Işçi avansı necə bağlanır? Avansın hesablaşma bələdçisi

İşçiyə verilən avans ödənildiyi gün deyil, sənədlərlə hesablaşdırılıb qalığı sıfırlandığı gün bağlanır. Bu yazı avansın nə olduğunu deyil, necə bağlandığını izah edir: tələbdən bağlanışa qədər addımlar, xərcin avansdan az və ya çox olduğu hallar, mühasibat məntiqi, Excel avans izləmə cədvəlinin sütunları və açıq qalan avansların izlənməsi. Burada təsvir olunan hesablar (Tek Düzen Hesap Planı üzrə 195 və 196) və qaydalar Türkiyə təcrübəsinə aiddir.

İşçi avansı necə bağlanır?

İşçi avansı işçinin xərc sənədlərini avansa bağlaması, bu sənədlərin təsdiqlənməsi və qalan fərqin geri qaytarma və ya ödənişlə sıfırlanması ilə bağlanır. Bağlanış tək bir əməliyyat deyil, üç hissəli hesablaşmadır: sənədlər, təsdiq və fərq.

Praktikada ən çox rast gəlinən problem avansın ödənildikdən sonra unudulmasıdır. İşçi xərci edir, çekləri zərfə qoyur, xərc forması həftələr sonra gəlir; bu arada mühasibatlıqda açıq avans qalığı qalır. Bağlanış qaydasını əvvəlcədən yazılı hala gətirmək bu qalıqların yığılmasının qarşısını alır.

Avans prosesi tələbdən bağlanışa hansı addımlardan keçir?

Avans tələb, təsdiq, ödəniş, xərc, hesablaşma və bağlanış olmaqla altı addımdan keçir. Hər addımın bir sahibi və bir qeydi olmalıdır.

1. Tələb: İşçi məbləği, məqsədi (məsələn, işgüzar səfər və ya sahə alışı) və təxmini bağlanış tarixini göstərir. İşçi avans forması Excel-də saxlanılırsa, bu sahələr məcburi olmalıdır.
2. Təsdiq: Rəhbər məqsədi və məbləği təsdiqləyir. Şirkət siyasətində avansın yuxarı həddi və ya açıq avansı olan işçiyə yeni avans verilməməsi kimi qaydalar varsa, bu addımda tətbiq olunur.
3. Ödəniş: Maliyyə komandası məbləği ödəyir və ödəniş sənədini avans qeydinə bağlayır. Nağd ödənişdə avans qəbzi imzalanır; bank ödənişində bank çıxarışı kifayət qədər sübutdur.
4. Xərc: İşçi xərci edir və hər xərc üçün sənəd toplayır: faktura, çek, bilet.
5. Hesablaşma: İşçi xərc sənədlərini xərc hesabatı kimi avansa bağlayır. Hesabat təsdiqləndikdə xərc məbləği avansdan çıxılır.
6. Bağlanış: Qalan fərq geri qaytarma və ya əlavə ödənişlə sıfırlanır və avans bağlı kimi qeyd olunur.

İş avansının bağlanmasında ən çox vaxt aparan addım beşinci addımdır, çünki sənədlər çox vaxt natamam və ya gec gəlir. Buna görə bağlanış tarixini tələb anında müəyyən etmək vacibdir.

Xərc avansdan az və ya çox olarsa nə baş verir?

Xərc avansa bərabərdirsə avans bağlanır, azdırsa işçi fərqi geri qaytarır, çoxdursa şirkət fərqi işçiyə ödəyir. Üç halın nəticəsi aşağıdakı cədvəldə ümumiləşdirilib.

Cədvəldəki məbləğlər yalnız nümunədir. Geri qaytarma halında qaytarmanın tarixi və sənədi (bank çıxarışı və ya mədaxil qəbzi) avans qeydinə əlavə olunmalıdır. Artıq xərc halında isə şirkət fərqi ödəməzdən əvvəl xərcin siyasətə uyğun olub-olmadığını yoxlamalıdır; təsdiqlənməmiş artıq xərc avtomatik ödənilməməlidir.

Avansın hesablaşdırılması mühasibatlıqda necə qeyd olunur?

Avansın hesablaşdırılmasında avans hesabındakı qalıq təsdiqlənmiş xərc sənədləri ilə müvafiq xərc hesablarına köçürülür, qalan fərq isə kassa və ya bank əməliyyatı ilə bağlanır. Türkiyənin Tek Düzen Hesap Planında iş üçün verilən avanslar adətən 195 İş Avansları, maaş hesabına verilən avanslar isə 196 Personel Avansları hesabında izlənilir.

