Mundarija
Ko'pgina kompaniyalarda oy oxirida buxgalteriyaga yuboriladigan xarajatlar fayli Excel jadvalidir: cheklar qatorma-qator yoziladi, jamlar chiqariladi, QQS ajratiladi. Jadval tartibli yuritilsa, buxgalteriyaning ishi bir necha daqiqa oladi; tartibsiz yuritilsa, bitta chek ikki marta qayd etiladi, QQS jami mos kelmaydi va yetishmayotgan ma'lumotlar uchun elektron pochta yozishmalari boshlanadi. Ushbu maqola xarajatlar ro'yxati qaysi ustunlardan iborat bo'lishi, Excelda qanday yuritilishi va buxgalteriyaga yuborishdan oldin nimalarni tekshirish kerakligini tushuntiradi. Bu yerda tavsiflangan hujjat turlari, soliq raqami (VKN) va QQS qoidalari Turkiya qoidalaridir.
Xarajatlar ro'yxati nima va u xarajat shaklidan nimasi bilan farq qiladi?
Xarajatlar ro'yxati ma'lum davrda to'plangan cheklar va hisob-fakturalar har biri bitta qator bo'lib yoziladigan jadvaldir; xarajat shakli esa faqat bitta xarajat yoki bitta hisobotni tavsiflaydi.
Xarajat shakli odatda xodim bitta xarajat yoki bitta xizmat safari uchun to'ldiradigan hujjatdir. U tasdiqlanadi, imzolanadi va asoslovchi hujjat bilan birga buxgalteriyaga boradi. Xarajatlar ro'yxati esa davriy jamlanmadir: bir oy, bir loyiha yoki bir safar davomida yig'ilgan barcha cheklar bitta jadvalga to'planadi. Shu sababli uni ko'pincha "cheklar ro'yxati" yoki "cheklar reyestri" deb ham atashadi.
Ro'yxatning maqsadi buxgalteriyaga hisobga olish uchun tayyor xulosa berishdir. Qatorlar hujjatlar bilan birma-bir mos kelishi, jamlar esa toifa va QQS stavkasi bo'yicha tekshirilishi mumkin bo'lishi kerak. Chekning o'zi qanday ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerakligi alohida mavzu bo'lib, ro'yxatni tuzishdan oldin buni ham aniqlab olish foydali.
Xarajatlar ro'yxatida qanday ustunlar bo'lishi kerak?
Xarajatlar ro'yxatida kamida sana, hujjat ma'lumotlari, sotuvchi va uning soliq raqami, toifa, xarajat markazi, QQS taqsimoti, umumiy summa va to'lov usuli ustunlari bo'lishi kerak.
| Ustun | Nima yoziladi | Nima uchun kerak |
|---|---|---|
| Sana | Hujjatdagi sana | Davr va xarajat sanasini aniqlash |
| Hujjat turi | Hisob-faktura, e-Fatura, e-Arşiv faktura, chek, gider pusulası (xarajat varaqasi) | Yozuv qaysi hujjatga asoslanganini ko'rsatadi |
| Hujjat raqami | Hujjatning seriyasi va tartib raqami | Takroriy yozuvni aniqlashning asosiy kaliti |
| Sotuvchi / soliq raqami | Sotuvchining nomi va soliq raqami | Hisob-fakturani tekshirish va kontragent bilan moslashtirish |
| Tavsif | Xarajatning qisqa tavsifi | Buxgalter xarajatni tushunishi uchun |
| Toifa | Transport, turar joy, ovqat, kanselyariya kabi | Hisoblar rejasiga moslashtirish |
| Xarajat markazi | Bo'lim yoki bo'linma | Xarajatlarni taqsimlash va byudjet nazorati |
| QQS stavkasi | Hujjatdagi stavka | QQS jamini stavka bo'yicha tekshirish |
| QQS summasi | Hujjatdagi QQS | Hisobga olinadigan QQSni ajratish |
| QQSsiz summa | Soliq bazasi | Xarajatni hisobga olish |
| Jami | QQS bilan summa | Hujjat jami bilan solishtirish |
| To'lov usuli | Korporativ karta, shaxsiy karta, naqd, avans | Qoplash va karta ko'chirmasi bilan solishtirish |
| Loyiha | Bo'lsa, loyiha kodi | Loyihalar bo'yicha xarajat nazorati |
Bu ustunlarning barchasi har bir kompaniya uchun majburiy emas; loyihalar bo'yicha ishlamaydigan kompaniyada loyiha ustuni bo'sh qolishi mumkin. Biroq hujjat raqami va soliq raqami ustunlaridan voz kechmaslik kerak, chunki keyingi bo'limdagi tekshiruvlarning aksariyati shu ikki ustunga tayanadi. Turkiyada hujjatlarning xarajat sifatida tan olinishi va QQSni hisobga olish 213-sonli Soliq tartibi qonuni (Vergi Usul Kanunu) va QQS qonunchiligi bilan tartibga solinadi; kompaniyangizga oid amaliyotni soliq maslahatchingiz bilan tasdiqlang.
Xarajatlar ro'yxati Excelda qanday yuritiladi?
Excelda xarajatlar ro'yxati har bir hujjat uchun bitta qator, doimiy ustunlar, ochiladigan ro'yxatli toifalar va oylik varaqlar bilan yuritiladi; jamlar pivot jadval orqali chiqariladi.
