Мазмұны
Шығыстарды басқару бағдарламасының бағасы неге бір санмен берілмейді?
Шығыстарды басқару бағдарламаларының бағасы компанияның көлеміне, қолданылатын модульдерге және интеграция қажеттілігіне қарай есептелетіндіктен, әдетте бір санмен берілмейді.
Бұл мақалада аталатын кейбір ұғымдар (мысалы, Masraff модульдерінің атаулары) Түркия нарығынан алынған, бірақ бағаға әсер ететін факторлар барлық елде бірдей.
«Шығыс бағдарламасы қанша тұрады?» деген сұрақ «көлік қанша тұрады?» деген сұраққа ұқсайды. Жиырма адамдық команда тек түбіртектерді жинағысы келсе, бірнеше еншілес компаниясы бар топқа корпоративтік карталарды салыстыру, іссапар, аванс және ERP интеграциясы керек. Бір өнім атауының астында бір-бірінен мүлде өзгеше баптаулар пайда болады.
Сондықтан көптеген жеткізушілер бағаны коммерциялық ұсыныс арқылы береді. Masraff бағалары да ашық тізімде жарияланбайды; олар сіздің қажеттіліктеріңізге сай ұсыныс ретінде жіберіледі. Бұл мақала ұсынысты қандай факторлар анықтайтынын, арзан көрінетін шешімнің жасырын шығындарын және ұсыныстарды қалай әділ салыстыруға болатынын түсіндіреді.
Шығыс бағдарламасының бағасын қандай факторлар анықтайды?
Шығыс бағдарламасының бағасын негізінен пайдаланушы саны, таңдалған модульдер, ERP интеграциясы, компания құрылымы, бекіту тәртібі, қолдау көлемі және шарт мерзімі анықтайды.
| Фактор | Неге әсер етеді | Ұсынысқа дейін нақтылаңыз |
|---|---|---|
| Пайдаланушы саны | Лицензия ауқымы; шығыс жіберушілер, бекітушілер және бухгалтерия пайдаланушылары әртүрлі есептелуі мүмкін | Шығыс енгізетін адамдар мен бекітушілер саны |
| Модульдер | Шығыстарды басқару, корпоративтік карталарды салыстыру (Ekstre Modülü – үзінді көшірме модулі), іссапар, шот-фактура, аванс, бюджет, шығыс саясаты | Қайсысы қазір, қайсысы кейінгі кезеңде қажет |
| ERP интеграциясы | Енгізу күші және тұрақтылық | Сіз қолданатын ERP және берілетін деректер |
| Компания / еншілес компания саны | Бөлек баптау, есептілік және құқық қажеттілігі | Қанша заңды тұлға және қанша шығын орталығы бар |
| Бекіту тәртібі | Енгізу мен қолдаудың күрделілігі | Қанша бекіту қадамы бар, сомаға немесе бөлімге қарай тармақталу бар ма |
| Қолдау және енгізу | Бастапқы оқыту, деректерді көшіру, қолдау деңгейі | Енгізуді кім жүргізеді және оқыту қажеттілігі |
| Шарт мерзімі | Жалпы міндеттеме және икемділік | Айлық, жылдық немесе көпжылдық шартты қарастырасыз ба |
Кестедегі үш тармақ ерекше назар аударуды қажет етеді:
- Модульдер әдетте ең үлкен айырмашылық тудыратын тармақ. Тек шығыстарды басқарудан бастап, корпоративтік карта, іссапар немесе бюджет модулін кейін қосу бір нұсқа болуы мүмкін; ұсыныс сұрағанда қажеттілігіңізді кезеңдік жоспар ретінде бөлісу екі жаққа да айқындық береді.
- ERP интеграциясы енгізудің ең техникалық бөлігі. Masraff 20-дан астам ERP-пен интеграцияланады; дегенмен сіз қолданатын жүйе мен деректердің қалай берілетінін басынан талқылау керек.
- Бекіту тәртібі қарапайым болғанда енгізу де, күнделікті пайдалану да жеңілдейді. Күрделі тәртіп көбіне бағдарламаның емес, процестің салдары; алдымен процесті оңайлату ұсынысты да оңайлатады.
Арзан көрінетін құралдың жасырын шығындары қандай?
Арзан көрінетін құралдың жасырын шығындары — қаржы командасының қолмен атқаратын еңбегі, ай соңындағы жабудың кешігуі және қайталанған немесе қате төлем тәуекелі.
Лицензия ақысы жалпы шығынның тек көрінетін бөлігі. Әсіресе шағын бизнеске арналған қолжетімді шығыстарды басқару бағдарламалары ізделгенде, мына тармақтар жиі есептен тыс қалады:
- Excel және қолмен енгізу еңбегі: Түбіртектерді жинау, кестеге көшіру, санаттарға бөлу және тексеру қаржы командасының уақытын алады. Бұл уақыт ешбір шот-фактурада көрінбейді, бірақ жалақы ведомосында бар.
