Мазмұны
- Бөлім бюджеті дегеніміз не және неге бөлек жүргізіледі?
- Бөлім бюджеті қалай белгіленеді?
- Жұмсалған, күтудегі және қалған сома арасындағы айырмашылық неде?
- Қай шығыс қай бюджетке жазылады?
- Бюджетті қаншалықты жиі қарап шығу керек және ауытқуда не істеу керек?
- Жеке лимит пен бөлім бюджетінің айырмашылығы неде?
- Қорытынды: Бөлім бюджетін басқарылатын күйде ұстау
Бөлім бюджеті дегеніміз не және неге бөлек жүргізіледі?
Бөлім бюджеті — команданың белгілі бір кезеңде жасай алатын шығыстарының жоғарғы шегін және аясын анықтайтын жоспар. Компания бюджеті жалпы көріністі көрсетеді; бөлім бюджеті жауапкершілікті шығысты жасайтын командаға береді. Сату командасының клиенттерге сапарлары, маркетингтің іс-шара шығыстары немесе операциялық бөлімнің далалық шығыстары әртүрлі ырғақпен туындайды. Олардың барлығын бір бапта бақылау қай команданың жоспардың қай жерінде тұрғанын жасырады.
Жақсы құрылған бөлім бюджеті үш сұраққа жауап береді: Осы кезеңде қанша жұмсай аламыз? Осы уақытқа дейін қаншасы пайдаланылды? Қандай шығыстар осы бюджетке жазылады? Төмендегі бөлімдер осы сұрақтарды ретімен қарастырады.
Бөлім бюджеті қалай белгіленеді?
Бөлім бюджеті өткен кезеңдердің шығыстарынан бастап, жоспарланған қызметпен түзетіліп және лайықты кезең ұзақтығына бөлініп белгіленеді.
1. Өткен шығыстарды негізге алыңыз. Соңғы он екі айдың бекітілген шығыстарын санаттар бойынша шығарыңыз. Бір реттік көрмеге қатысу сияқты бір реттік баптарды бөліп, қайталанатын шығыстарды жеке көріңіз. Бұл «қалыпты кезең» үшін шынайы негіз береді.
2. Жоспарланған қызметті қосыңыз. Негіз келесі кезең өткенге ұқсас болады деп болжайды. Жаңа өңірге шығу, команданың өсуі, жоспарланған оқыту немесе іс-шаралар бюджетке жеке жолдар ретінде қосылуы керек. Әр қосымша жолдың артында бір қызмет пен бір жауапты адам болсын.
3. Кезеңді таңдаңыз. Бірдей жылдық сома әртүрлі кезең ұзақтығында әртүрлі әрекет етеді:
- Айлық: Әр ай ұқсас жүретін шығыстарға қолайлы (көлік, тамақ, ұсақ шығын материалдары). Ауытқуды ерте көрсетеді, бірақ маусымдық ауытқуларда жаңылыстыруы мүмкін.
- Тоқсандық: Науқан, іс-шара немесе жоба кезеңдері бойынша жұмыс істейтін командалар үшін теңгерімді таңдау. Ай ішіндегі тербелістерге төзімді.
- Жылдық: Оқыту немесе бағдарламалық қамтамасыз етуге жазылым сияқты жыл ішінде біркелкі емес, бірақ жылдық жиынтығы болжамды баптарға қолайлы. Бақылау сирек болса, ауытқу кеш байқалады.
Іс жүзінде көптеген компаниялар жылдық шеңбер белгілеп, оны айлық немесе тоқсандық кезеңдерге бөледі. Ең маңыздысы — кезең ұзақтығы команданың шығыс ырғағына сәйкес келуі.
Жұмсалған, күтудегі және қалған сома арасындағы айырмашылық неде?
Жұмсалған сома бекітілген шығыстарды, күтудегі сома бекіту процесіндегі шығыстарды, ал қалған сома бюджеттен осы екеуі шегерілгеннен кейінгі қалдықты көрсетеді.
| Ұғым | Нені қамтиды | Неге маңызды |
|---|---|---|
| Жұмсалған (бекітілген) | Бекіту процесін аяқтаған шығыстар | Түпкілікті пайдалану; бухгалтерияға берілетін соманың негізін құрайды |
| Күтудегі (бекітуді күтіп тұрған) | Жіберілген, бірақ әлі бекітілмеген шығыстар | Жақын арада бюджеттен шегерілетін соманы көрсетеді; ескерілмесе, қалған бюджет шын мәніндегіден көп көрінеді |
| Қалған | Бюджет − жұмсалған − күтудегі | Кезеңнің қалған бөлігінде шынымен пайдалануға болатын аумақ |
Күтудегі сома — ең жиі назардан тыс қалатын бап. Ай соңында жүктелген іссапар шығысы немесе бекітушінің демалыста болған бір аптасы бюджеттің «әлі көп» болып көрінуіне себеп болуы мүмкін. Қалған соманы тек бекітілген шығыстардан есептейтін кесте басшыға оптимистік көрініс ұсынады. Күтудегі сома бөлек көрсетілгенде, басшы жаңа шығысты бекітпес бұрын нақты аумақты көреді.
Сондықтан бекіту мерзімдерін қысқарту да бюджетті бақылаудың бір бөлігі. Бекіту процесіңіз неғұрлым көп қадамнан тұрса, күтудегі сома соғұрлым ұзақ ілініп қалады. Қазіргі үдерісіңізді сызып, артық қадамдарды көру үшін Masraff құралдарын қараңыз.
