كيف تُغلق سلفة الموظف؟ دليل تسوية السلف

لا تُغلق السلفة الممنوحة للموظف يوم صرفها، بل يوم تسويتها بالمستندات ووصول رصيدها إلى الصفر. لا يشرح هذا المقال ما هي السلفة، بل كيف تُغلق: الخطوات من الطلب حتى الإغلاق، والحالات التي يكون فيها الإنفاق أقل أو أكثر من السلفة، والمنطق المحاسبي، وأعمدة جدول Excel لمتابعة السلف، ومتابعة السلف التي تبقى مفتوحة. الحسابات الموصوفة هنا (195 و196 في دليل الحسابات الموحد التركي Tek Düzen Hesap Planı) والقواعد المذكورة تعكس الممارسة المتبعة في تركيا.

كيف تُغلق سلفة الموظف؟

تُغلق سلفة الموظف بربط الموظف مستندات الإنفاق بالسلفة، ثم اعتماد هذه المستندات، ثم تصفير الفرق المتبقي بالإرجاع أو بالدفع. الإغلاق ليس عملية واحدة، بل تسوية من ثلاثة أجزاء: المستندات والاعتماد والفرق.

أكثر مشكلة شيوعًا في الواقع هي نسيان السلفة بعد صرفها. ينفق الموظف، ويضع الإيصالات في مغلف، ويصل نموذج المصروفات بعد أسابيع؛ وفي الأثناء يبقى في الحسابات رصيد سلفة مفتوح. كتابة قاعدة الإغلاق منذ البداية تمنع تراكم هذه الأرصدة.

ما الخطوات التي تمر بها السلفة من الطلب حتى الإغلاق؟

تمر السلفة بست خطوات: الطلب والاعتماد والصرف والإنفاق والتسوية والإغلاق. ويجب أن يكون لكل خطوة مسؤول وسجل.

1. الطلب: يحدد الموظف المبلغ والغرض (مثل رحلة عمل أو شراء ميداني) وتاريخ الإغلاق المتوقع. إذا كان نموذج سلفة الموظف يُحفظ في Excel فيجب أن تكون هذه الحقول إلزامية.
2. الاعتماد: يعتمد المدير الغرض والمبلغ. وإذا تضمنت سياسة الشركة قواعد مثل حد أقصى للسلفة أو عدم منح سلفة جديدة لموظف لديه سلفة مفتوحة، فتُطبق في هذه الخطوة.
3. الصرف: يدفع الفريق المالي المبلغ ويربط مستند الدفع بسجل السلفة. في الدفع النقدي يُوقَّع إيصال سلفة؛ وفي التحويل البنكي يكفي كشف الحساب دليلًا.
4. الإنفاق: ينفق الموظف ويجمع مستندًا لكل عملية إنفاق: فاتورة أو إيصال أو تذكرة.
5. التسوية: يربط الموظف مستندات الإنفاق بالسلفة في صورة تقرير مصروفات. وعند اعتماد التقرير يُخصم مبلغ الإنفاق من السلفة.
6. الإغلاق: يُصفَّر الفرق المتبقي بالإرجاع أو بدفعة إضافية، وتُعلَّم السلفة بأنها مغلقة.

الخطوة الأكثر استهلاكًا للوقت في إغلاق سلف العمل هي الخطوة الخامسة، لأن المستندات تصل غالبًا ناقصة أو متأخرة. لذلك من المهم تحديد تاريخ الإغلاق عند تقديم الطلب.

ماذا يحدث إذا كان الإنفاق أقل من السلفة أو أكثر منها؟

إذا كان الإنفاق مساويًا للسلفة تُغلق السلفة، وإذا كان أقل يُرجع الموظف الفرق، وإذا كان أكثر تدفع الشركة الفرق للموظف. يلخص الجدول التالي نتائج الحالات الثلاث.

المبالغ الواردة في الجدول أمثلة فقط. في حالة الإرجاع يجب إرفاق تاريخ الإرجاع ومستنده (كشف بنكي أو إيصال قبض) بسجل السلفة. أما في حالة تجاوز الإنفاق، فعلى الشركة أن تتحقق قبل دفع الفرق من توافق الإنفاق مع السياسة؛ ولا ينبغي دفع أي تجاوز غير معتمد تلقائيًا.

كيف تُسجَّل تسوية السلفة محاسبيًا؟

في تسوية السلفة يُنقل رصيد حساب السلفة إلى حسابات المصروفات المعنية بموجب مستندات الإنفاق المعتمدة، ويُغلق الفرق المتبقي بحركة صندوق أو بنك. وفي دليل الحسابات الموحد التركي تُتابَع سلف العمل عادةً في الحساب 195 İş Avansları، والسلف المخصومة من الراتب في الحساب 196 Personel Avansları.

