Благополучие на служителите в дигиталната ера

Дигиталната трансформация промени бизнес света из основи. Благодарение на дистанционната работа, облачните системи и инструментите за моментна комуникация производителността се увеличи, но благополучието на служителите се изправи пред нови и сложни заплахи. И така, как се осигурява благополучието на служителите в дигиталната ера? Отговорът на този въпрос е обща отговорност както на работодателите, така и на служителите.

Влиянието на дигиталната ера върху благополучието на служителите

Културата на постоянна свързаност

Смартфоните, лаптопите и облачните бизнес приложения направиха възможен достъпа на служителите до работата и извън работното време. Това явление се нарича „always-on“ (постоянно свързана) култура. Проучвания в Турция показват, че над 60% от служителите на бели якички проверяват работната си електронна поща и извън работно време.

Макар културата на постоянна свързаност да предлага краткосрочни предимства като достъпност и бърза реакция, в дългосрочен план тя води до сериозни последствия:

• Повишен риск от синдром на професионално прегаряне (burnout)
• Влошаване на качеството на съня
• Отслабване на семейните и социалните връзки
• Спад в капацитета за креативност и решаване на проблеми

Умора от екрани и дигитално претоварване

В периода след пандемията видеоконферентните разговори, приложенията за моментни съобщения и дигиталните инструменти за управление на проекти станаха неизменна част от ежедневния работен процес. Като се има предвид, че средно служителят прекарва 6-8 часа дневно пред екран, дигиталната умора се оказва неизбежна.

Сред симптомите на дигиталното претоварване са:

• Постоянна проверка на известия и разсейване на вниманието
• Усещане за тичане от среща на среща
• Затруднено вземане на решения под информационна бомбардировка
• Умора на очите, главоболие и проблеми с позата

Измеренията на благополучието на служителите

Благополучието на служителите не се ограничава само до физическото здраве. Един цялостен подход трябва да обхваща множество измерения.

Физическо благополучие

Физическото благополучие означава способността на служителя да поддържа и опазва телесното си здраве. Сред факторите, застрашаващи физическото благополучие в дигиталната ера, се открояват заседналият начин на живот, неергономичните работни среди и нередовните хранителни навици.

Стъпки, които работодателите могат да предприемат за подкрепа на физическото благополучие:

• Ергономична екипировка: осигуряване на монитор, стол и бюро за домашния офис
• Стимули за движение: приложения за броене на стъпки, абонаменти за фитнес или програми за активни почивки
• Здравни прегледи: редовни очни прегледи и общи здравни чекапи
• Гъвкаво работно време: възможност служителите да спортуват през деня

Психическо и емоционално благополучие

Психичното здраве е може би най-пренебрегваното измерение на дигиталната ера. С разпространението на дистанционната работа станаха по-видими проблеми като усещане за самота, социална изолация и загуба на мотивация. Освен това дигиталните инструменти за постоянно проследяване на представянето могат да породят у служителите тревожност от усещането, че са под наблюдение.

Начини за укрепване на психическото благополучие:

• Програми за психологическа подкрепа: програми за подпомагане на служителите (EAP) и достъп до онлайн терапия
• Обучения за осъзнатост: работилници за управление на стреса, mindfulness и емоционална интелигентност
• Култура на открита комуникация: среда, в която служителите могат спокойно да говорят за психичното си здраве
• Дни на дигитален детокс: определени дни без срещи или с намалени известия

Финансово благополучие

Едно често пренебрегвано, но изключително критично измерение на благополучието на служителите е финансовото благополучие. Финансовият стрес пряко влияе върху работното представяне, мотивацията и общото качество на живот на служителите. Проучвания показват, че служителите, изпитващи финансова тревожност, показват до 20% по-ниска производителност на работното място.

Финансовото благополучие не се свежда единствено до нивото на заплатата. То обхваща и навременното и прозрачно покриване на служебните разходи, подкрепата в управлението на бюджета и намаляването на финансовата несигурност.

Практики, подкрепящи финансовото благополучие:

• Прозрачни процеси за разходи: дигитализация на управлението на разходите и ускоряване на процесите по възстановяване на суми
• Програми за финансова грамотност: обучения по управление на бюджет, инвестиции и спестявания
• Гъвкави допълнителни придобивки: пакети, които служителите могат да персонализират според собствените си нужди
• Системи за незабавно възстановяване на суми: свеждане до минимум на времето за чакане при одобрение на разходи и възстановяване на суми

Двойната роля на технологиите: и проблем, и решение

Когато говорим за благополучието на служителите в дигиталната ера, трябва да признаем, че технологията е едновременно източник на проблема и ключ към решението. Важно е технологията да се използва по правилния начин и за правилните цели.

