Пешпардохти корманд чӣ тавр баста мешавад? Раҳнамо

Пешпардохте, ки ба корманд дода мешавад, дар рӯзи пардохт не, балки дар рӯзе баста мешавад, ки бо ҳуҷҷатҳо ҳисоббаробар шуда, бақияаш ба сифр расидааст. Ин мақола на дар бораи чӣ будани пешпардохт, балки дар бораи чӣ тавр бастани он аст: қадамҳо аз дархост то бастан, ҳолатҳое, ки хароҷот аз пешпардохт кам ё зиёд аст, мантиқи бухгалтерӣ, сутунҳои ҷадвали Excel барои пайгирии пешпардохтҳо ва назорати пешпардохтҳое, ки кушода мондаанд. Ҳисобҳо (195 ва 196 дар нақшаи ҳисобҳои Туркия Tek Düzen Hesap Planı) ва қоидаҳое, ки дар инҷо тасвир шудаанд, ба амалиёти Туркия дахл доранд.

Пешпардохти корманд чӣ тавр баста мешавад?

Пешпардохти корманд бо ба пешпардохт васл кардани ҳуҷҷатҳои хароҷот, тасдиқи онҳо ва ба сифр расонидани фарқи бақия тавассути баргардонӣ ё пардохт баста мешавад. Бастан як амал не, балки ҳисоббаробарии сеқисмааст: ҳуҷҷатҳо, тасдиқ ва фарқ.

Дар амал мушкили бештар вохӣранда фаромӯш шудани пешпардохт пас аз пардохт аст. Корманд харҷ мекунад, чекҳоро ба лифофа мегузорад, шакли хароҷот пас аз чанд ҳафта меояд; дар ин муддат дар бухгалтерия бақияи кушодаи пешпардохт мемонад. Аз аввал ба таври хаттӣ муайян кардани қоидаи бастан ҷамъ шудани чунин бақияҳоро пешгирӣ мекунад.

Пешпардохт аз дархост то бастан аз кадом қадамҳо мегузарад?

Пешпардохт аз шаш қадам мегузарад: дархост, тасдиқ, пардохт, хароҷот, ҳисоббаробарӣ ва бастан. Ҳар қадам бояд масъул ва сабт дошта бошад.

1. Дархост: Корманд маблағ, мақсад (масалан, сафари хизматӣ ё харид дар маҳал) ва санаи тахминии бастанро нишон медиҳад. Агар шакли пешпардохт дар Excel нигоҳ дошта шавад, ин майдонҳо бояд ҳатмӣ бошанд.
2. Тасдиқ: Роҳбар мақсад ва маблағро тасдиқ мекунад. Агар дар сиёсати ширкат қоидаҳое бошанд, масалан ҳудуди болоии пешпардохт ё дода нашудани пешпардохти нав ба корманде, ки пешпардохти кушода дорад, онҳо дар ҳмин қадам татбиқ мешаванд.
3. Пардохт: Гурӯҳи малиявӣ маблағро пардохт мекунад ва ҳуҷҷати пардохтро ба сабти пешпардохт васл мекунад. Дар пардохти нақдӣ барасиди пешпардохт имзо мешавад; дар пардохти бонкӣ истихроҷи бонк далели кофӣ аст.
4. Хароҷот: Корманд харҷ мекунад ва барои ҳар харҷ ҳуҷҷат ҷамъ меоварад: ҳисобнома-фактура, чек, чипта.
5. Ҳисоббаробарӣ: Корманд ҳуҷҷатҳои хароҷотро ҳамчун ҳисоботи хароҷот ба пешпардохт васл мекунад. Вақте ки ҳисобот тасдиқ шуд, маблағи хароҷот аз пешпардохт хисоб карда мешавад.
6. Бастан: Фарқи бақия тавассути баргардонӣ ё пардохти иловагӣ ба сифр расонида мешавад ва пешпардохт ҳамчун баста қайд карда мешавад.

Дар бастани пешпардохти хизматӣ қадами панҷум бештар вақт мегирад, зеро ҳуҷҷатҳо аксаран нопурра ё бо тааххур меоянд. Аз ин рӯ, санаи бастанро дар лаҳзаи дархост муайян кардан муҳим аст.

