Мазмұны
- Қызметкер авансы қалай жабылады?
- Аванс өтініштен жабуға дейін қандай қадамдардан өтеді?
- Шығын аванстан аз немесе көп болса не болады?
- Авансты есептеу бухгалтерияда қалай тіркеледі?
- Excel аванс қадағалау кестесінде қандай бағандар болуы керек?
- Ашық аванстар қалай қадағаланады?
- Қорытынды: авансты құжат пен ереже арқылы жабыңыз
Қызметкерге берілген аванс төленген күні емес, құжаттармен есептеліп, қалдығы нөлге түскен күні жабылады. Бұл мақала аванстың не екенін емес, оның қалай жабылатынын түсіндіреді: өтініштен жабуға дейінгі қадамдар, шығын аванстан аз немесе көп болған жағдайлар, бухгалтерлік логика, Excel аванс қадағалау кестесінің бағандары және ашық қалған аванстарды қадағалау. Мұнда сипатталған шоттар (Түркияның Tek Düzen Hesap Planı бойынша 195 және 196) мен ережелер Түркия тәжірибесіне қатысты.
Қызметкер авансы қалай жабылады?
Қызметкер авансы қызметкердің шығын құжаттарын авансқа тіркеуімен, ол құжаттардың бекітілуімен және қалған айырманың қайтару немесе төлем арқылы нөлденуімен жабылады. Жабу бір ғана операция емес, үш бөліктен тұратын есеп айырысу: құжаттар, бекіту және айырма.
Іс жүзінде ең жиі кездесетін мәселе — аванстың төленгеннен кейін ұмытылуы. Қызметкер шығын жасайды, чектерді конвертке салады, шығын нысаны бірнеше аптадан кейін келеді; осы уақытта бухгалтерияда ашық аванс қалдығы тұрады. Жабу ережесін басынан жазбаша белгілеу мұндай қалдықтардың жиналуына жол бермейді.
Аванс өтініштен жабуға дейін қандай қадамдардан өтеді?
Аванс алты қадамнан өтеді: өтініш, бекіту, төлем, шығын, есептеу және жабу. Әр қадамның жауапты адамы мен жазбасы болуы керек.
- Өтініш: Қызметкер соманы, мақсатты (мысалы, іссапар немесе жергілікті сатып алу) және болжамды жабу күнін көрсетеді. Аванс нысаны Excel-де жүргізілсе, бұл өрістер міндетті болуы тиіс.
- Бекіту: Басшы мақсат пен соманы бекітеді. Компания саясатында аванстың жоғарғы шегі немесе ашық авансы бар қызметкерге жаңа аванс бермеу сияқты ережелер болса, олар осы қадамда қолданылады.
- Төлем: Қаржы тобы соманы төлейді және төлем құжатын аванс жазбасына тіркейді. Қолма-қол төлемде аванс түбіртегіне қол қойылады; банк арқылы төлемде банк үзіндісі жеткілікті дәлел болып табылады.
- Шығын: Қызметкер шығын жасайды және әр шығынға құжат жинайды: шот-фактура, чек, билет.
- Есептеу: Қызметкер шығын құжаттарын шығын есебі ретінде авансқа тіркейді. Есеп бекітілгенде шығын сомасы аванстан шегеріледі.
- Жабу: Қалған айырма қайтару немесе қосымша төлем арқылы нөлденеді және аванс жабық деп белгіленеді.
Іссапар авансын жабуда ең көп уақыт алатын қадам — бесінші қадам, өйткені құжаттар жиі толық емес немесе кешігіп келеді. Сондықтан жабу күнін өтініш кезінде белгілеу маңызды.
Шығын аванстан аз немесе көп болса не болады?
Шығын авансқа тең болса аванс жабылады, аз болса қызметкер айырманы қайтарады, көп болса компания айырманы қызметкерге төлейді. Үш жағдайдың нәтижесі төмендегі кестеде берілген.
| Жағдай | Мысал (аванс 10.000 TL) | Нәтиже | Кім не істейді? |
|---|---|---|---|
| Шығын = аванс | Мысал: 10.000 TL шығын | Қалдық нөл, аванс жабылады | Қосымша әрекет қажет емес |
| Шығын < аванс | Мысал: 8.500 TL шығын | 1.500 TL қызметкерде қалады | Қызметкер айырманы кассаға немесе банк шотына қайтарады |
| Шығын > аванс | Мысал: 11.200 TL шығын | Қызметкер пайдасына 1.200 TL айырма | Компания айырманы қызметкерге төлейді |
Кестедегі сомалар тек мысал. Қайтару жағдайында қайтару күні мен құжаты (банк үзіндісі немесе кіріс түбіртегі) аванс жазбасына қосылуы керек. Артық шығын жағдайында компания айырманы төлемес бұрын шығынның саясатқа сәйкестігін тексеруі тиіс; бекітілмеген артық шығын автоматты түрде төленбеуі керек.
Авансты есептеу бухгалтерияда қалай тіркеледі?
Авансты есептеу кезінде аванс шотындағы қалдық бекітілген шығын құжаттары негізінде тиісті шығын шоттарына ауыстырылады, ал қалған айырма касса немесе банк операциясымен жабылады. Түркияның Tek Düzen Hesap Planı бойынша іс үшін берілген аванстар әдетте 195 İş Avansları, жалақы есебінен берілген аванстар 196 Personel Avansları шотында есепке алынады.