Когато технологията е проблемът

Когато се използва неправилно или осигурява неограничен достъп, технологията влияе негативно на благополучието на служителите:

• Инструменти за микроменажиране: софтуерите за постоянно проследяване на екрана и натисканията на клавиши подкопават атмосферата на доверие
• Ненужни известия: непрекъснатите известия от всяко приложение и платформа пречат на концентрацията
• Сложни процеси: вътрешните системи, които не са удобни за потребителя, превръщат дори простите задачи в отнемащи много време
• Информационно претоварване: проследяването на твърде много показатели и отчети затруднява фокуса върху същинската работа

Когато технологията е решението

Правилният избор на технологии и осъзнатото им използване могат значително да подобрят благополучието на служителите:

• Автоматизация: автоматизирането на повтарящи се и отнемащи време задачи насочва служителите към смислена работа
• Комуникационни платформи: асинхронните инструменти за комуникация намаляват натовареността от срещи и осигуряват гъвкавост
• Приложения за благополучие: приложения за медитация, проследяване на съня и управление на стреса подкрепят служителите
• Интелигентно управление на разходите: решения, които улесняват процесите по разходите чрез прости стъпки като снимане и качване на касови бележки, свеждат до минимум административната тежест

Стратегии, които работодателите могат да приложат

1. Изградете цялостна политика за благополучие

Благополучието на служителите не е отговорност, която отделът по човешки ресурси може да поеме сам. Необходима е цялостна политика, която започва от висшето ръководство и обхваща цялата организация.

Тази политика трябва да включва:

• Ясни цели и измерими KPI
• Редовни проучвания за удовлетвореността на служителите
• Механизми за обратна връзка и планове за действие
• Обучения по лидерство в благополучието за мениджърите

2. Изяснете дигиталните граници

Премахването на очакването за „постоянна достъпност“ е един от основните стълбове на благополучието на служителите в дигиталната ера. За целта:

• Ясно дефинирайте очакванията за имейли и съобщения извън работно време
• Създайте „тихи часове“ или „блокове за концентрация“
• Определете отделен комуникационен канал за спешни случаи
• Осигурете мениджърите да бъдат модел за подражание; лидерите трябва да избягват изпращането на имейли извън работно време

3. Намалете административната тежест

Едно от най-големите оплаквания на служителите е времето, което отделят за административни задачи, несвързани с истинската им работа. Отчетите за разходи, процесите на одобрение и документооборотът водят както до загуба на време, така и до спад в мотивацията.

Тук дигиталните инструменти правят голяма разлика. Например, благодарение на дигитализацията на процесите по управление на разходите:

• Проследяването на касови бележки и фактури се автоматизира
• Процесите на одобрение се ускоряват
• Възстановяването на суми става прозрачно и проследимо
• Служителите могат да се фокусират върху същинската си работа, а не върху административни задачи

4. Възприемете гъвкави модели на работа

Гъвкавостта е един от най-силните двигатели на благополучието на служителите в дигиталната ера. Хибридни модели на работа, гъвкаво начало и край на работния ден, компресирана работна седмица — тези опции помагат на служителите да постигнат баланс между работа и личен живот.

Гъвкавостта обаче трябва да бъде структурирана. Ясни очаквания, редовни проверки (check-in) и оценка на представянето, базирана на резултатите, гарантират, че гъвкавостта се прилага, без да намалява производителността.

5. Вземайте решения, базирани на данни

Използването на данни е от решаващо значение за измерване на ефекта от инициативите за благополучие на служителите и за постоянното им подобряване. Редовни проучвания, нива на отсъствия, текучество на персонала и показатели за продуктивност могат да се използват за оценка на ефективността на програмите за благополучие.

При събирането на данни обаче е изключително важно да се зачита неприкосновеността на служителите и прозрачно да се съобщава целта на събраните данни.

Укрепете финансовото благополучие с Masraff

Финансовото измерение на благополучието на служителите е пряко свързано с ежедневните бизнес процеси. Сложните процеси по отчитане на разходи, забавените възстановявания на суми и непрозрачните механизми за одобрение създават у служителите както финансова тревожност, така и неудовлетвореност от работата.

Masraff дигитализира корпоративното управление на разходите и премахва тези проблеми:

• Лесно въвеждане на разходи: създаване на запис за разход за секунди чрез снимане на касова бележка
• Автоматизирани потоци на одобрение: автоматично насочване и одобрение съгласно политиките за разходи
• Моментна видимост: служителите могат да проследяват в реално време статуса на разходите и процесите по възстановяване на суми
• Намалена административна тежест: премахване на ръчното въвеждане на данни и проследяването на документи

Прозрачните и бързи процеси по управление на разходите намаляват финансовата несигурност на служителите, укрепват атмосферата на доверие и повишават ангажираността им. А това пряко допринася за благополучието на служителите.

Заключение

Благополучието на служителите в дигиталната ера вече не е лукс — то е основно условие за устойчив бизнес успех. Цялостна стратегия за благополучие, обхващаща физическото, психическото и финансовото измерение, повишава както удовлетвореността на служителите, така и корпоративното представяне.

Технологията, използвана правилно, може да бъде най-силният съюзник на благополучието на служителите. Дигиталните инструменти, които автоматизират повтарящите се задачи, облекчават административната тежест и осигуряват прозрачност, позволяват на служителите да отделят повече време на същинската си работа и на себе си.

Можете да започнете укрепването на благополучието на служителите във вашата организация, като подобрите процесите си по управление на разходите. Изпробвайте Masraff безплатно и издигнете преживяването на служителите в дигиталната ера на едно по-високо ниво.