Bitta hujjat — bitta qator. Chekda bir nechta QQS stavkasi bo'lsa ham, ularni bitta qatorga yig'ish o'rniga har bir stavka uchun alohida qator ochish QQS tekshiruvini osonlashtiradi. Bir nechta hujjatni bitta qatorga birlashtirmang, aks holda hujjat raqami ustuni ma'nosini yo'qotadi.
Ochiladigan ro'yxatlar. Toifa, xarajat markazi, hujjat turi va to'lov usuli ustunlarini Ma'lumotlarni tekshirish (Data Validation) orqali ochiladigan ro'yxatga bog'lang. Erkin matn kiritilganda "Ovqat", "ovqat" va "Ovqat xarajati" uch xil toifa bo'lib ko'rinadi va jamlar buziladi.
Formulali ustunlar. QQSsiz summa va QQS summasini qo'lda yozish o'rniga ularni jami va QQS stavkasidan formula bilan hisoblang yoki aksincha, hujjatdagi qiymatlarni kiritib, jamini formula bilan tekshiring. Qaysi usulni tanlamang, jadvaldagi raqam hujjatdagi raqam bilan bir xil bo'lishi kerak.
Oylik varaqlar. Har bir oy uchun alohida varaq oching va barcha varaqlarda bir xil ustun tuzilmasini saqlang. Shunda yil oxirida varaqlarni birlashtirish oson bo'ladi.
Pivot bilan xulosa. Alohida xulosa varag'ida pivot jadval tuzib, toifa, xarajat markazi va QQS stavkasi bo'yicha jamlarni chiqaring. Buxgalteriya shu xulosaga qarab yozuvni tez tekshira oladi.
Tayyor boshlang'ich nuqta kerak bo'lsa, Masraff vositalari bilan tanishib, shablonni ro'yxat ustunlariga moslab kengaytirishingiz mumkin.
Buxgalteriyaga yuborishdan oldin nimalarni tekshirish kerak?
Xarajatlar ro'yxati buxgalteriyaga yuborilishidan oldin takroriy hujjat raqamlari, yetishmayotgan soliq raqamlari va QQS jamining mosligi bo'yicha tekshirilishi kerak.
- Takroriy hujjat raqami: Agar bir xil sotuvchi va bir xil hujjat raqami ikki qatorda uchrasa, ehtimol bitta chek ikki marta kiritilgan. Excelda Shartli formatlash yordamida takroriy qiymatlarni belgilash buni tez ko'rsatadi.
- Yetishmayotgan soliq raqami: Hisob-fakturali xarajatlarda soliq raqami bo'sh bo'lsa, hujjatni tekshirib bo'lmaydi. Bu qatorlarni filtrlang va hujjat tasviridan to'ldiring.
- QQS jami: QQSsiz summa va QQS summasining yig'indisi Jami ustuniga teng bo'lishi kerak. Farqni ko'rsatuvchi nazorat ustunini qo'shing va nolga teng bo'lmagan qatorlarni ko'rib chiqing.
- Sana oralig'i: Ro'yxat davriga kirmaydigan hujjatlar bo'lsa, ularni alohida qayd eting.
- Hujjatlar mosligi: Qatorlar soni ilova qilingan hujjatlar soniga mos keladimi, har bir qatorning tasviri bormi?
Bu tekshiruvlarni har oy bir xil tartibda o'tkazish buxgalteriyadan qaytadigan savollarni sezilarli darajada kamaytiradi.
Excel xarajatlar ro'yxati qachon yetarli bo'lmay qoladi?
Hujjatlar soni ortganda, bir nechta kishi bitta faylga ma'lumot kiritganda va tasdiqlash bosqichi kerak bo'lganda Excel xarajatlar ro'yxati yetarli bo'lmay qoladi.
Bir necha xodimning oyiga bir necha o'nlab cheklarini Excelda bemalol boshqarish mumkin. Muammolar hajm oshganda boshlanadi: har bir xodim o'z faylini yuboradi, ustun tuzilmalari bir-biridan farqlanadi, cheklarning tasvirlari elektron xatlarga tarqalib ketadi va kim nimani tasdiqlagani faylda ko'rinmaydi. Takroriylarni tekshirish ham endi bitta varaqda emas, o'nlab fayllar orasida bajariladigan ishga aylanadi.
Shu bosqichda chekni xarajat qilingan paytda yig'adigan va tekshiruvlarni kiritish vaqtida o'tkazadigan tizimga o'tish mantiqan to'g'ri bo'ladi. Masalan, Masraff ehtimoliy takroriy xarajatlarni sana, summa va valyuta bo'yicha tekshiradi; ixtiyoriy ravishda toifa, sotuvchi, chek raqami va soliq raqami ham bu tekshiruvga qo'shilishi mumkin. Ehtimoliy takroriy xarajat aniqlanganda hisobotni yuborish bloklanishi mumkin. Shu tariqa Excelda oy oxirida qo'lda bajariladigan tekshiruvning katta qismi xarajat kiritilayotgan paytdayoq amalga oshadi.
Xulosa
Yaxshi xarajatlar ro'yxati har bir hujjat uchun bitta qator, doimiy ustun tuzilmasi va har oy bir xil tartibda o'tkaziladigan tekshiruvlardan iborat. Kichik hajmlarda Excel bu ishni uddalaydi; hujjatlar va odamlar soni ortgani sari cheklarni bir joyda yig'ish va tekshiruvlarni avtomatlashtirish zarur bo'ladi. Cheklarni yig'ish uchun cheklarni boshqarish yechimiga, butun jarayon uchun esa xarajatlarni boshqarish sahifasiga qarang.