Cum se închide avansul salariatului? Ghid de decontare

Un avans acordat unui angajat nu se închide în ziua în care este plătit, ci în ziua în care este decontat cu documente și soldul ajunge la zero. Acest articol nu explică ce este un avans, ci cum se închide: pașii de la cerere la închidere, situațiile în care cheltuiala este mai mică sau mai mare decât avansul, logica contabilă, coloanele unui tabel Excel de urmărire a avansurilor și urmărirea avansurilor rămase deschise. Conturile (195 și 196 din planul de conturi turc Tek Düzen Hesap Planı) și regulile descrise aici reflectă practica din Turcia.

Cum se închide avansul acordat unui angajat?

Avansul acordat unui angajat se închide prin atașarea documentelor de cheltuieli la avans, aprobarea acestora și aducerea diferenței la zero prin restituire sau plată. Închiderea nu este o singură operațiune, ci o decontare în trei părți: documente, aprobare și diferență.

În practică, cea mai frecventă problemă este că avansul este uitat după plată. Angajatul face cheltuiala, pune bonurile într-un plic, iar decontul sosește după câteva săptămâni; între timp, în contabilitate rămâne un sold de avans deschis. O regulă de închidere scrisă de la început împiedică acumularea acestor solduri.

Prin ce pași trece un avans de la cerere la închidere?

Un avans trece prin șase pași: cerere, aprobare, plată, cheltuială, decontare și închidere. Fiecare pas trebuie să aibă un responsabil și o înregistrare.

1. Cerere: Angajatul indică suma, scopul (de exemplu o deplasare de serviciu sau o achiziție pe teren) și data estimată de închidere. Dacă formularul de avans este ținut în Excel, aceste câmpuri trebuie să fie obligatorii.
2. Aprobare: Managerul aprobă scopul și suma. Dacă politica firmei conține reguli precum o limită maximă a avansului sau interdicția unui nou avans pentru angajații cu avansuri deschise, acestea se aplică aici.
3. Plată: Echipa financiară plătește suma și atașează documentul de plată la înregistrarea avansului. La plata în numerar se semnează o chitanță de avans; la plata prin bancă, extrasul este o dovadă suficientă.
4. Cheltuială: Angajatul face cheltuiala și colectează un document pentru fiecare cheltuială: factură, bon, bilet.
5. Decontare: Angajatul atașează documentele de cheltuieli la avans sub forma unui raport de cheltuieli. Când raportul este aprobat, suma cheltuită se scade din avans.
6. Închidere: Diferența rămasă este adusă la zero prin restituire sau plată suplimentară, iar avansul este marcat ca închis.

În închiderea avansurilor de serviciu, pasul care consumă cel mai mult timp este al cincilea, deoarece documentele sosesc adesea incomplete sau cu întârziere. De aceea este important ca data de închidere să fie stabilită încă de la cerere.

Ce se întâmplă dacă cheltuiala este mai mică sau mai mare decât avansul?

Dacă cheltuiala este egală cu avansul, avansul se închide; dacă este mai mică, angajatul restituie diferența; dacă este mai mare, firma îi plătește diferența. Rezultatele celor trei situații sunt rezumate în tabelul de mai jos.

Sumele din tabel sunt doar exemple. În cazul restituirii, data și documentul restituirii (extras bancar sau chitanță de încasare) trebuie atașate la înregistrarea avansului. În cazul depășirii, firma trebuie să verifice înainte de plata diferenței dacă cheltuiala respectă politica; o depășire neaprobată nu trebuie plătită automat.

Cum se înregistrează contabil decontarea avansului?

La decontare, soldul contului de avans este transferat în conturile de cheltuieli corespunzătoare pe baza documentelor aprobate, iar diferența rămasă se închide printr-o mișcare de casă sau bancă. În planul de conturi turc Tek Düzen Hesap Planı, avansurile de serviciu sunt urmărite de regulă în contul 195 İş Avansları, iar avansurile din salariu în contul 196 Personel Avansları.

