і 100K+ карыстальнікаў у 5+ краінах. Каб бліжэй паглядзець на бок палітык і ўзгаднення, пачніце са старонкі ўзгаднення і кантролю, а каб ацаніць працэс ад пачатку да канца — са старонкі прадукту па кіраванні выдаткамі.

Частыя пытанні

Чым улік выдаткаў адрозніваецца ад кантролю выдаткаў?

Улік глядзіць назад: выдатак фіксуецца, дакументуецца і трапляе ў справаздачу ўжо пасля таго, як адбыўся; яго вынік — бачнасць. Кантроль глядзіць наперад: праз правілы, ліміты і механізмы ўзгаднення ён умешваецца ў выдатак, які парушае правіла, па магчымасці да таго, як той адбудзецца. Без уліку кантроль не пабудаваць, бо вы не будзеце ведаць, што абмяжоўваць.

З якіх крокаў складаецца ўлік выдаткаў у кампаніі?

Сем крокаў: (1) запісаць палітыку выдаткаў, (2) пабудаваць працэс узгаднення са ступенямі і дэлегаваннем, (3) загадзя вызначыць ліміты па камандах, праектах і катэгорыях, (4) прывязаць аванс і залік да запісаў пра выдаткі, (5) фіксаваць выдатак у момант узнікнення, (6) стандартызаваць перадачу ў бухгалтарыю праз супастаўленне рахункаў, (7) сачыць за часам узгаднення, доляй парушэнняў, доляй адсутных дакументаў і часам закрыцця перыяду.

Колькі ступеняў павінна быць у працэсе ўзгаднення выдаткаў?

Фіксаванай лічбы няма; усё залежыць ад парогаў па суме і катэгорыі. Пашыраная наладка — адна ступень для невялікіх выдаткаў, якія адпавядаюць палітыцы, і дзве ступені пры перавышэнні парога ці выключэннях. Паколькі кожная дадатковая ступень падаўжае ўзгадненне, дадавайце яе толькі пры канкрэтным абгрунтаванні рызыкі і абавязкова апісвайце дэлегаванне.

Ці дастаткова весці ўлік выдаткаў у табліцы?

Пры малой колькасці супрацоўнікаў, нізкім аб'ёме і адным зацвярджальніку можа быць дастаткова. Але калі пачаліся блытаніна з версіямі, узгадненні, што застаюцца ў пошце і не даказваюцца потым, неадпаведнасць дакумента і радка ды праверка правілаў цалкам на чалавеку — табліца перастае быць інструментам уліку.

На што звярнуць увагу пры выбары праграмы для ўліку выдаткаў?

Вырашальныя тры рэчы: ці сапраўды механізм правілаў папераджальны (папярэджанне пасля справаздачы кантролем не з'яўляецца), ці робіцца перадача ў бухгалтарыю праз супастаўленне рахункаў і наколькі хутка ідзе запіс на баку супрацоўніка. Калі запіс займае больш за хвіліну, сістэмай не будуць карыстацца.

Як сачыць за закрыццём выдаткаў, аплачаных з авансу?

Пасля ўзгаднення заяўкі на аванс кожны выдатак з гэтага авансу мусіць быць прывязаны да той самай заяўкі. Запісы пра выдаткі спісваюцца з авансу, рэшта вяртаецца або недахоп дапаўняецца. Калі аванс і выдаткі захоўваюцца паасобку, закрыццё лічыцца ўручную і спазняецца; самая дзейсная мера — зрабіць правілам, што супрацоўніку з незакрытым авансам новы не выдаецца.