Come chiudere un anticipo ai dipendenti: guida pratica

Un anticipo versato a un dipendente non si chiude il giorno in cui viene pagato, ma il giorno in cui viene rendicontato con i giustificativi e il suo saldo arriva a zero. Questo articolo non spiega che cos'è un anticipo, ma come si chiude: i passaggi dalla richiesta alla chiusura, cosa succede quando la spesa è inferiore o superiore all'anticipo, la logica contabile, le colonne di un foglio Excel per il monitoraggio degli anticipi e il controllo degli anticipi aperti. Il piano dei conti e la prassi contabile descritti sono quelli turchi (Tek Düzen Hesap Planı, il piano dei conti uniforme della Turchia).

Come si chiude un anticipo a un dipendente?

Un anticipo a un dipendente si chiude quando il dipendente collega i giustificativi di spesa all'anticipo, questi vengono approvati e la differenza residua viene regolata con una restituzione o un pagamento. La chiusura non è un'unica operazione, ma una rendicontazione in tre parti: giustificativi, approvazione e differenza.

Nella pratica il problema più comune è che l'anticipo viene dimenticato una volta pagato. Il dipendente spende il denaro, mette gli scontrini in una busta e la nota spese arriva settimane dopo; nel frattempo in contabilità resta aperto un saldo di anticipo. Mettere per iscritto la regola di chiusura fin dall'inizio evita che questi saldi si accumulino.

Quali passaggi segue un anticipo dalla richiesta alla chiusura?

Un anticipo attraversa sei passaggi: richiesta, approvazione, pagamento, spesa, rendicontazione e chiusura. Ogni passaggio deve avere un responsabile e una registrazione.

1. Richiesta: Il dipendente indica l'importo, lo scopo (ad esempio una trasferta o un acquisto in cantiere) e la data di chiusura prevista. Se il modulo di anticipo è tenuto in Excel, questi campi devono essere obbligatori.
2. Approvazione: Il responsabile approva scopo e importo. Se la policy aziendale prevede regole come un tetto all'anticipo o nessun nuovo anticipo a chi ne ha già uno aperto, vengono applicate in questo passaggio.
3. Pagamento: L'ufficio amministrativo versa l'importo e collega la prova di pagamento all'anticipo. Per i pagamenti in contanti si fa firmare una ricevuta di anticipo; per i bonifici, la contabile bancaria è una prova sufficiente.
4. Spesa: Il dipendente sostiene la spesa e raccoglie un giustificativo per ogni voce: fattura, scontrino, biglietto.
5. Rendicontazione: Il dipendente collega i giustificativi all'anticipo sotto forma di nota spese. Quando la nota viene approvata, l'importo speso viene scalato dall'anticipo.
6. Chiusura: La differenza residua viene regolata con una restituzione o un pagamento integrativo e l'anticipo viene contrassegnato come chiuso.

Nella chiusura di un anticipo spese, il passaggio che fa perdere più tempo è il quinto, perché i giustificativi arrivano spesso incompleti o in ritardo. Per questo è importante fissare la data di chiusura già al momento della richiesta.

Cosa succede se la spesa è inferiore o superiore all'anticipo?

Se la spesa è pari all'anticipo, l'anticipo si chiude; se è inferiore, il dipendente restituisce la differenza; se è superiore, l'azienda paga la differenza al dipendente. I tre casi sono riassunti nella tabella seguente.

Gli importi della tabella sono solo esempi. In caso di restituzione, la data e la prova (contabile bancaria o ricevuta di incasso) vanno collegate all'anticipo. In caso di spesa eccedente, l'azienda deve verificare che la spesa rispetti la policy prima di pagare la differenza; un'eccedenza non approvata non dovrebbe essere rimborsata automaticamente.

Come si registra in contabilità la chiusura di un anticipo?

Nella chiusura di un anticipo, il saldo del conto anticipi viene trasferito ai relativi conti di costo sulla base dei giustificativi approvati, e la differenza residua viene regolata con un movimento di cassa o di banca. Nel piano dei conti uniforme turco, gli anticipi per motivi di lavoro sono di solito rilevati nel conto 195 İş Avansları (anticipi di lavoro) e gli anticipi sullo stipendio nel conto 196 Personel Avansları (anticipi al personale).