Ümumi qeyd məntiqi belədir (hesab seçimi şirkətin hesab planına görə dəyişə bilər):

• Avans ödənildikdə: 195 İş Avansları hesabı debetləşdirilir, ödənişin edildiyi kassa və ya bank hesabı kreditləşdirilir.
• Xərc sənədləri təsdiqləndikdə: Sənədlərdəki məbləğlər müvafiq xərc hesablarına, sənəddə ayrıca göstərilən və əvəzləşdirilə bilən ƏDV isə müvafiq ƏDV hesabına debet yazılır; ümumi məbləğ qədər 195 İş Avansları hesabı kreditləşdirilir.
• İşçi fərqi qaytardıqda: Kassa və ya bank hesabı debetləşdirilir, 195 İş Avansları hesabı qaytarılan məbləğ qədər kreditləşdirilir və qalıq sıfırlanır.
• Şirkət fərqi ödədikdə: Avansı aşan xərc məbləği işçiyə borc kimi qeyd olunur və ödənişlə bağlanır.

Nümunə: 10.000 TL iş avansı verilib, 8.500 TL-lik xərc sənədi təsdiqlənib. 8.500 TL xərc və ƏDV hesablarına köçürülür, işçi 1.500 TL qaytarır və 195 hesabında bu işçi üzrə qalıq qalmır.

196 Personel Avansları hesabındakı maaş avansları isə xərc sənədi ilə deyil, adətən əmək haqqı cədvəlində maaşdan tutularaq bağlanır. İki hesabı qarışdırmamaq ay sonu üzləşməsini asanlaşdırır. Vergi və qeyd təfərrüatlarını şirkətinizin maliyyə məsləhətçisi (mali müşavir) ilə dəqiqləşdirin.

Excel avans izləmə cədvəlində hansı sütunlar olmalıdır?

Excel avans izləmə cədvəli hər avansın kimə, nə vaxt, nə qədər verildiyini və nə qədərinin sənədlə bağlandığını bir sətirdə göstərməlidir. Aşağıdakı sütun dəsti kiçik komandalar üçün kifayət qədər başlanğıcdır.

Avans qəbzi nümunəsi Excel-də də saxlanıla bilər; lakin qəbzin imzalı nüsxəsi və ya bank çıxarışı cədvəldəki sətirlə fayl adı vasitəsilə əlaqələndirilməlidir. Excel avans cədvəlinin zəif nöqtəsi sətirlərin əl ilə yenilənməsidir: hesabat təsdiqləndikdə qalığı heç kim yeniləməzsə, cədvəl reallığı göstərmir.

Açıq avanslar necə izlənilir?

Açıq avanslar ödəniş tarixindən keçən gün sayına görə yaşlandırılaraq və hər yaş qrupuna bir izləmə qaydası təyin edilərək izlənilir. Məqsəd heç bir avansın sahibsiz və müddətsiz qalmamasıdır.

Praktikada işə yarayan qaydalar:

• Yaşlandırma qrupları: 0–30 gün, 31–60 gün, 60 gündən çox. Qruplar şirkətin səfər və ödəniş dövrünə görə tənzimlənə bilər.
• Planlaşdırılan bağlanış tarixi keçdikdə: İşçiyə və rəhbərinə xatırlatma göndərilir.
• İkinci hədd aşıldıqda: Maliyyə komandası vəziyyəti rəhbərlə birlikdə nəzərdən keçirir; sənəd çatışmırsa, nəyin çatışmadığı yazılı bildirilir.
• Açıq avansı olan işçiyə yeni avans: Siyasətə görə verilmir və ya əlavə təsdiqə bağlanır.
• Ay sonu: 195 və 196 hesablarının qalığı avans izləmə cədvəlindəki açıq avansların cəmi ilə müqayisə olunur.

Bu qaydalar avans xərc proseslərini nizama salır; lakin əl ilə aparıldıqda xatırlatmaların və qalıq yenilənmələrinin davamlılığı insanlardan asılı qalır.

Nəticə: avansı sənəd və qayda ilə bağlayın

Avans ödənildiyi an deyil, sənədlərlə hesablaşdırılıb fərqi sıfırlandığı an bağlanır. Bağlanış tarixini tələb anında müəyyən etmək, üç nəticəni (bərabər, az, çox) əvvəlcədən təyin etmək və açıq avansları yaşlandırmaq bu prosesi proqnozlaşdırıla bilən edir.

Masraff-da avanslar xərclərlə hesablaşdırılır: işçi xərc hesabatını avansa bağlayır, hesabat təsdiqləndikdə qalıq yenidən hesablanır və qalıq sıfıra və ya aşağı düşdükdə avans avtomatik bağlanır. Mühasibat roluna malik istifadəçi avansı əl ilə də bağlaya bilər; ERP inteqrasiyası istifadə olunursa, bağlanışlar toplu şəkildə edilə bilər. Ətraflı məlumat üçün Masraff avans idarəetməsi və xərc idarəetməsi səhifələrinə baxa bilərsiniz.