Как се определя и следи бюджетът на отдел?

Какво е бюджет на отдел и защо се води отделно?

Бюджетът на отдел е планът, който определя горната граница и обхвата на разходите, които един екип може да направи за даден период. Бюджетът на компанията показва общата картина; бюджетът на отдела прехвърля отговорността към екипа, който реално харчи. Посещенията на търговците при клиенти, разходите на маркетинга за събития или теренните разходи в операциите се натрупват с различен ритъм. Ако всичко се следи в един ред, не се вижда къде се намира всеки екип спрямо плана.

Добре изграденият бюджет на отдел отговаря на три въпроса: Колко можем да похарчим този период? Колко е използвано досега? Кои разходи се отчитат към този бюджет? Следващите раздели разглеждат тези въпроси поред.

Как се определя бюджетът на отдел?

Бюджетът на отдел се определя, като се тръгне от минали разходи, коригира се с планираните дейности и се разпредели в подходяща продължителност на периода.

1. Тръгнете от миналите разходи. Извадете одобрените разходи за последните дванадесет месеца по категории. Отделете еднократните пера, например едно участие в изложение, и разгледайте повтарящите се разходи самостоятелно. Така получавате реалистична база за „нормален период“.

2. Добавете планираните дейности. Базата предполага, че следващият период ще прилича на предишния. Навлизане в нов регион, разрастване на екипа, планирани обучения или събития трябва да се добавят в бюджета като отделни редове. Зад всеки допълнителен ред трябва да стоят дейност и отговорник.

3. Изберете периода. Една и съща годишна сума се държи различно при различна продължителност на периода:

• Месечен: Подходящ за разходи, които всеки месец са сходни (транспорт, храна, дребни консумативи). Показва отклонението рано, но може да заблуди при сезонни колебания.
• Тримесечен: Балансиран избор за екипи, които работят в цикли от кампании, събития или проекти. Поема колебанията в рамките на месеца.
• Годишен: Подходящ за пера, които са неравномерни през годината, но предвидими като годишна сума, например обучения или абонаменти за софтуер. Ако се преглежда рядко, отклонението се забелязва късно.

На практика много компании определят годишна рамка и я разделят на месечни или тримесечни периоди. Важното е продължителността на периода да съответства на ритъма на разходите на екипа.

Каква е разликата между изразходвана, чакаща и оставаща сума?

Изразходваната сума показва одобрените разходи, чакащата – разходите в процес на одобрение, а оставащата – какво остава от бюджета след приспадане на двете.

Чакащата сума е редът, който най-често се пропуска. Командировъчен разход, качен в края на месеца, или седмица, в която одобряващият е в отпуск, може да накара бюджета да изглежда „все още достатъчен“. Таблица, която изчислява оставащото само от одобрените разходи, дава на мениджъра прекалено оптимистична картина. Когато чакащата сума се показва отделно, мениджърът вижда реалното пространство, преди да одобри нов разход.

Затова по-краткото време за одобрение също е част от проследяването на бюджета. Колкото повече стъпки има процесът на одобрение, толкова по-дълго чакащите суми остават висящи. С инструментите на Masraff можете да начертаете текущия си процес и да откриете излишните стъпки.

Кой разход към кой бюджет се отчита?

Към кой бюджет се отчита даден разход, се решава от предварително зададени правила за съпоставяне; без правила един и същ разход може да се отчете в два бюджета или в нито един.

Бюджетът на отдел не е само сума, а обхват. Типичните критерии за определяне на обхвата са:

• Категория: Например само категориите пътуване, настаняване и храна се отчитат към бюджета за събития на маркетинга.
• Дъщерно дружество: В групи от компании бюджетът на всяко дъщерно дружество се води отделно.
• Етикет: С етикети по проект, кампания или клиент се следят временни бюджети.
• Разходен център: Бюджетът говори на същия език като структурата на разходните центрове в счетоводството.
• Потребителски полета: Специфична за компанията информация като регион, клон или вид дейност се използва като допълнителен филтър.

При писането на правилата внимавайте за две неща. Първо, решете съзнателно дали един разход може да попадне в повече от един бюджет; бюджет на отдел и бюджет на проект могат да следят един и същ разход заедно, но това трябва ясно да се вижда в отчета. Второ, фиксирайте списъците с категории и разходни центрове преди началото на бюджетната година; структура на категориите, която се променя в средата на годината, разваля сравненията.

С бюджетния модул на Masraff, предлаган като допълнителен модул, се задават бюджети на отделите и разходите се проследяват спрямо тях.

Колко често да се преглежда бюджетът и какво да се прави при отклонение?

Бюджетът на отдел трябва да се преглежда поне толкова често, колкото е продължителността на периода, за предпочитане месечно; при отклонение първо се търси причината, после се коригира бюджетът или разходът.

Примерен ритъм:

• Седмичен бърз преглед (ръководител на отдела): Чакащи разходи и оставаща сума. Целта е да няма изненади в края на периода.
• Месечен преглед (финанси и отдел заедно): Изразходвано по категории и отклонение от плана.
• Тримесечна актуализация на прогнозата: Очакванията за остатъка от годината се обновяват.

При отклонение помага следният ред:

1. Въпрос на време или реално увеличение? Разход, който е дошъл по-рано, или събитие, изтеглено напред, може да не промени годишната сума.
2. Еднократно или повтарящо се? Повтарящото се увеличение показва, че и следващите периоди трябва да се препланират.
3. Грешка в обхвата? Разходи, осчетоводени към грешен разходен център или категория, могат да изглеждат като отклонение. Първо проверете правилата за съпоставяне.
4. Решение: Бюджетът се ревизира, разходът се отлага или се прехвърлят средства от друго перо. Трябва да се запише кой е взел решението и защо.

Каква е разликата между личен лимит и бюджет на отдел?

Личният лимит ограничава колко може да струва отделен разход или колко може да похарчи един служител; бюджетът на отдела следи колко харчи екипът общо.

Двете не се заместват, а се допълват. Определянето на лимити за разходи е част от политиката за разходи: правила като горна граница за една нощувка или лимит на човек за бизнес обяд с клиент се прилагат в момента на разхода. Бюджетът на отдела показва дали сборът от разходите, спазващи правилата, остава в рамките на плана.

Дори всеки служител да харчи според правилата, бюджетът на отдела може да бъде надхвърлен, когато екипът расте. Възможно е и обратното: бюджетът изглежда спокоен, но един разход извън правилата пак е нарушение на политиката. Затова най-ясното разделение е лимитите да се управляват в управлението на политики за разходи, а сборовете – в проследяването на бюджета.

Заключение: как бюджетът на отдел да остане управляем

Бюджетът на отдел става управляем, когато е изграден от минали разходи и планирани дейности с правилна продължителност на периода и когато изразходваната, чакащата и оставащата сума се следят отделно. Изяснете правилата за обхвата в началото на годината, заложете ритъма на прегледите в календара и при отклонение първо намерете причината.

Когато разходите се събират, одобряват и отразяват в бюджета на едно място, проследяването вече не зависи от ръчно обновявани таблици. Вижте как работи на страницата за управление на разходи с Masraff.