- Кешіккен жабу: Жетіспейтін түбіртектер, жоғалған құжаттар және бекітуді күтіп тұрған шығыстар ай соңындағы жабуды кешіктіреді. Кешіккен жабу басшылыққа баратын есептердің де кешігуін білдіреді.
- Қайталанған төлем тәуекелі: Бір түбіртекті екі рет енгізу немесе картамен төленген шығынды бөлек өтеу — қолмен жүретін процестерде байқау қиын қателер.
- Көрінбейтін саясат бұзушылықтары: Ережелер тек бір құжатта жазылса, бұзушылықтар кейін ғана, кейде мүлде анықталмайды.
- Көшу шығыны: Бірнеше жылдан соң жеткіліксіз болып қалған құралдан басқа жүйеге көшу деректерді көшіру мен қайта оқытуды білдіреді.
Бұл тармақтардың ешқайсысы ұсыныс нысанында жоқ; бірақ бағдарламаның шын мәнінде не беретінін дәл солар анықтайды.
Ұсыныс алуға қалай дайындалу керек?
Ұсыныс алуға пайдаланушы санын, қажетті модульдерді, ERP-ді, компания құрылымын және бекіту процесін жазбаша дайындап, жеткізушіге жіберу арқылы дайындалады.
Айқын ақпарат пакеті дәлірек ұсыныс алуға және әртүрлі жеткізушілерді бірдей негізде салыстыруға мүмкіндік береді. Жіберуге тиістілері:
- Пайдаланушы профилі: Шығыс жіберетін, бекітетін және бухгалтерияда жұмыс істейтін адамдар саны.
- Айлық көлем: Шығыстар мен түбіртектердің шамамен саны; нақты болмаса да аралық жеткілікті.
- Модульдер тізімі: Шығыстарды басқару, корпоративтік карталарды салыстыру, іссапар, шот-фактура, аванс, бюджет, шығыс саясаты; қайсысы бірден, қайсысы кейін қажет.
- ERP және бухгалтерлік құрылым: Қолданылатын ERP, шығын орталықтары және шоттар жоспарымен сәйкестендіру күтілімі.
- Компания құрылымы: Заңды тұлғалар мен еншілес компаниялар саны, әртүрлі валюталармен жұмыс істейсіз бе.
- Бекіту процесі: Қазіргі қадамдар және кімдер бекітеді.
- Енгізу күтілімі: Мақсатты бастау күні, оқыту және деректерді көшіру қажеттілігі.
- Шарт таңдауы: Қарастырып отырған мерзіміңіз және бюджет циклыңыз.
Осы тізімнің бір бөлігін дайындаудың өзі қазіргі процесте қай жерде уақыт жоғалтып жатқаныңызды көрсетеді.
Ұсыныстарды қалай әділ салыстыруға болады?
Ұсыныстарды тек лицензия ақысымен емес, енгізу, интеграция, қолдау және ішкі еңбекті қамтитын иеленудің жалпы құнымен салыстыру керек.
Ауқымды теңестіріңіз. Әр ұсыныс қандай модульдерді, қанша пайдаланушыны, қандай интеграцияны және қолдаудың қандай деңгейін қамтитынын бір кестеге жазыңыз. Ауқымы әртүрлі екі ұсынысты сандары қандай болса да салыстыруға болмайды.
Иеленудің жалпы құнын есептеңіз. Лицензия, енгізу, интеграция, оқыту және қолдау ақыларынан бөлек, командаңыз құралдан тыс жалғастыратын қол еңбегін де ескеріңіз. Лицензиясы арзан құрал командаға көбірек қол еңбегін қалдырса, жалпы алғанда қымбатқа түсуі мүмкін.
Шарт талаптарын оқыңыз. Пайдаланушы қосу немесе алып тастау қалай бағаланады? Жаңа модуль қосуға бола ма? Шарт аяқталғанда деректеріңізді қандай форматта ала аласыз?
Өз деректеріңізбен бағалаңыз. Демо экрандарда бәрі жылдам көрінеді. Өз түбіртектеріңіз, өз бекіту қадамдарыңыз және өз ERP берілісіңіз негізінде жүргізілген бағалау — салыстырудың ең сенімді бөлігі.
Қорытынды: дұрыс сұрақ — дұрыс ұсыныс
Шығыстарды басқару бағдарламаларының бағасы пайдаланушы санына, модульдерге, интеграцияға және компания құрылымына қарай өзгеретіндіктен, дұрыс салыстыру дұрыс сұрақ қоюдан басталады. Қажеттілігіңізді жазбаша дайындаңыз, ұсыныстарды бірдей ауқымда салыстырыңыз және шешімді иеленудің жалпы құнына қарай қабылдаңыз.
Шағын және өсіп келе жатқан командаларға арналған Masraff тәсілін шағын бизнеске арналған шешім бетінен, модульдерді шығыстарды басқару бетінен көре аласыз. Ұсыныс алу үшін бағалар беті арқылы бізбен байланысыңыз.