Агар хароҷот аз пешпардохт кам ё зиёд бошад, чӣ мешавад?

Агар хароҷот ба пешпардохт баробар бошад, пешпардохт баста мешавад; агар кам бошад, корманд фарқро бармегардонад; агар зиёд бошад, ширкат фарқро ба корманд мепардозад. Натиҷаи се ҳолат дар ҷадвали зерин оварда шудааст.

Маблағҳои ҷадвал танҳо мисол ҳастанд. Дар ҳолати баргардонидан сана ва ҳуҷҷати баргардонӣ (истихроҷи бонк ё барасиди қабул) бояд ба сабти пешпардохт илова карда шавад. Дар ҳолати хароҷоти зиёдатӣ бошад, ширкат бояд пеш аз пардохти фарқ санҷад, ки оё хароҷот ба сиёсат мувофиқ аст; хароҷоти зиёдатии тасдиқнашуда набояд ба таври худкор пардохт шавад.

Ҳисоббаробарии пешпардохт дар бухгалтерия чӣ тавр сабт мешавад?

Дар ҳисоббаробарии пешпардохт бақияи ҳисоби пешпардохт дар асоси ҳуҷҷатҳои тасдиқшуда ба ҳисобҳои дахлдори хароҷот гузаронида мешавад ва фарқи бақия бо амалиёти хазина ё бонк баста мешавад. Дар нақшаи ҳисобҳои Туркия Tek Düzen Hesap Planı пешпардохтҳои хизматӣ одатан дар ҳисоби 195 İş Avansları, пешпардохтҳо аз ҳисоби музд бошанд дар ҳисоби 196 Personel Avansları баҳисобгирӣ мешаванд.

Мантиқи умумии сабт чунин аст (интихоби ҳисобҳо метавонад вобаста ба нақшаи ҳисобҳои ширкат фарқ кунад):

• Ҳангоми пардохти пешпардохт: ҳисоби 195 İş Avansları дебет карда мешавад, ҳисоби хазина ё бонке, ки аз он пардохт шудааст, кредит карда мешавад.
• Ҳангоми тасдиқи ҳуҷҷатҳои хароҷот: маблағҳои ҳуҷҷатҳо ба дебети ҳисобҳои дахлдори хароҷот, АИВ, ки дар ҳуҷҷат алоҳида нишон дода шуда ва барои тарҳ қабулшаванда аст, ба дебети ҳисоби дахлдори АИВ навишта мешавад; ҳисоби 195 İş Avansları ба маблағи умумӣ кредит карда мешавад.
• Ҳангоме, ки корманд фарқро бармегардонад: ҳисоби хазина ё бонк дебет карда мешавад, ҳисоби 195 İş Avansları ба маблағи баргардонидашуда кредит карда мешавад ва бақия ба сифр мерасад.
• Ҳангоме, ки ширкат фарқро мепардозад: маблағи хароҷоте, ки аз пешпардохт зиёд аст, ҳамчун қарз ба корманд сабт шуда, бо пардохт баста мешавад.

Мисол: ба корманд 10.000 TL пешпардохти хизматӣ дода шудааст ва ҳуҷҷатҳои хароҷот ба маблағи 8.500 TL тасдиқ шудаанд. 8.500 TL ба ҳисобҳои хароҷот ва АИВ гузаронида мешавад, корманд 1.500 TL бармегардонад ва дар ҳисоби 195 барои ин корманд бақия намемонад.

Пешпардохтҳои музд дар ҳисоби 196 Personel Avansları бо ҳуҷҷати хароҷот не, балки одатан дар ведомости музд бо нигоҳ доштан аз музд баста мешаванд. Агар ин ду ҳисоб аз ҳам ҷудо бошанд, муқоисаи охири моҳ осонтар мешавад. Тафсилоти андоз ва баҳисобгириро бо машваратчии молиявии ширкат (mali müşavir) санҷед.

Дар ҷадвали Excel барои пайгирии пешпардохтҳо кадом сутунҳо бояд бошанд?

