Як закрыць аўанс супрацоўніка? Дапаможнік па заліку

Аўанс, выдадзены супрацоўніку, закрываецца не ў дзень выплаты, а ў дзень, калі ён залічаны дакументамі, а рэшта стала нулявой. Гэты артыкул тлумачыць не тое, што такое аўанс, а тое, як яго закрыць: крокі ад заявы да закрыцця, выпадкі, калі выдаткі меншыя або большыя за аўанс, бухгалтарскую логіку, слупкі табліцы Excel для ўліку аўансаў і кантроль аўансаў, якія застаюцца адкрытымі. Рахункі (195 і 196 па турэцкім плане рахункаў Tek Düzen Hesap Planı) і правілы, апісаныя тут, адлюстроўваюць практыку Турцыі.

Як закрыць аўанс супрацоўніка?

Аўанс супрацоўніка закрываецца, калі супрацоўнік прывязвае да аўансу дакументы аб выдатках, гэтыя дакументы зацвярджаюцца, а рэшта абнуляецца вяртаннем або даплатай. Закрыццё — гэта не адна аперацыя, а залік з трох частак: дакументы, зацвярджэнне і розніца.

На практыцы часцей за ўсё сустракаецца адна праблема: пра аўанс забываюць пасля выплаты. Супрацоўнік робіць выдаткі, складае чэкі ў канверт, авансавы справаздачу прыходзіць праз некалькі тыдняў; увесь гэты час у бухгалтэрыі вісіць адкрытая рэшта па аўансе. Пісьмовае правіла закрыцця, зафіксаванае загадзя, не дае такім рэштам напасічвацца.

Праз якія крокі праходзіць аўанс ад заявы да закрыцця?

Аўанс праходзіць шэсць крокаў: заява, зацвярджэнне, выплата, выдаткі, залік і закрыццё. У кожнага кроку павінны быць адказны і запіс.

1. Заява: Супрацоўнік указвае суму, мэту (напрыклад, службовая камандзіроўка або закупка на месцы) і чаканую дату закрыцця. Калі форма заявы на аўанс вядзецца ў Excel, гэтыя палі павінны быць абавязковымі.
2. Зацвярджэнне: Кіраўнік зацвярджае мэту і суму. Калі ў палітыцы кампаніі ёсць правілы, напрыклад ліміт аўансу або забарона выдаваць новы аўанс супрацоўніку з адкрытым аўансам, яны прымяняюцца на гэтым кроку.
3. Выплата: Фінансавая каманда выплачвае суму і прывязвае плацяжны дакумент да запісу аўансу. Пры выплаце наяўнымі падпісваецца распіска ў атрыманні аўансу; пры банкаўскім пераводзе дастаткова выпіскі.
4. Выдаткі: Супрацоўнік робіць выдаткі і збірае дакумент на кожны з іх: рахунак-фактуру, чэк, білет.
5. Залік: Супрацоўнік прывязвае дакументы аб выдатках да аўансу ў выглядзе справаздачы аб выдатках. Пасля зацвярджэння справаздачы сума выдаткаў спісваецца з аўансу.
6. Закрыццё: Рэшта абнуляецца вяртаннем або даплатай, і аўанс адзначаецца як закрыты.

Пры закрыцці падсправаздачных аўансаў найбольш часу забірае пяты крок, бо дакументы часта прыходзяць непоўнымі або запазненымі. Таму важна вызначаць дату закрыцця ўжо ў момант заявы.

Што рабіць, калі выдаткі меншыя або большыя за аўанс?

Калі выдаткі роўныя аўансу, аўанс закрываецца; калі меншыя — супрацоўнік вяртае рэшту; калі большыя — кампанія даплачвае супрацоўніку розніцу. Вынікі трох сітуацый сабраны ў табліцы ніжэй.

Сумы ў табліцы — толькі прыклады. Пры вяртанні дата і дакумент вяртання (банкаўская выпіска або прыходны ордэр) павінны быць дададзеныя да запісу аўансу. Пры перавышэнні ж кампанія перад выплатай розніцы павінна праверыць, ці адпавядаюць выдаткі палітыцы; незацверджанае перавышэнне не павінна аплачвацца аўтаматычна.

Як адлюстроўваецца залік аўансу ў бухгалтарскім уліку?

Пры заліку аўансу рэшта на рахунку аўансаў пераносіцца на адпаведныя рахункі выдаткаў па зацверджаных дакументах, а розніца закрываецца касавай або банкаўскай аперацыяй. У турэцкім плане рахункаў Tek Düzen Hesap Planı аўансы на службовыя мэты звычайна ўлічваюцца на рахунку 195 İş Avansları, а аўансы выплачаныя ў кошт зарплаты, — на рахунку 196 Personel Avansları.

