Как се приключва служебен аванс: ръководство

Авансът, изплатен на служител, не се приключва в деня на изплащането, а в деня, в който е отчетен с документи и салдото му стане нула. Тази статия не обяснява какво е аванс, а как се приключва: стъпките от заявката до приключването, какво става, когато разходът е по-малък или по-голям от аванса, счетоводната логика, колоните на таблица в Excel за проследяване на аванси и контрола на откритите аванси. Сметкопланът и счетоводната практика в статията са турски (Tek Düzen Hesap Planı – единният сметкоплан в Турция).

Как се приключва аванс на служител?

Авансът на служител се приключва, когато служителят свърже разходните си документи с аванса, документите бъдат одобрени и остатъчната разлика бъде уредена с връщане или плащане. Приключването не е една операция, а отчитане от три части: документи, одобрение и разлика.

На практика най-честият проблем е, че авансът се забравя след изплащането. Служителят харчи парите, слага касовите бележки в плик, а разходният отчет пристига седмици по-късно; междувременно в счетоводството стои открито салдо по аванса. Ако правилото за приключване е записано от самото начало, такива салда не се натрупват.

През кои стъпки минава авансът от заявката до приключването?

Авансът минава през шест стъпки: заявка, одобрение, плащане, разходване, отчитане и приключване. Всяка стъпка трябва да има отговорник и запис.

1. Заявка: Служителят посочва сумата, целта (например командировка или покупка на място) и очакваната дата на приключване. Ако формулярът за аванс се води в Excel, тези полета трябва да са задължителни.
2. Одобрение: Ръководителят одобрява целта и сумата. Ако фирмената политика съдържа правила като таван на аванса или забрана за нов аванс при вече открит, те се прилагат на тази стъпка.
3. Плащане: Финансовият екип изплаща сумата и прикачва документа за плащане към аванса. При плащане в брой се подписва разписка за аванс; при банков превод платежното нареждане е достатъчно доказателство.
4. Разходване: Служителят извършва разходите и събира документ за всеки от тях: фактура, касова бележка, билет.
5. Отчитане: Служителят свързва разходните документи с аванса под формата на разходен отчет. Когато отчетът бъде одобрен, изразходваната сума се приспада от аванса.
6. Приключване: Остатъчната разлика се урежда с връщане или допълнително плащане и авансът се отбелязва като приключен.

При приключването на служебен аванс най-много време губи петата стъпка, защото документите често идват непълни или със закъснение. Затова е важно датата на приключване да се определи още при заявката.

Какво става, ако разходът е по-малък или по-голям от аванса?

Ако разходът е равен на аванса, авансът се приключва; ако е по-малък, служителят връща разликата; ако е по-голям, фирмата доплаща разликата на служителя. Трите случая са обобщени в таблицата по-долу.

Сумите в таблицата са само примерни. При връщане датата и документът за него (платежно нареждане или приходна разписка) трябва да се прикачат към аванса. При превишен разход фирмата трябва да провери дали разходът отговаря на политиката, преди да плати разликата; неодобрен превишен разход не бива да се изплаща автоматично.

Как се осчетоводява отчитането на аванса?

При отчитането на аванса салдото по сметката за аванси се прехвърля по съответните разходни сметки въз основа на одобрените разходни документи, а остатъчната разлика се урежда с движение по каса или банка. В турския единен сметкоплан авансите за служебни цели обикновено се водят по сметка 195 İş Avansları (служебни аванси), а авансите срещу заплата – по сметка 196 Personel Avansları (аванси на персонала).

Общата логика на счетоводните записвания е следната (изборът на сметки може да зависи от сметкоплана на фирмата):

• При изплащане на аванса: Сметка 195 İş Avansları се дебитира, а касата или банковата сметка, от която е платено, се кредитира.
• При одобрение на разходните документи: Сумите по документите се дебитират по съответните разходни сметки, а ДДС, посочен отделно в документа и подлежащ на приспадане – по съответната сметка за ДДС; сметка 195 İş Avansları се кредитира с общата сума.
• Когато служителят върне разликата: Касата или банковата сметка се дебитира, сметка 195 İş Avansları се кредитира със сумата на връщането и салдото се нулира.
• Когато фирмата доплати разликата: Разходът над аванса се записва като задължение към служителя и се закрива с плащането.

Пример: изплатен е служебен аванс от 10 000 TRY и са одобрени разходни документи за 8 500 TRY. 8 500 TRY се прехвърлят по разходните сметки и сметката за ДДС, служителят връща 1 500 TRY и по сметка 195 за този служител не остава салдо.

Авансите срещу заплата по сметка 196 Personel Avansları, от друга страна, не се приключват с разходни документи, а обикновено чрез удръжка от заплатата във ведомостта. Разграничаването на двете сметки улеснява равнението в края на месеца. Потвърдете данъчните и счетоводните подробности с mali müşavir (дипломиран счетоводител) на фирмата.

Какви колони трябва да има таблицата в Excel за проследяване на аванси?

Таблицата в Excel за проследяване на аванси трябва да показва на един ред на кого, кога и колко е изплатено и каква част е приключена с документи. Наборът от колони по-долу е достатъчно начало за малки екипи.

Образец на разписка за аванс също може да се води в Excel; подписаното копие на разписката или платежното обаче трябва да се свърже с реда в таблицата чрез името на файла. Слабото място на таблицата за аванси в Excel е ръчното ѝ обновяване: ако никой не актуализира салдото при одобрение на отчет, таблицата не отразява действителността.

Как се проследяват откритите аванси?

Откритите аванси се проследяват, като се групират по възраст според дните от изплащането и на всяка възрастова група се задава правило за последващи действия. Целта е нито един аванс да не остане без отговорник и без срок.

Правила, които работят на практика:

• Възрастови групи: 0–30 дни, 31–60 дни, над 60 дни. Групите могат да се съобразят с цикъла на командировки и плащания на фирмата.
• След изтичане на планираната дата на приключване: Изпраща се напомняне на служителя и на неговия ръководител.
• След преминаване на втория праг: Финансовият екип разглежда случая заедно с ръководителя; ако липсват документи, писмено се посочва какво липсва.
• Нов аванс при открит аванс: Съгласно политиката не се отпуска или изисква допълнително одобрение.
• Край на месеца: Салдата по сметки 195 и 196 се сравняват със сбора на откритите аванси в таблицата.

Тези правила внасят дисциплина в процеса по аванси и разходи; когато обаче се изпълняват ръчно, постоянството на напомнянията и актуализирането на салдата зависи от конкретни хора.

Заключение: приключвайте авансите с документи и правила

Авансът се приключва не когато е изплатен, а когато е отчетен с документи и разликата е уредена. Определянето на датата на приключване още при заявката, предварителното дефиниране на трите случая (равен, по-малък, по-голям разход) и групирането на откритите аванси по възраст правят процеса предвидим.

В Masraff авансите се отчитат срещу разходи: служителят свързва разходен отчет с аванса, при одобрението на отчета салдото се преизчислява и авансът се приключва автоматично, когато салдото стане нула или по-малко. Потребител с роля „счетоводство“ може да приключи аванс и ръчно; ако се използва ERP интеграция, приключванията могат да се правят групово. Повече подробности ще намерите на страниците управление на аванси в Masraff и управление на разходи.