Змест
Ва ўмовах, калі эканамічная нявызначанасць і канкурэнтны ціск нарастаюць, разумныя стратэгіі эканоміі перасталі быць выбарам і сталі неабходнасцю для кампаній. Аднак першы падыход, які прыходзіць на розум пры слове «эканомія» — сляпое ўразанне выдаткаў, скарачэнне штату або ахвяраванне якасцю — часцей за ўсё памылковы. Сапраўдная эканомія — гэта больш эфектыўнае выкарыстанне рэсурсаў пры захаванні здольнасці кампаніі ствараць каштоўнасць у доўгатэрміновай перспектыве.
У гэтым артыкуле мы разглядаем розніцу паміж стратэгічнай і тактычнай эканоміяй, аптымізацыю выдаткаў, у якой хаваецца найбольшы выйгрыш, і іншыя сферы эканоміі, якія падрыхтуюць вашу кампанію да будучыні.
Розніца паміж стратэгічнай і тактычнай эканоміяй
Самая частая памылка ў працы над эканоміяй — блытаць гэтыя два падыходы.
Тактычная эканомія кароткатэрміновая і рэактыўная: эканомія на офісных матэрыялах, замарожванне бюджэтаў на паездкі, адкладванне выдаткаў на навучанне. Дае хуткі вынік, але не з'яўляецца ўстойлівай; часта зніжае матывацыю супрацоўнікаў і ў доўгатэрміновай перспектыве абыходзіцца даражэй.
Стратэгічная эканомія ж доўгатэрміновая і арыентаваная на каштоўнасць: перапраектаванне працэсаў, эфектыўнае выкарыстанне тэхналогій, прыняцце рашэнняў на аснове даных. Яна мае на мэце павышэнне канкурэнтаздольнасці пры зніжэнні выдаткаў.
| Характарыстыка | Тактычная эканомія | Стратэгічная эканомія |
|---|---|---|
| Гарызонт часу | Кароткатэрміновы (1-3 месяцы) | Доўгатэрміновы (1-3 гады) |
| Падыход | Рэактыўны | Празорлівы |
| Фокус | Скарачэнне выдаткаў | Аптымізацыя каштоўнасці |
| Устойлівасць | Нізкая | Высокая |
Паспяховыя кампаніі збалансавана выкарыстоўваюць абодва; для трывалага выніку акцэнт павінен быць на стратэгічным баку.
Найбольшая крыніца эканоміі: аптымізацыя выдаткаў
Назіранні ў галіне паказваюць, што ў многіх кампаніях немалая частка карпаратыўных выдаткаў — з-за недахопу празрыстасці, прабелаў у палітыцы і дублюючых плацяжоў — можа быць аптымізавана. Таму аптымізацыя выдаткаў павінна стаяць у цэнтры стратэгій эканоміі. Вылучаюцца тры апорныя элементы:
1. Бачнасць па катэгорыях
Агульная лічба выдаткаў сама па сабе нічога не кажа; магчымасць эканоміі хаваецца ўнутры катэгорый. Калі такія артыкулы, як паездкі, пражыванне, прадстаўніцтва, транспарт, падпіскі і офісныя выдаткі, адсочваюцца паасобку, становіцца зразумела, якая катэгорыя нагружае бюджэт, якая каманда траціць вышэй за сярэдняе і які выдатак сезонна вагаецца. Скарачэнні, зробленыя без бачнасці па катэгорыях, сляпыя: вы ўразаеце не той артыкул і прапускаеце сапраўдную ўцечку. Як наладзіць адсочванне па катэгорыях, мы падрабязна расказалі ў артыкуле адсочванне артыкула выдаткаў; а пра тое, якія выдаткі трэба падзяляць з падатковага пункту гледжання, можна паглядзець у даведніку выдаткі, не прызнаныя законам.
2. Ліміты палітыкі і аўтаматычны кантроль
У кампаніях, дзе няма пісьмовай палітыкі выдаткаў, або дзе палітыка ёсць, але яе прымяненне пакінута на ініцыятыву асобных людзей, кантролю выдаткаў фактычна няма. Эфектыўная палітыка выразна вызначае: верхнія ліміты па катэгорыях (напрыклад, столь на пражыванне ў межах горада), паўнамоцтвы па ролях і хто дае зацвярджэнне ў выключных выпадках. Крытычны момант — гэтыя правілы аўтаматычна правяраюцца ў момант увядзення выдатку: выдатак, які перавышае ліміт, пазначаецца яшчэ да таго, як трапляе на зацвярджэнне, і неабгрунтаванае выключэнне не праходзіць. Такім чынам фінансавая каманда займаецца толькі выключэннямі замест таго, каб ганяцца за кожным чэкам. Падрабязнасці распрацоўкі палітыкі глядзіце ў нашым артыкуле палітыка выдаткаў.