Logica generală a înregistrărilor este următoarea (alegerea conturilor poate diferi în funcție de planul de conturi al firmei):

• La plata avansului: se debitează contul 195 İş Avansları și se creditează contul de casă sau bancă din care s-a făcut plata.
• La aprobarea documentelor de cheltuieli: sumele din documente se înregistrează în debitul conturilor de cheltuieli corespunzătoare, iar TVA-ul evidențiat separat și deductibil în debitul contului de TVA corespunzător; contul 195 İş Avansları se creditează cu suma totală.
• Când angajatul restituie diferența: se debitează contul de casă sau bancă, se creditează contul 195 İş Avansları cu suma restituită, iar soldul ajunge la zero.
• Când firma plătește diferența: suma care depășește avansul se înregistrează ca datorie față de angajat și se închide prin plată.

Exemplu: s-a acordat un avans de serviciu de 10.000 TL și s-au aprobat documente de cheltuieli de 8.500 TL. Suma de 8.500 TL este transferată în conturile de cheltuieli și TVA, angajatul restituie 1.500 TL, iar în contul 195 nu mai rămâne sold pentru acest angajat.

Avansurile din salariu din contul 196 Personel Avansları nu se închid cu documente de cheltuieli, ci de regulă prin reținere din salariu pe statul de plată. Separarea celor două conturi ușurează reconcilierea de la sfârșitul lunii. Confirmați detaliile fiscale și contabile cu consultantul fiscal al firmei (mali müşavir).

Ce coloane trebuie să aibă un tabel Excel de urmărire a avansurilor?

Un tabel Excel de urmărire a avansurilor trebuie să arate pe un singur rând cui, când și cât s-a acordat și cât din avans a fost închis cu documente. Setul de coloane de mai jos este un punct de plecare suficient pentru echipele mici.

Un model de chitanță de avans poate fi ținut și în Excel; însă copia semnată a chitanței sau extrasul trebuie legate de rândul din tabel prin numele fișierului. Punctul slab al tabelului Excel de avansuri este actualizarea manuală a rândurilor: dacă nimeni nu actualizează soldul când raportul este aprobat, tabelul nu mai reflectă realitatea.

Cum se urmăresc avansurile deschise?

Avansurile deschise se urmăresc prin vechime, după numărul de zile trecute de la data plății, atribuind fiecărei grupe de vechime o regulă de urmărire. Scopul este ca niciun avans să nu rămână fără responsabil și fără termen.

Reguli care funcționează în practică:

• Grupe de vechime: 0–30 de zile, 31–60 de zile, peste 60 de zile. Grupele pot fi ajustate după ciclul de deplasări și plăți al firmei.
• După depășirea datei planificate de închidere: se trimite un memento angajatului și managerului său.
• La depășirea celui de-al doilea prag: echipa financiară analizează situația împreună cu managerul; dacă lipsesc documente, se comunică în scris ce lipsește.
• Avans nou pentru un angajat cu avans deschis: conform politicii, nu se acordă sau necesită aprobare suplimentară.
• La sfârșit de lună: soldul conturilor 195 și 196 se compară cu totalul avansurilor deschise din tabelul de urmărire.

Aceste reguli disciplinează procesele de avansuri și cheltuieli; însă atunci când sunt aplicate manual, continuitatea mementourilor și a actualizărilor de sold depinde de oameni.

Concluzie: închideți avansul cu documente și reguli

Avansul nu se închide în momentul plății, ci în momentul în care este decontat cu documente și diferența ajunge la zero. Stabilirea datei de închidere la cerere, definirea în prealabil a celor trei rezultate (egal, mai mic, mai mare) și urmărirea vechimii avansurilor deschise fac acest proces previzibil.

În Masraff, avansurile se decontează cu cheltuielile: angajatul atașează raportul de cheltuieli la avans, la aprobarea raportului soldul este recalculat, iar când soldul ajunge la zero sau sub zero avansul se închide automat. Un utilizator cu rol de contabilitate poate închide avansul și manual; dacă se folosește integrarea ERP, închiderile se pot face în bloc. Pentru detalii, consultați paginile gestionarea avansurilor în Masraff și gestionarea cheltuielilor.