Жалпы жазба логикасы мынадай (шоттарды таңдау компанияның шоттар жоспарына қарай өзгеруі мүмкін):
- Аванс төленгенде: 195 İş Avansları шоты дебеттеледі, төлем жасалған касса немесе банк шоты кредиттеледі.
- Шығын құжаттары бекітілгенде: Құжаттардағы сомалар тиісті шығын шоттарының, құжатта бөлек көрсетілген және есепке алынатын ҚҚС тиісті ҚҚС шотының дебетіне жазылады; жалпы сома мөлшерінде 195 İş Avansları шоты кредиттеледі.
- Қызметкер айырманы қайтарғанда: Касса немесе банк шоты дебеттеледі, 195 İş Avansları шоты қайтарылған сома мөлшерінде кредиттеледі және қалдық нөлденеді.
- Компания айырманы төлегенде: Аванстан асқан шығын сомасы қызметкер алдындағы борыш ретінде тіркеледі және төлеммен жабылады.
Мысал: 10.000 TL іссапар авансы берілді, 8.500 TL шығын құжаты бекітілді дейік. 8.500 TL шығын және ҚҚС шоттарына ауыстырылады, қызметкер 1.500 TL қайтарады және 195 шотында бұл қызметкер бойынша қалдық қалмайды.
196 Personel Avansları шотындағы жалақы аванстары шығын құжатымен емес, әдетте жалақы ведомосында жалақыдан ұстап қалу арқылы жабылады. Екі шотты араластырмау ай соңындағы салыстыруды жеңілдетеді. Салық және есеп беру егжей-тегжейлерін компанияңыздың қаржы кеңесшісімен (mali müşavir) нақтылаңыз.
Excel аванс қадағалау кестесінде қандай бағандар болуы керек?
Excel аванс қадағалау кестесі әр аванстың кімге, қашан, қанша берілгенін және қаншасы құжатпен жабылғанын бір жолда көрсетуі тиіс. Төмендегі бағандар жиынтығы шағын топтар үшін жеткілікті бастама.
| Баған | Не жазылады? |
|---|---|
| Аванс нөмірі | Бірегей нөмір (мысалы, AV-0001) |
| Қызметкер / бөлім | Аванс алған адам және шығын орталығы |
| Мақсат | Сапар, жергілікті сатып алу, іс-шара және т.б. |
| Төлем күні мен сомасы | Банк үзіндісіне немесе аванс түбіртегіне сәйкес сома |
| Жоспарланған жабу күні | Өтініште белгіленген күн |
| Құжатпен расталған шығын | Бекітілген шығын есептерінің сомасы |
| Қалған қалдық | Төлем сомасы минус расталған шығын |
| Қайтару / қосымша төлем | Күні мен сомасы |
| Ашық күндер саны | Бүгінгі күн минус төлем күні |
| Мәртебе | Ашық, есептеуде, жабық |
Аванс түбіртегінің үлгісін Excel-де де жүргізуге болады; бірақ түбіртектің қол қойылған көшірмесі немесе банк үзіндісі кестедегі жолға файл атауы арқылы байланыстырылуы тиіс. Excel аванс кестесінің әлсіз жері — жолдардың қолмен жаңартылуы: есеп бекітілгенде қалдықты ешкім жаңартпаса, кесте шындықты көрсетпейді.
Ашық аванстар қалай қадағаланады?
Ашық аванстар төлем күнінен бері өткен күндер саны бойынша мерзім топтарына бөлініп, әр топқа қадағалау ережесі белгілену арқылы қадағаланады. Мақсат — ешбір аванс жауаптысыз және мерзімсіз қалмауы.
Тәжірибеде жұмыс істейтін ережелер:
- Мерзім топтары: 0–30 күн, 31–60 күн, 60 күннен астам. Топтарды компанияның сапар және төлем цикліне қарай бейімдеуге болады.
- Жоспарланған жабу күні өткенде: Қызметкерге және оның басшысына еске салу жіберіледі.
- Екінші шектен асқанда: Қаржы тобы жағдайды басшымен бірге қарастырады; құжат жетіспесе, ненің жетіспейтіні жазбаша хабарланады.
- Ашық авансы бар қызметкерге жаңа аванс: Саясат бойынша берілмейді немесе қосымша бекітуді талап етеді.
- Ай соңы: 195 және 196 шоттарының қалдығы аванс қадағалау кестесіндегі ашық аванстар сомасымен салыстырылады.
Бұл ережелер аванс және шығын процестерін ретке келтіреді; бірақ қолмен жүргізілгенде еске салулар мен қалдық жаңартулардың үздіксіздігі адамдарға байланысты болып қалады.
Қорытынды: авансты құжат пен ереже арқылы жабыңыз
Аванс төленген сәтте емес, құжаттармен есептеліп, айырмасы нөлге түскен сәтте жабылады. Жабу күнін өтініш кезінде белгілеу, үш нәтижені (тең, аз, көп) алдын ала анықтау және ашық аванстарды мерзімі бойынша қадағалау бұл процесті болжауға болатын етеді.
Masraff-та аванстар шығындармен есептеледі: қызметкер шығын есебін авансқа тіркейді, есеп бекітілгенде қалдық қайта есептеледі және қалдық нөлге немесе одан төмен түскенде аванс автоматты түрде жабылады. Бухгалтерия рөлі бар пайдаланушы авансты қолмен де жаба алады; ERP интеграциясы қолданылса, жабуларды топтап жүргізуге болады. Толығырақ ақпарат үшін Masraff аванстарды басқару және шығындарды басқару беттерін қараңыз.