3. Выяўленне дублюючых выдаткаў
Двойчы ўведзены той самы чэк, тая самая падпіска, аплачаная двума рознымі камандамі, або той самы выдатак, які праходзіць і праз карпаратыўную карту, і праз дэкларацыю выдаткаў; калі гэта не заўважыць, гэта прамая страта прыбытку — часам нявінная памылка, часам наўмыснае злоўжыванне. Аўтаматычныя праверкі, якія перакрыжавана параўноўваюць дату, суму і дадзеныя пастаўшчыка, лавяць дублюючыя запісы ў момант увядзення; рэгулярнае сканіраванне невыкарыстаных падпісак таксама спыняе ціхую ўцечку выдаткаў. Маштаб гэтай рызыкі і магчымыя меры мы разгледзелі ў артыкуле злоўжыванне выдаткамі.
Кіраваць гэтымі трыма апорнымі элементамі ўручную немагчыма; адсочванне выдаткаў з дапамогай табліц і затрымліваецца, і схільна да памылак. Адна толькі схаваная кошт часу, якую ўвядзенне выдаткаў каштуе кампаніі, апраўдвае аўтаматызацыю.
Іншыя сферы эканоміі
Побач з аптымізацыяй выдаткаў ёсць яшчэ чатыры сферы, якія ствараюць сістэматычную эканомію:
- Аўтаматызацыя працэсаў: Аўтаматызацыя паўтаральных задач, такіх як апрацоўка рахункаў, працэсы зацвярджэння і справаздачнасць, зніжае як узровень памылак, так і кошт працоўнай сілы.
- Кіраванне пастаўшчыкамі: Скарачэнне колькасці пастаўшчыкоў дзеля атрымання скідкі за аб'ём, рэгулярны збор альтэрнатыўных прапаноў і выбудоўванне тэрмінаў аплаты ў адпаведнасці з грашовым патокам зніжаюць выдаткі на закупкі. Падрабязнасці планавання тэрмінаў глядзіце ў артыкуле грашовы паток.
- Энергаэфектыўнасць: Эфектыўнае асвятленне, абслугоўванне сістэм ацяплення і ахаладжэння, а таксама гібрыдны рэжым працы — інвестыцыі, якія акупляюцца за адносна кароткі тэрмін.
- Прыняцце рашэнняў на аснове даных: Прывязка мэт эканоміі да канкрэтных паказчыкаў эфектыўнасці і рэгулярны аналіз тэндэнцый выдаткаў прадухіляюць скарачэнні, якімі кіруе інтуіцыя. Даведнік кіраванне бюджэтам — добры пачатак для сувязі мэт з бюджэтам.
Дарожная карта ўкаранення
- Аналіз бягучага стану: Складзіце карту ўсіх артыкулаў выдаткаў, вызначце найбуйнейшыя артыкулы і неэфектыўнасці.
- Выбар стратэгіі: Абярыце стратэгіі, якія падыходзяць вашай кампаніі; для кожнай прызначце мэту, графік і адказнага.
- Пілотнае ўкараненне: Пратэстуйце ў малым маштабе, вымерайце вынікі, унясіце неабходныя карэкціроўкі.
- Маштабаванне: Распаўсюдзьце паспяховыя ўкараненні на ўсю кампанію; зрабіце рэгулярны кантроль і бесперапыннае ўдасканаленне культурай.
Паскорце ваша падарожжа да эканоміі з Masraff
Бачнасць па катэгорыях, ліміты палітыкі і выяўленне дублюючых выдаткаў — тры апорныя элементы, якія складаюць хрыбет гэтага артыкула, — маштабуюцца толькі з дапамогай скразной платформы кіравання выдаткамі. Masraff аўтаматызуе ўвод дэкларацый з дапамогай счытвання чэкаў і рахункаў на аснове штучнага інтэлекту; разумны рухавік палітыкі лавіць выдаткі, якія перавышаюць ліміт, і дублюючыя выдаткі ў момант увядзення; справаздачнасць у рэальным часе робіць бачнымі тэндэнцыі выдаткаў па катэгорыях. Дзякуючы гатовым інтэграцыям з вашымі існуючымі сістэмамі планавання рэсурсаў прадпрыемства (ERP) і бухгалтарскімі сістэмамі ваша фінансавая каманда займаецца рашэннямі па эканоміі, а не пераносам даных.
Эканомія — не аднаразовы праект, а бесперапыннае падарожжа. Калі вы гатовы зрабіць выдаткі вашай кампаніі бачнымі і ўвасобіць разумныя стратэгіі эканоміі, азнаёмцеся з рашэннем Masraff для кіравання выдаткамі і зрабіце першы крок сёння.