Masraff за сектор Образование

За всяка катедра можете да зададете отделен бюджет. Лабораторните консумативи на инженерния факултет, перото за събития на факултета по социални науки, ресурсът за теренна работа на здравните науки — всяко в отделно перо, със собствен лимит. Ръководителят на катедрата вижда от своята страница оставащия си бюджет и кое перо е на изчерпване; когато постъпи заявка, която ще надхвърли бюджета, системата предупреждава и я препраща към деканата заедно с обосновката „защо се надхвърля“. В края на годината отчетът „кой колко е похарчил“ не се събира ръчно, а е готов.

Участието на преподавателя в конференции в страната и чужбина, теренните проучвания, академичният отпуск (sabbatical) и посещенията на гост-лектори се дефинират в различни категории. Още в началото се определя от кой източник на финансиране излиза всяко пътуване: научен грант, ресурс за академично развитие на университета, дарителски фонд, приходи от револвиращ фонд, бюджет на фондацията. Когато преподавателят поиска авансово плащане, то също се удържа от същия източник; при завръщане се качват разписките и оставащото салдо се закрива автоматично. Три месеца по-късно няма нужда да ровите из папките, за да си спомните „с кои пари е платено това пътуване“.

Разходът за симпозиум или работна среща се събира в едно перо: от самолетния билет на гост-лектора до бюджета за кетъринг, от наема на залата до дизайна и печата. Отваря се код на събитието; всички свързани разходи се осчетоводяват по този код. Когато събитието приключи, въпросът „колко струваше“ получава отговор за пет минути и влиза директно в годишния отчет за академична дейност. Ако в събитието участват няколко катедри, централните разходи се разпределят между тях по предварително зададени съотношения.

Потокът на одобрение се изгражда според структурата на институцията. Заявка за консумативи от научен сътрудник: секретариат на катедрата → ръководител на катедрата → заместник-декан → финанси. Представителен разход на декана: заместник-ректор → главен секретар → счетоводител. В частните университети перата, които изискват одобрение от настоятелството, могат да се изведат на отделно ниво. Всеки одобряващ вижда заявките на свой ред от телефона си и ги одобрява — веригата на одобрение не засяда, а при отсъствие заявките се прехвърлят автоматично на колегата.

През цялата година по всяко време са готови: колко е похарчено от всеки източник на финансиране, коя катедра има оставащ бюджет и колко е струвало всяко събитие. Да дадете на дарителя отчет „вашият дарителски фонд беше изразходван за тези пера“, да подготвите презентация за комисията на револвиращия фонд, да извадите данни за регулаторен одит — всичко това се взема с едно кликване от менюто с отчети. Всяко движение има проследим запис на операцията: кой е заявил, кой е одобрил, какъв документ е качен, кога е стигнало до счетоводството. Частните университети вече нямат нужда да подготвят отделна папка за годишния одитен отчет.

За да представите Masraff на вашата институция, е достатъчно демо от 30 минути. Споделете настоящата структура на катедрите си, източниците си на финансиране и йерархията на одобрение, а ние ще настроим системата според вашата институция.