منطق القيد العام كالتالي (قد يختلف اختيار الحسابات حسب دليل حسابات الشركة):

• عند صرف السلفة: يُجعل الحساب 195 İş Avansları مدينًا، ويُجعل حساب الصندوق أو البنك الذي تم منه الدفع دائنًا.
• عند اعتماد مستندات الإنفاق: تُسجَّل المبالغ الواردة في المستندات في الجانب المدين لحسابات المصروفات المعنية، وضريبة القيمة المضافة المبينة بشكل منفصل والقابلة للخصم في الجانب المدين لحساب الضريبة المعني؛ ويُجعل الحساب 195 İş Avansları دائنًا بالمبلغ الإجمالي.
• عند إرجاع الموظف للفرق: يُجعل حساب الصندوق أو البنك مدينًا، ويُجعل الحساب 195 İş Avansları دائنًا بمبلغ الإرجاع، فيصبح الرصيد صفرًا.
• عند دفع الشركة للفرق: يُسجَّل مبلغ الإنفاق الزائد عن السلفة التزامًا تجاه الموظف ويُغلق بالدفع.

مثال: صُرفت سلفة عمل بقيمة 10.000 ليرة، واعتُمدت مستندات إنفاق بقيمة 8.500 ليرة. يُنقل مبلغ 8.500 ليرة إلى حسابات المصروفات والضريبة، ويُرجع الموظف 1.500 ليرة، فلا يبقى رصيد لهذا الموظف في الحساب 195.

أما سلف الرواتب في الحساب 196 Personel Avansları فلا تُغلق بمستندات إنفاق، بل عادةً بخصمها من الراتب في كشف الرواتب. والفصل بين الحسابين يسهّل المطابقة في نهاية الشهر. تحقّق من التفاصيل الضريبية والمحاسبية مع المستشار المالي للشركة (mali müşavir).

ما الأعمدة التي يجب أن يتضمنها جدول Excel لمتابعة السلف؟

يجب أن يُظهر جدول Excel لمتابعة السلف في سطر واحد لمن صُرفت كل سلفة ومتى وبأي مبلغ، وكم منها أُغلق بالمستندات. مجموعة الأعمدة التالية بداية كافية للفرق الصغيرة.

يمكن الاحتفاظ بنموذج إيصال السلفة في Excel أيضًا؛ لكن يجب ربط النسخة الموقعة من الإيصال أو كشف البنك بالسطر المعني في الجدول عبر اسم الملف. نقطة الضعف في جدول السلف على Excel هي تحديث الأسطر يدويًا: إذا لم يحدّث أحد الرصيد عند اعتماد التقرير، فلن يعكس الجدول الواقع.

كيف تُتابَع السلف المفتوحة؟

تُتابَع السلف المفتوحة بتصنيفها حسب أعمارها وفق عدد الأيام المنقضية منذ تاريخ الصرف، مع تخصيص قاعدة متابعة لكل فئة عمرية. والهدف ألا تبقى أي سلفة بلا مسؤول وبلا موعد.

قواعد أثبتت فعاليتها في الواقع:

• فئات الأعمار: من 0 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60 يومًا، وأكثر من 60 يومًا. ويمكن تعديل الفئات وفق دورة السفر والدفع في الشركة.
• عند تجاوز تاريخ الإغلاق المخطط: يُرسل تذكير إلى الموظف ومديره.
• عند تجاوز الحد الثاني: يعالج الفريق المالي الحالة مع المدير؛ وإذا كانت هناك مستندات ناقصة يُبلَّغ كتابيًا بما هو ناقص.
• سلفة جديدة لموظف لديه سلفة مفتوحة: لا تُمنح وفق السياسة أو تخضع لاعتماد إضافي.
• نهاية الشهر: يُقارن رصيد الحسابين 195 و196 بمجموع السلف المفتوحة في جدول المتابعة.

تضبط هذه القواعد إجراءات السلف والمصروفات؛ لكن عند تطبيقها يدويًا تبقى استمرارية التذكيرات وتحديثات الرصيد مرهونة بالأشخاص.

الخلاصة: أغلق السلفة بالمستندات والقواعد

لا تُغلق السلفة لحظة صرفها، بل لحظة تسويتها بالمستندات وتصفير الفرق. إن تحديد تاريخ الإغلاق عند الطلب، وتعريف النتائج الثلاث (مساوٍ، أقل، أكثر) مسبقًا، وتصنيف السلف المفتوحة حسب أعمارها، يجعل هذه العملية قابلة للتوقع.

في Masraff تُسوّى السلف مقابل المصروفات: يربط الموظف تقرير المصروفات بالسلفة، وعند اعتماد التقرير يُعاد احتساب الرصيد، وعندما يصل الرصيد إلى الصفر أو أقل تُغلق السلفة تلقائيًا. ويمكن للمستخدم الذي يملك دور المحاسبة إغلاق السلفة يدويًا أيضًا؛ وإذا كان تكامل ERP مستخدمًا يمكن تنفيذ عمليات الإغلاق دفعة واحدة. لمزيد من التفاصيل راجع صفحتي إدارة السلف في Masraff وإدارة المصروفات.