Агульная логіка праводак такая (выбар рахункаў можа адрознівацца ў залежнасці ад плана рахункаў кампаніі):

• Пры выплаце аўансу: рахунак 195 İş Avansları дэбетуецца, рахунак касы або банка, з якога зроблена выплата, крэдытуецца.
• Пры зацвярджэнні дакументаў аб выдатках: сумы з дакументаў адносяцца ў дэбет адпаведных рахункаў выдаткаў, а ПДВ, вылучаны ў дакуменце асобна і прыняты да вырахавання, — ў дэбет адпаведнага рахунка ПДВ; рахунак 195 İş Avansları крэдытуецца на агульную суму.
• Калі супрацоўнік вяртае рэшту: рахунак касы або банка дэбетуецца, рахунак 195 İş Avansları крэдытуецца на суму вяртання, і рэшта абнуляецца.
• Калі кампанія даплачвае розніцу: сума выдаткаў звыш аўансу адлюстроўваецца як забаргаванасць перад супрацоўнікам і закрываецца выплатай.

Прыклад: выдадзены падсправаздачны аўанс 10.000 TL, зацверджаныя дакументы аб выдатках на 8.500 TL. 8.500 TL пераносяцца на рахункі выдаткаў і ПДВ, супрацоўнік вяртае 1.500 TL, і на рахунку 195 па гэтым супрацоўніку рэшты не застаецца.

Зарплатныя аўансы на рахунку 196 Personel Avansları закрываюцца не дакументамі аб выдатках, а, як правіла, утрыманнем з зарплаты ў разліковай ведамасці. Калі не змешваць гэтыя два рахункі, прасцей звесці даныя ў канцы месяца. Податковыя і ўліковыя дэталі ўдакладняйце ў фінансавага кансультанта кампаніі (mali müşavir).

Якія слупкі павінны быць у табліцы Excel для ўліку аўансаў?

Табліца Excel для ўліку аўансаў павінна ў адным радку паказваць, каму, калі і на якую суму выдадзены кожны аўанс і якая яго частка закрыта дакументамі. Набор слупкоў ніжэй — дастатковы пункт старту для невялікіх каманд.

Узор распіскі ў атрыманні аўансу можна захоўваць і ў Excel; але падпісаная копія распіскі або выпіска павінны быць звязаныя з радком табліцы праз назву файла. Слабае месца табліцы аўансаў у Excel — ручнае абнаўленне радкоў: калі пасля зацвярджэння справаздачы ніхто не абнавіў рэшту, табліца не адлюстроўвае рэальнасць.

Як кантраляваць адкрытыя аўансы?

Адкрытыя аўансы кантралююць, групуючы іх па колькасці дзён ад даты выплаты і прызначаючы кожнай групе сваё правіла. Мэта — каб ніводзін аўанс не заставаўся без адказнага і без тэрміну.

Правілы, якія працуюць на практыцы:

• Групы па тэрміне: 0–30 дзён, 31–60 дзён, больш за 60 дзён. Групы можна падабраць пад цыкл камандзіроўак і выплат кампаніі.
• Пасля планавай даты закрыцця: супрацоўніку і яго кіраўніку адпраўляецца нагадванне.
• Пасля другога парога: фінансавая каманда разбірае сітуацыю разам з кіраўніком; калі не хапае дакументаў, пісьмова паведамляецца, чаго менавіта.
• Новы аўанс супрацоўніку з адкрытым аўансам: паводле палітыкі не выдаецца або патрабуе дадатковага зацвярджэння.
• Канец месяца: рэшта на рахунках 195 і 196 параўноўваецца з сумай адкрытых аўансаў у табліцы ўліку.

Гэтыя правілы ўносяць дысцыпліну ў працэсы аўансаў і выдаткаў; але пры ручным вядзенні разгаласнасць нагадванняў і абнаўленняў рэштаў залежыць ад людзей.

Выснова: закрывайце аўанс дакументамі і правіламі

Аўанс закрываецца не ў момант выплаты, а ў момант, калі ён залічаны дакументамі і розніца абнулена. Дата закрыцця, вызначаная ў заяве, загадзя апісаныя тры вынікі (роўна, менш, больш) і групаванне адкрытых аўансаў па тэрміне робяць гэты працэс прадказальным.

У Masraff аўансы залічваюцца супраць выдаткаў: супрацоўнік прывязвае справаздачу аб выдатках да аўансу, пасля зацвярджэння справаздачы рэшта пералічваецца, і калі рэшта дасягае нуля або апускаецца ніжэй, аўанс закрываецца аўтаматычна. Карыстальнік з роляй бухгалтэрыі можа закрыць аўанс і ўручную; калі выкарыстоўваецца інтэграцыя з ERP, закрыцці можна выконваць групава. Падрабязнасці — на старонках кіраванне аўансамі ў Masraff і кіраванне выдаткамі.