Ҷадвали Excel барои пайгирии пешпардохтҳо бояд дар як сатр нишон диҳад, ки ҳар пешпардохт ба ки, кай ва чанд дода шудааст ва чанди он бо ҳуҷҷат баста шудааст. Маҷмӯи сутунҳои зерин барои гурӯҳҳои хурд нуқтаи оғози кофӣ аст.

Намунаи барасиди пешпардохтро дар Excel ҳам нигоҳ доштан мумкин аст; аммо нусхаи имзошудаи барасид ё истихроҷи бонк бояд бо номи файл ба сатри ҷадвал васл бошад. Нуқтаи заифи ҷадвали Excel навсозии дастӣ сатрҳост: агар пас аз тасдиқи ҳисобот бақияро ҳеҷ кас нав накунад, ҷадвал воқеиятро нишон намедиҳад.

Пешпардохтҳои кушода чӣ тавр пайгирӣ мешаванд?

Пешпардохтҳои кушода аз рӯи шумораи рӯзҳое, ки аз санаи пардохт гузаштаанд, ба гурӯҳҳои мӯҳлат ҷудо карда шуда ва ба ҳар гурӯҳ қоидаи пайгирӣ тайин карда назорат карда мешаванд. Мақсад ин аст, ки ҳеҷ пешпардохт бе масъул ва бе мӯҳлат намонад.

Қоидаҳое, ки дар амал кор мекунанд:

• Гурӯҳҳои мӯҳлат: 0–30 рӯз, 31–60 рӯз, зиёда аз 60 рӯз. Гурӯҳҳоро мувофиқи давраи сафар ва пардохти ширкат танзим кардан мумкин аст.
• Пас аз гузаштани санаи банақшагиришудаи бастан: ба корманд ва роҳбари ӯ ёдрасӣ фиристода мешавад.
• Пас аз гузаштани ҳадди дуюм: гурӯҳи малиявӣ вазъиятро бо роҳбар дида бармеафтад; агар ҳуҷҷат нарасида бошад, ба таври хаттӣ хабар дода мешавад, ки чӣ намерасад.
• Пешпардохти нав ба корманде, ки пешпардохти кушода дорад: мутобиқи сиёсат дода намешавад ё тасдиқи иловагӣ талаб мекунад.
• Охири моҳ: бақияи ҳисобҳои 195 ва 196 бо ҷамъи пешпардохтҳои кушода дар ҷадвали пайгирӣ муқоиса карда мешавад.

Ин қоидаҳо равандҳои пешпардохт ва хароҷотро батартиб медароранд; аммо ҳангоми ба таври дастӣ иҷро шудан давомнокии ёдрасӣҳо ва навсозии бақияҳо ба одамон вобаста мемонад.

Хулоса: пешпардохтро бо ҳуҷҷат ва қоида баста кунед

Пешпардохт дар лаҳзаи пардохт не, балки дар лаҳзае баста мешавад, ки бо ҳуҷҷатҳо ҳисоббаробар шуда, фарқаш ба сифр расидааст. Муайян кардани санаи бастан дар лаҳзаи дархост, пешакӣ муайян кардани се натиҷа (баробар, кам, зиёд) ва пайгирии пешпардохтҳои кушода аз рӯи мӯҳлат ин равандро пешбинӣшаванда мегардонад.

Дар Masraff пешпардохтҳо бо хароҷот ҳисоббаробар мешаванд: корманд ҳисоботи хароҷотро ба пешпардохт васл мекунад, пас аз тасдиқи ҳисобот бақия аз нав ҳисоб карда мешавад ва вақте ки бақия ба сифр ё камтар аз он мерасад, пешпардохт худкор баста мешавад. Корбаре, ки нақши бухгалтерия дорад, пешпардохтро дастӣ ҳам баста метавонад; агар ҳамгироии ERP истифода шавад, бастанҳоро дастаҷмъӣ анҷом додан мумкин аст. Барои маълумоти бештар саҳифаҳои идоракунии пешпардохтҳо дар Masraff ва идоракунии хароҷот-ро бубинед.