Қай шығыс қай бюджетке жазылады?
Шығыстың қай бюджетке жазылатыны алдын ала анықталған сәйкестендіру ережелерімен белгіленеді; ереже болмаса, бір шығыс екі бюджетте есептелуі немесе ешқайсысында көрінбеуі мүмкін.
Бөлім бюджеті тек сома емес, сонымен бірге қамту аясы. Аяны анықтау үшін қолданылатын әдеттегі өлшемдер:
- Санат: Мысалы, тек іссапар, тұру және тамақ санаттары маркетингтің іс-шара бюджетіне жазылады.
- Еншілес компания: Компаниялар тобында әр еншілес компанияның бюджеті бөлек жүргізіледі.
- Тег: Жоба, науқан немесе клиент бойынша тегтермен уақытша бюджеттер бақыланады.
- Шығын орталығы: Бюджет бухгалтериядағы шығын орталықтарының құрылымымен бір тілде сөйлейді.
- Арнайы өрістер: Өңір, филиал немесе қызмет түрі сияқты компанияға тән ақпарат қосымша сүзгі ретінде қолданылады.
Ереже жазғанда екі нәрсеге назар аударыңыз. Біріншіден, бір шығыс бірнеше бюджетке түсе ме, соны саналы түрде шешіңіз; бөлім бюджеті мен жоба бюджеті бір шығысты бірге бақылай алады, бірақ бұл есепте анық көрсетілуі керек. Екіншіден, санаттар мен шығын орталықтарының тізімдерін бюджет жылы басталғанға дейін бекітіңіз; жыл ортасында өзгерген санат құрылымы салыстыруды бұзады.
Masraff-тың қосымша модуль ретінде ұсынылатын бюджет модулі арқылы бөлім бюджеттері анықталады және шығыстар осы бюджеттерге қатысты бақыланады.
Бюджетті қаншалықты жиі қарап шығу керек және ауытқуда не істеу керек?
Бөлім бюджетін кемінде кезең ұзақтығындай жиі, дұрысы айына бір рет қарап шығу керек; ауытқуда алдымен себебін тауып, содан кейін бюджетті немесе шығысты түзету қажет.
Ұсынылатын ырғақ:
- Апталық жылдам шолу (бөлім басшысы): Күтудегі шығыстар мен қалған сома. Мақсат — кезең соңында тосын жағдайға тап болмау.
- Айлық шолу (қаржы және бөлім бірге): Санаттар бойынша жұмсалған сома және жоспардан ауытқу.
- Тоқсандық қайта болжам: Жылдың қалған бөлігіне арналған күтілім жаңартылады.
Ауытқу байқалғанда мына ретті ұстану пайдалы:
- Уақыт ығысуы ма, әлде нақты өсім бе? Шығыстың ерте келуі немесе іс-шараның алға жылжуы жылдық жиынтықты өзгертпеуі мүмкін.
- Бір реттік пе, әлде қайталанатын ба? Қайталанатын өсім келесі кезеңдерді де қайта жоспарлау қажеттігін көрсетеді.
- Қамту аясындағы қате ме? Қате шығын орталығына немесе санатқа жазылған шығыстар ауытқу сияқты көрінуі мүмкін. Алдымен сәйкестендіру ережелерін тексеріңіз.
- Шешім: Бюджет қайта қаралады, шығыс кейінге шегеріледі немесе басқа баптан аударым жасалады. Шешімді кім және неге қабылдағаны тіркелуі керек.
Жеке лимит пен бөлім бюджетінің айырмашылығы неде?
Жеке лимит бір шығыстың немесе бір қызметкердің қанша жұмсай алатынын шектейді; бөлім бюджеті команданың жалпы қанша жұмсағанын бақылайды.
Олар бірін-бірі алмастырмайды, толықтырады. Шығыс лимитін белгілеу — шығыс саясатының бір бөлігі: бір түнгі тұру үшін жоғарғы шек немесе клиентпен тамақтануда бір адамға шек сияқты ережелер шығыс жасалған сәтте қолданылады. Ал бөлім бюджеті осы ережелерге сай шығыстардың жиынтығы жоспар шегінде қалып отырғанын көрсетеді.
Әр қызметкер ережеге сай жұмсаса да, команда өскенде бөлім бюджеті асып кетуі мүмкін. Керісінше де болуы мүмкін: бюджет еркін көрінгенімен, ережеден тыс бір шығыс бәрібір саясатты бұзу болып табылады. Сондықтан лимиттерді шығыс саясатын басқару аясында, ал жиынтықтарды бюджетті бақылауда қарастыру — ең анық бөлініс.
Қорытынды: Бөлім бюджетін басқарылатын күйде ұстау
Бөлім бюджеті өткен шығыстар мен жоспарланған қызметке сүйеніп, дұрыс кезең ұзақтығымен құрылғанда және жұмсалған, күтудегі, қалған сомалар бөлек бақыланғанда басқарылатын болады. Қамту ережелерін жыл басында нақтылаңыз, шолу ырғағын күнтізбеге байлаңыз және ауытқуда алдымен себебін табыңыз.
Шығыстарды жинау, бекіту және бюджетте көрсету бір жерде жүргенде, бұл бақылау кестелерді қолмен жаңартуға тәуелді болмайды. Оның қалай жұмыс істейтінін көру үшін Masraff шығыстарды басқару бетін қараңыз.