Управление на бизнес пътувания

Отделно от одобрението на разходите, формулярът за пътуване получава и разрешението за самото пътуване. Така служителят получава одобрение чрез този формуляр, преди да замине. Формулярът може да се открие с аванс или без аванс. Полетата обхващат информацията, от която се нуждае лицето, което ще направи резервацията. Договорените хотели на Вашата компания са налични във формуляра като готов списък.

Контролът на политиките работи и във формуляра за пътуване. Правила като дневни лимити за храна или транспорт се дефинират за всеки формуляр и се прилагат според продължителността на пътуването.

Когато формулярът за пътуване бъде одобрен, според избраните от Вас критерии се изпраща автоматичен имейл до съответния отдел на договорената Ви туристическа агенция. Резервацията на билети и хотели се извършва от агенцията. Не е нужно да подготвяте и изпращате имейл до агенцията за всяко пътуване.

Разходите за нощувки, транспорт и храна по време на пътуването се превръщат в запис за разход, когато снимате касовата бележка. Одобреният формуляр за пътуване се свързва с формулярите за разходи. В отчета за разходите се вижда по време на кое пътуване е направен всеки разход. Одобряващият вижда на същия екран, че разходът принадлежи на предварително одобрено пътуване.

След приключване на пътуването служителят получава напомняне с въпрос дали пътуването е завършено. Така откритите пътувания не се пренасят до края на месеца.

Кой, за кое пътуване и на кого е дал одобрение преди шест месеца, остава записано. При одит или преглед на бюджета не е нужно да претърсвате имейл архиви.

Проследявайте куриерските и карго пратките. Изчислявайте автоматично разходите на база разстояние, например сумата за изминатите километри при пътуване с личен автомобил.