La logica generale delle registrazioni è la seguente (la scelta dei conti può variare in base al piano dei conti aziendale):

• Al pagamento dell'anticipo: si addebita il conto 195 İş Avansları e si accredita il conto cassa o banca da cui è avvenuto il pagamento.
• All'approvazione dei giustificativi: gli importi dei giustificativi si addebitano ai relativi conti di costo e l'IVA esposta separatamente e detraibile al relativo conto IVA; il conto 195 İş Avansları si accredita per il totale.
• Quando il dipendente restituisce la differenza: si addebita il conto cassa o banca, si accredita il conto 195 İş Avansları per l'importo restituito e il saldo si azzera.
• Quando l'azienda paga la differenza: la spesa eccedente l'anticipo si rileva come debito verso il dipendente e si chiude con il pagamento.

Esempio: viene versato un anticipo di lavoro di 10.000 TRY e vengono approvati giustificativi per 8.500 TRY. Gli 8.500 TRY passano ai conti di costo e IVA, il dipendente restituisce 1.500 TRY e nel conto 195 non resta alcun saldo per questo dipendente.

Gli anticipi sullo stipendio del conto 196 Personel Avansları, invece, non si chiudono con giustificativi di spesa, ma di norma con una trattenuta in busta paga. Tenere separati i due conti semplifica la riconciliazione di fine mese. Verificate i dettagli fiscali e contabili con il mali müşavir (commercialista abilitato) della vostra azienda.

Quali colonne deve avere un foglio Excel per il monitoraggio degli anticipi?

Un foglio Excel per il monitoraggio degli anticipi deve mostrare su una sola riga a chi, quando e quanto è stato anticipato e quale parte è stata chiusa con giustificativi. L'insieme di colonne seguente è un punto di partenza sufficiente per i team piccoli.

Anche un modello di ricevuta di anticipo può essere tenuto in Excel; la copia firmata della ricevuta o la contabile deve però essere collegata alla riga del foglio tramite il nome del file. Il punto debole di una tabella anticipi in Excel è l'aggiornamento manuale delle righe: se nessuno aggiorna il saldo quando una nota viene approvata, il foglio non rispecchia la realtà.

Come si controllano gli anticipi aperti?

Gli anticipi aperti si controllano classificandoli per anzianità in base ai giorni trascorsi dal pagamento e assegnando a ogni fascia una regola di sollecito. L'obiettivo è che nessun anticipo resti senza responsabile e senza scadenza.

Regole che funzionano nella pratica:

• Fasce di anzianità: 0–30 giorni, 31–60 giorni, oltre 60 giorni. Le fasce possono essere adattate al ciclo di trasferte e pagamenti dell'azienda.
• Superata la data di chiusura prevista: si invia un promemoria al dipendente e al suo responsabile.
• Superata la seconda soglia: l'ufficio amministrativo affronta il caso insieme al responsabile; se mancano giustificativi, si comunica per iscritto cosa manca.
• Nuovo anticipo a chi ne ha uno aperto: secondo la policy non viene concesso o richiede un'approvazione aggiuntiva.
• Fine mese: i saldi dei conti 195 e 196 vengono confrontati con il totale degli anticipi aperti nel foglio di monitoraggio.

Queste regole danno disciplina ai processi di anticipi e spese; ma quando vengono gestite a mano, la continuità dei promemoria e degli aggiornamenti di saldo dipende dalle singole persone.

Conclusione: chiudere gli anticipi con giustificativi e regole

Un anticipo non si chiude quando viene pagato, ma quando viene rendicontato con i giustificativi e la differenza viene regolata. Fissare la data di chiusura al momento della richiesta, definire in anticipo i tre esiti (pari, inferiore, superiore) e classificare per anzianità gli anticipi aperti rende il processo prevedibile.

In Masraff gli anticipi vengono chiusi a fronte delle spese: il dipendente collega una nota spese all'anticipo, all'approvazione della nota il saldo viene ricalcolato e l'anticipo si chiude automaticamente quando il saldo arriva a zero o scende sotto zero. Un utente con il ruolo contabilità può anche chiudere un anticipo manualmente; se si utilizza l'integrazione ERP, le chiusure possono essere eseguite in blocco. Per maggiori dettagli, consultate le pagine gestione anticipi di Masraff e gestione note spese.